अस्वीकृति पत्र कैसे लिखें (प्रत्येक परिस्थिति के लिए टेम्पलेट और उदाहरणों सहित)

अधिकांश उम्मीदवारों के लिए हर भर्ती प्रक्रिया का अंत एक ही तरह से होता है: उन्हें नौकरी का प्रस्ताव नहीं मिलता। आप उन्हें यह खबर कैसे देते हैं, यह आपके नियोक्ता ब्रांड को उतना ही आकार देता है जितना कि आपके व्यवसाय को। करियर पेज इसका असर पड़ता है। एक खराब तरीके से लिखा गया अस्वीकृति पत्र आपको भविष्य के आवेदक, ग्राहक या सिफारिशकर्ता से वंचित कर देता है। जबकि एक अच्छी तरह से लिखा गया अस्वीकृति पत्र केवल पाँच मिनट लेता है और इन तीनों की रक्षा करता है।.

यह गाइड आपको बताती है कि अस्वीकृति पत्र क्या होता है, इसे कब भेजना चाहिए, इसे लिखने के सटीक चरण क्या हैं, और भर्ती की हर स्थिति के लिए तैयार टेम्पलेट उपलब्ध हैं: आवेदन के बाद, साक्षात्कार के बाद, आंतरिक उम्मीदवार और इंटर्नशिप।.

अस्वीकृति पत्र क्या होता है?

अस्वीकृति पत्र एक औपचारिक लिखित सूचना है जो नौकरी के उम्मीदवार को सूचित करती है कि उनका चयन नहीं हुआ है। यह पत्र, ईमेल या संदेश के माध्यम से भेजा जा सकता है। आवेदक ट्रैकिंग प्रणाली और इसमें आमतौर पर आवेदन करने के लिए धन्यवाद, निर्णय और, जहां उपयुक्त हो, भविष्य के अवसरों के बारे में एक नोट शामिल होता है।.

"अस्वीकृति पत्र," "अस्वीकृति ईमेल," और "अस्वीकृति संदेश" शब्दों का प्रयोग अक्सर एक दूसरे के स्थान पर किया जाता है, लेकिन औपचारिकता के मामले में इनमें अंतर होता है। अस्वीकृति पत्र आमतौर पर अंतिम चरण के या वरिष्ठ उम्मीदवारों के लिए प्रयोग किया जाता है। अस्वीकृति ईमेल मानक प्रक्रिया है। उच्च मात्रा में भर्ती. अस्वीकृति संदेश अक्सर एक संक्षिप्त, पूर्वनिर्धारित नोट को संदर्भित करता है जो जॉब बोर्ड या एटीएस के माध्यम से भेजा जाता है।.

अस्वीकृति पत्र कब भेजें

भर्ती प्रक्रिया के हर चरण में एक जैसी प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है, और समय का गलत चुनाव करना उम्मीदवारों के अनुभव से जुड़ी सबसे आम शिकायतों में से एक है।.

रिज्यूमे की स्क्रीनिंग के बाद, किसी भी इंटरव्यू से पहले 

यहां एक संक्षिप्त, पहले से तैयार ईमेल उपयुक्त रहेगा। इस स्तर पर उम्मीदवार व्यक्तिगत संपर्क की अपेक्षा नहीं करते, लेकिन वे कुछ तो उम्मीद करते ही हैं: आवेदन करने के बाद चुप्पी को आधुनिक नौकरी खोज के सबसे बुरे पहलुओं में से एक माना जाता है।.

साक्षात्कार के बाद 

इसमें अधिक सावधानी बरतने की आवश्यकता है। उम्मीदवार ने समय लगाया, संभवतः काम से छुट्टी ली और कुछ अपेक्षाएँ भी रखीं। यहाँ एक सामान्य सा जवाब देना उस मेहनत को नज़रअंदाज़ करने जैसा लगता है। यहाँ तक कि एक छोटा सा, थोड़ा व्यक्तिगत संदेश भी अस्वीकृति को स्वीकार करने के तरीके में उल्लेखनीय अंतर ला सकता है।.

