L’era della pandemia ha comportato alcuni cambiamenti permanenti nelle strutture lavorative in tutto il mondo, come il lavoro da remoto, con la conseguente necessità di gestire in modo efficace squadre in diversi fusi orari. Tuttavia, poiché la forza lavoro della tua organizzazione è distribuita in più sedi con orari di lavoro, molto probabilmente, asincroni, è difficile gestire tutto senza problemi come facevi quando lavoravi con un team interno.
Sei coinvolto nella gestione di team in diversi fusi orari? Allora ti abbiamo coperto. Questo blog ti porta Oltre 10 suggerimenti testati e comprovati per lavorare con team in diversi fusi orari. Diamo un'occhiata a loro e definiamo meglio la strategia di gestione del team.
Le principali sfide che i team devono affrontare quando lavorano in fusi orari diversi
Navigare nei fusi orari può essere difficile per i team remoti. Tuttavia, i team possono superare le sfide affrontate e collaborano con successo se riconoscono e gestiscono attivamente le complessità del lavoro attraverso i fusi orari.
Ma prima è importante sapere quali tipi di sfide potrebbero dover affrontare i team nella preparazione dei metodi di prevenzione. Alcune sfide importanti includono:
⛔ Gli orari sono difficili da coordinare
Coordinare riunioni, scadenze e traguardi del progetto può essere difficile quando i membri del team sono distribuiti in fusi orari diversi. Trovare orari reciprocamente convenienti in cui tutti possano incontrarsi può essere difficile, portando a conflitti di programmazione e ritardi.
⛔ Differenze culturali tra i team
Le variazioni del fuso orario spesso coincidono con le differenze culturali, inclusi orari di lavoro, festività e stili di comunicazione. Potrebbero sorgere malintesi a causa delle diverse norme culturali, che influiscono sulle dinamiche e sulla produttività del team. Mantenere un senso di coesione del team e promuovere una forte cultura di squadra può essere più difficile quando i membri del team sono geograficamente dispersi. Costruire fiducia, cameratismo e un senso di scopo condiviso può richiedere uno sforzo ulteriore da parte dei team leader.
⛔ Interruzioni nell’equilibrio tra lavoro e vita privata
I membri del team che lavorano in fusi orari diversi possono difficoltà a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Il lavoro a turni, le riunioni notturne e gli orari irregolari quando si tenta di sincronizzarsi con i membri del team provenienti da altre parti del mondo possono alla fine portare al burnout e alla diminuzione del morale tra i membri del team.
⛔ Sfide tecniche per diversi fusi orari
Problemi tecnologici, come connessioni Internet inaffidabili o software incompatibile, possono rendere ancora più difficile lavorare in fusi orari diversi, ostacolando ancora di più il flusso di lavoro. Le difficoltà tecniche possono interrompere la comunicazione e impedire gli sforzi collaborativi del team.
⛔ Dipendenza dalla comunicazione asincrona
In un contesto di squadra globale, metodi di comunicazione asincrona come la posta elettronica, le app di messaggistica e gli strumenti di gestione dei progetti diventano essenziali. Tuttavia, basandosi esclusivamente sulla comunicazione asincrona può portare a ritardi nel processo decisionale e una mancanza di collaborazione in tempo reale.
Affrontare tutte le sfide richiede una comunicazione proattiva, un uso efficace della tecnologia, flessibilità nella pianificazione delle riunioni e la volontà di accogliere norme culturali e stili di lavoro diversi. E abbiamo solo i suggerimenti per aiutarti a implementare tutte queste soluzioni e altro ancora nel flusso di lavoro e nella cultura della tua organizzazione per una gestione efficace del team.
Oltre 10 suggerimenti per lavorare con team con fusi orari diversi
È giunto il momento di esplorare i consigli degli esperti per il tuo team che lavora in fusi orari diversi, indipendentemente dal fatto che l'intera organizzazione lavori in remoto o solo alcuni membri. Abbiamo incluso 13 suggerimenti testati e comprovati che sono semplici da seguire e implementare e che lo faranno sicuramente contribuire a migliorare la collaborazione del team.
1. Stabilire canali di comunicazione chiari
Quando il tuo team lavora in fusi orari diversi, è normale avere orari di lavoro diversi per le diverse parti del team. Per questo, avrai bisogno canali di comunicazione stabiliti con strategie efficaci.
