ほとんどの候補者にとって、採用プロセスは最終的に同じ結果に終わります。つまり、内定は出ません。その知らせをどのように伝えるかは、あなたの雇用主ブランドを形作る上で非常に重要です。 採用情報ページ そうです。拙い不採用通知は、将来の応募者、顧客、または紹介を失うことになります。しかし、優れた不採用通知はたった5分で、これら3つすべてを守ることができます。.
このガイドでは、不採用通知とは何か、いつ送付すべきか、具体的な書き方の手順、そして応募後、面接後、社内候補者、インターンシップなど、あらゆる採用シナリオに対応したすぐに使えるテンプレートについて解説します。.
不採用通知とは何ですか？
不採用通知とは、求職者に採用されなかったことを正式に伝える書面による通知です。これは、手紙、電子メール、またはメッセージで届く場合があります。 申請者追跡システム そして通常、応募への感謝の言葉、選考結果、そして必要に応じて今後の機会に関する通知が含まれます。.
「不採用通知書」「不採用メール」「不採用メッセージ」という用語はしばしば同じ意味で使われますが、形式が異なります。不採用通知書は、選考の後半段階または上級候補者に対して使われる傾向があります。不採用メールは、 大量採用. 不採用通知とは、求人サイトやATS（採用管理システム）を通じて送信される、短い定型文のメッセージを指すことが多い。.
不採用通知を送るタイミング
採用プロセスのすべての段階で同じ対応が求められるわけではなく、タイミングを誤ることは、候補者の満足度に関する最も一般的な不満の一つです。.
履歴書選考後、面接前に
ここでは、簡潔なテンプレートメールが適切です。応募者はこの段階でパーソナライズされた対応を期待していませんが、何らかの対応は期待しています。応募後に何の連絡もないことは、現代の就職活動において最も嫌なことの一つとして常に挙げられています。.
インタビュー後
これにはより丁寧な対応が必要です。応募者は時間を費やし、場合によっては仕事を休んで、期待を寄せているのです。このような場合、定型文を大量に送ると、その努力を軽視しているように受け取られかねません。たとえ短くても、少し個人的なメッセージを添えるだけで、不採用通知の受け止め方に大きな違いが生まれます。.
社内応募者向け
これは最も重大な局面です。この手紙を読んだ後も、その人はあなたの従業員であり続けます。他のどの状況よりも、ここでは口調が重要になります。書面による通知の代わりになるのではなく、マネージャーや人事担当者と併せて話し合う価値があります。.
企業によっては、特に人間の審査員にたどり着く前の初期段階の応募者に対しては、履歴書を一切送付しないことを選択する場合がある。これは多くの場合、応募者追跡システムが履歴書を見る前に自動的に選別してしまうためである。.
これはよくあることだが、求職者がどの企業が採用プロセスを完了させているか、どの企業がそうでないかといった情報をオンラインで共有するようになったため、ますます好ましくない慣行と見なされるようになっている。.
不採用通知の書き方（ステップバイステップ）
優れた不採用通知は、決まった構成に従っている。内容だけでなく、その順序も重要だ。応募者は最初の2行を読み、段落を読み終える前に、残りの内容がどのような印象を与えるかを判断する。.
ステップ1：候補者に具体的に感謝を伝える
応募してくれたこと、そして面接に来てくれた場合は時間を割いてくれたことに感謝の意を表して、まずは応募した職種名を明記しましょう。「ご応募ありがとうございました」ではありきたりな表現ですが、「マーケティングコーディネーターの面接にお越しいただき、ありがとうございました」とすれば、より丁寧な印象を与えます。このように、定型文をありきたりな印象から脱却させるには、ここが最も重要なポイントです。.
ステップ2：決定事項を手紙の冒頭で明確に伝える
3段落にも及ぶ前置きで結論を伏せてはいけません。2、3文目で結論を述べましょう。候補者はまず結論を知りたがります。結論を探し出させたり、当たり障りのない言葉の羅列を読み進めさせて「しかしながら」という文言を見つけ出させたりすることは、不必要な不安を生み出し、親切というよりはむしろ曖昧な印象を与えます。.
