একজন নতুন কর্মী তার প্রথম প্রকল্প শেষ করার অনেক আগেই সিদ্ধান্ত নিয়ে ফেলেন যে তিনি সঠিক সিদ্ধান্ত নিয়েছেন কিনা। তবুও বেশিরভাগ অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া এখনও হাতে লেখা চেকলিস্ট, বিক্ষিপ্ত ইমেল এবং কাগজপত্রের ওপর নির্ভর করে চলে, যা মানবসম্পদ বিভাগ এবং নতুন কর্মী উভয়কেই ভারাক্রান্ত করে তোলে। এর ফলাফল অনুমেয়। গ্যালাপ, শুধুমাত্র ১২১টিপি৩টি কর্মচারী দৃঢ়ভাবে একমত যে তাদের সংস্থা কর্মীদের অন্তর্ভুক্তিকরণের কাজটি খুব ভালোভাবে করে।.
কর্মচারী অন্তর্ভুক্তিকরণ অটোমেশন সমস্যার মূল কারণ সমাধান করে। এটি ম্যানুয়াল তাড়াহুড়োকে একটি নির্ভরযোগ্য কার্যপ্রবাহে পরিণত করে, যেখানে একটি কাজ পরবর্তী কাজকে চালিত করে, ফলে কোনো কিছুই ইনবক্সে কারও মনে পড়ার অপেক্ষায় থাকে না। প্রকৃত অটোমেশন মানে শুধু আপনার ফর্মগুলো অনলাইনে নিয়ে আসা নয়। এটি একটি সংযুক্ত প্রবাহ, যেখানে একটি স্বাক্ষরিত চাকরির প্রস্তাব, একটি নিশ্চিত যোগদানের তারিখ বা একটি পূরণ করা ফর্ম স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরবর্তী ধাপটি শুরু করে দেয়।.
এই নির্দেশিকাটি পাঁচটি ব্যবহারিক ধাপে আপনার প্রথম অনবোর্ডিং অটোমেশন পাইপলাইন তৈরি করার পদ্ধতি বর্ণনা করে, যার মধ্যে আপনার বর্তমান কর্মপ্রবাহের রূপরেখা তৈরি করা থেকে শুরু করে ৩০-৬০-৯০ দিনের স্বয়ংক্রিয় চেক-ইনগুলির সময়সূচী নির্ধারণ করা পর্যন্ত সবকিছু অন্তর্ভুক্ত। প্রতিটি ধাপ এমন এইচআর টিমের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে যারা প্রশাসনিক ব্যয় কমাতে, নতুন নিয়োগপ্রাপ্তদের অভিজ্ঞতা সুরক্ষিত রাখতে এবং ভালো কর্মীদের তাদের গুরুত্বপূর্ণ প্রথম ৯০ দিনের পরেও ধরে রাখতে চান। এর জন্য কোনো ইঞ্জিনিয়ারিং ডিগ্রির প্রয়োজন নেই, শুধু একটি সুস্পষ্ট প্রক্রিয়া এবং সঠিক অনবোর্ডিং সিস্টেম থাকলেই চলবে।.
সংক্ষেপে: কর্মচারী অন্তর্ভুক্তিকরণ অটোমেশন পাইপলাইন চালু করুন
কর্মচারী অন্তর্ভুক্তিকরণ অটোমেশন একটি ম্যানুয়াল ও কাগজপত্র-নির্ভর প্রক্রিয়াকে একটি সংযুক্ত কার্যপ্রবাহে রূপান্তরিত করে। একটি পদক্ষেপ স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরবর্তী পদক্ষেপকে সক্রিয় করে, যেমন চাকরির প্রস্তাবে স্বাক্ষর করা থেকে শুরু করে ৯০-দিনের খোঁজখবর নেওয়া পর্যন্ত। সঠিকভাবে করা হলে, এটি মানবসম্পদ বিভাগের প্রশাসনিক কাজ কমায়, উৎপাদনশীলতা অর্জনের সময়কে ত্বরান্বিত করে এবং প্রাথমিক পর্যায়ে কর্মী ধরে রাখার হার উন্নত করে।.
৫টি ধাপে তৈরি করুন:
- আপনার বর্তমান কর্মপ্রবাহের মানচিত্র তৈরি করুনপ্রতিবন্ধকতার জায়গাগুলো (যেমন: বিলম্বিত আইটি টিকিট, ম্যানুয়াল হ্যান্ডঅফ) চিহ্নিত করুন এবং অফার থেকে ৯০ দিন পর্যন্ত আদর্শ কর্মপন্থা ডিজাইন করুন।.
- সংযুক্ত সফ্টওয়্যার নির্বাচন করুনএমন একটি অনবোর্ডিং টুল বেছে নিন যা আপনার ATS এবং HRIS-এর সাথে সমন্বিত থাকে, যাতে ডেটা পুনরায় প্রবেশ করানোর প্রয়োজন না হয়।.
