Een glad offboarding proces van medewerkers is cruciaal voor het bevorderen van de groei en branding van uw organisatie. En het is de meest lastige procedure in het HR-proces. Het is vermeldenswaard dat de meeste organisaties er niet in slagen deze op de juiste manier te implementeren. Later levert dat op de langere termijn een dilemma op.Â
Als u van plan bent een soepeler offboardingproces voor uw bedrijf op te zetten, zal dit bericht u daarbij helpen.Â
Onboarding en offboarding van medewerkers maken beide deel uit van het HR-proces. Maar als u het HR-team kunt leren kennen, zult u merken dat de meesten van hen verbaasd zijn over het omgaan met het offboardingproces van werknemers. Ze zullen het er allemaal over eens zijn dat de volgende verklaring voor hen geldt.
'Offboarding van werknemers is belangrijker dan onboarding in HR-proces'
Laten we eens in de blog duiken om te zien waar het overstappen van werknemers over gaat en om de ultieme checklist te krijgen om u te helpen het proces van het uitstappen van werknemers soepel te laten verlopen.Â
Wat is offboarding van werknemers?Â
Deze blog is zo opgesteld dat van de beginner tot de expert van het HR-team er baat bij zal hebben. Laten we beginnen met de definitie van het vertrek van een werknemer proces.Â
Een scheiding tussen een werknemer en een bedrijf heet offboarding. Dit is het proces van wat er gebeurt als een medewerker een organisatie verlaat. Er is een offboardingproces voor medewerkers nodig nadat een medewerker ontslag heeft genomen, met pensioen gaat of wordt ontslagen.
Opzegging van het personeel zorgt er in wezen voor dat alles in orde is wanneer een werknemer vertrekt, zodat u niet twee weken later contact opneemt met een voormalige werknemer voor zijn of haar ID-badge. Bovendien geeft dit ontslagproces voor werknemers u de kans om erachter te komen wat u momenteel en in de toekomst kunt verbeteren voor uw werknemers.Â
Het belang van offboarding in het HR-proces
Laten we ons nu concentreren op waarom u ontslag moet nemen en dit een essentieel onderdeel van uw HR-proces moet maken. Dit is niet verwonderlijk als je bedenkt dat maar liefst een derde van de ex-werknemers heeft nog steeds toegang naar bedrijfsgegevens.Â
Ongeveer 20% van organisaties hebben geleden datalekken door voormalige werknemers. U kunt dit voorkomen door ervoor te zorgen dat mensen geen toegang hebben tot bedrijfsnetwerken of -systemen nadat ze het bedrijf hebben verlaten als onderdeel van uw offboardingproces.
Hier zijn enkele redenen waarom het offboarden van werknemers belangrijk is:
1. Houd de communicatielijn open voor Boomerang-medewerkersÂ
Wanneer het HR-team het offboarding-proces van werknemers niet doorloopt, moeten zowel de werknemer als de organisatie door moeilijke tijden gaan. Zoals achterstallige werknemersbetalingen, belangrijke toegang tot de organisatie blijft bij de voormalige werknemer, enzovoort. Al deze dingen schaden de relatie tussen de voormalige werknemer en de organisatie.
Dus als u van plan bent om voormalige werknemers in de toekomst in meer ervaren functies aan te nemen, is het mogelijk dat ze niet terugkeren vanwege de laatste slechte ervaring. Dat is natuurlijk voor geen enkele organisatie goed.Â
Kan niet ontkennen dat het inhuren van ex-medewerkers voordelig kan zijn voor een organisatie. Als opnieuw aannemen voormalige werknemers worden productief en sneller operationeel, en omdat we weten dat ze passen bij onze bedrijfscultuur, is deze methode ook kosteneffectief. Vanwege moeilijke wervingstijden en een groeiend tekort aan talent, zullen veel bedrijven tegenwoordig een boemerang medewerker.Â
2. Belangrijkste bron voor het promoten van het werkgeversmerk
Kortom, in plaats van eigen werknemers spelen voormalige werknemers een grotere rol in het promoten van het werkgeversmerk van uw organisatie als oud-werknemers voor andere nieuwe bedrijven en nieuwe omgevingen gaan. Als je voormalige werknemers een soepel ontslag zou kunnen bieden, zou dat een positieve impact hebben.
