কীভাবে একটি প্রত্যাখ্যান পত্র লিখতে হয় (প্রতিটি পরিস্থিতির জন্য টেমপ্লেট ও উদাহরণ সহ)

বেশিরভাগ প্রার্থীর জন্য প্রতিটি নিয়োগ প্রক্রিয়া একই ভাবে শেষ হয়: কোনো চাকরির প্রস্তাব ছাড়াই। আপনি এই খবরটি কীভাবে দেন, তা আপনার নিয়োগকর্তা ব্র্যান্ডকে ততটাই প্রভাবিত করে, যতটা আপনার... ক্যারিয়ার পেজ একটি দুর্বলভাবে লেখা প্রত্যাখ্যান পত্রের কারণে আপনি একজন সম্ভাব্য আবেদনকারী, একজন গ্রাহক বা একজন রেফারেল হারাতে পারেন। অন্যদিকে, একটি ভালোভাবে লেখা প্রত্যাখ্যান পত্রের জন্য আপনার মাত্র পাঁচ মিনিট সময় লাগে এবং এটি এই তিনটিকেই রক্ষা করে।.

এই নির্দেশিকায় আলোচনা করা হয়েছে যে, প্রত্যাখ্যান পত্র কী, কখন এটি পাঠাতে হয়, এটি লেখার সঠিক ধাপগুলো কী কী, এবং নিয়োগ প্রক্রিয়ার প্রতিটি পরিস্থিতির জন্য (যেমন: আবেদন-পরবর্তী, সাক্ষাৎকার-পরবর্তী, অভ্যন্তরীণ প্রার্থী এবং ইন্টার্নশিপ) ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট।.

প্রত্যাখ্যান পত্র কী?

প্রত্যাখ্যান পত্র হলো একটি আনুষ্ঠানিক লিখিত বিজ্ঞপ্তি, যার মাধ্যমে কোনো চাকরিপ্রার্থীকে জানানো হয় যে তাকে একটি পদের জন্য নির্বাচিত করা হয়নি। এটি একটি মুদ্রিত চিঠি, ইমেল বা কোনো বার্তার মাধ্যমে আসতে পারে। আবেদনকারী ট্র্যাকিং সিস্টেম এবং এতে সাধারণত আবেদন করার জন্য ধন্যবাদ, সিদ্ধান্ত এবং, ক্ষেত্রবিশেষে, ভবিষ্যৎ সুযোগ সম্পর্কে একটি মন্তব্য অন্তর্ভুক্ত থাকে।.

“প্রত্যাখ্যান পত্র,” “প্রত্যাখ্যান ইমেল,” এবং “প্রত্যাখ্যান বার্তা” শব্দগুলো প্রায়শই একে অপরের পরিবর্তে ব্যবহৃত হয়, কিন্তু আনুষ্ঠানিকতার দিক থেকে এদের মধ্যে পার্থক্য রয়েছে। প্রত্যাখ্যান পত্র সাধারণত শেষ পর্যায়ের বা সিনিয়র প্রার্থীদের জন্য ব্যবহৃত হয়। প্রত্যাখ্যান ইমেল হলো সাধারণ নিয়ম। বিপুল সংখ্যক নিয়োগ. প্রত্যাখ্যান বার্তা বলতে প্রায়শই জব বোর্ড বা এটিএস (ATS)-এর মাধ্যমে পাঠানো একটি সংক্ষিপ্ত, টেমপ্লেট-ভিত্তিক নোটকে বোঝায়।.

কখন প্রত্যাখ্যান পত্র পাঠাতে হবে

নিয়োগ প্রক্রিয়ার প্রতিটি পর্যায়ে একই ধরনের প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হয় না, এবং সময় নির্ধারণে ভুল করা প্রার্থীদের অভিজ্ঞতা সংক্রান্ত সবচেয়ে সাধারণ অভিযোগগুলোর মধ্যে একটি।.

জীবনবৃত্তান্ত যাচাইয়ের পর, যেকোনো সাক্ষাৎকারের আগে 

এক্ষেত্রে একটি সংক্ষিপ্ত, টেমপ্লেটযুক্ত ইমেলই উপযুক্ত। প্রার্থীরা এই পর্যায়ে ব্যক্তিগতকরণের আশা করেন না, তবে তারা কিছু একটা আশা করেন: আবেদন করার পর নীরবতাকে আধুনিক চাকরি খোঁজার সবচেয়ে খারাপ দিকগুলোর মধ্যে একটি হিসেবে ধারাবাহিকভাবে গণ্য করা হয়।.

একটি সাক্ষাৎকারের পর 

এক্ষেত্রে আরও যত্ন প্রয়োজন। প্রার্থী সময় দিয়েছেন, সম্ভবত কাজ থেকে ছুটিও নিয়েছেন এবং কিছু প্রত্যাশা তৈরি করেছেন। এখানে একটি গতানুগতিক, গণ-টেমপ্লেট দেওয়াটা সেই বিনিয়োগকে অগ্রাহ্য করার শামিল। এমনকি একটি সংক্ষিপ্ত, কিছুটা ব্যক্তিগত নোটও প্রত্যাখ্যানটি কীভাবে গৃহীত হবে, তাতে একটি উল্লেখযোগ্য পার্থক্য গড়ে দেয়।.

