Qualquer executivo de RH sabe que encontrar novos contratados e integrá-los rapidamente é uma grande conquista. Ainda assim, por incorporando uma estratégia planejada de pré-embarque no processo, ele pode ser ainda mais fácil. De acordo com as estatísticas, um processo completo de pré-embarque pode aumente a retenção de novas contratações em até 82%.
Se você está pronto para iniciar um procedimento de pré-embarque para novas contratações, você está no lugar certo. Hoje, iremos orientá-lo sobre por que você deve implementar processos de pré-embarque, quais são as etapas e, o mais importante, quais benefícios você obterá com isso. Vamos mergulhar de cabeça.
Para ajudá-lo a compreender a situação atual e seu significado, vejamos as estatísticas mais recentes de pré-embarque.
👉 Organizações de classe mundial são 53% tem maior probabilidade de oferecer pré-embarque Atividades.
👉 64% de recrutas não tem experiência pré-embarque.
👉 As empresas que não oferecem uma experiência de pré-embarque perderão muitos benefícios e provavelmente verão mais recrutas sair durante os primeiros seis meses de trabalho.
👉 Equipes de sucesso são 53% com maior probabilidade de pré-embarque novas contratações.
Pré-embarque vs integração: conheça o básico
Muitas vezes, as pessoas pensam que pré-embarque e integração são a mesma coisa. Mas eles não são! Há uma distinção marcante entre os dois. Vamos dar uma olhada em como o pré-embarque e a integração diferem antes de nos aprofundarmos nas etapas obrigatórias do pré-embarque.
O que é pré-embarque?
O procedimento que uma empresa implementa entre um candidato assinar um contrato de trabalho e o primeiro dia de trabalho é chamado de pré-embarque. Serve de orientação para novos contratados, educando-os sobre o negócio, sua cultura e seus colegas de trabalho. O RH gerencia a documentação de novas contratações durante o pré-embarque, incluindo declarações de seguros, impostos e saúde e segurança.
O que é integração?
o processo de integração de novos colaboradores é um programa estruturado que visa integrar novos contratados à empresa. Envolve diversas etapas e atividades que visam ajudar os novos funcionários a se aclimatarem às suas novas funções, compreenderem a cultura da empresa e se tornarem membros produtivos da organização. No momento em que um funcionário inicia seu primeiro dia na organização, inicia seu processo de onboarding.
Assim que o procedimento de pré-embarque termina, o processo de integração normalmente começa com as seguintes etapas:
1. Orientação do primeiro dia com documentos de boas-vindas, introdução e preenchimento.
2. Fornecimento de equipamentos necessários (laptop, telefone), credenciais de acesso (e-mail, software) e configuração do espaço de trabalho.
3. Compartilhe briefings detalhados sobre funções, expectativas e métricas de desempenho.
4. Junte-se a um funcionário mais experiente para ajudar na adaptação e fornecer suporte contínuo.
5. Agende reuniões com os supervisores para esclarecer quaisquer dúvidas e analisar o progresso.
6. Participação em reuniões de equipe para compreensão dos projetos em andamento e da dinâmica da equipe.
7. Oferecer oportunidades para participar de atividades de formação de equipes e interações sociais para construir relacionamentos.
Principais diferenças entre integração e pré-carregamento
O pré-carregamento consiste na preparação para a chegada do novo funcionário e na garantia de que todas as tarefas logísticas e administrativas sejam concluídas para que o novo contratado possa começar a trabalhar desde o primeiro dia. A integração, por outro lado, é um processo mais amplo e de longo prazo que visa integrar totalmente o novo funcionário à empresa e prepará-lo para o sucesso em sua função.
🔍 O pré-embarque acontece antes do primeiro dia oficial de trabalho do funcionário no escritório. Por outro lado, a integração começa no primeiro dia e continua durante semanas ou meses depois, geralmente terminando após um determinado período probatório.
🔍 O pré-embarque concentra-se em tarefas preparatórias e logísticas para garantir que o novo contratado esteja pronto para começar. Onboarding engloba todo o processo de integração do novo colaborador à empresa, incluindo treinamento, assimilação cultural e suporte contínuo.
🔍 O pré-carregamento inclui o envio de comunicações de boas-vindas, configuração de TI e espaço de trabalho e preenchimento da documentação inicial. A integração inclui orientação abrangente, treinamento, mentoria, avaliações de desempenho e atividades de integração de equipe.