आंतरिक उम्मीदवारों के लिए

यह सबसे गंभीर स्थिति है। इस पत्र को पढ़ने के बाद भी वह व्यक्ति आपका कर्मचारी बना रहेगा। यहाँ लहजा अन्य किसी भी स्थिति से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है, और लिखित नोटिस के साथ-साथ प्रबंधक या मानव संसाधन विभाग से इस बारे में बातचीत करना उचित होगा, न कि इसके बजाय।.

कुछ कंपनियां कुछ भी न भेजने का विकल्प चुनती हैं, खासकर शुरुआती चरण के आवेदकों के लिए जो कभी किसी मानव समीक्षक तक नहीं पहुंचे, अक्सर इसलिए क्योंकि आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम किसी के द्वारा रिज्यूमे देखे जाने से पहले ही उन्हें स्वचालित रूप से फ़िल्टर कर देता है।. 

यह आम बात है, लेकिन इसे तेजी से एक खराब प्रथा के रूप में देखा जा रहा है क्योंकि उम्मीदवार ऑनलाइन इस बारे में जानकारी साझा करते हैं कि कौन सी कंपनियां प्रक्रिया को पूरा करती हैं और कौन सी नहीं।.

अस्वीकृति पत्र कैसे लिखें (चरण दर चरण)

एक अच्छा अस्वीकृति पत्र एक निश्चित संरचना का पालन करता है। विषयवस्तु के साथ-साथ क्रम भी उतना ही महत्वपूर्ण है: उम्मीदवार पहली दो पंक्तियाँ पढ़ते हैं और पैराग्राफ पूरा होने से पहले ही तय कर लेते हैं कि बाकी की पंक्तियाँ उन्हें कैसी लगेंगी।.

चरण 1: उम्मीदवार को विशेष रूप से धन्यवाद दें

आवेदन करने के लिए धन्यवाद देते हुए शुरुआत करें और यदि उन्होंने साक्षात्कार दिया है, तो उनके समय के लिए धन्यवाद दें। पद का नाम बताएं। "आवेदन करने के लिए धन्यवाद" सामान्य लगता है; "मार्केटिंग कोऑर्डिनेटर पद के लिए साक्षात्कार देने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद" एक औपचारिक पत्र की तरह लगता है। यह वह सबसे आसान तरीका है जिससे आप किसी औपचारिक पत्र को कम औपचारिक बना सकते हैं।.

चरण 2: पत्र की शुरुआत में ही निर्णय को स्पष्ट रूप से बताएं

इसे तीन पैराग्राफ की भूमिका के नीचे न छिपाएं। दूसरे या तीसरे वाक्य में ही निर्णय स्पष्ट कर दें। उम्मीदवार सबसे पहले परिणाम जानने की कोशिश करते हैं; उन्हें परिणाम ढूंढने के लिए मजबूर करना, या औपचारिकताओं की दीवार के पीछे "हालांकि" शब्द ढूंढना, अनावश्यक चिंता पैदा करता है और विनम्रता के बजाय टालमटोल जैसा लगता है।.

चरण 3: कारण तभी बताएं जब आपकी नीति इसकी अनुमति देती हो।

कुछ कंपनियां विशिष्ट प्रतिक्रिया साझा करती हैं; कई कंपनियां कानूनी और एकरूपता संबंधी कारणों से ऐसा नहीं करतीं। यदि आपकी मानव संसाधन या कानूनी टीम ने विशिष्ट प्रतिक्रिया को मंजूरी नहीं दी है, तो मौके पर ही कोई कारण बताने के बजाय, "हमने ऐसे उम्मीदवार के साथ आगे बढ़ने का फैसला किया है जिसका अनुभव हमारी वर्तमान आवश्यकताओं से अधिक मेल खाता है" जैसा सामान्य कथन दें।. 