অভ্যন্তরীণ প্রার্থীদের জন্য

এটিই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সংস্করণ। এই চিঠিটি পড়ার পরেও ব্যক্তিটি আপনার কর্মী হিসেবেই থাকবেন। অন্য যেকোনো পরিস্থিতির চেয়ে এখানে কথার সুর বেশি গুরুত্বপূর্ণ, এবং লিখিত নোটিশের পরিবর্তে নয়, বরং এর পাশাপাশি ম্যানেজার বা এইচআর-এর সাথে এ বিষয়ে আলোচনা করা উচিত।.

কিছু কোম্পানি একেবারেই কিছু না পাঠানোর সিদ্ধান্ত নেয়, বিশেষ করে প্রাথমিক পর্যায়ের সেইসব আবেদনকারীদের ক্ষেত্রে, যাদের আবেদনপত্র কোনো মানব পর্যালোচকের কাছে পৌঁছায়নি। এর কারণ হলো, প্রায়শই একটি আবেদনকারী ট্র্যাকিং সিস্টেম (applicant tracking system) জীবনবৃত্তান্তটি অন্য কেউ দেখার আগেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে তাদের বাদ দিয়ে দেয়।. 

এটি একটি প্রচলিত বিষয় হলেও, এটিকে ক্রমশ একটি অনুচিত অভ্যাস হিসেবে দেখা হচ্ছে, কারণ প্রার্থীরা অনলাইনে নিজেদের মধ্যে আলোচনা করে বের করেন কোন কোম্পানিগুলো এই প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করে এবং কোনগুলো করে না।.

কীভাবে একটি প্রত্যাখ্যান পত্র লিখবেন (ধাপে ধাপে)

একটি ভালো প্রত্যাখ্যান পত্র একটি নির্দিষ্ট কাঠামো অনুসরণ করে। এর বিষয়বস্তুর মতোই এর ক্রমও সমান গুরুত্বপূর্ণ: প্রার্থীরা প্রথম দুটি লাইন পড়েই অনুচ্ছেদটি শেষ করার আগেই বাকিটা কেমন লাগবে তা ঠিক করে ফেলে।.

ধাপ ১: প্রার্থীকে বিশেষভাবে ধন্যবাদ জানান

আবেদন করার জন্য এবং, যদি তাঁরা সাক্ষাৎকার দিয়ে থাকেন, তবে তাঁদের মূল্যবান সময়ের জন্য ধন্যবাদ জানিয়ে চিঠিটি শুরু করুন। পদটির নাম উল্লেখ করুন। “আবেদন করার জন্য ধন্যবাদ” কথাটি গতানুগতিক শোনায়; “মার্কেটিং কো-অর্ডিনেটর পদের জন্য সাক্ষাৎকার দিতে সময় দেওয়ার জন্য ধন্যবাদ” কথাটি উদ্দেশ্যমূলক মনে হয়। একটি গতানুগতিক চিঠিকে কম গতানুগতিক করে তোলার জন্য এটিই সবচেয়ে সহজ উপায়।.

ধাপ ২: চিঠির শুরুতেই সিদ্ধান্তটি স্পষ্টভাবে জানিয়ে দিন।

তিন অনুচ্ছেদের ভূমিকা দিয়ে বিষয়টিকে চাপা দেবেন না। দ্বিতীয় বা তৃতীয় বাক্যেই সিদ্ধান্তটি জানিয়ে দিন। প্রার্থীরা প্রথমে ফলাফলটি খুঁজে বের করার চেষ্টা করেন; তাদেরকে এর জন্য খোঁজাখুঁজি করতে বাধ্য করা, অথবা সৌজন্যমূলক কথাবার্তার আড়ালে একটি “তবে” খুঁজে বের করতে দেওয়া, অপ্রয়োজনীয় উদ্বেগ তৈরি করে এবং এটিকে সদয় না হয়ে বরং এড়িয়ে যাওয়ার মনোভাব হিসেবেই মনে হয়।.

ধাপ ৩: আপনার নীতি অনুমতি দিলেই কেবল কারণ উল্লেখ করুন।

কিছু কোম্পানি সুনির্দিষ্ট মতামত জানায়; কিন্তু আইনি এবং সামঞ্জস্যের কারণে অনেকেই তা করে না। যদি আপনার এইচআর বা আইনি দল সুনির্দিষ্ট মতামত অনুমোদন না করে থাকে, তবে তাৎক্ষণিক কোনো কারণ বানিয়ে বলার পরিবর্তে, “আমরা এমন একজন প্রার্থীকে নিয়ে এগিয়ে যাওয়ার সিদ্ধান্ত নিয়েছি যার অভিজ্ঞতা আমাদের বর্তমান চাহিদার সাথে বেশি মিলেছে”—এর মতো একটি সাধারণ বিবৃতি দিন।. 