🔍Normalmente, esse processo dura desde o primeiro dia de contratação e pode se estender por vários meses, dependendo da complexidade da função e do programa de integração específico da organização. O pré-embarque ocorre entre a aceitação da oferta de emprego e o primeiro dia de emprego, normalmente durando de alguns dias a algumas semanas.
Principais benefícios dos funcionários pré-embarcados
O pré-embarque, processo de contratação e preparação de novas contratações, oferece diversos benefícios e vantagens significativos tanto para os funcionários quanto para a organização. Aqui estão os principais benefícios:
Benefícios da perspectiva dos funcionários
1. Reduza a ansiedade e aumente a confiança
Ao receber informações sobre a empresa, sua função e o que esperar, os novos contratados se sentem mais preparados e menos ansiosos para iniciar no novo emprego. A comunicação clara e o envolvimento inicial ajudam os novos contratados a se sentirem mais confiantes e bem-vindos, tornando a transição mais tranquila.
2. Garanta uma transição suave
O preenchimento da papelada necessária e a criação de contas com antecedência permitem que os novos funcionários se concentrem em suas funções desde o primeiro dia, em vez de em tarefas administrativas. Compreender antecipadamente suas responsabilidades e a cultura da empresa ajuda os novos contratados a alinhar suas expectativas e reduzir possíveis confusões.
3. Aumente o envolvimento na nova cultura
A interação precoce com a equipe e a empresa promove um sentimento de pertencimento e engajamento, fazendo com que os novos contratados se sintam valorizados antes mesmo de começarem. Sentir-se parte da organização desde o início pode aumentar a motivação e o entusiasmo do novo contratado em relação à sua nova função.
Benefícios da perspectiva dos empregadores
1. Aumente a produtividade da organização
Quando os novos contratados começarem a trabalhar com a papelada e a configuração de TI já estiver concluída, eles poderão começar a contribuir para suas funções imediatamente, aumentando a produtividade geral. O pré-embarque permite um ambiente mais organizado e focado processo de integração, onde os dias iniciais podem ser dedicados à formação e integração específicas da função, em vez de tarefas administrativas.
2. Melhore a retenção de funcionários
Um processo de pré-embarque bem executado cria uma primeira impressão positiva, reduzindo a probabilidade de desistências antes do início ou de novos contratados terem dúvidas. Envolver novos contratados antecipadamente pode aumentar sua lealdade e comprometimento com a empresa, o que pode levar a melhores taxas de retenção.
3. Simplifique o processo de integração
O pré-embarque ajuda a agilizar o processo geral de integração, antecipando tarefas administrativas e preparatórias. Isso permite uma fase de integração mais estruturada e eficiente. Com as tarefas administrativas eliminadas, a integração pode se concentrar mais na assimilação cultural e na integração da equipe, que são cruciais para o sucesso dos funcionários no longo prazo.
4. Ajuda na redução de custos
Ao melhorar a retenção e reduzir a probabilidade de saídas antecipadas, o pré-embarque pode ajudar a reduzir os custos associados ao recrutamento e formação de substitutos. O pré-embarque organizado de forma eficiente pode economizar tempo e recursos que, de outra forma, seriam gastos no tratamento de questões logísticas durante os primeiros dias de emprego.
5. Melhore a marca e a reputação do empregador
Uma experiência positiva de pré-embarque contribui para uma marca empregadora forte, mostrando a empresa como organizada, acolhedora e focada no funcionário. Isso pode atrair os melhores talentos no futuro. Os novos contratados satisfeitos têm maior probabilidade de falar positivamente sobre a sua experiência, tornando-se defensores da empresa e melhorando a sua reputação no mercado de trabalho.
Guia de RH para um pré-carregamento bem-sucedido: 7 etapas obrigatórias
Para dar aos novos contratados uma sensação de conforto e confiança em relação à sua função e à organização, você deve criar um processo de pré-embarque. Analisamos as etapas de pré-embarque das principais empresas e compilamos todas as etapas essenciais.
As etapas a seguir podem fazer uma grande diferença no que diz respeito à retenção de funcionários ao estabelecer um processo de pré-embarque. Vamos verificá-los.
