Процесс найма для большинства кандидатов заканчивается одинаково: не предложением о работе. То, как вы сообщаете эту новость, формирует ваш бренд работодателя так же сильно, как и ваш собственный. страница вакансий Да, это так. Плохо составленное письмо с отказом лишает вас потенциального кандидата, клиента или рекомендации. Хорошо составленное письмо обойдется вам в пять минут и защитит всех троих.
В этом руководстве подробно описано, что такое письмо с отказом, когда его следует отправлять, как именно его нужно написать, а также представлены готовые шаблоны для всех сценариев найма: после подачи заявки, после собеседования, для внутренних кандидатов и стажеров.
Что такое письмо с отказом?
Уведомление об отказе — это официальное письменное сообщение, информирующее кандидата о том, что его кандидатура на должность не была принята. Оно может быть отправлено в виде обычного письма, электронного письма или сообщения. система отслеживания соискателей Обычно это включает в себя благодарность за подачу заявки, решение и, при необходимости, информацию о будущих возможностях.
Термины “письмо об отказе”, “электронное письмо об отказе” и “сообщение об отказе” часто используются как синонимы, но различаются по степени формальности. Письмо об отказе обычно используется для кандидатов на более поздних этапах отбора или для кандидатов более высокого уровня. Электронное письмо об отказе является стандартным вариантом для массовый набор персонала. Сообщение об отказе часто представляет собой короткое, шаблонное сообщение, отправленное через сайт по поиску работы или систему управления кандидатами (ATS).
Когда следует отправлять письмо с отказом?
Не на каждом этапе найма требуется одинаковая реакция, и неправильный выбор времени — одна из самых распространенных жалоб кандидатов на качество обслуживания.
После проверки резюме, перед любым собеседованием.
В данном случае уместно короткое, шаблонное письмо. Кандидаты не ожидают персонализации на этом этапе, но кое-чего они всё же ожидают: молчание после подачи заявки неизменно оценивается как один из худших аспектов современного поиска работы.
После собеседования
Здесь требуется более тщательный подход. Кандидат вложил время, возможно, брал отпуск и сформировал определенные ожидания. Стандартный шаблон для массового обращения здесь будет восприниматься как пренебрежение этими вложениями. Даже короткое, чуть более личное сообщение заметно повлияет на восприятие отказа.
Для внутренних кандидатов
Это самый рискованный вариант. После прочтения этого письма человек останется вашим сотрудником. Тон здесь важнее, чем в любой другой ситуации, и стоит обсудить это с менеджером или отделом кадров одновременно с письменным уведомлением, а не вместо него.
Некоторые компании предпочитают вообще ничего не отправлять, особенно кандидатам на ранних этапах отбора, которые так и не прошли проверку человеком, часто потому, что система отслеживания кандидатов автоматически отсеивает их до того, как кто-либо увидит резюме.
Это распространенная практика, но все чаще она воспринимается как плохая, поскольку кандидаты обмениваются информацией в интернете о том, какие компании замыкают цикл обратной связи, а какие нет.
Как написать письмо с отказом (пошагово)
Хорошее письмо с отказом имеет предсказуемую структуру. Порядок так же важен, как и содержание: кандидаты читают первые две строки и решают, какие чувства вызовет остальная часть письма, еще до того, как дочитают абзац.
Шаг 1: Выразите кандидату личную благодарность.
Начните с благодарности за подачу заявки и, если кандидат проходил собеседование, за уделенное время. Укажите должность. Фраза “Спасибо за подачу заявки” звучит как общая формулировка; “Спасибо за то, что уделили время для собеседования на должность координатора по маркетингу” звучит как намеренное выражение благодарности. Это самый простой способ сделать стандартное письмо менее похожим на шаблонное.
Шаг 2: Четко изложите решение в начале письма.
Не стоит прятать решение под тремя абзацами вступительной части. Изложите его во втором или третьем предложении. Кандидаты сначала бегло просматривают текст, чтобы узнать результат; заставлять их искать его или читать сквозь поток любезностей в поисках “однако” создает ненужное беспокойство и воспринимается как уклончивость, а не как доброжелательность.
Шаг 3: Указывайте причину только в том случае, если это позволяет ваша политика.
