কোমল কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়া আপনার প্রতিষ্ঠানের বৃদ্ধি এবং ব্র্যান্ডিং অগ্রসর করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। এবং এটি এইচআর প্রক্রিয়ার সবচেয়ে ঝামেলার পদ্ধতি। উল্লেখ করা প্রয়োজন, অধিকাংশ প্রতিষ্ঠানই সেগুলো সঠিকভাবে বাস্তবায়ন করতে ব্যর্থ হয়। পরবর্তীতে এটি দীর্ঘমেয়াদে একটি দ্বিধায় পরিণত হয়।
আপনি যদি আপনার কোম্পানির জন্য একটি মসৃণ অফবোর্ডিং প্রক্রিয়া তৈরি করার পরিকল্পনা করেন, তাহলে এই পোস্টটি আপনাকে গাইড করবে।
কর্মচারী অনবোর্ডিং এবং অফবোর্ডিং উভয়ই এইচআর প্রক্রিয়ার অংশ। কিন্তু, আপনি যদি HR টিমকে জানতে পারেন, তাহলে আপনি দেখতে পাবেন যে তাদের বেশিরভাগই কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়া পরিচালনা করার বিষয়ে বিভ্রান্ত হয়ে পড়ে। তারা সবাই একমত হবে যে নিম্নলিখিত বিবৃতি তাদের জন্য সত্য।
'এইচআর প্রক্রিয়ায় অনবোর্ডিংয়ের চেয়ে কর্মচারী অফবোর্ডিং আরও গুরুত্বপূর্ণ'
কর্মচারী অফবোর্ডিং সম্পর্কে কী আছে তা দেখতে ব্লগে ঢুকি এবং আপনার কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়াকে মসৃণ করতে সাহায্য করার জন্য চূড়ান্ত চেকলিস্ট পান।
কর্মচারী অফবোর্ডিং কি?
এই ব্লগটি এমনভাবে তৈরি করা হয়েছে যাতে শিক্ষানবিস থেকে শুরু করে এইচআর টিমের বিশেষজ্ঞরা উপকৃত হবেন। এর সঙ্গে শুরু করা যাক কর্মচারী অফবোর্ডিং এর সংজ্ঞা প্রক্রিয়া
একজন কর্মচারী এবং একটি কোম্পানির মধ্যে বিচ্ছেদকে অফবোর্ডিং বলা হয়। যখন একজন কর্মচারী একটি প্রতিষ্ঠান ছেড়ে চলে যায় তখন এটি কী ঘটে তার প্রক্রিয়া। কোনো কর্মচারী পদত্যাগ, অবসর, বা সমাপ্তির পরে একজন কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়া প্রয়োজন।
কর্মচারীর অবসান, সংক্ষেপে, নিশ্চিত করে যে যখন একজন কর্মচারী চলে যায় তখন সবকিছু ঠিকঠাক থাকে, তাই আপনি দুই সপ্তাহ পরে তার আইডি ব্যাজের জন্য প্রাক্তন কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ করতে পাবেন না। উপরন্তু, এই কর্মচারী সমাপ্তি প্রক্রিয়াটি আপনাকে খুঁজে বের করার একটি সুযোগ দেয় যে আপনি বর্তমানে এবং ভবিষ্যতে আপনার কর্মীদের জন্য কী উন্নতি করতে পারবেন।
HR প্রক্রিয়ায় অফবোর্ডিং এর গুরুত্ব
এখন কেন আপনার কর্মচারীর অবসানের অনুশীলন শুরু করা উচিত এবং এটিকে আপনার এইচআর প্রক্রিয়ার একটি অপরিহার্য অংশ করা উচিত তার উপর ফোকাস করা যাক। আপনি যে হিসাবে অনেক হিসাবে বিবেচনা যখন এই বিস্ময়কর নয় প্রাক্তন কর্মচারীদের এক-তৃতীয়াংশের এখনও অ্যাক্সেস রয়েছে কোম্পানির ডেটাতে।
