एक नया कर्मचारी अपने पहले प्रोजेक्ट को पूरा करने से बहुत पहले ही तय कर लेता है कि उसने सही चुनाव किया है या नहीं। फिर भी, अधिकांश ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया अभी भी मैन्युअल चेकलिस्ट, बिखरे हुए ईमेल और कागजी कार्रवाई पर आधारित है जो मानव संसाधन और नए कर्मचारी दोनों को ही उलझा देती है। इसका परिणाम अनुमानित है। गैलप, केवल 121 टीपी3टी कर्मचारियों का इस बात से पूरा समर्थन है कि उनकी संस्था में नए कर्मचारियों को शामिल करने का काम बहुत अच्छे से होता है।.
कर्मचारी ऑनबोर्डिंग ऑटोमेशन मूल समस्या का समाधान करता है। यह मैन्युअल प्रक्रिया को एक विश्वसनीय प्रणाली में बदल देता है, जहाँ एक क्रिया दूसरी क्रिया को सक्रिय करती है, जिससे किसी भी कार्य को ईमेल इनबॉक्स में याद आने का इंतज़ार नहीं करना पड़ता। सही ऑटोमेशन का मतलब सिर्फ़ फ़ॉर्म को ऑनलाइन करना नहीं है। यह एक समन्वित प्रवाह है जहाँ हस्ताक्षरित प्रस्ताव, पुष्टि की गई आरंभ तिथि या भरा हुआ फ़ॉर्म स्वचालित रूप से अगले चरण को शुरू कर देता है।.
यह गाइड आपको पांच व्यावहारिक चरणों में अपना पहला ऑनबोर्डिंग ऑटोमेशन पाइपलाइन बनाने में मदद करेगी, जिसमें आपके मौजूदा वर्कफ़्लो की मैपिंग से लेकर 30, 60 और 90 दिनों के ऑटोमेटेड चेक-इन शेड्यूल करना शामिल है। प्रत्येक चरण उन HR टीमों के लिए डिज़ाइन किया गया है जो प्रशासनिक खर्चों को कम करना चाहती हैं, नए कर्मचारियों के अनुभव को बेहतर बनाना चाहती हैं और योग्य कर्मचारियों को उनके महत्वपूर्ण पहले 90 दिनों के बाद भी अपने साथ बनाए रखना चाहती हैं। इसके लिए किसी इंजीनियरिंग डिग्री की आवश्यकता नहीं है, बस एक स्पष्ट प्रक्रिया और सही ऑनबोर्डिंग सिस्टम की ज़रूरत है।.
संक्षेप में: कर्मचारी ऑनबोर्डिंग ऑटोमेशन पाइपलाइन लॉन्च करें
कर्मचारी ऑनबोर्डिंग ऑटोमेशन एक मैनुअल, कागजी कार्रवाई से भरी प्रक्रिया को एक सुव्यवस्थित पाइपलाइन में बदल देता है। एक कार्रवाई स्वचालित रूप से अगली कार्रवाई को ट्रिगर करती है, चाहे वह ऑफर पर हस्ताक्षर हो या 90-दिन का चेक-इन। सही तरीके से लागू करने पर, यह एचआर प्रशासनिक कार्य को कम करता है, उत्पादकता में लगने वाले समय को कम करता है और शुरुआती कर्मचारी प्रतिधारण में सुधार करता है।.
इसे 5 चरणों में बनाएं:
- अपने वर्तमान कार्यप्रवाह का मानचित्र बनाएंसमस्या उत्पन्न करने वाले बिंदुओं (विलंबित आईटी टिकट, मैन्युअल हस्तांतरण) का पता लगाएं और प्रस्ताव से लेकर 90वें दिन तक का आदर्श मार्ग तैयार करें।.
- कनेक्टेड सॉफ़्टवेयर का चयन करें: एक ऐसा ऑनबोर्डिंग टूल चुनें जो आपके एटीएस और एचआरआई के साथ एकीकृत हो ताकि डेटा को दोबारा दर्ज करने की आवश्यकता न पड़े।.
