Halus proses offboarding karyawan sangat penting untuk memajukan pertumbuhan dan branding organisasi Anda. Dan itu adalah prosedur yang paling merepotkan dalam proses HR. Perlu disebutkan, bahwa sebagian besar organisasi gagal menerapkannya dengan benar. Nantinya hal itu menimbulkan dilema dalam jangka panjang.
Jika Anda berencana membangun proses offboarding yang lebih mulus untuk perusahaan Anda, postingan ini akan memandu Anda.
Onboarding dan offboarding karyawan keduanya merupakan bagian dari proses SDM. Namun, jika Anda bisa mengenal tim HR, Anda akan menemukan bahwa kebanyakan dari mereka bingung menangani proses offboarding karyawan. Mereka semua akan setuju bahwa pernyataan berikut berlaku untuk mereka.
'Offboarding Karyawan Lebih Penting Daripada Onboarding Dalam Proses SDM'
Mari selami blog untuk melihat apa itu offboarding karyawan dan dapatkan daftar periksa utama untuk membantu Anda memperlancar proses offboarding karyawan Anda.
Apa itu Offboarding Karyawan?
Blog ini disiapkan sedemikian rupa sehingga dari pemula hingga ahli tim SDM akan mendapat manfaat. Mari kita mulai dengan definisi offboarding karyawan proses.
Pemisahan antara karyawan dan perusahaan disebut offboarding. Ini adalah proses yang terjadi ketika seorang karyawan meninggalkan suatu organisasi. Proses offboarding karyawan diperlukan setelah terjadi pengunduran diri, pensiun, atau pemutusan hubungan kerja karyawan.
Pemberhentian karyawan, pada dasarnya, memastikan bahwa semuanya beres ketika seorang karyawan pergi, sehingga Anda tidak perlu menghubungi mantan karyawan dua minggu kemudian untuk mendapatkan lencana identitasnya. Selain itu, proses penghentian karyawan ini memberi Anda kesempatan untuk mengetahui apa yang mungkin dapat Anda tingkatkan untuk karyawan Anda saat ini dan di masa mendatang.
Pentingnya Offboarding Dalam Proses SDM
Sekarang mari fokus pada mengapa Anda harus mulai mempraktekkan penghentian karyawan dan menjadikannya bagian penting dari proses SDM Anda. Hal ini tidak mengherankan bila Anda mempertimbangkan bahwa sebanyak sepertiga mantan karyawan masih memiliki akses ke data perusahaan.
Sekitar 20% organisasi telah menderita pelanggaran data oleh mantan karyawan. Anda dapat mencegah hal ini dengan memastikan orang tidak memiliki akses ke jaringan atau sistem perusahaan setelah mereka keluar dari perusahaan sebagai bagian dari proses offboarding Anda.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa offboarding karyawan itu penting:
1. Tetap Buka Jalur Komunikasi Untuk Karyawan Boomerang
Ketika tim SDM tidak melalui proses offboarding karyawan, maka karyawan dan organisasi harus melalui masa sulit. Seperti pembayaran karyawan yang jatuh tempo, akses penting ke organisasi masih tetap pada mantan karyawan, dan sebagainya. Semua hal ini merusak hubungan antara mantan karyawan dan organisasi.
Jadi, jika Anda berencana mempekerjakan mantan karyawan di posisi yang lebih berpengalaman di masa mendatang, mereka mungkin tidak akan kembali karena pengalaman buruk terakhir. Jelas, ini tidak baik untuk organisasi mana pun.
Tidak dapat disangkal bahwa mempekerjakan kembali mantan karyawan dapat menguntungkan bagi suatu organisasi. Sebagai mempekerjakan kembali mantan karyawan menjadi produktif dan beroperasi lebih cepat, dan seperti yang kita ketahui bahwa metode ini sesuai dengan budaya perusahaan kita, metode ini juga hemat biaya. Karena waktu rekrutmen yang sulit dan kekurangan bakat yang semakin meningkat, banyak perusahaan saat ini tidak akan menolak a karyawan bumerang.
2. Sumber Kunci Mempromosikan Merek Pemberi Kerja
Pada dasarnya, daripada karyawan internal, mantan karyawan berperan lebih besar mempromosikan merek perusahaan organisasi Anda saat mantan karyawan pindah ke perusahaan baru dan lingkungan baru. Jika Anda dapat menawarkan pemutusan hubungan kerja yang lancar kepada mantan karyawan, hal itu akan menciptakan dampak positif.
