Cos'è il preimbarco? 7 passaggi obbligatori da seguire per i nuovi assunti

Qualsiasi dirigente delle risorse umane sa che trovare nuovi assunti e inserirli rapidamente è un grande risultato. Eppure, di incorporando una strategia di preimbarco pianificata nel processo, può essere reso ancora più semplice. Secondo le statistiche, un accurato processo di preimbarco può farlo aumentare la fidelizzazione dei nuovi assunti fino a 82%. 

Se sei pronto per avviare una procedura di preboarding per i nuovi assunti, sei nel posto giusto. Oggi ti guideremo sul motivo per cui dovresti implementare i processi di preimbarco, quali sono i passaggi e, soprattutto, quali vantaggi ne otterrai. Immergiamoci subito.

Per aiutarvi a comprendere lo stato attuale delle cose e il suo significato, esaminiamo le più recenti statistiche pre-imbarco. 

👉Le organizzazioni di livello mondiale lo sono 53% è più propenso a offrire il pre-imbarco attività. 

👉 64% di reclute non avere esperienza pre-imbarco. 

👉 Le aziende che non offrono un'esperienza pre-imbarco perderanno molti vantaggi e probabilmente vedranno più assunzioni ferie nei primi sei mesi di lavoro. 

👉Le squadre di successo lo sono 53% ha maggiori probabilità di preimbarcarsi nuovi assunti.

Preboarding e onboarding: conoscere le nozioni di base

Molte volte le persone pensano che il preboarding e l’onboarding siano la stessa cosa. Ma non lo sono! C'è una netta distinzione tra i due. Diamo un'occhiata a come differiscono il preboarding e l'onboarding prima di approfondire i passaggi indispensabili del preboarding.

Cos'è il preimbarco?

La procedura implementata da un'azienda tra un candidato che firma un contratto di lavoro e il loro primo giorno di lavoro si chiama preboarding. Serve da orientamento per i nuovi assunti, istruendoli sull'azienda, sulla sua cultura e sui loro colleghi. Le risorse umane gestiscono la documentazione per le nuove assunzioni durante la fase di pre-imbarco, comprese le dichiarazioni assicurative, fiscali, sanitarie e di sicurezza.

Cos'è l'onboarding?

Il processo di onboarding di nuovi dipendenti è un programma strutturato pensato per integrare i nuovi assunti in azienda. Comprende diverse fasi e attività volte ad aiutare i nuovi dipendenti ad acclimatarsi ai loro nuovi ruoli, comprendere la cultura aziendale e diventare membri produttivi dell'organizzazione. Nel momento in cui un dipendente inizia il suo primo giorno nell'organizzazione, inizia il processo di onboarding.

Una volta terminata la procedura di preimbarco, il processo di onboarding inizia generalmente con i seguenti passaggi:

1. Orientamento del primo giorno con documenti di benvenuto, introduzione e completamento.

2. Fornitura delle attrezzature necessarie (laptop, telefono), credenziali di accesso (e-mail, software) e configurazione dell'area di lavoro.

3. Condividi briefing dettagliati su ruoli lavorativi, aspettative e parametri di prestazione.

4. Associarsi a un dipendente più esperto per aiutarlo ad acclimatarsi e fornire supporto continuo.

5. Pianificare riunioni con i supervisori per rispondere a eventuali domande e rivedere i progressi.

6. Partecipazione alle riunioni del team per comprendere i progetti in corso e le dinamiche del team.

7. Fornire opportunità di impegnarsi in attività di team building e interazioni sociali per costruire relazioni.

Differenze chiave tra onboarding e precaricamento

Il precaricamento riguarda la preparazione all'arrivo del nuovo dipendente e la garanzia che tutte le attività logistiche e amministrative siano completate in modo che il nuovo assunto possa partire in quarta dal primo giorno. L'onboarding, invece, è un processo più ampio e a lungo termine volto a integrare pienamente il nuovo dipendente nell'azienda e prepararlo al successo nel suo ruolo.

Principali vantaggi dei dipendenti in preimbarco

Il preboarding, il processo di assunzione e preparazione dei nuovi assunti, offre numerosi vantaggi e vantaggi significativi sia per i dipendenti che per l'organizzazione. Ecco i principali vantaggi:

Vantaggi dal punto di vista dei dipendenti

1. Riduci l'ansia e aumenta la fiducia

Ricevendo informazioni sull'azienda, sul proprio ruolo e su cosa aspettarsi, i nuovi assunti si sentono più preparati e meno ansiosi all'idea di iniziare il nuovo lavoro. Una comunicazione chiara e un coinvolgimento iniziale aiutano i nuovi assunti a sentirsi più sicuri e accolti, rendendo la transizione più agevole.