1. Defina o meio de comunicação: e-mails de boas-vindas
Dependendo da estrutura e cultura da sua organização, você deve escolher o meio de comunicação pré-embarque. Pode ser por meio de e-mails, cartas, videochamadas, etc. O meio de comunicação mais popular e eficaz é o e-mail. Você pode iniciar a conversa com e-mails de boas-vindas.
Como as primeiras impressões ficam com as pessoas, enviar um e-mail de boas-vindas aos novos contatos ajuda a promover uma impressão favorável e aumentar a retenção. Outro excelente método para divulgar informações e familiarizar os novos contratados com a cultura da sua empresa é por meio de um email de boas-vindas.
Exemplos de melhores práticas de pré-carregamento
O que você pode enviar em e-mails de boas-vindas? Aqui, estamos compartilhando alguns dos melhores exemplos de práticas de pré-embarque de outros lugares para orientá-lo:
💡Crie um vídeo de boas-vindas dos CXOs do escritório e compartilhe-o por e-mail. Mantenha um tom genérico para que possa ser utilizado por todos os departamentos.
💡Crie um modelo de cartão de boas-vindas online para proprietários de empresas ou CEOs e envie-o por e-mail. Isso dará ao novo funcionário um sentimento de pertencimento.
💡Elabore o e-mail mencionando landing pages e vídeos que contenham vantagens e benefícios, o estilo de vida diário da organização.
2. Configure o mentor ou amigo, apresente à equipe
Deixar de fornecer um briefing antecipado sobre a equipe e o supervisor com quem um novo contratado trabalhará é um erro cometido pela maioria das organizações pequenas e iniciantes. Ajudaria o novo contratado a se sentir mais à vontade e menos sobrecarregado se você pudesse fazer isso antes do primeiro dia de trabalho. Antes de começar, muitas pessoas obtêm sucesso acompanhando os funcionários atuais.
Portanto, pense em identificar um membro da equipe que esteja disposto a servir como mentor para novos contratados. É por isso que a segunda etapa do pré-embarque é apresentá-lo ao supervisor, a outros membros da equipe, etc. Configurar um mentor ou amigo e mencioná-lo é muito apreciado.
Exemplos de melhores práticas de pré-carregamento
Vamos verificar as formas mais populares de executar a segunda etapa do pré-embarque em sua organização:
💡Mencione no e-mail o nome, imagem, correio comercial e outras formas de comunicação do mentor, supervisor e membro da equipe.
💡Você também pode compartilhar seus gerenciadores de perfis sociais, dessa forma, o novo contratado pode facilmente se conectar e dar uma olhada.
💡Ou criar um vídeo é sempre a melhor maneira.
3. Compartilhe a papelada pré-emprego e coisas para levar no primeiro dia
Em todas as organizações, é obrigatório apresentar histórico escolar, NOCs, experiência do funcionário, identidade nacional, passaporte e outros documentos. Além disso, algumas empresas fornecem NDAs e outros tipos de papéis para assinar. Torna-se problemático ou demorado durante o processo de integração. Portanto, é fundamental compartilhar as listas de papelada e uma lista de coisas que o escritório não forneceria, portanto, traga-as você mesmo.
Exemplos de melhores práticas de pré-carregamento
Aqui estão as melhores práticas de pré-embarque que você também pode seguir para sua organização.
💡Crie um documento público online e compartilhe-o com o novo contratado.
💡 Você pode manter uma seção em sua base de conhecimento interna e com o novo contratado.
💡 Você pode fornecer infográficos e imagens de coisas que são obrigatórias para trazer no primeiro dia.
4. Divulgue recursos essenciais e diretrizes de trabalho
Tentamos ser o mais genéricos e vagos possível ao publicar uma descrição de cargo, a fim de atrair o maior número possível de candidatos. Além disso, para postagens especializadas, normalmente você precisa ter mais conhecimento. Você pode enviar ao seu novo contratado uma lista de recursos necessários, juntamente com responsabilidades reais do trabalho, para ajudá-lo a se preparar para a força de trabalho real.
Exemplos de melhores práticas de pré-carregamento
Veja como você também pode implementar essas práticas recomendadas de pré-embarque para sua empresa.
💡 Você pode criar um fluxograma para resumir as reais responsabilidades do trabalho.
💡 Crie uma lista de ferramentas que o novo contratado utilizará.
💡 Sugira aos novos contratados um conjunto de livros que os ajudará a se preparar para a nova função.