È possibile utilizzare una varietà di strumenti di comunicazione, come ad esempio e-mail, app di messaggistica, videoconferenzee piattaforme di gestione dei progetti, per facilitare una comunicazione semplice ed efficace. Questi canali di comunicazione dovrebbero includere una combinazione di metodi di collaborazione sincroni e asincroni, a seconda delle esigenze del team. Discuti con il tuo team e scegli quelli più adatti alla tua organizzazione.
2. Assumi i talenti giusti per la tua squadra
Quando il tuo team lavora in remoto, avrai bisogno di persone responsabili, comprensive e rispettose degli altri. Solo così potrai evitare il fallimento nella collaborazione del team. In questa situazione, devi esercitare la massima cautela durante l'assunzione membri del team remoti.
Assicurati di assumere membri del team che siano appassionati e competenti nel campo di lavoro designato. Di stabilire un processo di onboarding standard per la formazione dei nuovi dipendenti, costruirai una forza lavoro forte che inizierà a lavorare non appena arriveranno. Non solo, sarà più facile formare il talento giusto per le modalità di comunicazione del tuo team.
Ad esempio, se stai utilizzando easy.jobs – la soluzione definitiva per la gestione delle assunzioni, riceverai una serie di opzioni per impostare un processo di onboarding standard. E puoi gestire il processo di assunzione in modo completamente remoto con il suo aiuto.
3. Documenta tutto nel lavoro
Assicurati che sia importante le discussioni, le decisioni e le azioni sono documentate e accessibile a tutti i membri del team, indipendentemente dal fuso orario e dalla disponibilità immediata. Questo aiuta a mantenere tutti informati e allineati. Pertanto, per ogni riunione, la tua organizzazione dovrebbe iniziare a esercitarsi a scrivere appunti sulla riunione, in modo che tutti possano farsi un'idea delle discussioni svoltesi durante la riunione.
Sarebbe fantastico anche se potessi organizzare l'incontro in formato scritto. In modo che le squadre entrino Alla riunione possono partecipare persone con fusi orari diversi facilmente, indipendentemente dalle differenze di orario, oppure venire più tardi sul canale dell'incontro e leggere i dati e le informazioni scritte. Ciò aiuterà i membri del team a rimanere aggiornati su ciò che sta accadendo.
Per esempio, WordPress – la piattaforma CMS open source – gestisce tutti i suoi incontri in formato scritto sul mezzo di comunicazione Slack del team designato (formula P1). Tutte le discussioni si svolgono in formato scritto. Prima di ogni riunione pubblicano l'ordine del giorno della riunione e al termine della riunione pubblicano gli appunti della riunione. Tutti coloro che sono disponibili al momento della riunione comunicano con messaggi e risposte a thread specifici, rendendo la comunicazione facile da monitorare.
4. Definire l'orario di lavoro principale
Supponiamo che la maggior parte dei tuoi dipendenti viva nel fuso orario americano o indiano. Quindi la differenza di tempo potrebbe essere grande quanto il giorno e la notte. Tuttavia, se guardi da vicino, noterai che ci sono alcuni periodi di tempo in cui persone provenienti da fusi orari diversi sono attive contemporaneamente. È necessario contrassegnare gli intervalli di tempo sovrapposti.
Allora dovrai farlo stabilire orari di lavoro fondamentali quando ci si aspetta che tutti i membri del team siano disponibili per la comunicazione e la collaborazione in tempo reale. Ciò aiuta a ridurre al minimo i ritardi di comunicazione e garantisce che i membri del team possano sincronizzarsi regolarmente.
5. Sii flessibile con gli orari delle riunioni
Che la tua organizzazione operi internamente o in remoto, non puoi evitare le riunioni! Sono essenziali. Tuttavia, lavorare in fusi orari diversi rende difficile mantenere tutti disponibili allo stesso tempo.
Il miglior consiglio di lavoro per questo è quello di ruotare gli orari delle riunioni per adattarsi ai diversi fusi orari, consentendo a tutti i membri del team di partecipare in orari convenienti. Puoi considerare l'utilizzo di strumenti come Amico dell'ora mondiale per trovare orari di riunione adeguati in più fusi orari e quindi informare di conseguenza l'intero team.