आपकी नीति चाहे जो भी हो, उसे लगातार लागू करें। उम्मीदवारों के बीच एक जैसी प्रतिक्रिया न मिलने से कानूनी जोखिम अक्सर बढ़ जाता है, इसलिए मानक पत्र को अंतिम रूप देने से पहले कानूनी या मानव संसाधन सलाहकार से इसकी पुष्टि कर लेना उचित होगा।.

चरण 4: दरवाजा खुला रखें, लेकिन केवल वहीं जहां यह वास्तविक हो।

“हम आपका रिज्यूमे अपने पास सुरक्षित रखेंगे” भर्ती प्रक्रिया में सबसे अविश्वासजनक वाक्यों में से एक है, जिसका मुख्य कारण यह है कि इस पर शायद ही कभी अमल किया जाता है। यदि आप सच में ऐसा चाहते हैं, यदि वाकई में योग्य उम्मीदवारों की कमी नहीं है, छह महीने में कोई पद खाली है या आपसे दोबारा संपर्क करने में आपकी वास्तविक रुचि है, तो स्पष्ट रूप से कहें (“हम आपके रिज्यूमे को अपने पास रखना चाहेंगे, क्योंकि हमें तीसरी तिमाही में एक पद खाली करना है”)। यदि आप ऐसा नहीं चाहते हैं, तो इस वाक्य को अनावश्यक रूप से शामिल करने के बजाय इसे पूरी तरह से हटा दें।.

चरण 5: सौहार्दपूर्ण ढंग से बातचीत समाप्त करें और उन्हें शुभकामनाएं दें।

संक्षिप्त और भावपूर्ण समापन वाक्य लंबे-चौड़े वाक्यों से कहीं अधिक प्रभावी होते हैं। "हम आपको नौकरी की तलाश में शुभकामनाएं देते हैं" या "हम आशा करते हैं कि हमारी मुलाकात फिर होगी" दोनों ही प्रभावी हैं। लक्ष्य है बिना बढ़ा-चढ़ाकर वादे किए स्नेहपूर्ण भाव व्यक्त करना।.

चरण 6: नाम और भूमिका की सटीकता की जांच करें

यह बात स्पष्ट लगती है, लेकिन अस्वीकृति पत्रों में यह सबसे आम और सबसे शर्मनाक त्रुटि है, खासकर जब इन्हें मेल-मर्ज के माध्यम से कई उम्मीदवारों को भेजा जाता है।.

“प्रिय [पहला नाम]” लिखकर भेजना या गलत पदनाम का उल्लेख करना पत्र में की गई सारी मेहनत को बेकार कर देता है, और उम्मीदवार अक्सर इन गलतियों के स्क्रीनशॉट लेकर कंपनियों की अपेक्षा से कहीं अधिक सार्वजनिक रूप से साझा करते हैं। बल्क में पत्र भेजते समय हमेशा पहले स्वयं को एक परीक्षण संस्करण भेजकर देखें।.

परिस्थिति के अनुसार अस्वीकृति पत्र के टेम्पलेट

सही टेम्पलेट इस बात पर निर्भर करता है कि उम्मीदवार आपकी प्रक्रिया में कितना आगे बढ़ा है। एक ही तरह का पत्र सभी उम्मीदवारों को यह महसूस करा सकता है कि वे सिर्फ एक संख्या हैं। नीचे प्रत्येक सामान्य स्थिति के लिए तैयार टेम्पलेट दिए गए हैं।. 

कोष्ठक में दिए गए फ़ील्ड को कॉपी करें, उन्हें अपनी पसंद के अनुसार अनुकूलित करें और अपनी कंपनी की शैली के अनुरूप लहजे को समायोजित करें।.

सामान्य आवेदन अस्वीकृति (बिना साक्षात्कार के)

इसका उपयोग उन उम्मीदवारों के लिए करें जिन्हें व्यक्तिगत बातचीत से पहले ही रिज्यूमे स्क्रीनिंग के चरण में अस्वीकार कर दिया गया हो। इसे संक्षिप्त रखें: इस उम्मीदवार ने आपकी टीम के साथ व्यक्तिगत संबंध की कोई अपेक्षा नहीं रखी है, इसलिए संक्षिप्तता सम्मानजनक प्रतीत होती है, न कि रूखी।.

