对于大多数求职者来说，招聘流程的最终结果都一样：没有收到录用通知。你如何告知求职者这一消息，对你的雇主品牌塑造至关重要。 招聘页面 确实如此。一封写得不好的拒绝信会让你失去未来的求职者、客户或推荐人。一封写得好的拒绝信只需花费你五分钟，却能保护这三者。.
本指南将详细介绍什么是拒绝信、何时发送拒绝信、撰写拒绝信的具体步骤，以及适用于各种招聘场景的现成模板：申请后、面试后、内部候选人和实习生。.
什么是拒稿信？
拒绝信是正式的书面通知，告知求职者其未被选中担任该职位。拒绝信可以以纸质信件、电子邮件或短信的形式送达。 申请人跟踪系统 通常包括感谢申请、决定以及（在适当情况下）关于未来机会的说明。.
“拒绝信”、“拒绝邮件”和“拒绝信息”这几个词经常被混用，但它们的正式程度有所不同。拒绝信通常用于后期或资深候选人。拒绝邮件则是标准的…… 大量招聘. 拒绝信息通常指的是通过招聘网站或ATS系统发送的简短的模板化信息。.
何时发送拒绝信
招聘的每个阶段都需要不同的回应方式，而把握时机是求职者体验中最常见的抱怨之一。.
简历筛选之后，面试之前
简短的模板邮件即可。求职者在这个阶段并不期待个性化的回复，但他们确实希望有所收获：投递简历后杳无音信一直被认为是现代求职过程中最糟糕的体验之一。.
面试之后
这需要更加谨慎。求职者投入了时间，可能还请了假，并且抱有一定的期望。如果使用千篇一律的模板，会显得对求职者的投入不屑一顾。即使是一封简短而略带个人特色的信，也能显著改善求职者对拒绝的接受程度。.
针对内部候选人
这是风险最高的版本。如果对方读了这封信，他/她就无法继续留任。在这种情况下，语气比任何其他情况都重要，而且应该在发出书面通知的同时，与经理或人力资源部门进行一次谈话，而不是用谈话代替书面通知。.
有些公司选择完全不发送任何信息，特别是对于早期阶段的申请人，他们甚至从未经过人工审核，这通常是因为申请人跟踪系统在任何人看到简历之前就自动将他们筛选掉了。.
这种情况很常见，但随着求职者在网上交流哪些公司会完成面试流程、哪些公司不会完成面试流程，这种做法正日益被视为不良做法。.
如何撰写拒绝信（分步指南）
一封好的拒信遵循一定的结构。顺序与内容同样重要：求职者在读完前两行后，就会对整段内容有所预判。.
第一步：明确感谢候选人
首先感谢他们的申请，如果他们参加了面试，也感谢他们抽出时间。然后写明职位名称。“感谢您的申请”显得过于笼统；“感谢您抽出时间参加市场协调员职位的面试”则显得更加用心。这是让一封普通的感谢信显得不那么生硬的关键所在。.
第二步：在信函开头就明确传达决定。
不要用三段冗长的开场白来掩盖关键信息。最好在第二句或第三句就明确表态。考生首先会浏览全文寻找结果；让他们费力寻找，或者透过冗长的客套话寻找“但是”，只会造成不必要的焦虑，而且显得闪烁其词，而非真诚友好。.
第三步：仅在政策允许的情况下才给出理由
有些公司会分享具体的反馈意见；但出于法律和一致性方面的考虑，很多公司不会这样做。如果你的人力资源或法务团队没有批准具体的反馈意见，那么最好使用类似“我们决定选择一位经验更符合我们当前需求的候选人”这样的笼统说法，而不是临时编造理由。.
无论你的政策是什么，都要始终如一地执行。对不同候选人提供不一致的反馈意见是常见的法律风险来源，因此在最终定稿之前，最好咨询法务或人力资源顾问。.