Некоторые компании предоставляют конкретные отзывы; многие этого не делают по юридическим причинам и для обеспечения единообразия. Если ваш отдел кадров или юридический отдел не согласовали конкретный отзыв, используйте общее заявление, например: “Мы решили продолжить работу с кандидатом, опыт которого больше соответствует нашим текущим потребностям”, вместо того чтобы импровизировать причину на ходу.
Какую бы политику вы ни придерживались, применяйте ее последовательно. Несогласованные отзывы кандидатов являются распространенной причиной юридических проблем, поэтому стоит проконсультироваться с юристом или специалистом по кадрам, прежде чем окончательно утвердить стандартное сопроводительное письмо.
Шаг 4: Держите дверь открытой, но только там, где это действительно необходимо.
“Мы сохраним ваше резюме в нашей базе данных” — одна из самых недоверчивых фраз в сфере найма, в основном потому, что её редко подтверждают. Если вы действительно так считаете, если есть реальный кадровый резерв, вакансия через полгода или искренний интерес к возобновлению сотрудничества, скажите об этом конкретно (“мы хотели бы сохранить ваше резюме в нашей базе данных для вакансии в 3 квартале”). Если вы не имеете в виду ничего подобного, лучше вообще опустите эту фразу, а не используйте её как пустую фразу.
Шаг 5: Тепло попрощайтесь и пожелайте им всего наилучшего.
Короткая, искренняя заключительная фраза значит больше, чем пространная. “Желаем вам всего наилучшего в поиске работы” или “надеемся, наши пути еще пересекутся” — оба варианта подойдут. Цель — создать атмосферу теплоты, не обещая ничего лишнего.
Шаг 6: Проверка на точность указания имени и должности.
Это звучит очевидно, но это самая распространенная и самая неловкая ошибка в письмах с отказом, особенно когда они отправляются группе кандидатов через систему рассылки.
Отправка обращения “Уважаемый [Имя]” или указание неверной должности сводит на нет все усилия, вложенные в остальную часть письма, и кандидаты чаще, чем ожидают компании, делают скриншоты этих ошибок и публикуют их публично. Всегда сначала отправляйте себе тестовую версию письма, прежде чем отправлять его массово.
Шаблоны писем об отказе по сценариям
Выбор подходящего шаблона зависит от того, на каком этапе процесса отбора кандидат продвинулся. Универсальное сопроводительное письмо — самый быстрый способ заставить кандидата, прошедшего собеседование, почувствовать себя просто номером. Ниже представлены готовые шаблоны для каждого распространенного сценария.
Скопируйте, персонализируйте поля в скобках и настройте тон в соответствии с фирменным стилем вашей компании.
Отказ в приеме на работу (без собеседования)
Используйте это для кандидатов, отклоненных на этапе предварительного отбора по резюме, до начала личного общения. Будьте краткими: этот кандидат не ожидал личных отношений с вашей командой, поэтому краткость воспринимается как уважение, а не как холодность.
Тема: Обновленная информация о вашей заявке на должность [Название должности]
Уважаемый [имя кандидата],
Благодарим вас за подачу заявления на должность [Название должности] в [Название компании]. Мы ценим время, которое вы уделили отправке своего заявления.
После тщательного рассмотрения мы решили продолжить работу с другими кандидатами, чей опыт в большей степени соответствует нашим текущим требованиям.
Мы призываем вас подавать заявки на будущие вакансии, соответствующие вашему опыту, и желаем вам успехов в поиске работы.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
[Название компании]
Письмо об отказе после собеседования
Используйте этот метод после того, как кандидат прошел собеседование. Даже один предварительный звонок меняет ожидания. Тон должен отражать потраченное кандидатом время и, если это искренне, предлагать что-то более конкретное, чем общая версия заявки.
Тема: Обновленная информация о вашей заявке на должность [Название должности]
Уважаемый [имя кандидата],
Благодарим вас за уделенное время на собеседование на должность [Название должности] в [Название компании]. Нам было интересно узнать больше о вашем опыте работы в [обсуждаемые навыки/опыт], и мы ценим ваши усилия, приложенные к этому процессу.