2. Garantire una transizione graduale

Il completamento della documentazione necessaria e la creazione degli account in anticipo consentono ai nuovi dipendenti di concentrarsi sui propri ruoli fin dal primo giorno anziché sulle attività amministrative. Comprendere in anticipo le proprie responsabilità e la cultura aziendale aiuta i nuovi assunti ad allineare le proprie aspettative e a ridurre la potenziale confusione.

3. Aumentare l'impegno nella nuova cultura

L'interazione precoce con il team e l'azienda favorisce un senso di appartenenza e coinvolgimento, facendo sentire i nuovi assunti apprezzati prima ancora di iniziare. Sentirsi parte dell'organizzazione fin dall'inizio può aumentare la motivazione e l'entusiasmo del nuovo assunto per il suo nuovo ruolo.

Vantaggi dal punto di vista dei datori di lavoro

1. Migliorare la produttività dell'organizzazione

Quando i nuovi assunti iniziano a sbrigare le pratiche burocratiche e la configurazione IT è già completata, possono iniziare immediatamente a contribuire ai loro ruoli, aumentando la produttività complessiva. Il preboarding consente un'esperienza più organizzata e mirata processo di onboarding, dove i primi giorni possono essere dedicati alla formazione e all'integrazione specifiche per il ruolo piuttosto che alle attività amministrative.

2. Migliorare la fidelizzazione dei dipendenti

Un processo di pre-imbarco ben eseguito crea una prima impressione positiva, riducendo la probabilità di abbandoni prima dell'inizio o di ripensamenti per i nuovi assunti. Coinvolgere tempestivamente i nuovi assunti può aumentare la loro lealtà e il loro impegno nei confronti dell'azienda, il che può portare a tassi di fidelizzazione migliori.

3. Semplificare il processo di onboarding

Il preboarding aiuta a semplificare il processo di onboarding complessivo anticipando le attività amministrative e preparatorie. Ciò consente una fase di onboarding più strutturata ed efficiente. Eliminando le attività amministrative, l’onboarding può concentrarsi maggiormente sull’assimilazione culturale e sull’integrazione del team, che sono cruciali per il successo a lungo termine dei dipendenti.

4. Aiuto nel risparmio sui costi

Migliorando la fidelizzazione e riducendo la probabilità di partenze anticipate, il preimbarco può contribuire a ridurre i costi associati al reclutamento e alle sostituzioni nella formazione. Un preimbarco organizzato in modo efficiente può far risparmiare tempo e risorse che altrimenti verrebbero spese nella gestione di questioni logistiche durante i primi giorni di lavoro.

5. Migliorare il marchio e la reputazione del datore di lavoro

Un'esperienza pre-imbarco positiva contribuisce a creare un forte marchio di datore di lavoro, mostrando l'azienda organizzata, accogliente e incentrata sui dipendenti. Ciò può attrarre i migliori talenti in futuro. I nuovi assunti soddisfatti hanno maggiori probabilità di parlare positivamente della loro esperienza, diventando sostenitori dell’azienda e migliorandone la reputazione nel mercato del lavoro.

Guida HR per un precaricamento di successo: 7 passaggi obbligatori

Per dare ai nuovi assunti un senso di conforto e fiducia riguardo al proprio ruolo e all'organizzazione, è necessario creare un processo di preimbarco. Abbiamo analizzato le fasi di pre-imbarco delle migliori aziende e raccolto insieme tutti i passaggi essenziali. 

I seguenti passaggi possono fare una grande differenza quando si tratta di fidelizzare i dipendenti quando si stabilisce un processo di preimbarco. Diamo un'occhiata.

1. Imposta il mezzo di comunicazione: Email di benvenuto

A seconda della struttura e della cultura della tua organizzazione, devi scegliere il mezzo di comunicazione pre-imbarco. Può avvenire tramite e-mail, lettere, videochiamate, ecc. Il mezzo di comunicazione più popolare ed efficace è la posta elettronica. Puoi iniziare la conversazione con email di benvenuto. 