ステップ3：ポリシーで許可されている場合のみ理由を述べてください
具体的なフィードバックを共有する企業もありますが、法的および一貫性上の理由から、多くの企業はそうしていません。人事部や法務部から具体的なフィードバックの承認を得ていない場合は、その場で理由を即興で説明するよりも、「現在のニーズにより合致する経験を持つ候補者を採用することにしました」といった一般的な説明にとどめるのが良いでしょう。.
どのような方針であれ、一貫して適用することが重要です。候補者に対するフィードバックに一貫性がないと、法的リスクに陥る可能性が高くなります。そのため、標準の通知書を作成する前に、法律顧問または人事担当者に確認することをお勧めします。.
ステップ4：扉は開けておくが、それは本当に必要な場合に限る
“「履歴書は保管させていただきます」は、採用において最も信用されないフレーズの一つです。なぜなら、実際にその後に実行されることはほとんどないからです。もし本当にそう思っているなら、つまり、優秀な人材が実際にいる場合、半年後に募集予定のポジションがある場合、あるいは再会を真剣に考えている場合は、具体的にそう伝えましょう（「第3四半期の募集に備えて、履歴書を保管させていただきたいと考えております」）。そう思っていないのであれば、単なる埋め草として使うのではなく、このフレーズ自体を削除しましょう。.
ステップ5：温かく締めくくり、彼らの幸せを祈る
簡潔で誠実な結びの言葉は、凝ったものよりも効果的です。「就職活動の成功をお祈りしています」や「またお会いできることを願っています」など、どちらも良いでしょう。大切なのは、過剰な約束をすることなく、温かさを伝えることです。.
ステップ6：名前と役割の正確性を校正する
これは当たり前のことのように聞こえるかもしれませんが、特にメールマージ機能を使って複数の応募者に一斉送信する場合、不採用通知において最もよくある、そして最も恥ずかしい失敗の原因となります。.
「[名前]様」といった宛名や、間違った役職名を記載してしまうと、それまでの丁寧な手紙作成の努力が全て無駄になってしまいます。応募者はこうしたミスをスクリーンショットに撮って公開することが多く、これは企業が想定するよりも頻繁に起こります。大量送信する際は、必ず最初に自分宛にテスト送信を行いましょう。.
シナリオ別不採用通知テンプレート
適切なテンプレートは、候補者が選考プロセスでどの段階まで進んだかによって異なります。画一的な返信レターは、面接を受けた候補者に単なる数字のように感じさせてしまう最悪の方法です。以下に、よくあるシナリオごとにすぐに使えるテンプレートを用意しました。.
括弧内のフィールドをコピーし、カスタマイズして、会社のトーンに合わせて調整してください。.
一般応募不採用（面接なし）
履歴書選考段階で不採用となった候補者に対して、面接などの対面でのやり取りを行う前に、このメッセージを送ってください。簡潔にまとめましょう。この候補者は、あなたのチームとの個人的な関係を期待していないため、簡潔なメッセージは冷たい印象を与えるのではなく、敬意を表していると受け取られます。.
件名：[職種名]への応募状況に関する最新情報
[候補者名] 様
[会社名]の[職種名]にご応募いただき、ありがとうございます。お時間を割いてご応募いただいたことに感謝いたします。.
慎重に検討した結果、現時点で当社が求めている人材像により近い経験を持つ他の候補者の方々と選考を進めることに決定いたしました。.
あなたの経歴に合った今後の求人に応募されることをお勧めします。就職活動の成功をお祈りしています。.
よろしくお願いします、
[あなたの名前]
[会社名]
面接後の不採用通知
候補者との面接が終わった後にこの方法を使用してください。たった一度のスクリーニング電話でも、相手の期待値は変わります。相手が費やした時間を尊重し、誠意があれば、一般的な応募書類よりも具体的な内容を伝えるようにしましょう。.