- প্রি-বোর্ডিং স্বয়ংক্রিয় করুনডিজিটাল অফার লেটার, ই-স্বাক্ষর এবং নতুন কর্মীদের প্রথম দিনের আগেই সম্পৃক্ত রাখার জন্য একটি নির্ধারিত স্বাগত কার্যক্রম।.
- আইটি এবং ডে-ওয়ান টাস্কের ব্যবস্থা করুনজিরো-টাচ অ্যাক্সেস সেট আপ করুন, যাতে কর্মী আসার আগেই অ্যাকাউন্ট ও টুলগুলো প্রস্তুত থাকে এবং ভূমিকা-ভিত্তিক প্রশিক্ষণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে বরাদ্দ করা হয়।.
- ৩০-৬০-৯০ দিনের চেক-ইন সময়সূচীs: সমস্যা চিহ্নিত করতে এবং নতুন কর্মীদের প্রথম সপ্তাহের পরেও ভালোভাবে সহায়তা প্রদানের জন্য পালস সার্ভে ও ম্যানেজারের সাথে ব্যক্তিগত আলোচনা স্বয়ংক্রিয় করুন।.
অটোমেশন মানবিক স্পর্শকে দূর করে না; এটি প্রশাসনিক ব্যস্ততা কমিয়ে দেয়, ফলে আপনার দল নতুন কর্মীদের স্বাগত জানানোর মুহূর্তগুলোর জন্য আরও বেশি সময় পায়।.
একটি স্বয়ংক্রিয় অনবোর্ডিং প্রক্রিয়ার প্রকৃত ROI কী?
একটি স্বয়ংক্রিয় অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া দুইভাবে এর খরচ পুষিয়ে দেয়: আপনার টিমের কাজের সময় বাঁচানো এবং নতুন কর্মীদের ধরে রাখা। যেসব এইচআর পেশাদাররা অনবোর্ডিং অটোমেশন গ্রহণ করেন, তারা রিপোর্ট করেন যে... অনবোর্ডিং-এর সময় 53% হ্রাস এবং প্রশাসনিক কাজে ব্যয়িত সময় 43% হ্রাস পেয়েছে।. কেউ কেউ এক বছরে ১ ট্রিলিয়ন ৪ ট্রিলিয়ন ডলারেরও বেশি সাশ্রয় করার কথা জানিয়েছেন।.
প্রশাসনিক ব্যয় হ্রাস
ম্যানুয়াল অনবোর্ডিংয়ের বেশিরভাগই কাগজপত্র সংক্রান্ত কাজ।. অনবোর্ডিং প্রোগ্রামগুলোর 58% প্রক্রিয়া এবং ফর্মের উপর মনোযোগ দেয়, যেখানে নতুন নিয়োগপ্রাপ্তদের ৫০টিরও বেশি প্রশাসনিক কাজ সম্পন্ন করতে হয়।. এই কাজগুলোর প্রত্যেকটিই স্বয়ংক্রিয়করণের যোগ্য।.
যখন কোনো চাকরির প্রস্তাবে স্বাক্ষর করা হয়, তখন একটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া চাকরির চুক্তি তৈরি করতে পারে, কর ও ব্যাংকিং বিবরণীর অনুরোধ করতে পারে, কর্মীকে বিভিন্ন সুবিধার আওতায় নথিভুক্ত করতে পারে এবং প্রতিটি পূরণকৃত ফর্ম কোনো রকম ম্যানুয়াল পুনঃপ্রবেশ ছাড়াই ফাইল করে রাখতে পারে। সেখানেই আসল কাজটি হয়। 43% প্রশাসনিক কাজে হ্রাস কোথা থেকে আসে। একবার প্রবেশ করানো ডেটা যেখানে যেখানে প্রয়োজন, সেখানে প্রবাহিত হয়।.
প্রাথমিক ধরে রাখার হার উন্নত করা
প্রথম কয়েক সপ্তাহেই ঠিক হয়ে যায় কারা থাকবে। কোম্পানিগুলোর মোটামুটি একজন নতুন কর্মীর সাফল্য বা ব্যর্থতা নির্ভর করে ৪৪ দিনের ওপর এবং ৪৪১ জন কর্মী তাদের প্রথম সপ্তাহের মধ্যেই সিদ্ধান্ত নিয়ে দ্বিতীয়বার ভাবার কথা স্বীকার করেছেন।. একটি মসৃণ ও স্বয়ংক্রিয় সূচনা সরাসরি সেই প্রাথমিক সংশয়কে দূর করে।.