Anda kemungkinan besar akan memuji mantan majikan Anda jika Anda memiliki kenangan indah tentang hari-hari terakhir Anda di sana. Meskipun tidak bekerja untuk mereka lagi, Anda cenderung bersikap positif ketika orang lain bertanya tentang waktu Anda di sana. Hal ini, pada gilirannya, akan berdampak positif bagi perusahaan merek majikan, yang pada gilirannya akan menguntungkan daya tariknya bagi kandidat.
3. Menjaga Keamanan Data Organisasi
Proses pemutusan hubungan kerja karyawan yang tepat sangat penting untuk keamanan data alasan. Meskipun kami tidak suka memikirkan jika seseorang tidak keluar secara sukarela, mereka mungkin akan bertindak karena dendam atau putus asa dan merugikan organisasi. Hal ini dapat dilakukan dengan menghapus file atau dengan menerbitkan database klien perusahaan.
4. Peluang Untuk Mengubah Mantan Karyawan Menjadi Pelanggan
Mantan karyawan bisa dianggap pelanggan ketika Anda menjalankan bisnis berbasis produk atau layanan. Membuat kandidat yang ditolak tetap bahagia itu penting, tetapi menjaga loyalitas mantan karyawan adalah kunci untuk mempertahankan pengalaman kandidat Anda. Bayangkan jika Anda dapat mengubah mantan karyawan yang masih menjadi pelanggan bahkan setelah dia keluar dari perusahaan, itu akan menjadi iklan yang bagus untuk merek Anda. Anda di papan menunjukkan seberapa baik Anda memperlakukan pelanggan Anda melalui cara Anda memperlakukan mereka.
Panduan Langkah Demi Langkah: Bagaimana Menerapkan Pemutusan Hubungan Kerja Di Perusahaan Anda
Ingin tahu langkah apa yang harus diambil dalam offboarding karyawan? Berikut adalah daftar periksa offboarding karyawan yang dapat Anda integrasikan dengan mudah ke dalam proses SDM Anda. Mari kita mulai.
Langkah 1: Mulailah Dengan Thanksgiving Untuk Layanan
Seperti disebutkan sebelumnya, pemutusan hubungan kerja karyawan dapat terjadi baik dari pihak perusahaan maupun pihak karyawan. Tapi apa pun alasannya, Anda harus memulai proses offboarding karyawan berterima kasih kepada karyawan untuk layanan, dedikasi, dan upayanya yang lama. Tidak pernah merupakan praktik yang baik untuk segera menutup komunikasi dengan karyawan.
Akan lebih menyenangkan untuk memulai proses offboarding karyawan secara langsung, daripada melalui email yang dingin. Jika organisasi Anda sepenuhnya jarak jauh, Anda dapat menjadwalkan rapat online yang dipersonalisasi untuk karyawan tersebut.
Langkah 2: Bersihkan Semua Tentang Keberangkatan Karyawan
Langkah selanjutnya adalah berkomunikasi dengan karyawan tersebut dan mengumpulkan semua informasi tentangnya hari terakhir di kantor atau waktu keberangkatan. Ketika karyawan tersebut diberhentikan sendiri, Anda dapat menanyakan kapan dia ingin memutuskan hubungan kerja dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan terkait hal itu.
Juga, jika organisasi menawarkan pemutusan hubungan kerja, maka pihak organisasi harus memberikan pemberitahuan 1 atau 2 bulan sebelumnya. Sehingga karyawan dapat menyelesaikan semua pekerjaannya dengan lancar.
Jangan lupa untuk mengumumkan tanggal keberangkatan karyawan ke seluruh tim!
Langkah 3: Atur Transfer Pengetahuan
Anda mungkin bertanya-tanya mengapa Anda memerlukan pengetahuan mantan karyawan saat Anda merekrut karyawan baru. Namun langkah sederhana ini mempunyai arti penting. Ada kemungkinan bahwa calon mantan karyawan tersebut bertugas memimpin atau merencanakan.
Oleh karena itu, Anda bisa menjadwalkan sesi transfer pengetahuan alih-alih membiarkan karyawan bekerja dengan cara yang gelap dan seperti kemalasan. Dengan cara ini, setiap karyawan akan berada di halaman yang sama, dan orang berikutnya yang menggantikannya tidak perlu memulai dari awal.
Selain informasi ini, selalu baik untuk meminta orang menyiapkan dokumen serah terima, dokumentasi intern, atau video dengan beberapa kiat untuk siapa pun yang akan mengambil alih peran mereka di masa mendatang. Mengotomatiskan atau memasukkan tugas ke dalam prosedur operasi standar dapat dilakukan oleh karyawan yang akan berangkat. Dengan melakukannya, Anda akan menghemat waktu dan uang. Selanjutnya, biarkan pintu tetap terbuka, sehingga jika Anda kehilangan beberapa pengetahuan setelah mereka pergi, Anda dapat meminta bantuan mereka, yang akan mereka berikan dengan senang hati.