- प्री-बोर्डिंग प्रक्रिया को स्वचालित करें: नए कर्मचारियों को पहले दिन से पहले ही जोड़े रखने के लिए डिजिटल ऑफर लेटर, ई-हस्ताक्षर और एक निर्धारित स्वागत प्रक्रिया।.
- आईटी और शुरुआती कार्यों का प्रावधान: जीरो-टच एक्सेस की व्यवस्था करें ताकि कर्मचारी के आने से पहले खाते और उपकरण तैयार हों, और भूमिका-आधारित प्रशिक्षण स्वतः ही निर्धारित करें।.
- 30-60-90 दिन के चेक-इन का शेड्यूल बनाएंसुझाव: कर्मचारियों के बीच मतभेदों को दूर करने और नए कर्मचारियों को उनके पहले सप्ताह के बाद भी अच्छी तरह से सहयोग देने के लिए पल्स सर्वे और मैनेजर के साथ व्यक्तिगत बैठकों को स्वचालित करें।.
स्वचालन से मानवीय स्पर्श खत्म नहीं होता; इससे प्रशासनिक भागदौड़ कम हो जाती है, जिससे आपकी टीम के पास उन पलों के लिए अधिक समय होता है जो वास्तव में नए कर्मचारियों को स्वागत का एहसास कराते हैं।.
स्वचालित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का वास्तविक ROI क्या है?
स्वचालित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया दो तरह से फायदेमंद साबित होती है: आपकी टीम को बचाए गए घंटे और नए कर्मचारियों को बनाए रखना। ऑनबोर्डिंग स्वचालन अपनाने वाले मानव संसाधन पेशेवर रिपोर्ट करते हैं कि ऑनबोर्डिंग समय में 53% की कमी और प्रशासनिक कार्यों पर खर्च किए गए समय में 43% की कटौती।. कुछ रिपोर्टों के अनुसार, एक ही वर्ष में 14,18,000 से अधिक की बचत हुई है।.
प्रशासनिक खर्चों को कम करना
मैनुअल ऑनबोर्डिंग में ज्यादातर कागजी कार्रवाई शामिल होती है।. 58% ऑनबोर्डिंग प्रोग्राम प्रक्रियाओं और प्रपत्रों पर केंद्रित होते हैं, और नए कर्मचारियों से 50 से अधिक प्रशासनिक कार्यों को पूरा करने की अपेक्षा की जाती है।. इनमें से प्रत्येक कार्य स्वचालन के लिए उपयुक्त है।.
जब कोई प्रस्ताव हस्ताक्षरित हो जाता है, तो एक स्वचालित प्रणाली रोजगार अनुबंध तैयार कर सकती है, कर और बैंकिंग विवरण मांग सकती है, कर्मचारी को लाभों में नामांकित कर सकती है और प्रत्येक पूर्ण किए गए फॉर्म को बिना किसी मैन्युअल पुन: प्रविष्टि के दर्ज कर सकती है। यहीं से लाभ शुरू होता है। 43% प्रशासनिक कार्य में कमी यह डेटा कहाँ से आता है? एक बार दर्ज किया गया डेटा जहाँ भी आवश्यक होता है, वहाँ प्रवाहित होता है।.
प्रारंभिक प्रतिधारण दरों में सुधार
पहले कुछ हफ्तों में ही तय हो जाता है कि कौन टिकेगा। कंपनियों के पास लगभग किसी नए कर्मचारी के लिए सफलता या असफलता का समय 44 दिनों में तय होता है और 441% कर्मचारी अपने पहले सप्ताह के भीतर ही अपने फैसले पर पुनर्विचार करने की बात स्वीकार करते हैं।. एक सुचारू, स्वचालित शुरुआत उस प्रारंभिक संदेह को सीधे तौर पर दूर करती है।.