আন্দাজ 20% প্রতিষ্ঠান ক্ষতিগ্রস্ত হয়েছে প্রাক্তন কর্মচারীদের দ্বারা ডেটা লঙ্ঘন। আপনার অফবোর্ডিং প্রক্রিয়ার অংশ হিসাবে লোকেরা কোম্পানি ছেড়ে যাওয়ার পরে কোম্পানির নেটওয়ার্ক বা সিস্টেমগুলিতে অ্যাক্সেস না পাওয়ার বিষয়টি নিশ্চিত করে আপনি এটি প্রতিরোধ করতে পারেন।
এখানে কিছু কারণ রয়েছে কেন কর্মচারী অফবোর্ডিং গুরুত্বপূর্ণ:
1. বুমেরাং কর্মীদের জন্য যোগাযোগ লাইন খোলা রাখুন
যখন এইচআর দল কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যায় না, তখন কর্মচারী এবং সংস্থা উভয়কেই রুক্ষ প্যাচের মধ্য দিয়ে যেতে হয়। যেমন কর্মচারীদের পেমেন্ট বকেয়া রাখা, প্রতিষ্ঠানে গুরুত্বপূর্ণ অ্যাক্সেস এখনও প্রাক্তন কর্মচারীর সাথে থাকে এবং আরও অনেক কিছু। এই সমস্ত বিষয়গুলি প্রাক্তন কর্মচারী এবং সংস্থার মধ্যে সম্পর্কের ক্ষতি করে।
এইভাবে, আপনি যদি ভবিষ্যতে আরও অভিজ্ঞ পদে প্রাক্তন কর্মচারীদের নিয়োগ করার পরিকল্পনা করেন, তবে শেষ খারাপ অভিজ্ঞতার কারণে তারা ফিরে নাও আসতে পারে। স্পষ্টতই, এটি কোনও সংস্থার জন্য ভাল নয়।
অস্বীকার করা যায় না যে প্রাক্তন কর্মচারীদের পুনরায় নিয়োগ করা একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য সুবিধাজনক হতে পারে। রি-হায়ারিং হিসেবে প্রাক্তন কর্মীরা উত্পাদনশীল হয়ে ওঠে এবং দ্রুত কার্যকরী, এবং আমরা জানি যে তারা আমাদের কোম্পানির সংস্কৃতির সাথে মানানসই, এই পদ্ধতিটিও সাশ্রয়ী। কঠিন নিয়োগের সময় এবং ক্রমবর্ধমান প্রতিভার ঘাটতির কারণে, অনেক কোম্পানি আজকে প্রত্যাখ্যান করবে না বুমেরাং কর্মচারী.
2. নিয়োগকর্তা ব্র্যান্ড প্রচারের মূল উৎস
মূলত, অভ্যন্তরীণ কর্মচারীদের পরিবর্তে, প্রাক্তন কর্মীরা বড় ভূমিকা পালন করে নিয়োগকর্তা ব্র্যান্ড প্রচার আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রাক্তন কর্মচারীরা অন্যান্য নতুন কোম্পানি এবং নতুন পরিবেশের জন্য যান। আপনি যদি প্রাক্তনদের একটি মসৃণ কর্মচারী সমাপ্তির প্রস্তাব দিতে পারেন, তবে এটি একটি ইতিবাচক প্রভাব তৈরি করবে।
আপনি সম্ভবত আপনার প্রাক্তন নিয়োগকর্তার সম্পর্কে উচ্চতর কথা বলবেন যদি আপনার সেখানে আপনার শেষ দিনগুলির শৌখিন স্মৃতি থাকে। তাদের জন্য আর কাজ না করা সত্ত্বেও, অন্যরা সেখানে আপনার সময় সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করলে আপনি ইতিবাচক হতে পারেন। এটি, ঘুরে, কোম্পানির উপর ইতিবাচক প্রভাব ফেলবে নিয়োগকর্তা ব্র্যান্ড, যা ঘুরে প্রার্থীদের কাছে তার আবেদনকে উপকৃত করবে।
3. সংস্থার ডেটা সুরক্ষিত রাখুন