第四步：保持开放心态，但只在真诚的交流中开放。
“我们会将您的简历存档”是招聘中最不可信的短语之一，主要是因为很少有人会兑现承诺。如果您是真心实意，并且确实有合适的候选人，或者六个月后有空缺职位，又或者您真心希望与您保持联系，那么请明确说明（例如，“我们希望将您的简历存档，以便在第三季度有空缺职位时与您联系”）。如果您并非真心实意，那就完全省略这句话，而不是把它当作填充词。.
第五步：热情地结束并祝他们一切顺利
简短真诚的结尾语比冗长的结尾语更有效。“祝您求职顺利”或“希望我们以后有机会再见面”都是不错的选择。关键在于表达热情，而不是做出过多的承诺。.
第六步：校对姓名和职务是否准确
这听起来显而易见，但这却是拒绝信中最常见、最令人尴尬的错误，尤其是在通过邮件合并发送给一批候选人时。.
发送“亲爱的[名字]”或使用错误的职位名称会毁掉信件其他部分的所有用心，而且求职者截屏这些错误并公开分享的频率远超公司预期。批量发送信件时，务必先给自己发送一份测试版本。.
按场景分类的拒绝信模板
合适的模板取决于候选人在招聘流程中的进展程度。千篇一律的模板只会让面试候选人感觉自己只是个数字。以下是针对各种常见情况的现成模板。.
复制并个性化括号内的字段，并调整语气以符合贵公司的风格。.
一般申请被拒（不面试）
将此方法用于简历筛选阶段被淘汰的候选人，即在进行任何面对面交流之前。务必言简意赅：这位候选人尚未对您的团队建立任何私人关系的预期，因此简洁的措辞会显得尊重而非冷漠。.
主题：关于您申请[职位名称]的最新进展
亲爱的[候选人姓名]，
感谢您申请[公司名称]的[职位名称]职位。感谢您抽出时间提交申请。.
经过仔细审查，我们决定选择其他候选人，他们的经验更符合我们目前的需求。.
我们鼓励您申请未来与您的背景相符的职位空缺，并祝您求职顺利。.
此致，
[你的名字]
[公司名称]
面试后拒信
面试结束后再使用这个方法。即使只是一次筛选电话，也会改变求职者的预期。语气应该感谢他们投入的时间，并且如果真诚，可以提供比通用申请表更具体的建议。.
主题：关于您的[职位名称]申请的最新进展
亲爱的[候选人姓名]，
感谢您抽出时间参加[公司名称]的[职位名称]面试。我们很高兴了解您在[具体技能/经验]方面的背景，并感谢您为面试过程付出的努力。.
经过慎重考虑，我们决定选择一位经验更符合我们当前需求的候选人。这是一次竞争激烈的招聘过程，最终的决定并非否定您的资历。.
我们希望将您的简历存档，如果未来有适合您背景的职位空缺，我们会与您联系。[请仅在确有此意时添加此行。]
再次感谢您对[公司名称]的关注，祝您求职顺利。.
温暖的问候，
[你的名字]
[公司名称]
注意：面试后模板中用括号括起来的具体技能或谈话主题并非可有可无的填充内容。在求职者眼中，正是这个细节将模板与格式化的求职信区分开来。.
即使只是引用对话中的一句话，也会改变拒绝的效果。.
内部候选人拒绝信
这是本指南中风险最高的模板。与外部候选人不同，阅读此模板的人仍是您的员工。他们会在会议上见到最终录用的候选人，并且可能向其汇报工作。.
他们会在任职期间一直记住公司是如何处理这件事的。这封信绝不应该是唯一的沟通方式；它应该在与经理或人力资源部门直接沟通之后或作为补充，而不是取代直接沟通。.
主题：[职位名称]内部申请的最新进展
尊敬的[员工姓名]：,
感谢您申请[职位名称]职位，也感谢您在整个申请过程中与我们进行的交流。我们衷心感谢您对在[公司名称]发展的兴趣。.
经过慎重考虑，我们决定选择另一位候选人来担任此职位。这一决定反映了该职位目前的实际情况，并不代表您对团队的价值或您在此的发展潜力不足。.