আপনার নীতি যাই হোক না কেন, তা ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করুন। প্রার্থীদের মধ্যে অসঙ্গত মতামত আইনি ঝুঁকির একটি সাধারণ কারণ, তাই আপনার প্রমিত চিঠিটি চূড়ান্ত করার আগে আইনি বা মানবসম্পদ বিষয়ক পরামর্শদাতার সাথে বিষয়টি নিশ্চিত করে নেওয়া উচিত।.

ধাপ ৪: দরজা খোলা রাখুন, তবে কেবল সেখানেই যেখানে তা খাঁটি।

“আমরা আপনার জীবনবৃত্তান্ত আমাদের কাছে সংরক্ষণ করে রাখব”—নিয়োগের ক্ষেত্রে এই কথাটি সবচেয়ে বেশি অবিশ্বস্ত একটি বাক্য, কারণ এর পর খুব কমই সেই অনুযায়ী কাজ করা হয়। যদি আপনি সত্যিই আন্তরিক হন, যদি প্রকৃতই প্রতিভাবানদের একটি বড় তালিকা থাকে, ছয় মাস পরে কোনো পদ খালি হয়, অথবা পুনরায় যোগাযোগের ব্যাপারে আপনার সত্যিকারের আগ্রহ থাকে, তবে তা স্পষ্টভাবে বলুন (“আমাদের তৃতীয় ত্রৈমাসিকের শূন্যপদের জন্য আমরা আপনার জীবনবৃত্তান্তটি আমাদের কাছে সংরক্ষণ করতে চাই”)। যদি আপনি আন্তরিক না হন, তবে এটিকে শুধু কথার কথা হিসেবে না রেখে পুরোপুরি বাদ দিন।.

ধাপ ৫: আন্তরিকভাবে শেষ করুন এবং তাদের মঙ্গল কামনা করুন।

একটি বিশদ বিদায়ী বাক্যের চেয়ে একটি সংক্ষিপ্ত ও আন্তরিক বিদায়ী বাক্য বেশি কার্যকর। “আপনার চাকরি খোঁজার জন্য শুভকামনা” অথবা “আশা করি আমাদের আবার দেখা হবে”—দুটোই কাজে দেয়। মূল লক্ষ্য হলো অতিরিক্ত প্রতিশ্রুতি না দিয়ে আন্তরিকতা প্রকাশ করা।.

ধাপ ৬: নাম এবং ভূমিকার নির্ভুলতা যাচাই করুন।

এটা শুনতে সাধারণ মনে হলেও, প্রত্যাখ্যান পত্রের ক্ষেত্রে এটিই সবচেয়ে সাধারণ এবং সবচেয়ে বিব্রতকর ভুল, বিশেষ করে যখন একাধিক প্রার্থীকে মেইল-মার্জের মাধ্যমে তা পাঠানো হয়।.

“প্রিয় [নামের প্রথম অংশ]” লিখে পাঠানো বা ভুল পদবি উল্লেখ করা চিঠির বাকি অংশে দেওয়া সমস্ত যত্নকে নষ্ট করে দেয়, এবং প্রার্থীরা এই ভুলগুলোর স্ক্রিনশট নিয়ে কোম্পানিগুলোর প্রত্যাশার চেয়েও বেশিবার তা প্রকাশ্যে শেয়ার করে। একসাথে অনেককে চিঠি পাঠানোর সময়, প্রথমে সর্বদা নিজের কাছে একটি পরীক্ষামূলক সংস্করণ পাঠান।.

পরিস্থিতি অনুযায়ী প্রত্যাখ্যান পত্রের টেমপ্লেট

সঠিক টেমপ্লেটটি নির্ভর করে প্রার্থী আপনার প্রক্রিয়ায় কতদূর এগিয়েছেন তার উপর। সবার জন্য একই রকম একটি চিঠি হলো সাক্ষাৎকারে অংশ নেওয়া একজন প্রার্থীকে কেবল একটি সংখ্যা বলে মনে করানোর সবচেয়ে দ্রুত উপায়। নিচে প্রতিটি সাধারণ পরিস্থিতির জন্য ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট দেওয়া হলো।. 

বন্ধনীতে থাকা ক্ষেত্রগুলো অনুলিপি করুন, নিজের মতো করে সাজান এবং আপনার কোম্পানির ভাবমূর্তির সাথে সামঞ্জস্য রেখে এর সুর ঠিক করুন।.

সাধারণ আবেদন প্রত্যাখ্যান (কোন সাক্ষাৎকার নেই)

যেসব প্রার্থী জীবনবৃত্তান্ত বাছাই পর্বেই বাদ পড়েছেন, অর্থাৎ কোনো ব্যক্তিগত আলাপচারিতা শুরু হওয়ার আগেই, তাদের জন্য এটি ব্যবহার করুন। এটিকে সংক্ষিপ্ত রাখুন: এই প্রার্থী আপনার দলের সাথে ব্যক্তিগত সম্পর্কের কোনো প্রত্যাশা তৈরি করেননি, তাই সংক্ষিপ্ততা শীতলতার পরিবর্তে সম্মানজনক বলে মনে হয়।.