件名：[職種名]への応募状況について
[候補者名] 様
[会社名]の[職種名]の面接にご参加いただき、ありがとうございました。[具体的なスキル／経験]に関するあなたの経歴について詳しく伺うことができ、大変嬉しく思いました。また、選考プロセスにご尽力いただいたことに感謝いたします。.
慎重に検討した結果、当社の現在のニーズにより合致する経験を持つ候補者を採用することに決定いたしました。今回の選考は競争的なプロセスであり、あなたの資格を否定するものではありません。.
あなたの履歴書を保管させていただき、将来的にあなたの経歴に合った機会が生じた際にご連絡させていただきたいと考えております。[この文は、本当にそうである場合にのみ記載してください。]
[会社名]にご関心をお寄せいただき、改めて感謝申し上げます。今後の就職活動がうまくいくことを心より願っております。.
敬具、
[あなたの名前]
[会社名]
注：面接後のテンプレートにある、括弧で囲まれた特定のスキルや会話トピックへの言及は、単なる省略表現ではありません。候補者の目には、この記述こそがテンプレートと定型文を区別する決定的な要素となるのです。.
実際の会話内容に言及する一文だけでも、拒絶の受け方が変わる。.
社内候補者不採用通知書
これは、このガイドの中で最も重要なテンプレートです。外部の候補者とは異なり、このテンプレートを読んだ人は、その後もあなたの従業員として残ります。採用された候補者と会議で顔を合わせ、場合によってはその候補者に報告することになるかもしれません。.
そして、彼らはこの時の対応を、その後の在職期間中ずっと覚えているでしょう。この手紙は決して唯一のコミュニケーション手段であってはなりません。上司や人事部との直接の話し合いに続く、あるいはそれに付随するものであり、話し合いに取って代わるものであってはなりません。.
件名：[職種名]社内応募に関する最新情報
[従業員名]様,
[職種名]へのご応募、そして選考過程における皆様との対話に感謝申し上げます。[会社名]での成長にご関心をお寄せいただき、大変嬉しく思います。.
慎重に検討した結果、このポジションについては別の候補者を採用することに決定いたしました。この決定は、現時点でのこのポジションの具体的なニーズを反映したものであり、あなたのチームへの貢献度や、当社での成長の可能性を否定するものではありません。.
この決定について直接話し合い、今後あなたにとってどのようなキャリア開発や機会が適しているかを話し合う時間を設けたいと思います。[この話し合いが実際に行われることを確認してください。フォローアップの話し合いが実際に予定されていない場合は、この文は含めないでください。]
[社員名]さん、改めてご応募いただきありがとうございました。[会社名]へのあなたの貢献を高く評価しています。.
[あなたの名前]
【マネージャー／人事担当】
注：上記で言及したフォローアップの会話は必須です。書面のみで社内での不採用通知を送付し、実際の会話を伴わない場合、意欲的な従業員を失う最も速い方法の一つとして常に挙げられます。.
インターンシップ不採用通知
インターンシップの候補者はキャリアの初期段階にいることが多く、初めての経験をすることもある。 職業上の拒絶. ここでは、やや温かみのある、励ましを前面に出したトーンが適切だが、空虚な決まり文句に陥ってはならない。.
件名：[会社名]インターンシップ応募状況の最新情報
[候補者名] 様
[会社名]の[インターンシップタイトル]のポジションにご関心をお寄せいただき、また応募手続きに時間を割いていただき、誠にありがとうございます。.
慎重な審査の結果、経験と勤務可能状況がこのインターンシップの要件により合致する他の候補者を選考いたしました。多くの優秀な応募者があり、競争率の高い選考でした。.
今後、弊社でのインターンシップやエントリーレベルの機会にぜひご応募ください。皆様の学業とキャリアにおけるさらなる成功をお祈り申し上げます。.
よろしくお願いします、
[あなたの名前]
[会社名]
内定後／従業員による辞退（内定撤回に関する特殊なケース）
このテンプレートは、あまり一般的ではないものの、より機密性の高いシナリオに対応しています。例えば、内定が後に撤回された候補者（身元調査の不合格、予算変更、推薦状の問題など）や、社内異動の内定が取り消された現従業員などです。.