我想安排时间直接和您谈谈这个决定，并探讨一下您未来可能适合的发展方向或机会。[确认此事是否成行；除非确实安排了后续谈话，否则不要包含此行。]
[员工姓名]，再次感谢您毛遂自荐。我们非常重视您对[公司名称]的贡献。.
[你的名字]
[经理/人事职位]
注意：上文提到的后续沟通并非可有可无。仅以书面形式发出内部拒绝通知，而没有进行真正的沟通，通常被认为是导致一位原本积极投入的员工离职的最快途径之一。.
实习拒绝信
实习生通常处于职业生涯早期，有时正经历他们的第一份工作。 专业拒绝. 这里应该采用稍微热情一些、鼓励性的语气，但不要落入空洞的陈词滥调。.
主题：关于您[公司名称]实习申请的最新进展
亲爱的[候选人姓名]，
感谢您对[公司名称]的[实习职位名称]职位感兴趣，并感谢您在申请过程中投入的时间。.
经过仔细筛选，我们选择了其他候选人，他们的经验和时间安排更符合本次实习的要求。这是一次竞争激烈的遴选过程，有很多优秀的申请者。.
我们鼓励您申请我公司未来的实习或入门级职位，并祝愿您在学习和事业上继续取得成功。.
此致，
[你的名字]
[公司名称]
发出录用通知后/员工拒绝录用（撤回录用通知的特殊情况）
此模板涵盖了一种不太常见但更为敏感的情况：候选人的录用通知后来被撤回（例如，由于背景调查失败、预算变更或推荐信问题），或者现有员工的内部调动录用通知被撤销。.
由于在发出聘用通知时双方已经设定了预期，因此透明度在这里比任何其他模板都更为重要。含糊不清的措辞会引发后续问题，您应该准备好直接回答这些问题。.
主题：关于您[职位名称]录用通知的重要更新
亲爱的[候选人姓名]，
我联系您是关于您之前提供的[公司名称]的[职位名称]职位。由于[具体、诚实的理由，例如业务需求变化、预算限制]，我们无法继续推进这项录用。.
我们理解这令人失望的消息，尤其是在流程的这个阶段，对于由此造成的任何不便，我们深表歉意。.
【如适用：我们希望讨论后续步骤，包括我们可以提供的任何相关支持。】
如有任何疑问，请随时联系我们。.
真挚地，
[你的名字]
[公司名称]
拒绝邮件 vs. 拒绝信：何时使用哪种方式
在日常对话中，“信件”和“电子邮件”这两个词经常被交替使用，但实际上这两种格式的用途略有不同。.
| 拒绝邮件 | 拒信 | |
| 形式 | 标准、高效 | 略微正式一些 |
| 速度 | 发送迅速，通常使用模板。 | 有时是经过深思熟虑后起草的 |
| 典型用例 | 大量招聘、早期筛选、ATS驱动的工作流程 | 高级职位，正规或传统行业，内部候选人 |
实际上，如今大多数公司都使用电子邮件来发送绝大多数的拒绝信。这种方式速度更快、可追踪，而且也在人们的预期之内。纸质或措辞更正式的信函现在主要用于高层领导的招聘、高度正式的行业（例如法律、政府、学术界），或者公司希望通过签字文件来增加正式性的情况。.
简短的拒信模板：
主题：关于您的[职位名称]申请的最新进展
嗨 [候选人姓名]，
感谢您申请[公司名称]的[职位名称]职位。在审核所有申请后，我们决定选择其他候选人。.
感谢您对[公司名称]的关注，我们鼓励您申请未来与您的背景相匹配的职位。.
最好的，
[你的名字]
这里的语气特意比上面的信件模板更随意一些：句子更短，称呼对方的名字，没有正式的信头。这适合电子邮件；如果用在打印的信件中就显得不合时宜了。.
拒绝信、否认信和后悔信：它们是一回事吗？
总体而言，是的，但在某些地区和行业中，该词的使用会有所不同。.
“拒绝信”通常用于公司拒绝候选人的申请、供应商的投标或合作请求。它是这三个术语中最宽泛的一个，并非仅限于招聘。.