6. Stabilisci scadenze e aspettative chiare
Poiché il tuo team lavora in fusi orari diversi, è quasi impossibile ricevere aggiornamenti di lavoro di persona. Per questo, la tua squadra deve farlo esercitarsi a comunicare le scadenze, risultati finali e aspettative con dati esatti. Ciò contribuirà a garantire che tutti comprendano chiaramente le proprie responsabilità e possano pianificare il proprio lavoro di conseguenza, tenendo conto delle differenze di fuso orario.
7. Pratica una gestione efficace del tempo
Devi incoraggiare i membri del tuo team a dare priorità alle attività, gestire il proprio tempo in modo efficiente ed evitare ritardi inutili. Troverai anche strumenti disponibili online per pratiche efficaci di gestione del tempo. Strumenti come software per il monitoraggio del tempo può aiutare a monitorare i progressi e identificare potenziali colli di bottiglia.
8. Utilizzare saggiamente la comunicazione asincrona
Dovresti abbracciarti metodi di comunicazione asincrona per il lavoro a distanza. I canali di comunicazione asincrona più diffusi sono la posta elettronica, i documenti condivisi e gli strumenti di gestione dei progetti, come Trello o ClickUp, per questioni non urgenti. Ciò consente ai membri del team di collaborare in modo efficace senza la necessità di interazione in tempo reale. Il tuo team dovrebbe iniziare a utilizzarli a seconda delle necessità. Ma devi anche selezionare un canale di comunicazione principale per il tuo team.
9. Fornire base di conoscenza interna e formazione
Una base di conoscenza interna è il modo più efficace per fornire a tutti i membri del team le informazioni di cui hanno bisogno, come conoscenza del prodotto, procedure e così via. E può fare miracoli quando si tratta di formare nuovi membri dei tuoi flussi di lavoro.
La tua organizzazione dovrebbe investire nella base di conoscenza interna. È uno degli strumenti più popolari per migliorare le prestazioni dei dipendenti e aumentare la produttività attraverso la condivisione delle conoscenze. La creazione della documentazione interna per la tua azienda ora richiede solo pochi minuti grazie alla tecnologia moderna.
Dovresti anche offrire formazione e supporto per aiutare i membri del team ad adattarsi al lavoro in diversi fusi orari. Fornire indicazioni sulla gestione del tempo, sulle migliori pratiche di comunicazione e sull'utilizzo efficace degli strumenti di collaborazione.
10. Rispettare le differenze culturali
Ovviamente, persone provenienti da fusi orari o luoghi diversi appartengono a culture ed etiche diverse. Quindi, la tua squadra deve farlo essere consapevoli delle differenze culturali negli stili di lavoro, nelle vacanze e nelle preferenze di comunicazione. Dovremmo tutti rispettare le norme culturali di ciascun membro del team e trovare modi per adattarle al flusso di lavoro del team. Incoraggia i membri del team a essere rispettosi delle esigenze degli altri membri, suggerendo anche modi in cui possono adattarsi per trovare una via di mezzo che funzioni per tutti.
11. Costruisci fiducia e cameratismo
Dovrai promuovere una cultura di squadra positiva incoraggiando la comunicazione aperta, il rispetto reciproco e la fiducia tra i membri del team. Manterrà tutti energici e concentrati. Di solito, i lavori a distanza tendono ad aumentare la monotonia e la depressione tra i dipendenti. Secondo recenti statistiche, 42% dei lavoratori remoti affermano di sentirsi esauriti frequentemente.
Per superarlo, puoi organizzare attività di team building virtuali, celebrare i successi e riconoscere i contributi individuali. Aumenterà il legame di squadra e creerà fiducia.
12. Ispira a rimanere organizzato
Poiché l'intero team lavora in fusi orari diversi, lo è fondamentale per tutti rimanere organizzati. Dovresti istruire i dipendenti a tenere traccia delle differenze di fuso orario, degli orari dei membri del team e delle scadenze importanti utilizzando calendari condivisi e strumenti di pianificazione. Ciò aiuta a prevenire conflitti di pianificazione e garantisce che tutti rimangano sulla stessa pagina.
13. Mantenere check-in regolari
Quando si lavora da remoto, è difficile indovinare chi sta lavorando e chi si sta prendendo un po' di riposo. Ecco perché dovresti introdurre check-in regolari per contrassegnare l'ora di inizio e di fine del lavoro, includendo anche l'eventuale tempo assegnato per le pause. Puoi pianificare check-in regolari o aggiornamenti di stato per tenere tutti informati sui progressi, sulle sfide e sulle attività imminenti. Questi incontri possono essere condotti tramite videoconferenza o aggiornamenti asincroni, a seconda delle preferenze del team.