विषय: [पदनाम] के लिए आपके आवेदन पर अपडेट

प्रिय [उम्मीदवार का नाम],

[कंपनी का नाम] में [पद का नाम] के लिए आवेदन करने के लिए धन्यवाद। आवेदन जमा करने के लिए समय निकालने के लिए हम आपके आभारी हैं।.

गहन समीक्षा के बाद, हमने अन्य उम्मीदवारों के साथ आगे बढ़ने का निर्णय लिया है जिनका अनुभव इस समय हमारी आवश्यकताओं के अनुरूप अधिक सटीक बैठता है।.

हम आपको प्रोत्साहित करते हैं कि आप भविष्य में आने वाली उन नौकरियों के लिए आवेदन करें जो आपकी पृष्ठभूमि से मेल खाती हों, और हम आपके नौकरी की तलाश में सफलता की कामना करते हैं।.

साभार,
[अप का नाम]
[कंपनी का नाम]

साक्षात्कार के बाद अस्वीकृति पत्र

इसका उपयोग उम्मीदवार के साक्षात्कार के बाद ही करें। एक बार की स्क्रीनिंग कॉल भी अपेक्षाओं को बदल देती है। बातचीत का लहजा ऐसा होना चाहिए जिसमें उनके द्वारा दिए गए समय को स्वीकार किया जाए और यदि वास्तव में आवश्यक हो, तो सामान्य आवेदन में दिए गए विवरण से अधिक विशिष्ट जानकारी प्रदान की जाए।.

विषय: आपके [पदनाम] आवेदन पर अपडेट

प्रिय [उम्मीदवार का नाम],

[कंपनी का नाम] में [पदनाम] पद के लिए साक्षात्कार देने हेतु समय निकालने के लिए धन्यवाद। हमें [चर्चा किए गए विशिष्ट कौशल/अनुभव] के क्षेत्र में आपकी पृष्ठभूमि के बारे में जानकर प्रसन्नता हुई, और इस प्रक्रिया में आपके द्वारा किए गए प्रयासों की हम सराहना करते हैं।.

गहन विचार-विमर्श के बाद, हमने ऐसे उम्मीदवार को चुनने का निर्णय लिया है जिसका अनुभव हमारी वर्तमान आवश्यकताओं से अधिक मेल खाता है। यह एक प्रतिस्पर्धी प्रक्रिया थी, और यह निर्णय आपकी योग्यताओं का प्रतिबिंब नहीं है।.

हम आपका रिज्यूमे अपने पास सुरक्षित रखना चाहेंगे और भविष्य में कोई अवसर आपके अनुभव से मेल खाने पर आपसे संपर्क करेंगे। [यह पंक्ति केवल तभी शामिल करें जब यह बात सचमुच सत्य हो।]

[कंपनी का नाम] में आपकी रुचि के लिए एक बार फिर धन्यवाद, और हम आपकी खोज में आपको शुभकामनाएं देते हैं।.

नमस्कार,
[अप का नाम]
[कंपनी का नाम]

ध्यान दें: साक्षात्कार के बाद के प्रारूप में किसी विशिष्ट कौशल या वार्तालाप विषय का कोष्ठक में दिया गया उल्लेख केवल एक अनावश्यक सामग्री नहीं है। उम्मीदवार की नज़र में यही वह महत्वपूर्ण तथ्य है जो प्रारूप को सामान्य पत्र से अलग करता है।. 

वास्तविक बातचीत से संबंधित एक वाक्य भी अस्वीकृति के प्रभाव को बदल देता है।.