একটি সঠিক কর্মচারী সমাপ্তি প্রক্রিয়া অবিশ্বাস্যভাবে গুরুত্বপূর্ণ জন্য তথ্য নিরাপত্তা কারণ কেউ যদি স্বেচ্ছায় চলে না যায় তবে আমরা এটি সম্পর্কে চিন্তা করতে পছন্দ করি না তা সত্ত্বেও, তারা হতাশা বা হতাশা থেকে কাজ করতে পারে এবং সংস্থার ক্ষতি করতে পারে। এটি ফাইল মুছে ফেলা বা কোম্পানির ক্লায়েন্ট ডাটাবেস প্রকাশ করে করা যেতে পারে।
4. প্রাক্তন কর্মচারীদের গ্রাহকে রূপান্তর করার সুযোগ
সাবেক কর্মচারী হতে পারে গ্রাহক হিসাবে বিবেচিত যখন আপনি একটি পণ্য- বা পরিষেবা-ভিত্তিক ব্যবসা চালান। প্রত্যাখ্যাত প্রার্থীদের খুশি রাখা অপরিহার্য, তবে প্রাক্তন কর্মচারীদের অনুগত রাখা আপনার প্রার্থীর অভিজ্ঞতা বজায় রাখার মূল চাবিকাঠি। কল্পনা করুন যে আপনি যদি একজন প্রাক্তন কর্মচারীকে পরিণত করতে পারেন যিনি এখনও একজন গ্রাহক তিনি বা তিনি কোম্পানি ছেড়ে চলে গেলেও, এটি আপনার ব্র্যান্ডের জন্য দুর্দান্ত বিজ্ঞাপন হবে। আপনি আপনার গ্রাহকদের সাথে যেভাবে আচরণ করেন তার মাধ্যমে আপনি কতটা ভালো ব্যবহার করেন তা দেখান।
ধাপে ধাপে নির্দেশিকা: কীভাবে আপনার কোম্পানিতে কর্মচারীর অবসান কার্যকর করবেন
কর্মচারী অফবোর্ডিং এ কোন পদক্ষেপ নেওয়া উচিত তা ভাবছেন? এখানে কর্মচারী অফবোর্ডিং চেকলিস্ট উপস্থাপন করা হচ্ছে যা আপনি সহজেই আপনার এইচআর প্রক্রিয়াতে একীভূত করতে পারেন। চল শুরু করি.
ধাপ 1: সেবার জন্য ধন্যবাদ দিয়ে শুরু করুন
পূর্বে উল্লিখিত হিসাবে, কর্মচারী সমাপ্তি কোম্পানির প্রান্ত এবং কর্মচারী শেষ উভয় থেকেই ঘটতে পারে। কিন্তু কারণ যাই হোক না কেন আপনার কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়া শুরু করা উচিত কর্মচারীকে ধন্যবাদ তার দীর্ঘ সময়ের সেবা, উৎসর্গ এবং প্রচেষ্টার জন্য। অবিলম্বে কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ বন্ধ করা কখনই ভাল অভ্যাস নয়।
ঠান্ডা ইমেলের পরিবর্তে, ব্যক্তিগতভাবে কর্মচারীর অফবোর্ডিং প্রক্রিয়া শুরু করা আরও উষ্ণ। যদি আপনার সংস্থা সম্পূর্ণরূপে দূরবর্তী হয়, তাহলে আপনি কর্মচারীর জন্য একটি ব্যক্তিগতকৃত অনলাইন মিটিং নির্ধারণ করতে পারেন।
ধাপ 2: কর্মচারীর প্রস্থান সম্পর্কে সবকিছু পরিষ্কার করুন
পরবর্তী পদক্ষেপটি হল কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ করা এবং তার সম্পর্কে সমস্ত তথ্য সংগ্রহ করা অফিসে শেষ দিন বা প্রস্থানের সময়। যখন কর্মচারীকে নিজে থেকে বরখাস্ত করা হয়, তখন আপনি যে দিনটি চাকুরী বন্ধ করতে চান এবং সেই বিষয়ে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নিতে চান তার জন্য জিজ্ঞাসা করতে পারেন।
এছাড়াও, যদি সংস্থাটি সমাপ্তির প্রস্তাব দেয়, তবে সংস্থার পক্ষকে 1 বা 2 মাসের নোটিশ দিতে হবে। যাতে কর্মচারী তার সমস্ত কাজ সুচারুভাবে গুটিয়ে নিতে পারে।
পুরো দলকে কর্মচারী প্রস্থানের তারিখ ঘোষণা করতে ভুলবেন না!