ভুল করার পরিণাম মারাত্মক। ত্রুটিপূর্ণ অনবোর্ডিংয়ের কারণে যেসব নতুন কর্মী নিজেদের অপ্রশিক্ষিত মনে করেন, ৮০১টি TP3T শীঘ্রই চলে যাওয়ার পরিকল্পনা করছে, যেখানে নিজেদের সুপ্রশিক্ষিত মনে করা ব্যক্তিদের মধ্যে মাত্র ৭১টি TP3T এমনটি করছে।. এগুলো প্রতিস্থাপন করাও ব্যয়বহুল, যার আনুমানিক খরচ কর্মচারীর ছয় থেকে নয় মাসের বেতন. অটোমেশন নিশ্চিত করে যে প্রত্যেক নতুন কর্মী একইরকম একটি পূর্ণাঙ্গ, আন্তরিক এবং সুশৃঙ্খল সূচনা পায়, যার মাধ্যমে কর্মী ধরে রাখার হার সুরক্ষিত থাকে।.
| দুর্বল অনবোর্ডিংয়ের খরচ | চিত্র |
|---|---|
| প্রথম সপ্তাহেই নতুন নিয়োগপ্রাপ্তদের দ্বিধা। | 44% |
| অপ্রশিক্ষিত নতুন কর্মীরা যারা শীঘ্রই চাকরি ছাড়ার পরিকল্পনা করছে | 80% |
| সুপ্রশিক্ষিত নতুন কর্মীরা যারা শীঘ্রই চাকরি ছাড়ার পরিকল্পনা করছে | 7% |
| একজন কর্মচারীকে প্রতিস্থাপন করার খরচ | ৬-৯ মাসের বেতন |
| যেসব কর্মচারী দৃঢ়ভাবে একমত যে অনবোর্ডিং একটি চমৎকার বিষয় | 12% |
ধাপ ১: আপনি আপনার বর্তমান অনবোর্ডিং কার্যপ্রবাহটি কীভাবে সাজান?
যে প্রক্রিয়ার মানচিত্র তৈরি করেননি, তা স্বয়ংক্রিয় করতে পারবেন না। আজ থেকেই একজন নতুন কর্মীর প্রতিটি পদক্ষেপ নথিভুক্ত করা শুরু করুন, কারণ 58% অনবোর্ডিং প্রোগ্রামগুলো একটি পরিকল্পিত যাত্রাপথের পরিবর্তে বিচ্ছিন্ন কাগজপত্রকে কেন্দ্র করে তৈরি করা হয়।. ম্যাপিংয়ের মাধ্যমে স্পষ্টভাবে দেখা যায়, কোথায় অটোমেশন সবচেয়ে বেশি সহায়ক হবে।.
বিদ্যমান ঘর্ষণ বিন্দুগুলি চিহ্নিত করুন
সাধারণত দায়িত্ব হস্তান্তরের সময়েই মতবিরোধ লুকিয়ে থাকে। নতুন কর্মীরা তাদের প্রথম দিনের সবচেয়ে বড় হতাশার কথা উল্লেখ করেন। প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম ব্যবহারের সুযোগের অভাব (58%) এবং প্রযুক্তিগত সমস্যা, যেমন কনফিগার না করা কম্পিউটার (51%). এগুলো হলো সেই ফাঁক, যেখানে কোনো কাজ ইমেল আদান-প্রদানের ধারা থেকে বিচ্ছিন্ন হয়ে নীরবে আটকে যায়।.
চিরাচরিত প্রতিবন্ধকতাগুলো খুঁজে বের করুন: স্বাক্ষরের অপেক্ষায় থাকা অফার অনুমোদন, দেরিতে জমা দেওয়া আইটি টিকিট, ইমেইলে ফর্মের আদান-প্রদান এবং এমন একটি কাজের শুরুর তারিখ যা কারো প্রস্তুতির আগেই চলে আসে। প্রতিটি বিলম্বই এমন একটি জায়গা যেখানে রিমাইন্ডারের পরিবর্তে একটি ট্রিগার ব্যবহার করা যেতে পারে। এমন প্রতিটি বিষয় চিহ্নিত করুন যেখানে একজন ব্যক্তিকে বর্তমানে অন্য কাউকে তাগাদা দিতে হচ্ছে।.
আদর্শ যাত্রার বিবরণ নথিভুক্ত করুন
এরপর, বাধাহীন সংস্করণটি হোয়াইটবোর্ডে আঁকুন। স্বাক্ষরিত প্রস্তাব থেকে ৯০ দিন পর্যন্ত আদর্শ পথটির রূপরেখা তৈরি করুন, এই বিষয়গুলো মাথায় রেখে যে 70% নতুন নিয়োগপ্রাপ্তরা তাদের প্রথম মাসের মধ্যেই সিদ্ধান্ত নেন যে চাকরিটি তাদের জন্য উপযুক্ত কিনা।. আপনার আদর্শ যাত্রার শুরুতেই স্বচ্ছতা এবং সংযোগকে প্রাধান্য দেওয়া উচিত।.
পথটিকে চারটি পর্যায়ে ভাগ করুন: চাকরির প্রস্তাব থেকে প্রথম দিন পর্যন্ত প্রাক-বোর্ডিং, প্রথম দিন, প্রথম সপ্তাহ এবং ৩০-৬০-৯০ দিনের সময়কাল। প্রতিটি পর্যায়ের জন্য, কে দায়িত্বে আছেন, নতুন কর্মী কী পাবেন এবং কোন পদক্ষেপটি পরবর্তী ধাপ শুরু করবে তা উল্লেখ করুন। এই পর্যায়ক্রমিক মানচিত্রটিই আপনার অটোমেশন পাইপলাইনের নীলনকশা হয়ে উঠবে।.
