プレボーディングとは？新入社員が必ず実行すべき 7 つのステップ

人事担当者なら誰でも、新入社員を見つけてすぐに採用活動を始めることが大きな成果であることを知っています。それでも、 計画的な事前搭乗戦略を組み込む プロセスに組み込むことで、さらに簡単にすることができます。統計によると、徹底した事前搭乗プロセスにより、 新規採用者の定着率を最大82%向上. 

新入社員向けのプレボーディング手順を開始する準備ができているなら、ここは最適な場所です。今日は、プレボーディング プロセスを導入する必要がある理由、手順、そして最も重要な、プレボーディング プロセスから得られるメリットについて説明します。早速始めましょう。

現在の状況とその重要性を理解していただくために、最新の搭乗前統計を見てみましょう。 

👉 世界クラスの組織は 53%は事前搭乗を提供する可能性が高い 活動。 

👉 64%の新入社員 搭乗前の経験はありません。 

👉 事前の入社体験を提供しない企業は多くのメリットを逃し、採用者が増える可能性が高くなります 最初の6か月間の休暇 仕事の。 

👉 成功するチームは 53%が先行搭乗する可能性が高い 新入社員。

プレボーディングとオンボーディング: 基本を知る

多くの場合、プレボーディングとオンボーディングは同じものだと考えられています。しかし、そうではありません。この 2 つには明確な違いがあります。プレボーディングの必須ステップについて詳しく説明する前に、プレボーディングとオンボーディングの違いを見てみましょう。

プレボーディングとは何ですか?

企業が実施する手順 雇用契約書に署名する候補者と 彼らの仕事の初日はプレボーディングと呼ばれます。これは新入社員向けのオリエンテーションとして機能し、企業、企業文化、同僚について教育します。人事部門は、プレボーディング中に保険、税金、健康と安全に関する申告を含む新入社員の書類を管理します。

オンボーディングとは何ですか?

の オンボーディングプロセス 新入社員研修は、新入社員を会社に溶け込ませるために設計された構造化されたプログラムです。新入社員が新しい役割に慣れ、会社の文化を理解し、組織の生産的なメンバーになるための支援を目的としたいくつかの段階と活動が含まれます。従業員が組織で最初の日を迎えた瞬間から、オンボーディング プロセスが始まります。

事前搭乗手続きが終了すると、通常、オンボーディング プロセスは次の手順で開始されます。

1. 歓迎、紹介、書類記入などの初日オリエンテーション。

2. 必要な機器（ラップトップ、電話）、アクセス資格情報（電子メール、ソフトウェア）、およびワークスペースのセットアップの提供。

3. 職務、期待、パフォーマンス指標に関する詳細な概要を共有します。

4. より経験豊富な従業員とペアを組み、順応を助け、継続的なサポートを提供します。

5. 質問に対応し、進捗状況を確認するために上司との会議をスケジュールします。

6. 進行中のプロジェクトとチームの動向を理解するためにチーム会議に参加します。

7. 人間関係を構築するために、チームビルディング活動や社交的な交流に参加する機会を提供します。

オンボーディングとプリロードの主な違い

プリローディングとは、新入社員の入社に備え、新入社員が初日から仕事に取り組めるよう、すべてのロジスティクスと管理タスクが完了していることを確認することです。一方、オンボーディングは、新入社員を会社に完全に溶け込ませ、役割を成功させるための準備を整えることを目的とした、より広範で長期的なプロセスです。

従業員の事前入社の主なメリット

新入社員を雇用し準備するプロセスであるプレボーディングは、従業員と組織の両方にいくつかの重要な利点とメリットをもたらします。主な利点は次のとおりです。

従業員の視点から見たメリット

1. 不安を軽減し、自信を高める

新入社員は、会社、自分の役割、期待される成果に関する情報を受け取ることで、新しい仕事を始める準備がより整い、不安が軽減されます。明確なコミュニケーションと最初の関わりにより、新入社員は自信と歓迎を感じ、スムーズな移行が可能になります。

2. スムーズな移行を確実にする

必要な書類を事前に作成し、アカウントを設定しておくことで、新入社員は初日から管理業務ではなく自分の役割に集中できます。自分の責任と企業文化を事前に理解しておくことで、新入社員は期待を一致させ、混乱の可能性を減らすことができます。

3. 新しい文化への関与を高める

チームや会社との早期の交流は帰属意識と関与を育み、新入社員は入社前から評価されていると感じます。早い段階で組織の一員であると感じることで、新入社員の新しい役割に対するモチベーションと熱意を高めることができます。

雇用主の視点からのメリット

1. 組織の生産性を高める

新入社員が書類手続きを開始し、ITセットアップがすでに完了している場合は、すぐに職務に貢献し始めることができ、全体的な生産性が向上します。事前のボーディングにより、より組織的で集中的な オンボーディングプロセス最初の数日間は、管理タスクではなく、役割固有のトレーニングと統合に専念できます。