गलती करने की कीमत बहुत भारी होती है। खराब ऑनबोर्डिंग के कारण अपर्याप्त प्रशिक्षण महसूस करने वाले नए कर्मचारियों में से कुछ इस प्रकार हैं:, 801 टीपी3टी जल्द ही जाने की योजना बना रहे हैं, जबकि केवल 71 टीपी3टी ही खुद को अच्छी तरह से प्रशिक्षित महसूस करते हैं।. इन्हें बदलना भी महंगा पड़ता है, जिसकी अनुमानित लागत आती है। कर्मचारी के वेतन के छह से नौ महीने. स्वचालन यह सुनिश्चित करके कर्मचारियों को बनाए रखने में मदद करता है कि प्रत्येक नए कर्मचारी को एक समान, पूर्ण, स्वागतपूर्ण और सुव्यवस्थित शुरुआत मिले।.
| खराब ऑनबोर्डिंग की क्या कीमत होती है | आकृति |
|---|---|
| पहले सप्ताह में ही नए कर्मचारियों के मन में अपने निर्णय को लेकर संदेह | 44% |
| कम प्रशिक्षित नए कर्मचारी जो जल्द ही नौकरी छोड़ने की योजना बना रहे हैं | 80% |
| अच्छी तरह से प्रशिक्षित नए कर्मचारी जो जल्द ही नौकरी छोड़ने की योजना बना रहे हैं | 7% |
| किसी कर्मचारी को बदलने की लागत | 6-9 महीने का वेतन |
| जो कर्मचारी इस बात से पूरी तरह सहमत हैं कि ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया शानदार है | 12% |
चरण 1: आप अपने मौजूदा ऑनबोर्डिंग वर्कफ़्लो का मानचित्रण कैसे करते हैं?
आप उस प्रक्रिया को स्वचालित नहीं कर सकते जिसका आपने मानचित्रण नहीं किया है। आज ही किसी नए कर्मचारी द्वारा उठाए गए प्रत्येक कदम को दस्तावेज़ित करके शुरुआत करें, क्योंकि 58% ऑनबोर्डिंग प्रोग्राम एक सुनियोजित प्रक्रिया के बजाय असंबद्ध कागजी कार्रवाई पर आधारित होते हैं।. मैपिंग से यह स्पष्ट रूप से पता चलता है कि स्वचालन से सबसे अधिक लाभ कहाँ होगा।.
मौजूदा घर्षण बिंदुओं की पहचान करें
अक्सर मतभेद कार्यभार सौंपने के दौरान ही छिपे रहते हैं। नए कर्मचारी अपने पहले दिन की सबसे बड़ी निराशाओं का जिक्र करते हैं। आवश्यक उपकरणों तक पहुंच का अभाव (58%) और प्रौद्योगिकी संबंधी समस्याएं जैसे कि असंरचित कंप्यूटर (51%). ये वो अंतराल हैं जहाँ कोई कार्य ईमेल थ्रेड से अलग हो जाता है और चुपचाप रुक जाता है।.
आम रुकावटों पर ध्यान दें: हस्ताक्षर के लिए लंबित प्रस्ताव अनुमोदन, देर से दर्ज की गई आईटी टिकटें, बार-बार भेजे गए फॉर्म और ऐसी कार्य-प्रक्रिया तिथि जो किसी के भी तैयार होने से पहले ही आ जाती है। प्रत्येक देरी एक ऐसा बिंदु है जहां अनुस्मारक के स्थान पर ट्रिगर का उपयोग किया जा सकता है। उन सभी बिंदुओं को चिह्नित करें जहां वर्तमान में किसी व्यक्ति को दूसरे व्यक्ति से संपर्क करना पड़ता है।.
आदर्श यात्रा का दस्तावेजीकरण करें
इसके बाद, व्हाइटबोर्ड पर घर्षण-मुक्त संस्करण तैयार करें। हस्ताक्षरित प्रस्ताव से लेकर 90वें दिन तक के आदर्श मार्ग का मानचित्रण करें, यह ध्यान में रखते हुए कि नए कर्मचारियों में से 70% लोग अपने पहले महीने के भीतर ही तय कर लेते हैं कि नौकरी उनके लिए उपयुक्त है या नहीं।. आपकी आदर्श यात्रा में स्पष्टता और जुड़ाव को प्राथमिकता दी जानी चाहिए।.