যেসব টিম অনবোর্ডিংকে আলাদা এইচআর, আইটি এবং ম্যানেজার চেকলিস্ট হিসেবে না দেখে, অফার থেকে শুরু করে ৯০তম দিন পর্যন্ত একটি একক যাত্রা হিসেবে দেখে, তারা ধারাবাহিকভাবে একই ফলাফল পায়: নতুন কর্মীরা কাজগুলোর মধ্যে নয়, বরং বিভাগগুলোর মধ্যে দায়িত্ব হস্তান্তরের সময়েই পথ হারায়।.
ধাপ ২: আপনি কীভাবে নতুন কর্মী অন্তর্ভুক্তিকরণ সফটওয়্যার মূল্যায়ন এবং নির্বাচন করেন?
নতুন কর্মী নিয়োগের এমন অনবোর্ডিং সফটওয়্যার বেছে নিন যা পুরো প্রক্রিয়াটিকে এক জায়গায় স্বয়ংক্রিয় করে তোলে, এমন কোনো বিচ্ছিন্ন টুল নয় যা শুধু একটি ধাপের সমাধান করে। এর ব্যবহার দ্রুতগতিতে বাড়ছে। ৪৫১ কোটি এইচআর পেশাদার ইতিমধ্যেই এআই-চালিত অনবোর্ডিং ব্যবহার করছেন এবং আরও ২৫১ কোটি এটি যুক্ত করার পরিকল্পনা করছেন। 46% সংখ্যক সংস্থা ব্যবহার করার প্রত্যাশা করে ২০২৬ সালের মধ্যে মানব সম্পদে এআই.
একটি অনবোর্ডিং সিস্টেমে কী কী বৈশিষ্ট্য থাকা আবশ্যক?
সেরা অনবোর্ডিং সফটওয়্যারের একটি সাধারণ বৈশিষ্ট্য থাকে। এটি কর্মী সংগ্রহ, নিয়োগ এবং অনবোর্ডিংকে এমনভাবে সংযুক্ত করে যে ডেটা পুনরায় টাইপ করার প্রয়োজন হয় না। এই সংযোগটি গুরুত্বপূর্ণ, কারণ ৬৫১ কোটি এইচআর পেশাদার বিশ্বাস করেন যে অনবোর্ডিংয়ে এআই কর্মীদের ধরে রাখার হার উন্নত করবে। একক-উদ্দেশ্যমূলক টুল থেকে সম্পূর্ণ প্ল্যাটফর্মগুলোকে আলাদা করতে নিচের চেকলিস্টটি ব্যবহার করুন।.
| আবশ্যক বৈশিষ্ট্য | কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ |
|---|---|
| স্বয়ংক্রিয় ডকুমেন্ট ওয়ার্কফ্লো এবং ডিজিটাল স্বাক্ষর | কাগজের নথিপত্র মুছে দেয় এবং প্রস্তাব ও সম্মতিপত্রগুলো দ্রুত এগিয়ে নিয়ে যায়। |
| নতুন নিয়োগপ্রাপ্তদের জন্য স্ব-পরিষেবা পোর্টাল | কর্মচারীদের প্রথম দিনের আগেই কাজগুলো সম্পন্ন করতে দিন |
| ট্রিগার-ভিত্তিক টাস্ক অটোমেশন | পূর্ববর্তী ধাপটি শেষ হওয়ার সাথে সাথেই পরবর্তী ধাপটি শুরু হয়। |
| প্রার্থী আমদানি | নিয়োগপ্রাপ্ত প্রার্থী এবং তাদের ডেটা ম্যানুয়ালি পুনরায় প্রবেশ না করিয়েই স্থানান্তর করে। |
| হোয়াইট-লেবেল ব্র্যান্ডিং | একটি পেশাদার ও ব্র্যান্ড-সম্মত অভিজ্ঞতার জন্য আপনার লোগো, রঙ এবং ডোমেইন যোগ করে। |
| ATS এবং HRIS ইন্টিগ্রেশন | নিয়োগ সংক্রান্ত তথ্যকে বেতন, সুবিধাদি এবং আইটি সরবরাহের সাথে সংযুক্ত করে |
| অনবোর্ডিং অ্যানালিটিক্স | নতুন কর্মীরা কোথায় আটকে যায় তা দেখায়, যাতে আপনি কাজের ধারা উন্নত করতে পারেন। |
আপনার বিদ্যমান প্রযুক্তি স্ট্যাকের সাথে একীভূতকরণ
অনবোর্ডিং অটোমেশন তখনই কাজ করে যখন আপনার সিস্টেমগুলো একে অপরের সাথে যোগাযোগ স্থাপন করে। প্রতিটি সংযোগহীন হস্তান্তর এমন একটি জায়গা যেখানে ডেটা পুনরায় টাইপ করা হয় এবং ভুলত্রুটি ঢুকে পড়ে, আর একারণেই ইন্টিগ্রেশন একটি ঐচ্ছিক বিষয় না হয়ে বরং একটি অপরিহার্য প্রয়োজন। দুটি সংযোগ সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ।.