オファーの段階で既に期待値が設定されているため、他のどのテンプレートよりも透明性が重要になります。曖昧な表現は、後々の質問を招きかねないので、直接回答できるように準備しておきましょう。.
件名：[職種名]のオファーに関する重要なお知らせ
[候補者名] 様
[会社名]の[職種名]のポジションに関するオファーについてご連絡差し上げております。[具体的な理由（例：事業ニーズの変化、予算上の制約など）]により、このオファーを進めることができなくなりました。.
この度、特にこの段階でこのような結果になってしまい、大変残念に思われる方も多いかと存じます。ご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。.
【該当する場合：今後の進め方、および弊社が提供できる関連サポートについてご相談させていただきたいと考えております。】
ご質問がありましたら、お気軽にお問い合わせください。.
心から、
[あなたの名前]
[会社名]
不採用メールと不採用通知書：それぞれをいつ使うべきか
「手紙」と「メール」という言葉は日常会話では同じ意味で使われることが多いが、実際にはこの2つの形式は若干異なる目的で使用される。.
| 不採用メール | 不採用通知 | |
| 形式 | 標準的で効率的 | ややフォーマルな |
| スピード | 迅速に送信され、多くの場合テンプレートが使用される | 時にはより意図的に起草される |
| 典型的な使用例 | 大量採用、初期段階での不採用、ATS主導のワークフロー | 上級職、正式または伝統的な業界、社内候補者 |
実際、今日ではほとんどの企業が、採用拒否の通知の大部分にメールを使用しています。メールは迅速で、追跡可能であり、企業側も当然のことと考えているからです。紙の手紙やより正式な文面を用いた通知は、現在では主に上級管理職の採用、非常に形式的な業界（法律、政府、学術機関など）、あるいは企業が署名入りの文書による重み付けを求める場合に限られています。.
短い不採用メールのテンプレート：
件名：[職種名]への応募状況について
こんにちは [候補者名] さん
[会社名]の[職種名]にご応募いただき、ありがとうございます。応募書類を拝見した結果、他の候補者の方と選考を進めることにいたしました。.
[会社名]にご関心をお寄せいただきありがとうございます。今後、あなたの経歴に合った職種にご応募いただくことをお勧めいたします。.
一番、
[あなたの名前]
ここでのトーンは、上記のレターテンプレートよりも意図的にややくだけたものになっています。短い文章、ファーストネームでの挨拶、フォーマルなレターヘッドの枠なし。これはメールには適していますが、印刷された手紙では場違いに感じられるでしょう。.
辞退、拒否、そして後悔の手紙：これらは同じものなのでしょうか？
概ねそうですが、地域や業界によって使われる言葉に多少の違いがあります。.
“「辞退通知書」は、企業が応募者の応募、ベンダーの入札、または提携の申し出を断る際によく使われます。これは3つの用語の中で最も広い意味を持ち、採用に限らず様々な場面で用いられます。.
“「拒否通知書」は「辞退」と同様の文脈で用いられ、時にはやや形式的あるいは官僚的なニュアンスを帯びる（融資の拒否、給付金の拒否、就職の拒否など、いずれも同様の表現が用いられる）。.
“「お詫び状」という表現は、イギリス、学術機関、そして一部の国際的な採用活動においてより一般的です。「残念ながらお知らせいたします」という文言が、この表現の由来となっています。.
機能的には、3つとも先に説明したのと同じ構成になっています。つまり、感謝の意を表し、決定を述べ、必要に応じて説明を加え、最後に温かい言葉で締めくくります。「採用不採用通知」や「お詫び状」のテンプレートをお探しの場合は、このガイドに既に掲載されているテンプレートがそのままご利用いただけます。ただし、用語を自社または業界で好まれる表現に合わせて調整してください。.
避けるべきよくある間違い
不採用通知に関する苦情のほとんどは、いくつかの繰り返し発生する誤りに起因している。
- 画一的で、一斉送信のようなトーン。3回面接を受けた候補者に全く同じテンプレートを送ると、彼らの努力を軽視しているように受け取られかねません。トーンと具体性は、候補者の選考段階に合わせて調整しましょう。.