বিষয়: [পদের নাম]-এর জন্য আপনার আবেদনের হালনাগাদ তথ্য

প্রিয় [প্রার্থীর নাম],

[কোম্পানির নাম]-এ [পদের নাম] পদের জন্য আবেদন করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আবেদনপত্র জমা দেওয়ার জন্য আপনার মূল্যবান সময় দেওয়ার জন্য আমরা কৃতজ্ঞ।.

সতর্ক পর্যালোচনার পর, আমরা অন্য প্রার্থীদের নিয়ে অগ্রসর হওয়ার সিদ্ধান্ত নিয়েছি, যাদের অভিজ্ঞতা এই মুহূর্তে আমাদের চাহিদার সাথে আরও বেশি সামঞ্জস্যপূর্ণ।.

আপনার যোগ্যতার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ ভবিষ্যতের শূন্যপদগুলিতে আবেদন করতে আমরা আপনাকে উৎসাহিত করি এবং আপনার চাকরি অনুসন্ধানে সাফল্য কামনা করি।.

শুভেচ্ছান্তে,
[তোমার নাম]
[কোমপানির নাম]

সাক্ষাৎকারের পর প্রত্যাখ্যান পত্র

কোনো প্রার্থীর সাক্ষাৎকার হয়ে গেলে এটি ব্যবহার করুন। এমনকি একটিমাত্র স্ক্রিনিং কলও প্রত্যাশা বদলে দেয়। কথার সুরে প্রার্থীর বিনিয়োগ করা সময়ের স্বীকৃতি দিতে হবে এবং, যদি তা আন্তরিক হয়, তবে সাধারণ আবেদনের বিবরণের চেয়ে আরও সুনির্দিষ্ট কিছু প্রস্তাব করতে হবে।.

বিষয়: আপনার [পদের নাম] আবেদনের হালনাগাদ তথ্য

প্রিয় [প্রার্থীর নাম],

[কোম্পানির নাম]-এ [পদের নাম] পদের জন্য সাক্ষাৎকারে অংশ নিতে সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। [আলোচিত নির্দিষ্ট দক্ষতা/অভিজ্ঞতা] বিষয়ে আপনার পটভূমি সম্পর্কে জানতে পেরে আমরা আনন্দিত এবং এই প্রক্রিয়ায় আপনার প্রচেষ্টার আমরা প্রশংসা করি।.

সতর্ক বিবেচনার পর, আমরা এমন একজন প্রার্থীকে নিয়ে অগ্রসর হওয়ার সিদ্ধান্ত নিয়েছি যার অভিজ্ঞতা আমাদের বর্তমান চাহিদার সাথে অধিকতর সামঞ্জস্যপূর্ণ। এটি একটি প্রতিযোগিতামূলক প্রক্রিয়া ছিল এবং এই সিদ্ধান্তটি আপনার যোগ্যতার প্রতিফলন নয়।.

আমরা আপনার জীবনবৃত্তান্তটি আমাদের কাছে সংরক্ষণ করে রাখতে চাই এবং ভবিষ্যতে কোনো সুযোগ আপনার যোগ্যতার সাথে মিলে গেলে আপনার সাথে যোগাযোগ করব। [শুধুমাত্র সত্য হলেই এই বাক্যটি অন্তর্ভুক্ত করুন।]

[কোম্পানির নাম]-এর প্রতি আপনার আগ্রহের জন্য আবারও ধন্যবাদ, এবং আমরা আপনার অনুসন্ধানের জন্য শুভকামনা জানাই।.

আন্তরিক শুভেচ্ছা,
[তোমার নাম]
[কোমপানির নাম]

দ্রষ্টব্য: সাক্ষাৎকার-পরবর্তী টেমপ্লেটে কোনো নির্দিষ্ট দক্ষতা বা আলোচনার বিষয়ের বন্ধনীতে উল্লেখটি ঐচ্ছিক কোনো অংশ নয়। এটিই সেই একমাত্র বিবরণ যা প্রার্থীর চোখে একটি টেমপ্লেটকে গতানুগতিক চিঠি থেকে আলাদা করে।. 

মূল কথোপকথনের কোনো বিষয় উল্লেখ করে একটি বাক্য বললেও প্রত্যাখ্যানের ধরনটাই বদলে যায়।.

অভ্যন্তরীণ প্রার্থী প্রত্যাখ্যান পত্র

এই নির্দেশিকার মধ্যে এটিই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ টেমপ্লেট। বহিরাগত প্রার্থীর মতো নয়, এই ব্যক্তি এটি পড়ার পরেও আপনার কর্মী হিসেবেই থেকে যান। তিনি সফল প্রার্থীকে মিটিংয়ে দেখবেন এবং তাঁর কাছে রিপোর্টও করতে পারেন।. 

এবং এই মুহূর্তটি কীভাবে সামলানো হয়েছিল, তা তারা তাদের কর্মজীবনের বাকি সময়টুকু মনে রাখবে। এই চিঠিটি কখনোই যোগাযোগের একমাত্র মাধ্যম হওয়া উচিত নয়; এটি তাদের ম্যানেজার বা এইচআর-এর সাথে সরাসরি কথোপকথনের পরে বা তার সাথে আসা উচিত, তার বিকল্প হিসেবে নয়।.