আবেদনকারী ট্র্যাকিং সিস্টেম (ATS)
আপনার অ্যাপ্লিক্যান্ট ট্র্যাকিং সিস্টেমে (ATS) নিয়োগ প্রক্রিয়ার সময় একজন প্রার্থী সম্পর্কে আপনার জানা সমস্ত তথ্য আগে থেকেই সংরক্ষিত থাকে। একটি সংযুক্ত ATS অফার গৃহীত হওয়ার সাথে সাথেই সেই ডেটা সরাসরি কর্মীর রেকর্ডে যুক্ত করে দেয়, ফলে অনবোর্ডিং একটি খালি ফর্মের পরিবর্তে একটি সম্পূর্ণ প্রোফাইল দিয়ে শুরু হয়। একটি AI-চালিত রিক্রুটমেন্ট প্ল্যাটফর্ম এবং ATS হিসেবে, easy.jobs এমনভাবে তৈরি করা হয়েছে যাতে প্রার্থীর ডেটা পুনরায় এন্ট্রি করা ছাড়াই অনবোর্ডিং পর্যন্ত বহন করে নিয়ে যাওয়া যায়।.
মানব সম্পদ তথ্য ব্যবস্থা (HRIS)
একটি এইচআরআইএস (HRIS) বেতন, সুবিধাদি এবং কর্মীদের মূল রেকর্ডসমূহকে কেন্দ্রীভূত করে। আপনার অনবোর্ডিং সিস্টেমকে এইচআরআইএস-এর সাথে সংযুক্ত করার অর্থ হলো, অনবোর্ডিংয়ের সময় একবার প্রবেশ করানো নতুন কর্মীর বিবরণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে বেতন এবং সুবিধাদির তথ্যে যুক্ত হয়ে যায়। তথ্যের এই একক উৎসটিই ডুপ্লিকেট ডেটা এন্ট্রির সমস্যা দূর করে, যা নতুন কর্মী এবং এইচআর টিম উভয়েই ভয় পায়।.
ধাপ ৩: আপনি আপনার প্রি-বোর্ডিং ট্রিগারগুলো কীভাবে সেট আপ করেন?
প্রি-বোর্ডিং হলো চাকরির প্রস্তাবে স্বাক্ষর করা এবং প্রথম কর্মদিবসের মধ্যবর্তী পর্যায়। এটি বেশিরভাগ দলের ধারণার চেয়েও বেশি ঝুঁকিপূর্ণ। এই সময়েই প্রার্থীদের মধ্যে দ্বিধা তৈরি হয়: যে সমস্ত প্রার্থীরা চাকরির প্রস্তাব গ্রহণ করেন, তাদের অর্ধেকই শেষ পর্যন্ত অন্যত্র কাজ করার জন্য চুক্তি থেকে সরে আসেন, এবং 47% নতুন নিয়োগপ্রাপ্তদের তারা বলেন যে তারা অন্যান্য প্রস্তাবের জন্যও প্রস্তুত আছেন। ধারাবাহিক ও স্বয়ংক্রিয় প্রি-বোর্ডিং যোগাযোগই সেই ঝুঁকিপূর্ণ সময়টুকুতে তাদের প্রতিশ্রুতিবদ্ধ রাখে।.
অফার লেটার এবং ডিজিটাল স্বাক্ষর স্বয়ংক্রিয় করুন
অফার থেকেই গতি এবং নিয়ম মেনে চলার সূচনা হয়। একটি স্বয়ংক্রিয় অফার ওয়ার্কফ্লো চিঠিটি তৈরি করে, ডিজিটাল স্বাক্ষরের জন্য পাঠায় এবং ফেরত আসার সাথে সাথেই স্বাক্ষরিত কপিটি ফাইল করে রাখে, যার ফলে নিয়ম মেনে চলার রেকর্ড অক্ষুণ্ণ রেখেই কাগজের প্রমাণ মুছে ফেলা হয়। দ্রুততর অফার তখনই গুরুত্বপূর্ণ যখন গৃহীত প্রার্থীদের 50% প্রতিশ্রুতি ভঙ্গ করতে ইচ্ছুক।. যত দ্রুত কাগজপত্রের কাজ শেষ হবে, সন্দেহ দানা বাঁধার সুযোগ তত কমে যাবে।.