Je zult waarschijnlijk lovend zijn over je voormalige werkgever als je goede herinneringen hebt aan je laatste dagen daar. Ondanks dat je niet meer voor hen werkt, ben je waarschijnlijk positief als anderen naar je tijd daar vragen. Dit zal op zijn beurt een positieve invloed hebben op het bedrijf werkgeversmerk, wat weer ten goede komt aan de aantrekkingskracht op kandidaten.Â
3. Houd organisatiegegevens veilig
Een goed ontslagproces voor werknemers is ongelooflijk belangrijk voor dataveiligheid redenen. Ondanks het feit dat we er niet graag over nadenken als iemand niet vrijwillig vertrekt, kan hij of zij uit wrok of wanhoop handelen en de organisatie schade berokkenen. Dit kan gedaan worden door bestanden te verwijderen of door de klantendatabase van het bedrijf te publiceren.
4. Mogelijkheid om voormalige werknemers om te zetten in klanten
Voormalige werknemers kunnen dat zijn beschouwd als klanten wanneer u een op producten of diensten gebaseerd bedrijf runt. Het tevreden houden van afgewezen kandidaten is essentieel, maar het loyaal houden van ex-medewerkers is de sleutel tot het behouden van je candidate experience. Stel je voor dat je een voormalige werknemer die nog steeds klant is, kunt veranderen nadat hij of zij het bedrijf heeft verlaten, dat zou geweldige reclame voor je merk zijn. Je onboarding laat zien hoe goed je je klanten behandelt door de manier waarop je ze behandelt.    Â
Stapsgewijze handleiding: hoe u het ontslag van werknemers in uw bedrijf kunt implementeren
Benieuwd welke stappen genomen moeten worden bij het offboarden van medewerkers? Hier is de checklist voor het vertrek van werknemers die u gemakkelijk kunt integreren in uw HR-proces. Laten we beginnen.Â
Stap 1: begin met Thanksgiving voor service
Zoals eerder vermeld, kan de beëindiging van een werknemer zowel aan de kant van het bedrijf als aan de kant van de werknemer plaatsvinden. Maar wat de reden ook is, u moet het offboardingproces voor werknemers starten door de medewerker bedanken voor zijn of haar langdurige dienst, toewijding en inzet. Het is nooit een goede gewoonte om de communicatie met de werknemer onmiddellijk af te sluiten.
Het is prettiger om het offboardingproces van werknemers persoonlijk te starten dan in koude e-mail. Is uw organisatie volledig remote, dan kunt u een gepersonaliseerde online meeting plannen voor de medewerker.Â
Stap 2: Ruim alles op over het vertrek van de werknemer
De volgende stap is om met de werknemer te communiceren en alle informatie over hem te verzamelen laatste dag op kantoor of vertrektijd. Wanneer de werknemer zelf opzegt, kunt u vragen op welke dag hij of zij het dienstverband wil beëindigen en daarvoor de nodige stappen ondernemen.Â
Als de organisatie opzegging aanbiedt, moet de organisatie ook een opzegtermijn van 1 of 2 maanden geven. Zodat de medewerker al zijn werkzaamheden vlot kan afronden.Â
Vergeet niet de vertrekdatum van de medewerker aan het hele team bekend te maken!
Stap 3: zorg voor de overdracht van kennis
U vraagt zich misschien af waarom u de kennis van voormalige werknemers nodig heeft bij het werven van nieuwe werknemers. Maar deze eenvoudige stap heeft een grote betekenis. Het is mogelijk dat de toekomstige voormalige werknemer verantwoordelijk was voor de leiding of planning.Â
Daarom kan dat plan een kennisoverdrachtsessie in in plaats van werknemers op een donkere en luiaardachtige manier te laten werken. Zo zit elke medewerker op dezelfde golflengte en hoeft de volgende die hem of haar opvolgt niet bij nul te beginnen.Â
Afgezien van deze informatie is het altijd goed om mensen te vragen een overdrachtsdocument op te stellen, interne documentatie, of video met enkele tips voor wie in de toekomst zijn rol overneemt. Het automatiseren of incorporeren van taken in standaard werkprocedures kan door de vertrekkende medewerker worden gedaan. Door dit te doen, bespaart u zowel tijd als geld. Houd verder de deuren open, zodat als je wat kennis mist nadat ze zijn vertrokken, je ze om hulp kunt vragen, die ze graag zullen bieden.