5. Rascunho da agenda de integração do primeiro dia
O primeiro dia de um novo funcionário é sempre crucial, mas preciso. Para executar a agenda corretamente a tempo, você pode documentar a atividade do dia inteiro e compartilhá-la com o novo contratado. A maior parte do planejamento antecipado é essencial para garantir um processo contínuo processo de integração para a nova contratação, pois envolve a participação ativa de diversos integrantes da empresa. Isso é fundamental para criar um primeiro dia tranquilo e uma integração subsequente para o novo funcionário.
Exemplos de melhores práticas de pré-carregamento
Vamos dar uma olhada em como você pode tornar essa etapa de pré-embarque mais eficiente com os principais exemplos.
💡Desenvolva um mapa de processos para integração de novas contratações, começando pelos componentes de RH que são universais. Certifique-se também de reservar horários para gerentes e outras pessoas envolvidas.
💡 Enumere cada indivíduo envolvido no processo de integração de novos funcionários e seu nível de participação. Convoque uma reunião para garantir o alinhamento com todas as partes envolvidas.
💡Peça aos supervisores e outras partes pertinentes que selecionem seus horários e contribuam para o processo de integração.
6. Auxiliar na criação de um plano de 30-60-90 dias
Um plano de 3 meses ou um Plano de 30-60-90 dias, pode ajudar os novos contratados a se adaptarem à sua nova função e local de trabalho. Oferece estrutura e orientação quanto às expectativas, procedimentos e cultura corporativa. O RH desempenha um papel fundamental na facilitação desse processo 30-60-90. Como gerente de RH, você pode oferecer a assistência crucial necessária para que um novo contratado elabore seus próprios planos e os apresente ao gerente. Dessa forma, os novos contratados podem começar a causar impacto antes de ingressarem.
Exemplos de melhores práticas de pré-carregamento
Aqui estão alguns exemplos populares de planos de 30-60-90 dias que você pode seguir como práticas de pré-embarque.
💡Compartilhe modelos pré-utilizados de plano de 30-60-90 dias com o novo contratado.
💡Diga ao novo contratado para criar o plano sozinho e depois fornecer informações.
💡Como parte do processo de pré-embarque, lembre os gerentes de compartilhar seu plano de 30, 60 ou 90 dias com os novos contratados e de tê-lo pronto de acordo com o cronograma de pré-embarque.
7. Colete feedback sobre recrutamento e mantenha contato
Você pode melhorar seu processo de contratação obtendo novos insights sobre ele, pedindo a opinião dos membros da equipe. Ao expressar as suas ideias e sentir-se apreciado, o novo contratado pode estabelecer maior relacionamento e um sentido de comunidade. Para obter informações úteis, crie um breve questionário sobre a experiência do candidato com perguntas pertinentes.
O pré-embarque tem como objetivo principal manter os novos contratados entusiasmados e engajados, como já abordamos. Por isso, é essencial que você mantenha contato com eles durante a fase de pré-embarque e esteja disponível caso um novo contratado tenha alguma dúvida ou preocupação.
Exemplos de melhores práticas de pré-carregamento
Aqui estão alguns exemplos populares que você pode seguir como práticas de pré-embarque.
💡Desenhe um cronograma detalhando as etapas que devem ser seguidas para concluir o processo de pré-embarque.
💡Durante esse processo, agende deliberadamente um horário para o RH ou o gerente da nova contratação entrar em contato com eles.
💡Forneça acesso fácil ao RH e à pessoa que será seu gerente para novas contratações.
Torne a integração mais tranquila com um processo de pré-embarque eficaz
Começar um novo emprego pode ser bastante estressante para a maioria das pessoas porque envolve ajustar-se a um novo ambiente, questionar a própria decisão, conhecer novas pessoas e assim por diante. Na verdade, a pesquisa sugere que mudar de emprego é mais estressante do que mudar ou executar uma hipoteca ou empréstimo!
Porém, com a estratégia correta de pré-embarque, você pode tornar esse período de transição muito mais fácil para seus novos funcionários. E, o que é mais importante, você aumentará o envolvimento, a lealdade e a produtividade dos recrutas desde o início. A longo prazo, o seu processo de pré-embarque pode inspirar os recrutas a permanecerem consigo por mais tempo.
Compartilhe quais etapas você segue para o pré-embarque de seus funcionários. Além disso, para continuar recebendo tendências e tutoriais de RH, inscreva-se em nós.