একটি স্বয়ংক্রিয় স্বাগত ইমেল ক্রম তৈরি করুন
একটি নীরব ইনবক্স সন্দেহের জন্ম দেয়। চাকরির প্রস্তাব গৃহীত হওয়ার পরের সপ্তাহগুলোতে কিন্তু কাজে যোগদানের তারিখের আগে সন্দেহ দানা বাঁধতে থাকে, তাই একটি নির্ধারিত স্বাগত বার্তা আপনার নতুন কর্মীকে উৎসাহিত রাখে। স্বয়ংক্রিয় ইমেলগুলো আপনার দলের কোনো রকম ম্যানুয়াল প্রচেষ্টা ছাড়াই তাদের চুক্তি স্বাক্ষর থেকে শুরু করে প্রথম দিন পর্যন্ত সঙ্গ দেয়।.
একটি সুসংহত বার্তাক্রমে থাকে নিয়োগ ব্যবস্থাপকের পক্ষ থেকে ব্যক্তিগত স্বাগত সম্ভাষণ, দলের সাথে একটি সংক্ষিপ্ত পরিচিতি, প্রথম দিনের সুস্পষ্ট কর্মপরিচয় এবং অবশিষ্ট প্রাক-প্রস্তুতিমূলক কাজগুলো সম্পন্ন করার জন্য লিঙ্ক। প্রতিটি বার্তা আলাদা আলাদা সময়ে আসে, ফলে নতুন কর্মী নিজেকে উপেক্ষিত না ভেবে বরং প্রত্যাশিত মনে করেন।.
ধাপ ৪: আপনি কীভাবে আইটি প্রোভিশনিং এবং ডে-ওয়ান টাস্কগুলো স্বয়ংক্রিয় করেন?
প্রথম দিনটিই সবকিছু ঠিক করে দেয়। প্রযুক্তিই হলো সেই জায়গা যেখানে প্রায়শই সমস্যা হয়। নতুন কর্মীরা প্রয়োজনীয় টুলস ব্যবহারের সুযোগের অভাব (58%) এবং প্রযুক্তি সেটআপের সমস্যাকে (51%) তাদের অনবোর্ডিংয়ের প্রধান হতাশা হিসেবে উল্লেখ করেন। যে সকল কর্মচারী যাদেরকে সঠিকভাবে কাজে অন্তর্ভুক্ত করা হয় না, তাদের অন্য চাকরি খোঁজার সম্ভাবনা দ্বিগুণ থাকে।. প্রোভিশনিং স্বয়ংক্রিয় করলে প্রথম খারাপ ধারণাটি দূর হয়ে যায়।.
জিরো-টাচ আইটি প্রভিশনিং সেট আপ করুন
জিরো-টাচ প্রভিশনিং মানে হলো, একজন নতুন কর্মী আসার আগেই তার প্রয়োজনীয় টুলস প্রস্তুত থাকে। যখন কাজে যোগদানের তারিখ নিশ্চিত করা হয়, তখন এই ব্যবস্থাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল ও চ্যাট অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে, ভূমিকা-ভিত্তিক সিস্টেম অ্যাক্সেস দিতে এবং হার্ডওয়্যার পাঠানোর প্রক্রিয়া শুরু করতে পারে, ফলে শেষ মুহূর্তের কোনো টিকিটের ওপর নির্ভর করতে হয় না। এটি সরাসরি সেইসব নতুন কর্মীদের সমস্যার সমাধান করে, যাদের প্রথম দিনেই টুলস ব্যবহারের সুযোগ থাকে না।.
স্বয়ংক্রিয়ভাবে শিক্ষা ও উন্নয়ন নির্ধারণ
শেখা শুরু হওয়া উচিত প্রথম সকাল থেকে, প্রথম মাস থেকে নয়। শুধুমাত্র 29% কর্মচারী মনে করেন অনবোর্ডিংয়ের পর কর্মীরা তাদের ভূমিকায় উৎকর্ষ সাধনের জন্য সম্পূর্ণরূপে প্রস্তুত ও সমর্থিত থাকেন, তাই স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভূমিকা-ভিত্তিক প্রশিক্ষণ প্রদানের মাধ্যমে প্রস্তুতির এই ঘাটতি পূরণ করা হয়। নতুন কর্মী লগ ইন করার মুহূর্তেই সঠিক মডিউলগুলো তার প্রশিক্ষণ তালিকায় চলে আসে।.
নিয়োগের সময় নির্ধারিত পদবী এবং বিভাগের সাথে প্রতিটি শেখার পথকে সংযুক্ত করুন। একজন সেলস কর্মী প্রোডাক্ট এবং সিআরএম প্রশিক্ষণ পান, অন্যদিকে একজন ইঞ্জিনিয়ার এনভায়রনমেন্ট সেটআপ এবং সিকিউরিটি মডিউল পান—এগুলো সবই স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালু হয়ে যায়। এর ফলে নতুন কর্মী লগইন খোঁজার পরিবর্তে প্রথম দিন থেকেই তার দায়িত্বটি শিখতে পারেন।.
ধাপ ৫: আপনি কীভাবে ৩০-৬০-৯০ দিনের স্বয়ংক্রিয় চেক-ইন নির্ধারণ করেন?