После тщательного рассмотрения мы решили отдать предпочтение кандидату, чей опыт в большей степени соответствует нашим текущим потребностям. Это был конкурсный отбор, и принятое решение не отражает вашу квалификацию.
Мы хотели бы сохранить ваше резюме в нашей базе данных и связаться с вами, если в будущем появится вакансия, соответствующая вашему опыту. [Указывайте эту строку только в том случае, если это действительно так.]
Еще раз благодарим вас за проявленный интерес к [Название компании] и желаем вам успехов в поиске работы.
Теплые пожелания,
[Ваше имя]
[Название компании]
Примечание: ссылка в скобках на конкретный навык или тему разговора в шаблоне после собеседования не является необязательным дополнением. Это единственная деталь, которая отличает шаблон от стандартного письма в глазах кандидата.
Даже одно предложение, содержащее отсылку к фрагменту реального разговора, меняет восприятие отказа.
Письмо об отказе внутреннему кандидату
Это самый ответственный шаблон в этом руководстве. В отличие от внешнего кандидата, этот человек останется вашим сотрудником после прочтения. Он будет видеть успешного кандидата на совещаниях и, возможно, будет отчитываться перед ним.
И они запомнят, как был урегулирован этот вопрос, на всю оставшуюся карьеру. Это письмо ни в коем случае не должно быть единственным средством связи; оно должно следовать за прямым разговором с руководителем или отделом кадров, а не заменять его.
Тема: Обновленная информация о внутреннем приложении для [Должность]
Уважаемый [Имя сотрудника],
Благодарим вас за подачу заявки на должность [Название должности] и за беседы, которые мы провели в процессе отбора. Мы искренне ценим ваш интерес к профессиональному росту в [Название компании].
После тщательного рассмотрения мы решили рассмотреть кандидатуру другого претендента на эту должность. Это решение отражает конкретные потребности данной позиции на данный момент, а не вашу ценность для команды или ваш потенциал для роста в нашей компании.
Я хотел бы назначить время для прямого обсуждения этого решения и того, какие возможности или направления развития могут быть вам полезны в будущем. [Подтвердите, что это состоится; не добавляйте эту строку, если последующая встреча не запланирована.]
Еще раз благодарим вас за то, что вы предложили свою кандидатуру, [Имя сотрудника]. Мы ценим ваш вклад в [Название компании].
[Ваше имя]
[Должность менеджера/специалиста по кадрам]
Примечание: упомянутая выше последующая беседа не является необязательной. Внутренний отказ, отправленный только в письменной форме, без реального разговора, неизменно считается одним из самых быстрых способов потерять потенциально заинтересованного сотрудника.
Письмо об отказе в прохождении стажировки
Кандидаты на стажировку часто находятся в начале своей карьеры и иногда проходят свою первую стажировку. профессиональный отказ. Здесь уместен более теплый, ободряющий тон, но без скатывания к пустым банальностям.
Тема: Информация о статусе вашей заявки на стажировку в [Название компании]
Уважаемый [имя кандидата],
Благодарим вас за проявленный интерес к вакансии [Название стажировки] в [Название компании] и за время, потраченное на подачу заявки.
После тщательного рассмотрения мы отобрали других кандидатов, чей опыт и возможности более точно соответствуют требованиям этой стажировки. Это был конкурсный отбор с большим количеством сильных претендентов.
Мы призываем вас подавать заявки на будущие стажировки или вакансии начального уровня в нашей компании и желаем вам дальнейших успехов в учебе и карьере.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
[Название компании]
Отказ сотрудника от предложения о работе (особая ситуация, связанная с отзывом предложения о работе)
Этот шаблон охватывает менее распространенный, но более деликатный сценарий: кандидат, которому впоследствии было сделано предложение о работе (например, из-за неудачной проверки биографических данных, изменения бюджета или проблем с рекомендациями), или действующий сотрудник, которому было отменено предложение о переводе внутри компании.
Поскольку ожидания были определены еще на этапе предложения, прозрачность здесь важнее, чем в любом другом шаблоне. Расплывчатые формулировки вызовут дополнительные вопросы, на которые вы должны быть готовы ответить напрямую.