इस प्रक्रिया को चार चरणों में बाँटें: प्रस्ताव मिलने से लेकर पहले दिन तक की पूर्व-प्रवेश प्रक्रिया, पहला दिन, पहला सप्ताह और 30-60-90 दिनों की अवधि। प्रत्येक चरण के लिए, यह नोट करें कि कौन जिम्मेदार है, नए कर्मचारी को क्या मिलता है और कौन सी कार्रवाई अगले चरण की शुरुआत करती है। यह चरणबद्ध मानचित्र आपके स्वचालन पाइपलाइन के लिए ब्लूप्रिंट का काम करेगा।.
जो टीमें भर्ती प्रक्रिया को अलग-अलग एचआर, आईटी और मैनेजर चेकलिस्ट के बजाय ऑफर से लेकर 90वें दिन तक की एक ही यात्रा के रूप में देखती हैं, उन्हें लगातार एक ही परिणाम मिलता है: विभागों के बीच कार्यों का हस्तांतरण ही वह स्थिति है जहां नए कर्मचारी भ्रमित हो जाते हैं, न कि स्वयं कार्य।.
चरण 2: आप नए कर्मचारियों के लिए ऑनबोर्डिंग सॉफ़्टवेयर का मूल्यांकन और चयन कैसे करते हैं?
नए कर्मचारियों के लिए ऑनबोर्डिंग सॉफ़्टवेयर चुनते समय ऐसे सॉफ़्टवेयर का चयन करें जो पूरी प्रक्रिया को एक ही स्थान पर स्वचालित कर दे, न कि किसी एक चरण को हल करने वाले टूल का। इसका उपयोग तेज़ी से बढ़ रहा है। 451% मानव संसाधन पेशेवर पहले से ही AI-आधारित ऑनबोर्डिंग का उपयोग कर रहे हैं और 251% इसे जोड़ने की योजना बना रहे हैं। 46% संगठनों को उम्मीद है कि वे इसका उपयोग करेंगे। 2026 तक मानव संसाधन में एआई.
ऑनबोर्डिंग सिस्टम में कौन-कौन सी आवश्यक विशेषताएं होनी चाहिए?
सबसे अच्छे ऑनबोर्डिंग सॉफ़्टवेयर में एक खासियत होती है। यह सोर्सिंग, हायरिंग और ऑनबोर्डिंग को आपस में जोड़ता है ताकि डेटा को दोबारा दर्ज करने की ज़रूरत न पड़े। यह जुड़ाव इसलिए ज़रूरी है क्योंकि 651% मानव संसाधन पेशेवरों का मानना है कि ऑनबोर्डिंग में AI का इस्तेमाल कर्मचारियों को बनाए रखने में मददगार होगा। संपूर्ण प्लेटफ़ॉर्म को केवल एक काम के लिए इस्तेमाल होने वाले टूल से अलग करने के लिए नीचे दी गई चेकलिस्ट का उपयोग करें।.
| अनिवार्य विशेषता | यह क्यों मायने रखती है |
|---|---|
| स्वचालित दस्तावेज़ वर्कफ़्लो और डिजिटल हस्ताक्षर | कागजी कार्यवाही को समाप्त करता है और प्रस्ताव एवं अनुपालन प्रपत्रों की प्रक्रिया को सुचारू बनाता है। |
| नए कर्मचारियों के लिए स्व-सेवा पोर्टल | इससे कर्मचारियों को पहले दिन से पहले ही कार्य पूरे करने की सुविधा मिलती है। |
| ट्रिगर-आधारित कार्य स्वचालन | पिछला चरण समाप्त होते ही अगला चरण शुरू हो जाता है। |
| उम्मीदवार आयात | चयनित उम्मीदवारों और उनके डेटा को मैन्युअल रूप से पुनः दर्ज किए बिना स्थानांतरित करता है। |
| व्हाइट-लेबल ब्रांडिंग | यह आपके लोगो, रंगों और डोमेन को जोड़कर एक पेशेवर और ब्रांड के अनुरूप अनुभव प्रदान करता है। |
| एटीएस और एचआरआई एकीकरण | भर्ती संबंधी डेटा को वेतन, लाभ और आईटी प्रावधान से जोड़ता है |
| ऑनबोर्डिंग विश्लेषण | इससे पता चलता है कि नए कर्मचारियों के काम में कहां रुकावटें आती हैं, जिससे आप प्रक्रिया को बेहतर बना सकते हैं। |
आपके मौजूदा तकनीकी स्टैक के साथ एकीकरण
ऑनबोर्डिंग ऑटोमेशन तभी कारगर होता है जब आपके सिस्टम आपस में संवाद करते हों। हर असंबद्ध हस्तांतरण में डेटा को दोबारा दर्ज किया जाता है और गलतियाँ होने की संभावना रहती है, इसीलिए एकीकरण एक अनिवार्य आवश्यकता है, न कि केवल एक सुविधा। दो कनेक्शन सबसे ज़्यादा मायने रखते हैं।.
आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम (एटीएस)
आपके आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम में भर्ती प्रक्रिया के दौरान उम्मीदवार के बारे में प्राप्त सभी जानकारी पहले से ही मौजूद होती है। एक कनेक्टेड एटीएस ऑफर स्वीकार होते ही उस डेटा को सीधे कर्मचारी रिकॉर्ड में डाल देता है, जिससे ऑनबोर्डिंग की शुरुआत एक खाली फॉर्म के बजाय एक पूर्ण प्रोफ़ाइल से होती है। एक एआई-संचालित भर्ती प्लेटफॉर्म और एटीएस के रूप में, easy.jobs को उम्मीदवार के डेटा को बिना दोबारा दर्ज किए ऑनबोर्डिंग तक ले जाने के लिए डिज़ाइन किया गया है।.
मानव संसाधन सूचना प्रणाली (एचआरआईएस)
एचआरआई वेतन, लाभ और कर्मचारियों के मुख्य रिकॉर्ड को केंद्रीकृत करता है। अपने ऑनबोर्डिंग सिस्टम को एचआरआई से जोड़ने का मतलब है कि नए कर्मचारी की जानकारी, जो ऑनबोर्डिंग के दौरान एक बार दर्ज की जाती है, वेतन और लाभ में स्वचालित रूप से भर जाती है। डेटा के इस एक स्रोत से ही नए कर्मचारियों और एचआर टीमों को होने वाली दोहराव वाली डेटा प्रविष्टि की परेशानी से मुक्ति मिलती है।.
चरण 3: आप अपने प्री-बोर्डिंग ट्रिगर्स को कैसे सेट अप करते हैं?
प्री-बोर्डिंग वह अवधि है जो ऑफर पर हस्ताक्षर होने और काम शुरू करने के दिन के बीच होती है। यह अधिकांश टीमों के अनुमान से कहीं अधिक जोखिम भरी होती है। यही वह समय होता है जब लोग दोबारा सोचने लगते हैं: ऑफर स्वीकार करने वाले आधे उम्मीदवार अंततः कहीं और काम करने के लिए अपना प्रस्ताव ठुकरा देते हैं, और नए कर्मचारियों की संख्या 47% उनका कहना है कि वे अन्य प्रस्तावों के लिए भी तैयार हैं। लगातार और स्वचालित प्री-बोर्डिंग संचार ही उन्हें इस नाजुक दौर में भी प्रतिबद्ध बनाए रखता है।.
ऑफर लेटर और डिजिटल हस्ताक्षर को स्वचालित करें
गति और अनुपालन प्रस्ताव से ही शुरू होते हैं। एक स्वचालित प्रस्ताव वर्कफ़्लो पत्र तैयार करता है, उसे डिजिटल हस्ताक्षर के लिए भेजता है और हस्ताक्षर की गई प्रति वापस आते ही उसे फ़ाइल में दर्ज कर लेता है, जिससे कागजी कार्यवाही समाप्त हो जाती है और अनुपालन रिकॉर्ड बना रहता है। तेज़ प्रस्ताव तब महत्वपूर्ण होते हैं जब... स्वीकृत उम्मीदवारों में से 50% अपने वादे से मुकरने को तैयार हैं।. कागजी कार्रवाई जितनी जल्दी पूरी होगी, संदेह पनपने की गुंजाइश उतनी ही कम होगी।.