বিষয়: [পদের নাম] অভ্যন্তরীণ আবেদনের হালনাগাদ তথ্য

প্রিয় [কর্মীর নাম],

[পদের নাম] পদের জন্য আবেদন করার জন্য এবং পুরো প্রক্রিয়া জুড়ে আমাদের মধ্যে হওয়া আলোচনার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। [কোম্পানির নাম]-এর মধ্যে উন্নতি করার ব্যাপারে আপনার আগ্রহকে আমরা আন্তরিকভাবে সাধুবাদ জানাই।.

সতর্ক বিবেচনার পর, আমরা এই নির্দিষ্ট পদের জন্য অন্য একজন প্রার্থীকে নিয়ে অগ্রসর হওয়ার সিদ্ধান্ত নিয়েছি। এই সিদ্ধান্তটি এই মুহূর্তে পদটির বিশেষ চাহিদার প্রতিফলন, এটি দলে আপনার গুরুত্ব বা এখানে আপনার উন্নতির সম্ভাবনার প্রতিফলন নয়।.

আমি এই সিদ্ধান্তটি নিয়ে সরাসরি আলোচনা করার জন্য এবং ভবিষ্যতে আপনার জন্য কোন ধরনের উন্নয়ন বা সুযোগ উপযুক্ত হতে পারে, তা নিয়ে কথা বলার জন্য একটি সময় নির্ধারণ করতে চাই। [এটি নিশ্চিত করুন; পরবর্তী আলোচনার জন্য প্রকৃতপক্ষে সময় নির্ধারিত না থাকলে লাইনটি অন্তর্ভুক্ত করবেন না।]

[কর্মীর নাম], এগিয়ে আসার জন্য আপনাকে আবারও ধন্যবাদ। [কোম্পানির নাম]-এ আপনার অবদানকে আমরা মূল্যায়ন করি।.

[তোমার নাম]
[ম্যানেজার/এইচআর পদবি]

দ্রষ্টব্য: উপরে উল্লিখিত ফলো-আপ আলোচনাটি ঐচ্ছিক নয়। কোনো প্রকৃত আলোচনা ছাড়া, শুধুমাত্র লিখিতভাবে দেওয়া অভ্যন্তরীণ প্রত্যাখ্যানকে একজন নিবেদিতপ্রাণ কর্মীকে হারানোর অন্যতম দ্রুততম উপায় হিসেবে ধারাবাহিকভাবে উল্লেখ করা হয়।.

ইন্টার্নশিপ প্রত্যাখ্যান পত্র

ইন্টার্নশিপ প্রার্থীরা প্রায়শই তাদের কর্মজীবনের শুরুতে থাকেন, কখনও কখনও তাদের প্রথম অভিজ্ঞতা লাভ করেন। পেশাগত প্রত্যাখ্যান. এখানে অন্তঃসারশূন্য গতানুগতিক কথায় না গিয়ে কিছুটা আন্তরিক ও উৎসাহব্যঞ্জক সুরই উপযুক্ত।.

বিষয়: আপনার [কোম্পানির নাম] ইন্টার্নশিপ আবেদনের হালনাগাদ তথ্য

প্রিয় [প্রার্থীর নাম],

[কোম্পানির নাম]-এ [ইন্টার্নশিপের পদবি] পদের প্রতি আপনার আগ্রহ এবং আবেদন প্রক্রিয়ায় আপনার সময় দেওয়ার জন্য ধন্যবাদ।.

সতর্ক পর্যালোচনার পর, আমরা এমন অন্য প্রার্থীদের নির্বাচন করেছি যাদের অভিজ্ঞতা এবং উপলব্ধতা এই ইন্টার্নশিপের প্রয়োজনীয়তার সাথে আরও ঘনিষ্ঠভাবে মেলে। এটি একটি প্রতিযোগিতামূলক প্রক্রিয়া ছিল যেখানে অনেক যোগ্য আবেদনকারী ছিলেন।.

ভবিষ্যতে আমাদের সাথে ইন্টার্নশিপ বা শিক্ষানবিশ পদের জন্য আবেদন করতে আমরা আপনাকে উৎসাহিত করছি এবং আপনার পড়াশোনা ও কর্মজীবনে অব্যাহত সাফল্য কামনা করছি।.

শুভেচ্ছান্তে,
[তোমার নাম]
[কোমপানির নাম]

প্রস্তাব-পরবর্তী / কর্মচারীর প্রত্যাখ্যান (প্রস্তাব প্রত্যাহারের ব্যতিক্রমী পরিস্থিতি)

এই টেমপ্লেটটি একটি তুলনামূলকভাবে কম প্রচলিত কিন্তু অধিক সংবেদনশীল পরিস্থিতিকে অন্তর্ভুক্ত করে: যেমন, এমন একজন প্রার্থী যার চাকরির প্রস্তাব পরবর্তীতে প্রত্যাহার করা হয়েছে (উদাহরণস্বরূপ, ব্যাকগ্রাউন্ড চেক ব্যর্থ হওয়া, বাজেট পরিবর্তন বা রেফারেন্স সংক্রান্ত সমস্যার কারণে), অথবা এমন একজন বর্তমান কর্মী যার অভ্যন্তরীণ বদলির প্রস্তাব বাতিল করা হয়েছে।. 