Stap 4: Haal de systeemtoegang van de voormalige werknemer weg
Het houden van uw systeem en gegevens onder voormalige werknemers zal u op de lange termijn duur komen te staan. Het zal ook direct zorgen baren over de beveiliging van uw organisatie. Dus je moet alle systeemtoegang intrekken van de werknemer. Dit omvat natuurlijk ook e-mail, interne platforms, enz. maar afhankelijk van iemands rol moeten mogelijk tal van andere toegangen worden ingetrokken.
Stap 5: Zorg voor bedrijfsactiva
Wanneer u een nieuwe medewerker aan boord neemt, is het duidelijk dat u functieverantwoordelijkheden heeft gekregen met betrekking tot kantoorapparatuur zoals laptops, muizen, voertuigen, mobiele telefoons en andere. Vergeet dit niet aan de vertrekkende medewerker te vragen soorten apparatuur van het bedrijf retourneren. De nieuw aangeworven werknemers kunnen deze middelen gebruiken en het zal een kosteneffectieve verhuizing zijn.
Stap 6: organiseer een warm afscheidsfeestje
Denk nooit dat het regelen van een afscheid van een vertrekkende medewerker zonde van de tijd en het geld is. Het regelen van een afscheid is een goede manier om waardering te tonen richting de vertrekkende medewerker en helpt u tevens om het werkgeversmerk van uw werkgever te versterken. Daarnaast krijgen de vertrekkende medewerker en de huidige medewerker de kans om afscheid te nemen en elkaar te bedanken.Â
Als onderdeel van het offboardingproces van werknemers kunt u dat ook exitgesprekken voeren. U kunt inzichten en suggesties krijgen over de werkstroom van het bedrijf in het exit-interview, samen met het begeleiden van de vertrekkende werknemer over zijn tekortkomingen en verbeterpunten. Het is mogelijk om te leren hoe u de zwakke en sterke punten van uw organisatie kunt verbeteren door een exitgesprek.Â
Stap 7: verduidelijk alle soorten financiële afhankelijkheid
Controleer uw financiële afdeling of de vertrekkende werknemer enige afhankelijkheid heeft daar. Hoewel salarissystemen hiervoor ingebouwde functionaliteit hebben, wilt u er zeker van zijn dat de salarisadministratie daadwerkelijk de laatste betaling afhandelt.Â
Zorg ervoor dat u iinclusief alle informatie die ze nodig hebben, zoals de deadline, de opzegtermijn en eventuele feestdagen. Het is nooit een goede gewoonte om de loonlijst van vertrekkende werknemers vast te houden, omdat dit een negatieve invloed heeft op het werkgeversimago.
Stap 8: probeer contact te houden met voormalige werknemers
Wanneer een medewerker het offboardingproces doorloopt, betekent dat niet dat dit het einde van alles hoeft te zijn. Het is mogelijk om contact houden met oud-medewerkers op verschillende manieren. Zo zijn er talentpools en alumnigroepen. Door een van beide opties te gebruiken, kunt u voormalige werknemers het laatste bedrijfsnieuws en vacatures sturen, zodat ze op de hoogte blijven.Â
De voordelen van contact houden gaan verder dan alleen contact houden. Het kan handig zijn als je kennis bent kwijtgeraakt die alleen bekend was bij de vertrekkende medewerker, zoals we eerder al kort aangaven. Je kunt het ook gebruiken om hun opvolger te helpen.Â
Stroomlijn uw offboardingprocesÂ
Een succesvol offboardingproces van medewerkers helpt uw organisatie een heel eind op weg. Als u al deze 8 stappen van het offboardingproces voor werknemers uit elkaar kunt houden, zal dit zeker de workflow van uw organisatie stroomlijnen en nieuwe kansen creëren.
Begin met het implementeren van een volledig offboardingproces voor werknemers in uw HR-proces. Als u verdere begeleiding of suggesties nodig heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons ondersteuningsteam of andere managergerelateerde personen via onze Facebook-gemeenschap. En om als eerste dit soort verbluffende blogs, inzichten, tutorials en dergelijke te ontvangen, abonneer je op onze blog.