एक स्वचालित स्वागत ईमेल अनुक्रम बनाएं
शांत इनबॉक्स संदेह को जन्म देता है। नौकरी का प्रस्ताव स्वीकार होने के बाद लेकिन काम शुरू करने की तारीख से पहले के हफ्तों में संदेह पनपने लगता है, इसलिए एक निर्धारित स्वागत प्रक्रिया आपके नए कर्मचारी को सहज महसूस कराती है। स्वचालित ईमेल उन्हें अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से लेकर काम के दिन तक बिना आपकी टीम के किसी भी मैन्युअल प्रयास के मार्गदर्शन प्रदान करते हैं।.
एक प्रभावी प्रक्रिया में भर्ती प्रबंधक का व्यक्तिगत स्वागत संदेश, टीम का संक्षिप्त परिचय, पहले दिन की स्पष्ट व्यवस्था और शेष पूर्व-बोर्डिंग कार्यों को पूरा करने के लिए लिंक शामिल होते हैं। प्रत्येक संदेश समय पर प्राप्त होता है, जिससे नए कर्मचारी को उपेक्षित महसूस करने के बजाय अपेक्षित अनुभव होता है।.
चरण 4: आप आईटी प्रोविजनिंग और डे-वन कार्यों को स्वचालित कैसे करते हैं?
पहला दिन ही माहौल तय करता है। तकनीक ही वह क्षेत्र है जहां सबसे अधिक समस्याएं आती हैं। नए कर्मचारी आवश्यक उपकरणों तक पहुंच की कमी (58%) और तकनीकी सेटअप समस्याओं (51%) को अपनी शीर्ष ऑनबोर्डिंग परेशानियों के रूप में बताते हैं। जो कर्मचारी जिन लोगों को नौकरी पर ठीक से नहीं रखा गया, उनके दूसरी नौकरी ढूंढने की संभावना दोगुनी होती है।. प्रोविजनिंग को स्वचालित करने से वह पहली बुरी धारणा दूर हो जाती है।.
जीरो-टच आईटी प्रोविजनिंग सेटअप करें
ज़ीरो-टच प्रोविज़निंग का मतलब है कि नए कर्मचारी के आने से पहले ही उनके लिए ज़रूरी उपकरण तैयार हों। काम शुरू करने की तारीख तय होते ही, सिस्टम अपने आप ईमेल और चैट अकाउंट बना सकता है, भूमिका के आधार पर सिस्टम एक्सेस दे सकता है और हार्डवेयर की शिपमेंट शुरू कर सकता है, ताकि आखिरी समय में किसी भी तरह की परेशानी न हो। इससे उन नए कर्मचारियों की समस्या का सीधा समाधान होता है जिन्हें पहले दिन ही ज़रूरी उपकरणों का एक्सेस नहीं मिलता।.
सीखने और विकास को स्वतः असाइन करें
सीखना पहले महीने से नहीं, बल्कि पहली सुबह से ही शुरू होना चाहिए। 29% कर्मचारियों को ऐसा लगता है नए कर्मचारी को ऑनबोर्डिंग के बाद अपनी भूमिका में उत्कृष्ट प्रदर्शन करने के लिए पूरी तरह से तैयार और समर्थित किया जाता है, इसलिए भूमिका-विशिष्ट प्रशिक्षण स्वचालित रूप से आवंटित करने से यह तैयारी की कमी दूर हो जाती है। जैसे ही नया कर्मचारी लॉग इन करता है, सही मॉड्यूल उसके लिए उपलब्ध हो जाते हैं।.
भर्ती के दौरान दर्ज किए गए पदनाम और विभाग के अनुसार प्रत्येक शिक्षण प्रक्रिया को जोड़ें। बिक्री विभाग में नियुक्त व्यक्ति को उत्पाद और CRM प्रशिक्षण मिलता है, जबकि इंजीनियर को पर्यावरण सेटअप और सुरक्षा मॉड्यूल का प्रशिक्षण मिलता है, ये सभी प्रशिक्षण स्वचालित रूप से शुरू हो जाते हैं। नया कर्मचारी लॉगिन खोजने में समय बर्बाद करने के बजाय पहले दिन से ही अपनी भूमिका को सीखता है।.