অনবোর্ডিং কোনো একদিনের ব্যাপার নয়। কাঠামোগত পুনঃ-অনবোর্ডিং এবং চেক-ইন। কর্মচারী ধরে রাখার হার বৃদ্ধি করুন 43% দ্বারা, অথচ মাত্র 37% অনবোর্ডিং প্রোগ্রাম ৩০ দিনের বেশি স্থায়ী হয়। স্বয়ংক্রিয়ভাবে ৩০-৬০-৯০ দিন পর পর খোঁজখবর নেওয়ার ব্যবস্থা প্রথম সপ্তাহের পরেও প্রক্রিয়াটিকে সচল রাখে।.
স্বয়ংক্রিয় পালস সমীক্ষা ট্রিগার করুন
পালস সার্ভের মাধ্যমে সমস্যাগুলো এমন সময়ে ধরা পড়ে, যখন আপনি সেগুলো সমাধান করতে পারেন। ৩০, ৬০ এবং ৯০ দিনে সংক্ষিপ্ত ও পরিচয় গোপন রেখে খোঁজখবর নেওয়ার ব্যবস্থা করলে নতুন কর্মীরা তাদের সমস্যাগুলো চিহ্নিত করার জন্য একটি নিরাপদ মাধ্যম পায়, যা প্রায় সব ক্ষেত্রেই গুরুত্বপূর্ণ। প্রতি পাঁচজন কর্মীর মধ্যে একজন জানিয়েছেন যে তাদের অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া ত্রুটিপূর্ণ ছিল বা ছিলই না।. জরিপটি নিজে থেকেই পাঠানো হয় এবং এর ফলাফল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক ম্যানেজারের কাছে চলে যায়।.
ম্যানেজার-থেকে-কর্মচারী প্রতিক্রিয়া চক্র স্বয়ংক্রিয় করুন
ম্যানেজাররাই অনবোর্ডিং প্রক্রিয়াকে সফল বা ব্যর্থ করে দেন। যখন একজন ম্যানেজার সক্রিয় ভূমিকা নেন, তখন নতুন কর্মীরা... তাদের অনবোর্ডিং সফল হয়েছে বলে মনে করার সম্ভাবনা ৩.৪ গুণ বেশি।. পুনরাবৃত্তিমূলক ব্যক্তিগত পর্যালোচনার সময়সূচী স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারণ করলে, ব্যস্ত ক্যালেন্ডারে হারিয়ে না গিয়ে সেই আলোচনাগুলো নিশ্চিতভাবেই অনুষ্ঠিত হয়।.
নতুন কোনো কর্মী কাজে যোগ দেওয়ার সাথে সাথেই ৩০, ৬০ এবং ৯০ দিনের পর্যালোচনার জন্য ক্যালেন্ডার ইনভাইট পাঠানোর জন্য পাইপলাইনটি সেট করুন। কারণ কর্মীদের প্রায় সর্বোচ্চ কর্মক্ষমতায় পৌঁছাতে ১২ মাস সময় লাগে, সবচেয়ে শক্তিশালী প্রোগ্রামগুলো ৯০তম দিনে থেমে না গিয়ে, প্রথম বছর জুড়েই হালকা চেক-ইন চালিয়ে যায়।.
| মাইলফলক | স্বয়ংক্রিয় ট্রিগার | লক্ষ্য |
|---|---|---|
| ৩০তম দিন | পালস সার্ভে প্লাস ম্যানেজারের সাথে ব্যক্তিগত আলাপচারিতার আমন্ত্রণ | ভূমিকার স্পষ্টতা এবং প্রাথমিক সাফল্য নিশ্চিত করুন |
| ৬০তম দিন | পালস সমীক্ষা এবং সহকর্মীদের মতামতের অনুরোধ | পৃষ্ঠের ঘর্ষণ এবং প্রশিক্ষণের ব্যবধান |
| ৯০তম দিন | পালস সমীক্ষা এবং আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনার আমন্ত্রণ | উপযুক্ততা মূল্যায়ন করুন, লক্ষ্য নির্ধারণ করুন এবং প্রতিশ্রুতি নিশ্চিত করুন। |
| সম্পূর্ণ পাইপলাইনটি একটি প্ল্যাটফর্মে তৈরি করুন।. এআই-চালিত নিয়োগ প্রক্রিয়া থেকে শুরু করে ব্র্যান্ডেড ও স্বয়ংক্রিয় অনবোর্ডিং অভিজ্ঞতা পর্যন্ত, easy.jobs সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটিকে সংযুক্ত করে, যাতে প্রার্থীর তথ্য সরাসরি প্রথম দিন থেকেই কাজে লাগে।. |
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন: আপনারা কীভাবে কর্মী অন্তর্ভুক্তিকরণ স্বয়ংক্রিয় করেন?
সেরা কর্মচারী অনবোর্ডিং সফটওয়্যার কোনটি?