যেহেতু অফার পর্যায়েই প্রত্যাশাগুলো নির্ধারিত হয়ে যায়, তাই অন্য যেকোনো টেমপ্লেটের চেয়ে এখানে স্বচ্ছতা বেশি গুরুত্বপূর্ণ। অস্পষ্ট ভাষা এমন কিছু পরবর্তী প্রশ্নের জন্ম দেবে, যেগুলোর সরাসরি উত্তর দেওয়ার জন্য আপনার প্রস্তুত থাকা উচিত।.

বিষয়: আপনার [পদের নাম] পদের অফার সংক্রান্ত গুরুত্বপূর্ণ আপডেট

প্রিয় [প্রার্থীর নাম],

[কোম্পানির নাম]-এ [পদবি] পদের জন্য আপনার দেওয়া প্রস্তাবের বিষয়ে আমি যোগাযোগ করছি। [সুনির্দিষ্ট ও যুক্তিসঙ্গত কারণ, যেমন—ব্যবসায়িক চাহিদার পরিবর্তন, বাজেট সীমাবদ্ধতা]-এর জন্য আমরা আর এই প্রস্তাবটি নিয়ে অগ্রসর হতে পারছি না।.

আমরা বুঝতে পারছি যে এটি একটি হতাশাজনক সংবাদ, বিশেষ করে প্রক্রিয়ার এই পর্যায়ে, এবং এর ফলে সৃষ্ট যেকোনো অসুবিধার জন্য আমরা আন্তরিকভাবে ক্ষমাপ্রার্থী।.

[প্রযোজ্য ক্ষেত্রে: আমরা পরবর্তী পদক্ষেপ, এবং সেই সাথে আমাদের পক্ষ থেকে প্রদত্ত যেকোনো প্রাসঙ্গিক সহায়তা নিয়ে আলোচনা করতে চাই।]

কোনো প্রশ্ন থাকলে নির্দ্বিধায় যোগাযোগ করুন।.

আন্তরিকভাবে,
[তোমার নাম]
[কোমপানির নাম]

প্রত্যাখ্যান ইমেল বনাম প্রত্যাখ্যান পত্র: কখন কোনটি ব্যবহার করবেন

সাধারণ কথাবার্তায় “চিঠি” এবং “ইমেল” শব্দ দুটি প্রায়শই একই অর্থে ব্যবহৃত হয়, কিন্তু বাস্তবে এই দুটি মাধ্যমের উদ্দেশ্য কিছুটা ভিন্ন।.

	প্রত্যাখ্যান ইমেল	প্রত্যাখ্যান পত্র
আনুষ্ঠানিকতা	মানসম্মত, দক্ষ	কিছুটা বেশি আনুষ্ঠানিক
গতি	দ্রুত পাঠানো হয়, প্রায়শই টেমপ্লেট করা থাকে	কখনো কখনো আরও ইচ্ছাকৃতভাবে খসড়া করা হয়
সাধারণ ব্যবহারের ক্ষেত্র	বিপুল সংখ্যক নিয়োগ, প্রাথমিক পর্যায়ে প্রত্যাখ্যান, এটিএস-চালিত কর্মপ্রবাহ	উচ্চ পদ, আনুষ্ঠানিক বা ঐতিহ্যবাহী শিল্প, অভ্যন্তরীণ প্রার্থী

বাস্তবে, আজকাল বেশিরভাগ কোম্পানিই প্রত্যাখ্যানের সিংহভাগ ক্ষেত্রে ইমেল ব্যবহার করে। এটি দ্রুততর, এর গতিবিধি অনুসরণ করা যায় এবং এটি প্রত্যাশিতও বটে। লিখিত বা আরও আনুষ্ঠানিক ভাষায় লেখা চিঠি এখন মূলত উচ্চপদস্থ নেতৃত্বের নিয়োগ, অত্যন্ত আনুষ্ঠানিক শিল্পক্ষেত্র (যেমন আইন, সরকার, শিক্ষাক্ষেত্র), অথবা এমন পরিস্থিতির জন্য সংরক্ষিত থাকে, যেখানে কোম্পানি একটি স্বাক্ষরিত নথির বাড়তি গুরুত্ব চায়।.

একটি সংক্ষিপ্ত প্রত্যাখ্যান ইমেলের টেমপ্লেট:

বিষয়: আপনার [পদের নাম] আবেদনের হালনাগাদ তথ্য

হাই [প্রার্থীর নাম],

[কোম্পানির নাম]-এ [পদের নাম] পদের জন্য আবেদন করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। সমস্ত আবেদনপত্র পর্যালোচনা করার পর, আমরা অন্য প্রার্থীদের নিয়ে অগ্রসর হওয়ার সিদ্ধান্ত নিয়েছি।.