आंतरिक उम्मीदवार अस्वीकृति पत्र

यह इस मार्गदर्शिका का सबसे महत्वपूर्ण टेम्पलेट है। बाहरी उम्मीदवार के विपरीत, इसे पढ़ने के बाद भी यह व्यक्ति आपका कर्मचारी बना रहेगा। वह सफल उम्मीदवार से बैठकों में मिलेगा और संभवतः उसे रिपोर्ट करेगा।. 

और वे अपने पूरे कार्यकाल के दौरान इस बात को याद रखेंगे कि इस क्षण को कैसे संभाला गया था। यह पत्र कभी भी एकमात्र संचार माध्यम नहीं होना चाहिए; यह उनके प्रबंधक या मानव संसाधन के साथ सीधी बातचीत के बाद या उसके साथ भेजा जाना चाहिए, न कि उसका विकल्प।.

विषय: [पदनाम] के आंतरिक आवेदन पर अद्यतन जानकारी

प्रिय [कर्मचारी का नाम],

[पदनाम] के लिए आवेदन करने और इस पूरी प्रक्रिया के दौरान हुई हमारी बातचीत के लिए धन्यवाद। [कंपनी का नाम] में आगे बढ़ने में आपकी रुचि की हम वास्तव में सराहना करते हैं।.

गहन विचार-विमर्श के बाद, हमने इस पद के लिए किसी अन्य उम्मीदवार को नियुक्त करने का निर्णय लिया है। यह निर्णय वर्तमान में इस पद की विशिष्ट आवश्यकताओं को दर्शाता है, न कि टीम के लिए आपके योगदान या यहां आपके विकास की संभावनाओं को।.

मैं इस निर्णय पर सीधे चर्चा करने और यह जानने के लिए समय निकालना चाहूंगा कि भविष्य में आपके लिए कौन से विकास या अवसर उपयुक्त हो सकते हैं। [कृपया इसकी पुष्टि करें; जब तक आगे की बातचीत तय न हो जाए, तब तक यह वाक्य न लिखें।]

[कर्मचारी का नाम], आपके इस प्रयास के लिए एक बार फिर धन्यवाद। [कंपनी का नाम] में आपके योगदान की हम सराहना करते हैं।.

[अप का नाम]
[मैनेजर/एचआर पदनाम]

नोट: ऊपर उल्लिखित अनुवर्ती बातचीत अनिवार्य है। बिना वास्तविक बातचीत के केवल लिखित रूप में दी गई आंतरिक अस्वीकृति को अक्सर एक प्रतिबद्ध कर्मचारी को खोने के सबसे तेज़ तरीकों में से एक माना जाता है।.

इंटर्नशिप अस्वीकृति पत्र

इंटर्नशिप के उम्मीदवार अक्सर अपने करियर के शुरुआती दौर में होते हैं, और कभी-कभी उन्हें पहली बार इंटर्नशिप का अनुभव होता है। पेशेवर अस्वीकृति. यहां खोखले उपदेशों में उलझे बिना, थोड़ा गर्मजोशी भरा और प्रोत्साहन देने वाला लहजा उपयुक्त रहेगा।.

विषय: आपकी [कंपनी का नाम] इंटर्नशिप आवेदन पर अपडेट

प्रिय [उम्मीदवार का नाम],

[कंपनी का नाम] में [इंटर्नशिप का शीर्षक] पद में आपकी रुचि और आवेदन प्रक्रिया में आपके द्वारा दिए गए समय के लिए धन्यवाद।.

गहन समीक्षा के बाद, हमने ऐसे अन्य उम्मीदवारों का चयन किया है जिनका अनुभव और उपलब्धता इस इंटर्नशिप की आवश्यकताओं से अधिक मेल खाती है। यह एक प्रतिस्पर्धी प्रक्रिया थी जिसमें कई योग्य आवेदक शामिल थे।.

हम आपको हमारे साथ भविष्य में इंटर्नशिप या एंट्री-लेवल के अवसरों के लिए आवेदन करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं, और हम आपकी पढ़ाई और करियर में निरंतर सफलता की कामना करते हैं।.