Тема: Важное обновление относительно вашего предложения о работе на должность [Название должности]
Уважаемый [имя кандидата],
Обращаюсь к вам по поводу вашего предложения о работе на должности [Название должности] в [Название компании]. В связи с [конкретная, уважительная причина, например, изменение потребностей бизнеса, бюджетные ограничения], мы больше не можем рассматривать это предложение.
Мы понимаем, что это неприятная новость, особенно на данном этапе процесса, и приносим искренние извинения за любые неудобства, которые это может вызвать.
[Если применимо: Мы хотели бы обсудить дальнейшие шаги, включая любую необходимую поддержку, которую мы можем предложить.]
Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам с любыми вопросами.
Искренне,
[Ваше имя]
[Название компании]
Электронное письмо с отказом против письма с отказом: когда использовать каждый из них.
В неформальной беседе слова “письмо” и “электронная почта” часто используются как синонимы, но на практике эти два формата выполняют несколько разные функции.
| Электронное письмо с отказом | Письмо об отказе | |
| Формальность | Стандартный, эффективный | Немного более формальный |
| Скорость | Отправляется быстро, часто по шаблону. | Иногда составлено более обдуманно. |
| Типичный сценарий использования | Массовый набор персонала, отказы на ранних этапах, рабочие процессы, основанные на системах автоматического отбора кандидатов (ATS) | Руководящие должности, формальные или традиционные отрасли, внутренние кандидаты |
На практике сегодня большинство компаний используют электронную почту для обработки подавляющего большинства отказов. Это быстрее, позволяет отслеживать информацию и является ожидаемым способом. Физическое или более официальное письмо теперь в основном используется для назначения на руководящие должности, в высокоформальных отраслях (юридические, государственные, научные круги) или в ситуациях, когда компания хочет, чтобы подписанный документ имел дополнительный вес.
Краткий шаблон письма с отказом:
Тема: Обновленная информация о вашей заявке на должность [Название должности]
Привет [Имя кандидата],
Благодарим вас за подачу заявки на должность [Название должности] в [Название компании]. После рассмотрения всех заявок мы приняли решение продолжить работу с другими кандидатами.
Мы ценим ваш интерес к [Название компании] и призываем вас подавать заявки на будущие вакансии, соответствующие вашему опыту.
Лучший,
[Ваше имя]
Здесь намеренно используется более непринужденный тон, чем в приведенных выше шаблонах писем: короткие предложения, обращение по имени, отсутствие формального оформления фирменного бланка. Это уместно для электронной почты; в печатном письме это выглядело бы неуместно.
Отказ, отрицание и письмо с сожалением: это одно и то же?
В основном, да, хотя в использовании слов наблюдаются некоторые региональные и отраслевые различия.
“Отказ в приеме на работу” часто используется, когда компания отклоняет заявку кандидата, предложение поставщика или запрос на партнерство. Это наиболее широкое из трех понятий и не ограничивается только приемом на работу.
“Термин ”письмо об отказе“ встречается в контекстах, схожих с термином ”отказ», иногда с несколько более формальным или бюрократическим подтекстом (отказы в кредитах, отказы в пособиях и отказы в приеме на работу используют схожие формулировки).
“Письмо с извинениями” чаще используется в Великобритании, академической среде и некоторых международных компаниях, занимающихся наймом персонала. Классическая вступительная фраза, от которой происходит этот термин, звучит так: “С сожалением сообщаем вам”.
Функционально все три шаблона следуют той же структуре, что и описанные ранее: благодарность, принятие решения, (при желании) пояснение, теплое заключение. Если вы ищете шаблон “письма об отказе в приеме на работу” или “письма с сожалением”, шаблоны, уже представленные в этом руководстве, подойдут вам. Просто скорректируйте терминологию в соответствии с предпочтительной формулировкой вашей компании или отрасли.
Распространенные ошибки, которых следует избегать
Большинство жалоб на письма с отказом связаны с небольшим набором повторяющихся ошибок:
- Стандартный, массовый тон. Отправка одного и того же шаблона кандидату, прошедшему собеседование три раза, воспринимается как пренебрежительное отношение к его усилиям. Подберите тон и детали в соответствии с тем, насколько далеко он продвинулся.