“拒绝信”在与“拒绝”类似的语境中出现，有时带有更正式或官僚的含义（贷款拒绝、福利拒绝和工作拒绝都使用类似的措辞惯例）。.
“拒信”在英国、学术界和一些国际招聘场合更为常见。“我们很遗憾地通知您”是该术语的经典开场白。.
从功能上看，这三封信都遵循之前提到的相同结构：感谢、决定、可选的解释、热情结尾。如果您正在寻找“求职拒绝信”或“遗憾信”模板，本指南中提供的模板可以直接使用。只需根据贵公司或行业的常用措辞调整用语即可。.
要避免的常见错误
大多数拒信投诉都可以追溯到一些反复出现的小错误：
- 千篇一律的群发式邮件。对面试了三次的候选人发送完全相同的模板，会显得对他们的努力不屑一顾。邮件的语气和内容应该根据候选人的面试进展情况而定。.
- 延迟通知。求职者如果等待数周才收到回复，尤其是在面试之后，更有可能公开表达负面情绪。一旦决定最终确定，就应该立即发出拒绝信，而不是等到所有其他行政手续都办妥之后。.
- 候选人姓名或职位错误。这是批量发送或邮件合并发送中最常见的错误。它会抵消邮件中其他所有努力，而且候选人截屏这些错误的频率也远超公司的预期。.
- 过度承诺后续跟进。“我们会保留您的简历”或“我们会联系您，以便将来有合适的职位空缺”，如果说出口却没有任何实际行动，这是招聘中最不可信的措辞之一。如果不是真心实意，就不要说。.
- 将决定隐藏在冗长的客套话中。在公布最终结果前用三段客套话，迫使候选人费力寻找答案，显得闪烁其词。应该尽早明确地公布决定。.
- 内部候选人或后期候选人无需进行任何沟通。仅凭一封书面信函，而没有后续的沟通，是迅速破坏求职者信任的最快途径之一，尤其对于那些投入大量时间精力或之后仍留在公司的员工而言。.
关于拒信的常见问题
公司会在面试后发送拒绝信吗？
大多数公司都会回复，但回复的时间和形式差异很大。注重候选人体验的公司通常会在最终决定做出后一周内回复；一些规模较小的公司或招聘量较大的公司则未能做到这一点，这常常令候选人感到沮丧。.
拒绝邮件的主题行应该怎么写？
保持邮件主题中立清晰，不要直接在主题中透露结果。例如，“您的[职位名称]申请进展更新”这样的标题就很好。避免在候选人打开邮件之前就透露结果，因为这会让人感觉很突兀。.
面试后多久应该发出拒绝信？
在最终录用决定做出后的一到两周内发出通知是一个合理的标准。一旦决定真正敲定，尽早发出通知通常比拖延更好。沉默往往比直接说“不”更令人反感。”
不发拒绝信是不是很失礼？
这种做法越来越被视为不良做法，尤其对于进入面试阶段的候选人而言。早期申请者在未经人工审核之前就被申请人追踪系统自动筛选掉，这算是一个例外，但即便如此，如今自动确认也被视为一项基本要求。.
关于撰写拒稿信的最后思考
拒绝信虽然篇幅不长，但分量却很重。它往往是求职者对贵公司留下的最后印象，而您如何处理这封信，将直接影响他们是否会再次申请、推荐他人，还是就此悄然离开。.
本指南中的步骤和模板并非旨在为您的招聘流程增加更多步骤，而是为了确保您现有的流程能够以您期望的方式对待应聘者，就像您角色互换时希望他们受到的关怀一样。.
无论你是简历筛选后发送一封简短的电子邮件，还是给一位通过多次面试的候选人发送一封经过深思熟虑的信件，基本原则都是一样的：清晰、及时、诚实。.
先从上面的模板入手，根据贵公司的风格进行调整，并随着招聘流程的改进不断更新。一封措辞得体的拒绝信撰写起来花费的时间并不多，但却能在职位空缺填补后，留下持久而积极的印象。.
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