2. 従業員の定着率を向上させる

適切に実施された入社前プロセスは、好印象を与え、入社前に中退したり、新入社員が考え直したりする可能性を減らします。新入社員を早期に引き込むことで、会社に対する忠誠心とコミットメントが高まり、定着率の向上につながります。

3. オンボーディングプロセスの合理化

プレボーディングは、管理タスクと準備タスクを前倒しすることで、オンボーディング プロセス全体を合理化するのに役立ちます。これにより、より構造化された効率的なオンボーディング フェーズが可能になります。管理タスクがなくなるため、オンボーディングでは、従業員の長期的な成功に不可欠な文化的同化とチーム統合に重点を置くことができます。

4. コスト削減の支援

プレボーディングは、定着率を向上させ、早期退職の可能性を減らすことで、代わりの人材の採用とトレーニングに関連するコストの削減に役立ちます。効率的に組織化されたプレボーディングは、採用後の最初の数日間にロジスティックスの問題の処理に費やされる時間とリソースを節約できます。

5. 雇用主のブランドと評判を高める

入社前のポジティブな体験は、組織的で、歓迎的で、従業員中心の会社としてアピールし、強力な雇用主ブランドに貢献します。これにより、将来的に優秀な人材を引き付けることができます。満足した新入社員は、自分の体験について肯定的に話す可能性が高く、会社の支持者となり、求人市場での評判を高めます。

プリロードを成功させるための HR ガイド: 必ず従うべき 7 つのステップ

新入社員に自分の役割と組織に関して安心感と自信を与えるには、入社前のプロセスを作成する必要があります。私たちはトップ企業の入社前の手順を分析し、必要な手順をすべてまとめました。 

事前入社プロセスを確立する際には、次の手順を実行することで従業員の定着率に大きな違いが生まれます。確認してみましょう。

1. コミュニケーション手段を設定する: ウェルカムメール

組織の構造と文化に応じて、入社前のコミュニケーション手段を選択する必要があります。電子メール、手紙、ビデオ通話などを使用できます。最も一般的で効果的なコミュニケーション手段は電子メールです。歓迎のメールから会話を開始できます。 

第一印象は人々の記憶に残るため、新しい連絡先に心のこもった歓迎メールを送信すると、好印象が育まれ、定着率が向上します。情報を広め、新入社員に会社の文化を知ってもらうためのもう 1 つの優れた方法は、歓迎メールです。

プリロードのベストプラクティス例

ウェルカム メールで何を送ればよいでしょうか? ここでは、他の場所から得た、入社前のベスト プラクティス サンプルをいくつか紹介します。 

💡オフィスの CXO による温かい歓迎ビデオを作成し、電子メールで共有します。すべての部門で使用できるように、一般的なトーンを維持します。

💡会社のオーナーや CEO がオンライン ウェルカム カード テンプレートを作成し、メールで送信します。これにより、新入社員に帰属意識が生まれます。 

💡特典やメリット、組織の日常生活を紹介するランディング ページやビデオについて言及したメールを作成します。

2. メンターまたはバディを設定し、チームに紹介する

新入社員が一緒に働くチームや上司について、早期に説明を怠ることは、中小企業やスタートアップ企業の大多数が犯すミスです。新入社員が仕事を始める前に説明を行えば、新入社員はより安心して、あまり圧倒されずに済みます。仕事を始める前に、現社員の仕事を観察することで成功を収める人はたくさんいます。 

したがって、新入社員のメンターとして働く意思のあるチーム メンバーを特定することを検討してください。そのため、プレボーディングの 2 番目のステップでは、そのメンバーを上司や他のチーム メンバーなどに紹介します。メンターまたはバディを設定し、そのメンバーについて言及することは非常に歓迎されます。

プリロードのベストプラクティス例

組織内でプレボーディングの 2 番目のステップを実行する最も一般的な方法を確認しましょう。 

💡 メンター、上司、チームメンバーの名前、画像、仕事用メール、その他の連絡方法をメールに記載します。

💡ソーシャル プロファイル ハンドラーも共有できます。これにより、新入社員は簡単に接続して確認できるようになります。

💡または、ビデオを作成するのが常に良い方法です。

3. 就職前の書類と初日に持参するものを共有する

どの組織でも、学歴証明書、NOC、従業員経験、国民ID、パスポートなどの書類を提出することが義務付けられています。また、一部の企業では、NDAやその他の種類の書類に署名を求められます。オンボーディングプロセス中に面倒になったり、時間がかかったりします。そのため、書類リストと、オフィスが提供しないもののリストを共有し、自分で持参する必要があることを伝えることが重要です。