সেরা এমপ্লয়ি অনবোর্ডিং সফটওয়্যারটি বিচ্ছিন্ন কিছু টুলের পরিবর্তে একটি সংযুক্ত সিস্টেমের মাধ্যমে সম্পূর্ণ কর্মী যাত্রা, অফার, ডকুমেন্ট, প্রোভিশনিং এবং চেক-ইন প্রক্রিয়াকে স্বয়ংক্রিয় করে তোলে। ৪৫১টি এইচআর টিম ইতিমধ্যেই এআই-চালিত অনবোর্ডিং ব্যবহার করছে।, এমন একটি প্ল্যাটফর্ম খুঁজুন যা নিয়োগ প্রক্রিয়া থেকে শুরু করে অনবোর্ডিং পর্যন্ত প্রার্থীদের ডেটা বহন করে, যেমন easy.jobs।.
অটোমেশন কি অনবোর্ডিং থেকে মানবিক স্পর্শ কেড়ে নেয়?
না। অটোমেশন পুনরাবৃত্তিমূলক প্রশাসনিক কাজ দূর করে, ফলে মানুষ গুরুত্বপূর্ণ মানবিক মুহূর্তগুলোর জন্য আরও বেশি সময় পায়। বাস্তবে, এইচআর টিমগুলোর ৫২১টি দল এআই-সহায়তাযুক্ত অনবোর্ডিংয়ের সাথে ব্যক্তিগত ফলো-আপ যুক্ত করে। যেসব নতুন কর্মীর ম্যানেজাররা সক্রিয়ভাবে জড়িত থাকেন, তাদের অনবোর্ডিংকে সফল বলার সম্ভাবনা ৩.৪ গুণ বেশি থাকে।.
একটি অনবোর্ডিং ওয়ার্কফ্লো কতক্ষণ স্থায়ী হওয়া উচিত?
একটি অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া কমপক্ষে তিন মাস এবং আদর্শগতভাবে পুরো এক বছর স্থায়ী হওয়া উচিত, কারণ নতুন কর্মচারীরা প্রায় সর্বোচ্চ কর্মক্ষমতায় পৌঁছাতে ১২ মাস সময় লাগে. তবুও কেবল 37% প্রোগ্রামগুলো ৩০ দিনের বেশি সময় ধরে চলে।. অতিরিক্ত ম্যানুয়াল কাজ যোগ না করে অনবোর্ডিং প্রক্রিয়াকে প্রসারিত করার সবচেয়ে সহজ উপায় হলো স্বয়ংক্রিয় ৩০-৬০-৯০ দিনের চেক-ইন।.
পাঁচটি ধাপকে একটি পাইপলাইনে পরিণত করা
আপনার প্রথম অনবোর্ডিং অটোমেশন পাইপলাইন তৈরি করার জন্য আপনার সম্পূর্ণ এইচআর বিভাগকে নতুন করে ঢেলে সাজানোর প্রয়োজন নেই। এর জন্য প্রয়োজন একটি পরিকল্পিত কর্মপ্রবাহ, সঠিক অনবোর্ডিং সিস্টেম এবং পাঁচটি সুচিন্তিত পদক্ষেপ: বর্তমান প্রক্রিয়াটির রূপরেখা তৈরি করা, সংশ্লিষ্ট সফটওয়্যার নির্বাচন করা, প্রি-বোর্ডিং স্বয়ংক্রিয় করা, প্রথম দিনের জন্য প্রয়োজনীয় টুলস সরবরাহ করা এবং ৩০-৬০-৯০ দিনের চেক-ইন-এর সময়সূচী নির্ধারণ করা। এই পদক্ষেপগুলো একসাথে সম্পন্ন হলে, ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ার তাড়াহুড়ো প্রত্যেক নতুন কর্মীর জন্য এমন একটি সূচনা হয়ে ওঠে যা তারা সঠিক কারণেই মনে রাখে।.
এর সুফল সুস্পষ্ট। আপনার দলের জন্য প্রশাসনিক খরচ কমে যায়, প্রত্যেক নতুন কর্মীর কাছে প্রথম ছাপ আরও জোরালো হয় এবং আপনার সেরা কর্মীরা প্রথম ৯০ দিনের নাজুক সময়টুকুও ধরে রাখে। একটি পদক্ষেপ দিয়ে শুরু করুন, সেটিকে পরেরটির সাথে সংযুক্ত করুন এবং বাকিটা পাইপলাইনের ওপর ছেড়ে দিন।.
যদি আপনি এই ব্লগটি উপকারী বলে মনে করে থাকেন, আমাদের ব্লগে সাবস্ক্রাইব করুন আরও তথ্যের জন্য আমাদের সাথে যোগ দিন। ফেসবুক সম্প্রদায় অন্যান্য এইচআর পেশাদারদের সাথে সংযোগ স্থাপন করতে, আপনার অনবোর্ডিং অটোমেশন কৌশলগুলি শেয়ার করতে এবং নিয়োগ সংক্রান্ত সর্বশেষ প্রবণতা ও তথ্য সম্পর্কে অবগত থাকতে। আসুন, একসাথে একটি উন্নত ও অধিক কার্যকর কর্মক্ষেত্র গড়ে তুলি!