चरण 5: आप 30-60-90 दिन के स्वचालित चेक-इन को कैसे शेड्यूल करते हैं?
ऑनबोर्डिंग एक दिन का कार्यक्रम नहीं है। इसके लिए व्यवस्थित री-ऑनबोर्डिंग और नियमित चेक-इन की आवश्यकता होती है। कर्मचारी प्रतिधारण में वृद्धि करें 43% द्वारा, फिर भी केवल 37% ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम 30 दिनों से अधिक समय तक चलता है। स्वचालित 30-60-90 दिवसीय चेक-इन प्रक्रिया को पहले सप्ताह के बाद भी सुचारू रूप से चालू रखते हैं।.
स्वचालित पल्स सर्वेक्षण शुरू करें
पल्स सर्वे समस्याओं को समय रहते पकड़ लेते हैं, जिससे आप उन्हें ठीक कर सकते हैं। 30, 60 और 90 दिनों के अंतराल पर संक्षिप्त और गुमनाम चेक-इन शेड्यूल करने से नए कर्मचारियों को मतभेदों को उजागर करने का एक सुरक्षित माध्यम मिलता है, जो तब महत्वपूर्ण हो जाता है जब लगभग पांच में से एक कर्मचारी का कहना है कि उनकी भर्ती प्रक्रिया खराब या न के बराबर थी।. सर्वेक्षण स्वतः ही भेजा जाता है और परिणाम स्वचालित रूप से सही प्रबंधक तक पहुंच जाते हैं।.
मैनेजर से कर्मचारी तक फीडबैक लूप को स्वचालित करें
मैनेजर ही नए कर्मचारियों के ऑनबोर्डिंग को सफल या असफल बनाते हैं। जब मैनेजर सक्रिय भूमिका निभाते हैं, तो नए कर्मचारियों को बेहतर अनुभव मिलता है। ऑनबोर्डिंग के सफल होने की संभावना 3.4 गुना अधिक है।. नियमित रूप से होने वाली व्यक्तिगत समीक्षाओं को स्वचालित रूप से शेड्यूल करने से यह सुनिश्चित होता है कि वे बातचीत वास्तव में हों, न कि व्यस्त कार्यक्रम के कारण छूट जाएं।.
नए कर्मचारी के काम शुरू करते ही 30, 60 और 90 दिन की समीक्षा के लिए कैलेंडर आमंत्रण भेजने के लिए पाइपलाइन सेट करें। क्योंकि कर्मचारियों को लगभग इतना समय लगता है। सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन तक पहुंचने में 12 महीने लगते हैं, सबसे मजबूत कार्यक्रम पहले वर्ष के दौरान 90वें दिन रुकने के बजाय हल्के स्तर के चेक-इन जारी रखते हैं।.
| मील का पत्थर | स्वचालित ट्रिगर | लक्ष्य |
|---|---|---|
| दिन 30 | पल्स सर्वे और मैनेजर के साथ व्यक्तिगत मुलाकात का आमंत्रण | भूमिका की स्पष्टता और शुरुआती सफलताओं की पुष्टि करें |
| दिन 60 | पल्स सर्वे और सहकर्मी प्रतिक्रिया अनुरोध | सतही घर्षण और प्रशिक्षण अंतराल |
| दिन 90 | पल्स सर्वे और औपचारिक समीक्षा आमंत्रण | उपयुक्तता का आकलन करें, लक्ष्य निर्धारित करें और प्रतिबद्धता की पुष्टि करें |
| पूरी पाइपलाइन को एक ही प्लेटफॉर्म पर बनाएं।. एआई-संचालित भर्ती से लेकर ब्रांडेड, स्वचालित ऑनबोर्डिंग अनुभव तक, easy.jobs पूरी प्रक्रिया को जोड़ता है ताकि उम्मीदवार का डेटा पहले दिन से ही सीधे प्रवाहित हो सके।. |
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न: आप कर्मचारी ऑनबोर्डिंग को स्वचालित कैसे करते हैं?