プリロードのベストプラクティス例

ここでは、あなたの組織でも実践できる、入社前の最適な実践方法を紹介します。

💡公開オンラインドキュメントを作成し、新入社員と共有します。

💡 社内のナレッジ ベースにセクションを設け、それを新入社員と共有することができます。 

💡 初日に必ず持参する必要があるもののインフォグラフィックや画像を提供できます。

4. 必須リソースと仕事のガイドラインを広める

できるだけ多くの応募者を引き付けるために、求人情報を投稿する際は、できるだけ一般的で曖昧なものにするよう努めています。また、専門的な職務の場合は、通常、より多くの知識が必要です。新入社員に必要なリソースのリストと実際の職務内容を送信して、実際の労働力に備えることができます。

プリロードのベストプラクティス例

これらのベストなプレボーディングプラクティスをあなたの会社に実装する方法を確認してください。

💡 実際の職務内容を簡単に説明するフローチャートを作成できます。 

💡 新入社員が使用するツールのリストを作成します。

💡 新入社員に、新しい役割に備えるのに役立つ一連の本を勧めます。

5. 初日のオンボーディングアジェンダの草案

新入社員の初日は、常に重要かつ正確です。予定通りに予定通りに実行するには、一日の活動全体を文書化し、新入社員と共有します。事前に計画を立てることは、スムーズな業務遂行に不可欠です。 オンボーディングプロセス 新入社員にとっては、複数の社員が積極的に参加することになります。これは、新入社員にとって初日とその後のオンボーディングをスムーズにするための鍵となります。

プリロードのベストプラクティス例

上位の例を使用して、この事前搭乗手順をより効率的にする方法を見てみましょう。 

💡 普遍的な HR コンポーネントから始めて、新入社員のオンボーディングのプロセス マップを作成します。マネージャーやその他の関係者のための時間枠も必ず確保してください。

💡 新入社員のオンボーディングプロセスに関与するすべての個人とその参加レベルを列挙します。関係者全員の一致を確保するために会議を開催します。

💡上司やその他の関係者に時間枠を選択してもらい、オンボーディング プロセスに貢献してもらいます。

6. 30-60-90日プランの作成を支援する

3ヶ月プラン、または 30-60-90日プランは、新入社員が新しい役割と職場に適応するのを支援できます。期待、手順、企業文化に関する構造とガイダンスを提供します。人事部門は、この 30-60-90 プロセスを促進する上で重要な役割を果たします。人事マネージャーは、新入社員が独自の計画を起草してマネージャーに提示するために必要な重要な支援を提供できます。こうすることで、新入社員は入社前に影響力を発揮し始めることができます。

プリロードのベストプラクティス例

ここでは、事前搭乗の実践として実行できる、一般的な 30、60、90 日プランの例をいくつか示します。

💡30-60-90 日プランの既製のテンプレートを新入社員と共有します。 

💡新入社員に自分で計画を作成し、それから意見を提供するように指示します。 

💡プレボーディング プロセスの一環として、マネージャーに 30 日、60 日、または 90 日の計画を新入社員と共有し、プレボーディングのタイムラインに従って準備しておくように通知します。

7. 採用に関するフィードバックを収集し、連絡を取り合う

スタッフに意見を求めることで、採用プロセスに関する新たな洞察を得ることができ、採用プロセスを改善できます。アイデアを表明し、評価されていると感じることで、新入社員はさらなる信頼関係と連帯感を築くことができます。役立つ情報を得るには、適切な質問を盛り込んだ候補者の経験に関する簡単なアンケートを作成します。 

すでに説明したように、プレボーディングの主な目的は、新入社員の熱意と関与を維持することです。このため、プレボーディングの段階では新入社員と連絡を取り合い、新入社員が質問や懸念事項を抱えている場合に対応できるようにしておくことが重要です。

プリロードのベストプラクティス例

ここでは、搭乗前の実践として参考にできる一般的な例をいくつか紹介します。

💡事前搭乗プロセスを完了するために必要な手順を詳細に記したタイムラインを作成します。

💡そのプロセス中に、人事担当者または新入社員のマネージャーが新入社員と連絡を取るための時間を意図的にスケジュールします。

💡新入社員が人事部門や上司に簡単にアクセスできるようにします。 

効果的な事前搭乗プロセスでオンボーディングをスムーズに

新しい仕事を始めることは、新しい環境に適応したり、自分の決断に疑問を持ったり、新しい人に会ったりすることなどを伴うため、ほとんどの人にとってかなりストレスがかかる可能性があります。実際、調査によると、転職は引っ越しや住宅ローンの差し押さえよりもストレスが大きいことがわかっています。

しかし、適切なプレボーディング戦略を採用すれば、新入社員にとってこの移行期間をずっと楽にすることができます。そして、さらに重要なことは、新入社員のエンゲージメント、忠誠心、生産性を最初から高めることができるということです。長期的には、プレボーディング プロセスによって新入社員がより長く会社に留まるよう促すことができるかもしれません。 

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