[কোম্পানির নাম]-এর প্রতি আপনার আগ্রহের জন্য আমরা কৃতজ্ঞ এবং আপনার যোগ্যতার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ ভবিষ্যৎ পদগুলোর জন্য আবেদন করতে আপনাকে উৎসাহিত করছি।.

সেরা,
[তোমার নাম]

এখানকার সুরটি ইচ্ছাকৃতভাবেই উপরের চিঠির টেমপ্লেটগুলোর চেয়ে কিছুটা বেশি অনানুষ্ঠানিক: ছোট ছোট বাক্য, নাম ধরে সম্বোধন, এবং কোনো আনুষ্ঠানিক লেটারহেড ফ্রেম নেই। এটি ইমেইলের জন্য উপযুক্ত; ছাপানো চিঠিতে এটি বেমানান মনে হতো।.

প্রত্যাখ্যান, অস্বীকৃতি এবং অনুশোচনা পত্র: এগুলো কি একই জিনিস?

মূলত হ্যাঁ, তবে কোন শব্দটি ব্যবহৃত হবে সে বিষয়ে অঞ্চল ও শিল্পখাতে কিছু ভিন্নতা রয়েছে।.

“যখন কোনো কোম্পানি কোনো প্রার্থীর আবেদন, কোনো বিক্রেতার দরপত্র বা অংশীদারিত্বের অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করে, তখন প্রায়শই ”প্রত্যাখ্যান পত্র” শব্দটি ব্যবহৃত হয়। এই তিনটি পরিভাষার মধ্যে এটিই সবচেয়ে ব্যাপক এবং এটি শুধু নিয়োগের ক্ষেত্রেই সীমাবদ্ধ নয়।.

“প্রত্যাখ্যান পত্র” শব্দটি “অস্বীকৃতি” শব্দের মতোই একই ধরনের প্রসঙ্গে ব্যবহৃত হয়, কখনও কখনও কিছুটা বেশি আনুষ্ঠানিক বা আমলাতান্ত্রিক অর্থ বহন করে (ঋণ প্রত্যাখ্যান, সুবিধা প্রত্যাখ্যান এবং চাকরি প্রত্যাখ্যান—এই সব ক্ষেত্রেই একই ধরনের শব্দচয়ন পদ্ধতি অনুসরণ করা হয়)।.

“যুক্তরাজ্য, শিক্ষাক্ষেত্র এবং কিছু আন্তর্জাতিক নিয়োগের ক্ষেত্রে ”দুঃখ প্রকাশ পত্র“ (Regret letter) বেশি প্রচলিত। ”আমরা দুঃখের সাথে জানাচ্ছি” (We sorry to inform you) হলো এই পরিভাষাটির উৎপত্তির চিরাচরিত সূচনা বাক্য।.

কার্যকরীভাবে, তিনটিই পূর্বে আলোচিত একই কাঠামো অনুসরণ করে: ধন্যবাদ জানানো, সিদ্ধান্ত নেওয়া, ঐচ্ছিকভাবে ব্যাখ্যা করা এবং আন্তরিকভাবে শেষ করা। আপনি যদি একটি “চাকরি প্রত্যাখ্যান পত্র” বা “দুঃখ প্রকাশ পত্র”-এর টেমপ্লেট খুঁজে থাকেন, তবে এই নির্দেশিকায় ইতিমধ্যে প্রদত্ত টেমপ্লেটগুলি সরাসরি প্রযোজ্য। শুধু আপনার কোম্পানি বা শিল্পের পছন্দের শব্দচয়নের সাথে মেলানোর জন্য পরিভাষাটি পরিবর্তন করে নিন।.

এড়ানোর জন্য সাধারণ ভুল

প্রত্যাখান পত্রের বেশিরভাগ অভিযোগের মূলে রয়েছে কয়েকটি পুনরাবৃত্তিমূলক ভুল:

• একই ধরনের, গণহারে একই সুর। যে প্রার্থী তিনবার সাক্ষাৎকার দিয়েছেন, তাকে হুবহু একই টেমপ্লেট পাঠানোটা তার প্রচেষ্টাকে অবজ্ঞা করার শামিল। তিনি কতটা এগিয়েছেন, তার ওপর ভিত্তি করে সুর ও নির্দিষ্টতার সামঞ্জস্য রাখুন।.
• দেরিতে জানানো। যে প্রার্থীরা উত্তরের জন্য সপ্তাহ ধরে অপেক্ষা করেন, বিশেষ করে সাক্ষাৎকারের পর, তাদের সেই অভিজ্ঞতা জনসমক্ষে নেতিবাচকভাবে তুলে ধরার সম্ভাবনা অনেক বেশি থাকে। সিদ্ধান্ত চূড়ান্ত হওয়ার সাথে সাথেই প্রত্যাখ্যানপত্রটি পাঠিয়ে দিন, অন্য সব প্রশাসনিক কাজ শেষ হওয়ার পর নয়।.
• প্রার্থীর ভুল নাম বা পদ। একসাথে অনেক চিঠি বা মেইল-মার্জ করে পাঠানোর ক্ষেত্রে এটি সবচেয়ে সাধারণ ভুল। এর ফলে চিঠির অন্য সব প্রচেষ্টা ব্যর্থ হয়ে যায়, এবং প্রার্থীরা কোম্পানিগুলোর প্রত্যাশার চেয়েও বেশিবার এই ভুলগুলোর স্ক্রিনশট নিয়ে রাখেন।.
• ফলো-আপের ব্যাপারে অতিরিক্ত প্রতিশ্রুতি দেওয়া। “আমরা আপনার জীবনবৃত্তান্ত আমাদের কাছে রেখে দেব” বা “ভবিষ্যতের পদের জন্য আমরা যোগাযোগ করব,”—এই ধরনের কথা, যা বলার কোনো ইচ্ছাই থাকে না, তা নিয়োগ প্রক্রিয়ার ক্ষেত্রে সবচেয়ে অবিশ্বস্ত বাক্যগুলোর মধ্যে একটি। যদি এটি সত্যিই সত্যি না হয়, তবে তা বলা থেকে বিরত থাকুন।.
• প্রাতিষ্ঠানিক কথার আড়ালে সিদ্ধান্তকে চাপা দেওয়া। প্রকৃত ফলাফল জানানোর আগে তিন অনুচ্ছেদ সৌজন্যমূলক কথাবার্তা প্রার্থীদের উত্তর খুঁজতে বাধ্য করে এবং এতে বিষয়টি এড়িয়ে যাওয়ার প্রবণতা প্রকাশ পায়। সিদ্ধান্তটি স্পষ্টভাবে এবং শুরুতেই জানিয়ে দিন।.
• অভ্যন্তরীণ বা শেষ পর্যায়ের প্রার্থীদের সাথে কোনো কথোপকথন নয়। কোনো কথোপকথন ছাড়া শুধু একটি লিখিত চিঠি, এমন কারো সাথে বিশ্বাস নষ্ট করার অন্যতম দ্রুততম উপায়, যিনি যথেষ্ট সময় বিনিয়োগ করেছেন, বা যিনি পরবর্তীতেও আপনার কর্মী হিসেবে থেকে যান।.

প্রত্যাখ্যান পত্র সম্পর্কিত প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

প্রত্যাখ্যান পত্র লেখার বিষয়ে শেষ কথা

প্রত্যাখ্যান পত্র একটি ছোট লেখা হলেও এর গুরুত্ব অনেক বেশি। প্রায়শই এটিই আপনার প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে একজন প্রার্থীর মনে শেষ ধারণা তৈরি করে, এবং আপনি কীভাবে বিষয়টি সামলান, তার ওপরই নির্ভর করে যে তারা পুনরায় আবেদন করবে, অন্যদের সুপারিশ করবে, নাকি নীরবে অন্য কোথাও চলে যাবে।. 

এই নির্দেশিকার ধাপ এবং টেমপ্লেটগুলো আপনার নিয়োগ প্রক্রিয়ায় নতুন কোনো পদ্ধতি যোগ করার জন্য নয়। বরং এগুলো নিশ্চিত করে যে, আপনার বিদ্যমান প্রক্রিয়াটি যেন কর্মীদের প্রতি ঠিক সেই যত্নই প্রদর্শন করে, যা আপনি ভূমিকা উল্টে গেলে চাইতেন।.

জীবনবৃত্তান্ত বাছাইয়ের পর আপনি একটি সংক্ষিপ্ত ইমেল পাঠান বা একাধিক সাক্ষাৎকারে উত্তীর্ণ কোনো প্রার্থীকে ভেবেচিন্তে চিঠি পাঠান, মূল বিষয়গুলো একই থাকে: স্পষ্ট হোন, সময়মতো জানান এবং সৎ থাকুন।.

উপরের টেমপ্লেটগুলো দিয়ে শুরু করুন, সেগুলোকে আপনার কোম্পানির ভাবধারার সাথে মিলিয়ে সাজিয়ে নিন এবং আপনার নিয়োগ প্রক্রিয়ার পরিবর্তনের সাথে সাথে আপডেট করুন। একটি সুচিন্তিত প্রত্যাখ্যান পত্র লিখতে আপনার খুব কম সময় লাগে, কিন্তু পদটি পূরণ হয়ে যাওয়ার অনেক পরেও এটি একটি দীর্ঘস্থায়ী ও ইতিবাচক ছাপ রেখে যেতে পারে।.

যদি আপনি এই নির্দেশিকাটি কার্যকর বলে মনে করেন, আমাদের ব্লগে সাবস্ক্রাইব করুন আরও নিয়োগ ও মানবসম্পদ তথ্যের জন্য আমাদের সাথে যোগ দিন। ফেসবুক সম্প্রদায় অন্যান্য এইচআর পেশাদারদের সাথে সংযোগ স্থাপন করতে এবং আপনার নিজের নিয়োগ সংক্রান্ত অভিজ্ঞতা ভাগ করে নিতে।.