साभार,
[अप का नाम]
[कंपनी का नाम]

प्रस्ताव के बाद / कर्मचारी द्वारा अस्वीकृति (प्रस्ताव वापस लेने का विशेष मामला)

यह टेम्पलेट एक कम आम लेकिन अधिक संवेदनशील परिदृश्य को कवर करता है: एक उम्मीदवार जिसका प्रस्ताव बाद में वापस ले लिया गया (उदाहरण के लिए, पृष्ठभूमि जांच में विफलता, बजट परिवर्तन या संदर्भ संबंधी समस्या के कारण), या एक मौजूदा कर्मचारी जिसका आंतरिक स्थानांतरण प्रस्ताव रद्द कर दिया गया।. 

क्योंकि प्रस्ताव के चरण में ही अपेक्षाएँ निर्धारित हो जाती हैं, इसलिए यहाँ पारदर्शिता अन्य सभी टेम्पलेट्स की तुलना में कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। अस्पष्ट भाषा से आगे चलकर प्रश्न उठेंगे जिनका उत्तर देने के लिए आपको तैयार रहना चाहिए।.

विषय: [पदनाम] के लिए आपके प्रस्ताव के संबंध में महत्वपूर्ण अपडेट

प्रिय [उम्मीदवार का नाम],

मैं [कंपनी का नाम] में [पदनाम] के लिए आपके प्रस्ताव के संबंध में आपसे संपर्क कर रहा हूँ। [स्पष्ट, ईमानदार कारण, जैसे कि व्यावसायिक आवश्यकताओं में परिवर्तन, बजट संबंधी बाधाएँ] के कारण, हम अब इस प्रस्ताव पर आगे नहीं बढ़ सकते।.

हम समझते हैं कि यह निराशाजनक खबर है, खासकर प्रक्रिया के इस चरण में, और हम इससे होने वाली किसी भी असुविधा के लिए तहे दिल से माफी मांगते हैं।.

[यदि लागू हो: हम आगे के कदमों पर चर्चा करना चाहेंगे, जिसमें हम जो भी प्रासंगिक सहायता प्रदान कर सकते हैं, वह भी शामिल है।]

यदि आपके कोई प्रश्न हों तो बेझिझक हमसे संपर्क करें।.

ईमानदारी से,
[अप का नाम]
[कंपनी का नाम]

अस्वीकृति ईमेल बनाम अस्वीकृति पत्र: कब किसका उपयोग करें

अनौपचारिक बातचीत में "पत्र" और "ईमेल" शब्दों का प्रयोग एक दूसरे के स्थान पर किया जाता है, लेकिन व्यवहार में ये दोनों प्रारूप थोड़े अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं।.

	अस्वीकृति ईमेल	अस्वीकृति पत्र
औपचारिकता	मानक, कुशल	थोड़ा अधिक औपचारिक
रफ़्तार	तेजी से भेजा गया, अक्सर टेम्पलेट के अनुसार।	कभी-कभी इसे अधिक सोच-समझकर तैयार किया जाता है
विशिष्ट उपयोग का मामला	बड़े पैमाने पर भर्ती, प्रारंभिक चरण में अस्वीकृतियाँ, एटीएस-संचालित कार्यप्रवाह	वरिष्ठ पद, औपचारिक या पारंपरिक उद्योग, आंतरिक उम्मीदवार

व्यवहार में, आजकल अधिकांश कंपनियां अस्वीकृति पत्रों के विशाल बहुमत के लिए ईमेल का उपयोग करती हैं। यह तेज़, ट्रैक करने योग्य और अपेक्षित है। एक भौतिक या अधिक औपचारिक रूप से लिखित पत्र अब मुख्य रूप से वरिष्ठ नेतृत्व की नियुक्तियों, अत्यधिक औपचारिक उद्योगों (कानूनी, सरकारी, शैक्षणिक) या उन स्थितियों के लिए आरक्षित हैं जहां कंपनी हस्ताक्षरित दस्तावेज़ की अतिरिक्त वैधता चाहती है।.