- 通知の遅延。特に面接後、何週間も返事を待たされた候補者は、その経験を公に否定的に語る可能性がはるかに高くなります。不採用通知は、他の事務手続きがすべて完了してからではなく、決定が確定したらすぐに送付してください。.
- 候補者名や役職の間違い。これは一括送信や差し込み印刷で最もよくある失敗です。せっかくの努力が全て無駄になり、候補者は企業が予想する以上に頻繁にこうしたミスをスクリーンショットで保存しています。.
- 採用後のフォローアップで過剰な約束をするのは避けましょう。「履歴書は保管させていただきます」とか「今後の求人でご連絡いたします」などと、実行するつもりがないのに言うのは、採用において最も信用されないフレーズの一つです。本当にそうでないなら、言わない方が賢明です。.
- 企業的な決まり文句で決定事項を覆い隠すのは良くない。実際の決定事項の前に3段落もの当たり障りのない言葉を並べると、候補者は答えを探し回ることになり、曖昧な印象を与える。決定事項は明確かつ早めに伝えるべきだ。.
- 社内候補者や選考終盤の候補者との面談は不要です。面談を伴わない書面のみの送付は、多大な時間を費やしてくれた人、あるいはその後も従業員として残っている人との信頼関係を損なう最も手っ取り早い方法の一つです。.
不採用通知に関するよくある質問
企業は面接後に不採用通知を送ることがありますか？
ほとんどの企業はそうしていますが、タイミングや形式は大きく異なります。候補者の満足度を重視する企業は、最終決定から1週間以内に回答するのが一般的です。一方、小規模企業や大量採用を行う企業の中には、これに満たない場合があり、これが候補者の不満の原因となることがよくあります。.
不採用通知メールの件名は何にすべきですか？
件名で結果を伝えるのではなく、中立的で分かりやすい表現を心がけましょう。「[職種名]への応募状況のお知らせ」のような件名が適切です。応募者がメールを開く前に結果が分かるような件名は、唐突な印象を与えてしまうため避けましょう。.
面接後、どれくらいの期間を置いて不採用通知を送るべきですか？
最終的な採用決定から1～2週間以内が妥当な目安です。決定が確定したら、できるだけ早く送る方が、遅らせるよりも一般的に良いでしょう。返事がないと、きっぱりと「ノー」と言うよりも悪い印象を与えがちです。“
不採用通知を送らないのは失礼でしょうか？
特に面接段階まで進んだ候補者に対しては、これはますます不適切な慣行と見なされるようになっている。応募者追跡システムによって人手による審査前に自動的に選別される初期段階の応募者は部分的な例外だが、それでも自動応答メールは今日では最低限の期待事項とされている。.
不採用通知の書き方に関する最終的な考察
不採用通知は、短いながらも非常に大きな意味を持つ文書です。多くの場合、それは応募者があなたの会社に対して抱く最後の印象となり、その対応の仕方によって、応募者が再応募するか、他の人を紹介するか、あるいは静かに次の仕事を探すかが決まります。.
このガイドに記載されている手順とテンプレートは、採用ワークフローに新たなプロセスを追加するものではありません。むしろ、既存のプロセスにおいて、もし立場が逆だったらあなたが望むであろうのと同じように、人々を丁寧に扱うことができるようにするためのものです。.
履歴書選考後に簡単なメールを送る場合でも、複数回の面接を通過した候補者にじっくりと時間をかけて書いた手紙を送る場合でも、基本原則は同じです。つまり、明確に、タイムリーに、そして正直に伝えることです。.
上記のテンプレートを参考に、自社の社風に合わせて調整し、採用プロセスが進展するにつれて更新していきましょう。丁寧な不採用通知は作成にほとんど時間がかかりませんが、採用が決まった後も長く良い印象を残すことができます。.
このガイドが役に立った場合は、, 私たちのブログを購読してください 採用と人事に関するその他のリソースについては、こちらをご覧ください。 Facebookコミュニティ 他の人事担当者と交流し、自身の採用経験を共有する。.