💡 Bonus: i migliori strumenti di collaborazione in team per il lavoro a distanza
I suggerimenti sopra menzionati sono i migliori da seguire per lavorare con team in fusi orari diversi. Per eseguire correttamente questi suggerimenti, avrai bisogno di strumenti di collaborazione del team. Per aiutarti, qui menzioniamo il meglio strumenti di collaborazione remota del team.
⚡ Lasco per la comunicazione
Allentato ti consente di comunicare in modo sicuro e affidabile con il tuo team remoto, partner esterni e clienti. Il suo sistema di messaggistica diretta è ideale per tenere traccia dei progetti o completare attività urgenti, con funzionalità utili che aiutano nella pianificazione dei messaggi e nella conduzione di videoconferenze. Slack ti consente di creare canali diversi per argomenti o attività diversi, facilitando la ricerca di conversazioni pertinenti.
Tuttavia, quando c'è troppo da fare, più thread possono creare confusione, distogliendo l'attenzione dal lavoro importante. Connetti Slack ad altri strumenti di collaborazione o software di gestione delle attività per massimizzarne il potenziale. Ciò garantirà che tutti siano aggiornati con l'aggiornamento più recente del team!
⚡ Trello per la gestione dei progetti
Trello è uno strumento di gestione dei progetti che può prendere il posto della lavagna dell'ufficio e degli ingombranti fogli di calcolo Excel. Trello trasforma il metodo Kanban giapponese in un set di prompt card digitali. Ogni carta potrebbe rappresentare un singolo progetto. Può essere riempito con sottoprogetti o risultati finali correlati, liste di controllo e comunicazioni continue. Puoi anche inviare compiti e impostare attività automatizzate e promemoria. Trello si integra con altri strumenti di collaborazione come Slack e Google Drive, così saprai sempre su cosa lavorare dopo e dove si trovano i tuoi colleghi in ogni progetto.
⚡ Modello per la collaborazione di progettazione
Modello è meglio conosciuto come hub di modelli WordPress per creare siti Web in meno di un minuto, ma ha anche alcune funzionalità uniche che semplificano la collaborazione di progettazione. Ad esempio, puoi salvare tutti i template su Templately e archiviarli nel tuo cloud personale, MyCloud.
Otterrete spazio di lavoro del team dove puoi aggiungere membri del team, archiviare i lavori salvati in un luogo memorizzato, iniziare a lavorare da dove gli altri avevano interrotto, ecc. Per svolgere attività di collaborazione di progettazione remota, dovresti assolutamente utilizzare Templately.
⚡ Zoom per riunioni virtuali
Ingrandisci è uno strumento di collaborazione remota dedicato che consente a individui e team di connettersi e comunicare tra loro da qualsiasi parte del mondo. Fornisce diversi strumenti di collaborazione, tra cui videoconferenze, condivisione di file, messaggistica e utilizzo di lavagne.
Lo strumento include diverse funzionalità avanzate, tra cui sale riunioni e condivisione dello schermo, che aiutano le persone a collaborare in modo più efficace sui progetti. La piattaforma intuitiva di Zoom lo rende uno strumento popolare per consentire a team di tutte le dimensioni di connettersi di persona!
Rendi fluida la collaborazione del team remoto mentre lavori in diversi fusi orari
Ci sono numerosi altri fattori da considerare quando si gestisce una squadra in più fusi orari. Tuttavia, tutto si riduce a sfruttare le relazioni virtuali all’interno del team e a investire in incontri faccia a faccia per migliorare la coesione. Devi anche essere onesto con tutti i membri del team bilanciando i loro programmi e limitando i loro viaggi ad aree specifiche. Non devi stare sveglio tutta la notte per gestire la tua squadra virtuale; tutto ciò di cui hai bisogno è un buon piano ciò manterrà tutti felici e produttivi, incluso te stesso. Ti è piaciuto questo blog? Quindi non dimenticare di condividere con gli altri. Inoltre, per ottenere questo tipo di suggerimenti approfonditi sulla gestione del team, iscriviti al nostro blog Ora.