ধাপ 3: জ্ঞান স্থানান্তরের ব্যবস্থা করুন
আপনি হয়তো ভাবছেন যে আপনি যখন নতুনদের নিয়োগ করছেন তখন কেন আপনার প্রাক্তন কর্মীদের জ্ঞানের প্রয়োজন। কিন্তু এই সহজ পদক্ষেপের অনেক তাৎপর্য রয়েছে। এটা সম্ভব যে প্রাক্তন কর্মচারী নেতৃত্ব বা পরিকল্পনার দায়িত্বে ছিলেন।
অতএব, আপনি পারেন একটি জ্ঞান-স্থানান্তর সেশন নির্ধারণ করুন কর্মচারীদের অন্ধকার এবং অলসের মতো ফ্যাশনে কাজ করার অনুমতি দেওয়ার পরিবর্তে। এইভাবে, প্রত্যেক কর্মচারী একই পৃষ্ঠায় থাকবে, এবং পরবর্তী ব্যক্তি যিনি তার উত্তরাধিকারী হবেন তাকে স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করতে হবে না।
এই তথ্যগুলি ছাড়াও, লোকেদের একটি হস্তান্তর নথি প্রস্তুত করতে বলা সর্বদা ভাল, অভ্যন্তরীণ ডকুমেন্টেশন, অথবা ভবিষ্যতে যারা তাদের ভূমিকা গ্রহণ করবে তাদের জন্য কিছু টিপস সহ ভিডিও। স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতিতে কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় বা অন্তর্ভুক্ত করা প্রস্থানকারী কর্মচারী দ্বারা করা যেতে পারে। এটি করে, আপনি সময় এবং অর্থ উভয়ই সাশ্রয় করবেন। আরও, দরজা খোলা রাখুন, যাতে তারা চলে যাওয়ার পরে যদি আপনি কিছু জ্ঞান হারিয়ে ফেলেন, আপনি তাদের কাছে সাহায্য চাইতে পারেন, যা তারা আনন্দের সাথে প্রদান করবে।
ধাপ 4: প্রাক্তন কর্মচারীর সিস্টেম অ্যাক্সেস সরিয়ে নিন
আপনার সিস্টেমের পাশাপাশি প্রাক্তন কর্মীদের অধীনে ডেটা রাখা দীর্ঘমেয়াদে আপনাকে ব্যয় করতে হবে। এটি সরাসরি আপনার প্রতিষ্ঠানের নিরাপত্তা নিয়েও উদ্বেগ তৈরি করবে। তাই আপনাকে করতে হবে সমস্ত সিস্টেম অ্যাক্সেস প্রত্যাহার করুন কর্মচারী থেকে। অবশ্যই, এর মধ্যে ইমেল, অভ্যন্তরীণ প্ল্যাটফর্ম ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে কিন্তু কারো ভূমিকার উপর নির্ভর করে, অনেক অন্যান্য অ্যাক্সেস প্রত্যাহার করতে হতে পারে।
ধাপ 5: কোম্পানির সম্পদের যত্ন নিন
আপনি যখন একজন নতুন কর্মচারীকে অনবোর্ড করেন, তখন এটা স্পষ্ট যে আপনাকে অফিসের সরঞ্জাম যেমন ল্যাপটপ, মাউস, যানবাহন, সেল ফোন এবং অন্যান্য সম্পর্কিত কাজের দায়িত্ব দেওয়া হয়েছে। প্রস্থানকারী কর্মচারীকে জিজ্ঞাসা করতে ভুলবেন না রিটার্ন কোম্পানির ধরনের সরঞ্জাম. নতুন অনবোর্ড হওয়া কর্মচারীরা এই সম্পদগুলি ব্যবহার করতে পারে এবং এটি একটি সাশ্রয়ী পদক্ষেপ হবে।
ধাপ 6: একটি উষ্ণ বিদায় পার্টির ব্যবস্থা করুন
কখনই মনে করবেন না যে একজন বিদায়ী কর্মচারীর জন্য বিদায়ের ব্যবস্থা করা সময় এবং অর্থের অপচয়। বিদায়ের আয়োজন এটি বিদায়ী কর্মচারীর প্রতি কৃতজ্ঞতা দেখানোর একটি ভাল উপায় এবং আপনাকে আপনার নিয়োগকর্তার ব্র্যান্ডকে বাড়িয়ে তুলতে সাহায্য করবে৷ উপরন্তু, প্রস্থানকারী কর্মচারী এবং বর্তমান কর্মচারী একে অপরকে বিদায় জানানো এবং ধন্যবাদ জানানোর সুযোগ পাবে।
কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়ার অংশ হিসাবে, আপনিও করতে পারেন প্রস্থান সাক্ষাৎকার পরিচালনা করুন. আপনি প্রস্থান সাক্ষাত্কারে কোম্পানির কর্মপ্রবাহ সম্পর্কে অন্তর্দৃষ্টি এবং পরামর্শ পেতে পারেন, সাথে প্রস্থানকারী কর্মচারীকে তার ত্রুটিগুলি এবং উন্নতির ক্ষেত্রগুলি সম্পর্কে নির্দেশনা দিতে পারেন। একটি পরিচালনার মাধ্যমে আপনার প্রতিষ্ঠানের দুর্বলতা এবং শক্তিগুলিকে কীভাবে উন্নত করা যায় তা শেখা সম্ভব প্রস্থান সাক্ষাৎকার.