Poiché le prime impressioni rimangono impresse nelle persone, estendere una calorosa e-mail di benvenuto ai nuovi contatti aiuta a favorire un'impressione favorevole e ad aumentare la fidelizzazione. Un altro metodo eccellente per diffondere informazioni e far conoscere ai nuovi assunti la cultura della tua azienda è tramite un'e-mail di benvenuto.

Esempi di migliori pratiche di precaricamento

Cosa puoi inviare nelle email di benvenuto? Qui condividiamo alcuni dei migliori esempi di pratiche di preimbarco provenienti da altri luoghi per guidarti: 

💡Crea un caloroso video di benvenuto da parte dei CXO dell'ufficio e condividilo tramite e-mail. Mantieni un tono generico in modo che sia utilizzabile per tutti i reparti.

💡Crea un modello di biglietto di benvenuto online da parte dei proprietari o degli amministratori delegati dell'azienda e invialo tramite e-mail. Darà al nuovo dipendente un senso di appartenenza. 

💡Crea l'e-mail menzionando pagine di destinazione e video che contengono vantaggi e vantaggi e lo stile di vita quotidiano dell'organizzazione.

2. Configura mentore o amico, presenta al team

La mancata fornitura di un briefing anticipato sul team e sul supervisore con cui lavorerà un nuovo assunto è un errore commesso dalla maggior parte delle piccole organizzazioni e delle startup. Aiuterebbe il nuovo assunto a sentirsi più a suo agio e meno sopraffatto se potessi farlo prima del primo giorno di lavoro. Prima di iniziare, molte persone trovano il successo seguendo gli attuali dipendenti. 

Pertanto, pensa a identificare un membro del team disposto a fungere da mentore per i nuovi assunti. Ecco perché la seconda fase del preboarding è presentarlo al supervisore, agli altri membri del team, ecc. Scegliere un mentore o un amico e menzionarlo è molto apprezzato.

Esempi di migliori pratiche di precaricamento

Diamo un'occhiata ai modi più popolari per eseguire la seconda fase del preboarding nella tua organizzazione: 

💡Menziona il nome, l'immagine, l'e-mail di lavoro e altri modi di comunicazione del mentore, del supervisore e del membro del team nell'e-mail.

💡Puoi anche condividere i gestori del loro profilo social, in questo modo il nuovo assunto può facilmente connettersi e dare un'occhiata.

💡Oppure creare un video è sempre la soluzione migliore.

3. Condividi i documenti pre-assunzione e le cose da portare il primo giorno

In tutte le organizzazioni, è obbligatorio presentare trascrizioni formative, NOC, esperienza dei dipendenti, carta d'identità nazionale, passaporto e altri documenti. Inoltre, alcune aziende forniscono NDA e altri tipi di documenti da firmare. Diventa problematico o lungo durante il processo di onboarding. Quindi, è essenziale condividere gli elenchi dei documenti e un elenco di cose che l'ufficio non fornisce, quindi devi portarli tu stesso.

Esempi di migliori pratiche di precaricamento

Ecco le migliori pratiche di pre-imbarco che puoi seguire anche per la tua organizzazione.

💡Crea un documento pubblico online e condividilo con il nuovo assunto.

💡 Puoi mantenere una sezione nella tua knowledge base interna e mantenerla con il nuovo assunto. 

💡 Puoi fornire infografiche e immagini delle cose che è obbligatorio portare il primo giorno.

4. Diffondere risorse essenziali e linee guida lavorative

Cerchiamo di essere il più generici e vaghi possibile quando pubblichiamo una descrizione del lavoro per attirare il maggior numero possibile di candidati. Inoltre, per incarichi specializzati, in genere è necessario avere maggiori conoscenze. Puoi inviare al tuo nuovo assunto un elenco delle risorse necessarie insieme alle reali responsabilità lavorative per aiutarlo a prepararsi per la vera forza lavoro.

Esempi di migliori pratiche di precaricamento

Scopri come puoi implementare queste migliori pratiche di preboarding anche per la tua azienda.

💡 Puoi creare un diagramma di flusso per riassumere le effettive responsabilità lavorative. 

💡 Crea un elenco degli strumenti che utilizzerà il nuovo assunto.

💡 Suggerisci ai nuovi assunti una serie di libri che li aiuteranno a prepararsi per il nuovo ruolo.