सर्वश्रेष्ठ कर्मचारी ऑनबोर्डिंग सॉफ्टवेयर कौन सा है?
सर्वश्रेष्ठ कर्मचारी ऑनबोर्डिंग सॉफ़्टवेयर संपूर्ण प्रक्रिया को स्वचालित करता है, जिसमें ऑफ़र, दस्तावेज़, प्रावधान और चेक-इन सभी शामिल होते हैं, न कि अलग-अलग टूल का समूह। 45% मानव संसाधन टीमें पहले से ही AI-संचालित ऑनबोर्डिंग का उपयोग कर रही हैं।, ऐसे प्लेटफॉर्म की तलाश करें जो भर्ती से लेकर ऑनबोर्डिंग तक उम्मीदवारों का डेटा रखता हो, जैसे easy.jobs।.
क्या स्वचालन से ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया से मानवीय स्पर्श समाप्त हो जाता है?
नहीं। स्वचालन से दोहराव वाले प्रशासनिक कार्य समाप्त हो जाते हैं, जिससे लोगों को उन मानवीय पलों के लिए अधिक समय मिलता है जो मायने रखते हैं। व्यवहार में, 521% मानव संसाधन टीमें एआई-सहायता प्राप्त ऑनबोर्डिंग को व्यक्तिगत फॉलो-अप के साथ जोड़ती हैं। जिन नए कर्मचारियों के प्रबंधक सक्रिय रूप से शामिल होते हैं, उनके ऑनबोर्डिंग के सफल होने की संभावना 3.4 गुना अधिक होती है।.
ऑनबोर्डिंग वर्कफ़्लो कितने समय तक चलना चाहिए?
नए कर्मचारियों को काम पर रखने की प्रक्रिया कम से कम तीन महीने और आदर्श रूप से पूरे एक साल तक चलनी चाहिए, क्योंकि नए कर्मचारियों को काम पर रखने में लगभग इतना समय लगता है। सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन तक पहुंचने में 12 महीने लगते हैं. फिर भी केवल 371 टीपी3टी कार्यक्रमों की अवधि 30 दिनों से अधिक होती है।. स्वचालित 30-60-90-दिन के चेक-इन मैन्युअल कार्य को बढ़ाए बिना ऑनबोर्डिंग को विस्तारित करने का सबसे सरल तरीका है।.
पांच चरणों को एक पाइपलाइन में बदलना
अपना पहला ऑनबोर्डिंग ऑटोमेशन पाइपलाइन बनाने के लिए आपको अपने पूरे HR विभाग को फिर से बनाने की आवश्यकता नहीं है। इसके लिए एक सुनियोजित वर्कफ़्लो, सही ऑनबोर्डिंग सिस्टम और पाँच सुनियोजित चरणों की आवश्यकता होती है: वर्तमान प्रक्रिया का खाका तैयार करना, कनेक्टेड सॉफ़्टवेयर का चयन करना, प्री-बोर्डिंग को स्वचालित करना, पहले दिन के लिए आवश्यक उपकरण उपलब्ध कराना और 30-60-90 दिनों के चेक-इन शेड्यूल करना। इन सभी चरणों को एक साथ करने से मैन्युअल प्रक्रिया की भागदौड़ एक ऐसी शुरुआत में बदल जाती है जिसे हर नया कर्मचारी अच्छे कारणों से याद रखता है।.
इसका लाभ स्पष्ट है। आपकी टीम के लिए प्रशासनिक बोझ कम होगा, हर नए कर्मचारी पर बेहतर प्रभाव पड़ेगा और आपके सबसे अच्छे कर्मचारी शुरुआती 90 दिनों के नाजुक दौर से आगे भी आपके साथ बने रहेंगे। एक कदम से शुरुआत करें, उसे अगले कदम से जोड़ें और बाकी प्रक्रिया को आगे बढ़ने दें।.
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