- Задержка с уведомлением. Кандидаты, которые ждут ответа неделями, особенно после собеседования, гораздо чаще делятся негативными впечатлениями в публичном пространстве. Отправляйте отказ сразу после принятия окончательного решения, а не после завершения всех административных процедур.
- Неправильное имя или должность кандидата. Самая распространенная ошибка при массовой рассылке писем. Она сводит на нет все усилия, предпринятые при подготовке письма, и кандидаты делают скриншоты таких ошибок чаще, чем ожидают компании.
- Чрезмерные обещания при последующих контактах. Фразы типа “Мы сохраним ваше резюме в нашей базе данных” или “Мы свяжемся с вами по поводу будущих вакансий”, сказанные без намерения выполнить обещанное, являются одними из самых ненадежных в процессе найма. Если это не соответствует действительности, лучше воздержаться от таких заявлений.
- Решение завуалировано корпоративным «водоемким» текстом. Три абзаца любезностей перед фактическим результатом заставляют кандидатов искать ответ и выглядят уклончиво. Необходимо четко и в начале изложить решение.
- Никаких разговоров с внутренними кандидатами или кандидатами, проходящими поздний этап отбора. Одно лишь письменное письмо без сопроводительного разговора — один из самых быстрых способов подорвать доверие к человеку, который вложил в вас значительное время или который остается вашим сотрудником после этого.
Часто задаваемые вопросы об отказе в приеме на работу
Присылают ли компании письма с отказом после собеседования?
В большинстве случаев ответ приходит в течение недели, хотя сроки и формат могут сильно различаться. Компании, уделяющие большое внимание опыту кандидатов, обычно отвечают в течение недели после принятия окончательного решения; некоторые небольшие компании или компании с большим объемом найма не достигают этого срока, что является распространенной причиной недовольства кандидатов.
Какой должна быть тема письма с отказом?
Лучше использовать нейтральный и ясный тон, не раскрывая новость в самой теме письма. Хорошо подойдет что-то вроде “Обновление информации по вашей заявке на [должность]”. Избегайте тем, которые раскрывают результат до того, как кандидат откроет письмо, так как это может показаться резким.
Через сколько времени после собеседования следует отправить письмо с отказом?
В течение одной-двух недель после принятия окончательного решения о найме — это разумный стандарт. Отправить его раньше, когда решение действительно будет принято, как правило, лучше, чем затягивать. Молчание обычно воспринимается хуже, чем быстрый отказ.“
Невежливо ли не отправить письмо с отказом?
Всё чаще это рассматривается как ненадлежащая практика, особенно в отношении кандидатов, дошедших до этапа собеседования. Частичное исключение составляют кандидаты на ранних этапах, которые автоматически отфильтровываются системой отслеживания заявок до проведения какой-либо проверки человеком, хотя даже в этом случае автоматическое подтверждение сегодня считается базовым требованием.
Заключительные мысли о написании писем с отказом
Отказ в приеме на работу — это небольшой документ, который имеет огромное значение. Зачастую это последнее впечатление, которое кандидат получает о вашей компании, и то, как вы с ним обращаетесь, определяет, подаст ли он заявку повторно, порекомендует ли других или просто тихо уйдет.
Шаги и шаблоны, представленные в этом руководстве, не предназначены для добавления новых процессов в ваш рабочий процесс найма. Они направлены на то, чтобы убедиться, что уже существующий процесс обеспечивает такое же бережное отношение к людям, какое вы бы хотели видеть, если бы роли поменялись местами.
Независимо от того, отправляете ли вы короткое электронное письмо после предварительного просмотра резюме или более обдуманное письмо кандидату, прошедшему несколько собеседований, основные принципы остаются неизменными: будьте ясны, будьте своевременны и честны.
Начните с приведенных выше шаблонов, адаптируйте их под стиль вашей компании и обновляйте по мере развития процесса найма. Написание продуманного письма с отказом занимает совсем немного времени, но оно может оставить неизгладимое положительное впечатление еще долго после того, как вакансия будет заполнена.
Если это руководство оказалось для вас полезным, подпишитесь на наш блог Больше ресурсов по вопросам найма и управления персоналом. Присоединяйтесь к нам! Сообщество Facebook чтобы общаться с другими специалистами по управлению персоналом и делиться своим опытом найма сотрудников.