ধাপ 7: সব ধরনের আর্থিক নির্ভরতা স্পষ্ট করুন
আপনার অর্থ বিভাগ দেখুন কিনা প্রস্থান কর্মচারী কোন নির্ভরতা আছে সেখানে যদিও পে-রোল সিস্টেমে এর জন্য বিল্ট-ইন কার্যকারিতা রয়েছে, আপনি নিশ্চিত করতে চান যে পে-রোল আসলে চূড়ান্ত অর্থপ্রদান পরিচালনা করছে।
কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়াকে সুগম করার জন্য, নিশ্চিত করুন যে আপনি iতাদের প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন সময়সীমা, নোটিশ সময়কাল, এবং কোনো আসন্ন ছুটির দিন। চলে যাওয়া কর্মীদের বেতন-ভাতা ধরে রাখা কখনই ভালো অভ্যাস নয়, কারণ এটি নিয়োগকর্তার ব্র্যান্ডকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করবে।
ধাপ 8: প্রাক্তন কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ রাখার চেষ্টা করুন
যখন একজন কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যায়, তার মানে এই নয় যে এটি সবকিছুর শেষ হতে হবে। এটা ও সম্ভব প্রাক্তন কর্মীদের সাথে যোগাযোগ রাখুন বিভিন্ন উপায়ে। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিভা পুল এবং প্রাক্তন ছাত্র গোষ্ঠী রয়েছে। যেকোনো একটি বিকল্প ব্যবহার করে, আপনি প্রাক্তন কর্মীদের সর্বশেষ কোম্পানির খবর এবং শূন্যপদ পাঠাতে পারেন যাতে তারা আপডেট থাকতে পারে।
যোগাযোগে থাকার সুবিধাগুলি কেবল যোগাযোগ রাখার বাইরেও যায়। এটি উপযোগী হতে পারে যখন আপনি জ্ঞান হারিয়ে ফেলেন যা শুধুমাত্র বিদায়ী কর্মচারীর কাছেই পরিচিত ছিল, যেমনটি আমরা সংক্ষেপে আগে উল্লেখ করেছি। আপনি তাদের উত্তরাধিকারী সাহায্য করার জন্য এটি ব্যবহার করতে পারেন.
আপনার অফবোর্ডিং প্রক্রিয়া স্ট্রীমলাইন করুন
একটি সফল কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়া আপনার সংস্থাকে অনেক দূর যেতে সাহায্য করবে। আপনি যদি কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়ার এই 8টি ধাপগুলিকে আলাদা করতে পারেন তবে অবশ্যই এটি আপনার সংস্থার কর্মপ্রবাহকে প্রবাহিত করবে এবং নতুন সুযোগ তৈরি করবে।
আপনার HR প্রক্রিয়ায় একটি সম্পূর্ণ কর্মচারী অফবোর্ডিং প্রক্রিয়া বাস্তবায়ন শুরু করুন। যদি আপনার আরও নির্দেশিকা বা পরামর্শের প্রয়োজন হয়, অনুগ্রহ করে আমাদের সহায়তা টিম বা অন্য ম্যানেজার-সম্পর্কিত ব্যক্তিদের সাথে যোগাযোগ করতে দ্বিধা করবেন না আমাদের মাধ্যমে ফেসবুক সম্প্রদায়. এবং এই ধরনের অত্যাশ্চর্য ব্লগ, অন্তর্দৃষ্টি, টিউটোরিয়াল এবং সব পেতে প্রথম হতে, আমাদের ব্লগে সাবস্ক্রাইব করুন.