Langkah 4: Hapus Akses Sistem Mantan Karyawan
Menjaga sistem Anda serta data di bawah mantan karyawan akan merugikan Anda dalam jangka panjang. Ini juga akan secara langsung menimbulkan kekhawatiran tentang keamanan organisasi Anda. Jadi kamu harus cabut semua akses sistem dari karyawan. Tentu saja, ini termasuk email, platform internal, dll. tetapi bergantung pada peran seseorang, banyak akses lain mungkin perlu dicabut.
Langkah 5: Jaga Aset Perusahaan
Saat Anda menerima karyawan baru, terlihat jelas bahwa Anda telah diberikan tanggung jawab pekerjaan yang berhubungan dengan peralatan kantor seperti laptop, mouse, kendaraan, telepon seluler, dan lain-lain. Jangan lupa untuk meminta karyawan yang berangkat untuk mengembalikan jenis peralatan perusahaan. Karyawan baru dapat memanfaatkan aset ini dan ini akan menjadi langkah yang hemat biaya.
Langkah 6: Atur Pesta Perpisahan yang Hangat
Jangan pernah berpikir mengatur perpisahan untuk karyawan yang akan pergi hanya membuang-buang waktu dan uang. Mengatur perpisahan adalah cara yang baik untuk menunjukkan penghargaan terhadap karyawan yang keluar dan juga akan membantu Anda meningkatkan merek perusahaan Anda. Selain itu, karyawan yang keluar dan karyawan saat ini akan memiliki kesempatan untuk mengucapkan selamat tinggal dan berterima kasih satu sama lain.
Sebagai bagian dari proses offboarding karyawan, Anda juga bisa melakukan exit interview. Anda dapat memperoleh wawasan dan saran tentang alur kerja perusahaan dalam wawancara keluar, bersamaan dengan membimbing karyawan yang keluar tentang kekurangan dan bidang perbaikannya. Anda dapat mempelajari cara memperbaiki kelemahan dan kekuatan organisasi Anda dengan melakukan wawancara keluar.
Langkah 7: Perjelas Semua Jenis Ketergantungan Finansial
Periksa departemen keuangan Anda apakah karyawan yang berangkat memiliki ketergantungan apapun di sana. Meskipun sistem penggajian memiliki fungsi bawaan untuk ini, Anda ingin memastikan bahwa penggajian benar-benar menangani pembayaran akhir.
Untuk merampingkan proses offboarding karyawan, pastikan Anda isertakan semua informasi yang mereka butuhkan, seperti tenggat waktu, periode pemberitahuan, dan hari libur yang akan datang. Tidak pernah merupakan praktik yang baik untuk menahan gaji karyawan yang pergi, karena hal itu akan berdampak negatif pada merek pemberi kerja.
Langkah 8: Cobalah Tetap Berhubungan Dengan Mantan Karyawan
Ketika seorang karyawan melewati proses offboarding, itu tidak berarti bahwa itu harus menjadi akhir dari segalanya. Apakah mungkin untuk tetap berhubungan dengan mantan karyawan dengan berbagai cara. Ada talent pool dan kelompok alumni, misalnya. Dengan menggunakan opsi mana pun, Anda dapat mengirimkan berita dan lowongan perusahaan terbaru kepada mantan karyawan sehingga mereka dapat terus diperbarui.
Manfaat tetap berhubungan lebih dari sekadar tetap berhubungan. Ini bisa berguna ketika Anda kehilangan pengetahuan yang hanya diketahui oleh karyawan yang akan pergi, seperti yang kami sebutkan secara singkat sebelumnya. Anda juga dapat menggunakannya untuk membantu penerus mereka.
Sederhanakan Proses Offboarding Anda
Proses offboarding karyawan yang berhasil akan membantu organisasi Anda melangkah jauh. Jika Anda dapat memisahkan semua 8 langkah dari proses offboarding karyawan ini, tentunya hal itu akan merampingkan alur kerja organisasi Anda dan menciptakan peluang baru.
Mulailah menerapkan proses offboarding karyawan yang lengkap ke dalam proses SDM Anda. Jika Anda memerlukan panduan atau saran lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi tim dukungan kami atau orang terkait manajer lainnya melalui kami komunitas Facebook. Dan untuk menjadi yang pertama mendapatkan blog, wawasan, tutorial, dan semuanya yang menakjubkan ini, berlangganan blog kami.