5. Bozza dell'ordine del giorno dell'onboarding del primo giorno

Il primo giorno di un nuovo dipendente è sempre cruciale ma preciso. Per eseguire l'agenda correttamente in tempo puoi documentare l'attività dell'intera giornata e condividerla con il nuovo assunto. La maggior parte della pianificazione anticipata è essenziale per garantire un funzionamento senza interruzioni processo di onboarding per il nuovo assunto, poiché prevede la partecipazione attiva di più componenti aziendali. Questa è la chiave per garantire un primo giorno e il successivo onboarding senza intoppi per il nuovo dipendente.

Esempi di migliori pratiche di precaricamento

Diamo un'occhiata a come puoi rendere più efficiente questa fase di preimbarco con i migliori esempi. 

💡Sviluppare una mappa dei processi per l'onboarding dei nuovi assunti, a partire dalle componenti HR che sono universali. Assicurati di ritagliare anche fasce orarie per i manager e le altre persone coinvolte.

💡 Elenca tutte le persone coinvolte nel processo di inserimento di nuovi dipendenti e il loro livello di partecipazione. Convocare una riunione per garantire l'allineamento con tutte le parti coinvolte.

💡Chiedi ai supervisori e ad altre parti interessate di selezionare le proprie fasce orarie e contribuire al processo di onboarding.

6. Aiuta nella creazione di un piano di 30-60-90 giorni

Un piano di 3 mesi o a Piano da 30-60-90 giorni, possono aiutare i nuovi assunti ad adattarsi al loro nuovo ruolo e posto di lavoro. Offre struttura e guida riguardo alle aspettative, alle procedure e alla cultura aziendale. Le risorse umane svolgono un ruolo chiave nel facilitare questo processo 30-60-90. In qualità di responsabile delle risorse umane, puoi offrire l'assistenza cruciale necessaria affinché un nuovo assunto possa elaborare i propri piani e presentarli al manager. In questo modo, i nuovi assunti possono iniziare ad avere un impatto prima di unirsi all'azienda.

Esempi di migliori pratiche di precaricamento

Ecco alcuni esempi di piani popolari da 30-60-90 giorni che puoi seguire come pratiche di pre-imbarco.

💡Condividi i modelli preutilizzati del piano da 30-60-90 giorni con il nuovo assunto. 

💡Di' al nuovo assunto di creare il piano da solo e poi di fornire input. 

💡Come parte del processo di preimbarco, ricorda ai manager di condividere il loro piano di 30, 60 o 90 giorni con i nuovi assunti e di averlo pronto in conformità con la tempistica di preimbarco.

7. Raccogli feedback sul reclutamento e resta in contatto

Puoi migliorare il tuo processo di assunzione acquisendo nuove informazioni chiedendo ai membri del personale le loro opinioni. Esprimendo le proprie idee e sentendosi apprezzato, il nuovo assunto può stabilire ulteriori rapporti e un senso di comunità. Per ottenere informazioni utili, creare un breve questionario sull'esperienza del candidato con domande pertinenti. 

Il preimbarco ha lo scopo principale di mantenere i nuovi assunti entusiasti e coinvolti, come abbiamo già spiegato. Per questo motivo, è essenziale rimanere in contatto con loro durante la fase di preimbarco ed essere disponibili qualora un nuovo assunto avesse domande o dubbi.

Esempi di migliori pratiche di precaricamento

Ecco alcuni esempi popolari che puoi seguire come pratiche di pre-imbarco.

💡Stimola una sequenza temporale che dettaglia i passaggi da compiere per completare il processo di preimbarco.

💡Durante questo processo, pianifica deliberatamente il tempo affinché le risorse umane o il manager del nuovo assunto possano confrontarsi con loro.

💡Fornire un facile accesso alle risorse umane e alla persona che sarà il loro manager per i nuovi assunti. 

Rendi l'onboarding più agevole con un processo di preboarding efficace

Iniziare un nuovo lavoro può essere piuttosto stressante per la maggior parte delle persone perché implica adattarsi a un nuovo ambiente, mettere in discussione la propria decisione, incontrare nuove persone e così via. In effetti, la ricerca suggerisce che cambiare lavoro è più stressante del trasloco o del pignoramento di un mutuo o di un prestito!

Tuttavia, con la corretta strategia di preimbarco, puoi rendere questo periodo di transizione molto più semplice per i tuoi nuovi dipendenti. E, cosa ancora più importante, aumenterai il coinvolgimento, la lealtà e la produttività delle reclute fin dall'inizio. A lungo termine, il tuo processo di pre-imbarco potrebbe ispirare le reclute a rimanere con te più a lungo. 

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