अस्वीकृति ईमेल का एक संक्षिप्त टेम्पलेट:

विषय: आपके [पदनाम] आवेदन पर अपडेट

नमस्ते [उम्मीदवार का नाम],

[कंपनी का नाम] में [पदनाम] पद के लिए आवेदन करने के लिए धन्यवाद। सभी आवेदनों की समीक्षा करने के बाद, हमने अन्य उम्मीदवारों के साथ आगे बढ़ने का निर्णय लिया है।.

[कंपनी का नाम] में आपकी रुचि के लिए हम आपकी सराहना करते हैं और आपको भविष्य में आपकी पृष्ठभूमि से मेल खाने वाली भूमिकाओं के लिए आवेदन करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं।.

श्रेष्ठ,
[अप का नाम]

यहां का लहजा जानबूझकर ऊपर दिए गए पत्र टेम्पलेट्स की तुलना में थोड़ा अनौपचारिक है: छोटे वाक्य, नाम से अभिवादन, और औपचारिक लेटरहेड का इस्तेमाल नहीं। यह ईमेल के लिए उपयुक्त है; मुद्रित पत्र में यह अनुचित लगेगा।.

अस्वीकृति, इनकार और खेद पत्र: क्या ये तीनों एक ही चीज़ हैं?

हाँ, मोटे तौर पर, हालांकि कुछ क्षेत्रीय और उद्योग-आधारित भिन्नताएँ हैं कि किस शब्द का उपयोग किया जाता है।.

“किसी कंपनी द्वारा किसी उम्मीदवार के आवेदन, विक्रेता की बोली या साझेदारी के अनुरोध को अस्वीकार करने पर अक्सर "अस्वीकृति पत्र" का प्रयोग किया जाता है। यह तीनों शब्दों में सबसे व्यापक है और केवल भर्ती तक ही सीमित नहीं है।.

“"अस्वीकृति पत्र" शब्द "अस्वीकार" के समान संदर्भों में दिखाई देता है, कभी-कभी थोड़े अधिक औपचारिक या नौकरशाही अर्थ के साथ (ऋण अस्वीकृति, लाभ अस्वीकृति और नौकरी अस्वीकृति सभी समान वाक्यांशों का उपयोग करते हैं)।.

“ब्रिटेन, शैक्षणिक संस्थानों और कुछ अंतरराष्ट्रीय भर्ती प्रक्रियाओं में "अप्रत्याशित पत्र" का प्रयोग अधिक प्रचलित है। "हमें आपको यह सूचित करते हुए खेद है" यह इस शब्द की उत्पत्ति का मूल वाक्य है।.

कार्य के लिहाज़ से, तीनों ही पहले बताई गई संरचना का पालन करते हैं: धन्यवाद, निर्णय, आवश्यकतानुसार स्पष्टीकरण, और सौहार्दपूर्ण समापन। यदि आप "नौकरी अस्वीकृति पत्र" या "अप्रत्याश पत्र" का टेम्पलेट खोज रहे हैं, तो इस गाइड में दिए गए टेम्पलेट सीधे तौर पर लागू होते हैं। बस अपनी कंपनी या उद्योग की पसंदीदा शब्दावली के अनुसार शब्दों को समायोजित करें।.

बचने के लिए सामान्य गलतियाँ

अस्वीकृति पत्र संबंधी अधिकांश शिकायतें कुछ चुनिंदा बार-बार होने वाली गलतियों के कारण होती हैं:

• सामान्य, सामूहिक संदेश भेजने का लहजा। तीन बार साक्षात्कार दे चुके उम्मीदवार को हूबहू वही टेम्पलेट भेजना, उनके प्रयासों को नजरअंदाज करने जैसा लगता है। लहजा और विवरण उनकी प्रगति के अनुसार रखें।.
• सूचना में देरी। जो उम्मीदवार, विशेषकर साक्षात्कार के बाद, हफ्तों तक जवाब का इंतजार करते हैं, उनके अपने अनुभव को सार्वजनिक रूप से नकारात्मक रूप से साझा करने की संभावना कहीं अधिक होती है। अस्वीकृति पत्र अंतिम निर्णय होते ही भेज दें, न कि सभी प्रशासनिक कार्य पूरे होने के बाद।.
• उम्मीदवार का गलत नाम या पद। थोक या मेल-मर्ज द्वारा भेजे गए पत्रों में यह सबसे आम गलती है। इससे पत्र में किए गए सभी प्रयास व्यर्थ हो जाते हैं, और उम्मीदवार कंपनियों की अपेक्षा से कहीं अधिक बार इन गलतियों के स्क्रीनशॉट ले लेते हैं।.
• फॉलो-अप के बारे में ज़रूरत से ज़्यादा वादे करना। "हम आपका रिज्यूमे अपने पास रखेंगे" या "हम भविष्य में आने वाली नौकरियों के लिए आपसे संपर्क करेंगे" जैसे वाक्य, अगर उन्हें पूरा करने का कोई इरादा न हो, तो भर्ती प्रक्रिया में सबसे अविश्वासनीय वाक्यों में से एक है। अगर यह सच नहीं है, तो इसे न कहें।.
• निर्णय को कंपनी की औपचारिकताओं में छिपाना। वास्तविक परिणाम से पहले तीन पैराग्राफ की औपचारिकताएं उम्मीदवारों को उत्तर खोजने के लिए मजबूर करती हैं और टालमटोल का संकेत देती हैं। निर्णय को स्पष्ट और शीघ्र ही बताएं।.
• आंतरिक या अंतिम चरण के उम्मीदवारों के साथ कोई बातचीत नहीं। केवल लिखित पत्र भेजना, बिना किसी बातचीत के, उस व्यक्ति के साथ विश्वास तोड़ने का सबसे तेज़ तरीका है जिसने महत्वपूर्ण समय निवेश किया है, या जो बाद में भी आपका कर्मचारी बना रहता है।.

अस्वीकृति पत्र से संबंधित अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

अस्वीकृति पत्र लिखने पर अंतिम विचार

अस्वीकृति पत्र एक छोटा सा दस्तावेज होता है, लेकिन इसका महत्व बहुत अधिक होता है। यह अक्सर किसी उम्मीदवार पर आपकी कंपनी की आखिरी छाप छोड़ता है, और आप इसे कैसे संभालते हैं, यह इस बात को निर्धारित करता है कि वे दोबारा आवेदन करेंगे, दूसरों को आपकी सिफारिश करेंगे या चुपचाप आगे बढ़ जाएंगे।. 

इस गाइड में दिए गए चरण और टेम्पलेट आपकी भर्ती प्रक्रिया में अतिरिक्त प्रक्रियाएं जोड़ने के बारे में नहीं हैं। इनका उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि आपकी मौजूदा प्रक्रिया लोगों के साथ उसी तरह का व्यवहार करे जैसा आप स्वयं चाहते यदि परिस्थितियां उलट जातीं।.

चाहे आप रिज्यूमे की स्क्रीनिंग के बाद तुरंत ईमेल भेज रहे हों या कई इंटरव्यू पास कर चुके उम्मीदवार को सोच-समझकर पत्र लिख रहे हों, बुनियादी बातें वही रहती हैं: स्पष्ट रहें, समय पर लिखें और ईमानदार रहें।.

ऊपर दिए गए टेम्पलेट्स से शुरुआत करें, उन्हें अपनी कंपनी की शैली के अनुरूप ढालें और भर्ती प्रक्रिया में बदलाव के साथ-साथ उन्हें अपडेट करते रहें। एक सोच-समझकर लिखा गया अस्वीकृति पत्र लिखने में बहुत कम समय लगता है, लेकिन यह पद भर जाने के बाद भी लंबे समय तक एक स्थायी और सकारात्मक प्रभाव छोड़ सकता है।.

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