Apa itu Preboarding? 7 Langkah yang Harus Dilakukan untuk Karyawan Baru

Setiap eksekutif SDM tahu bahwa menemukan karyawan baru dan merekrut mereka dengan cepat adalah pencapaian yang luar biasa. Tetap saja, oleh menggabungkan strategi preboarding yang terencana dalam prosesnya, hal itu bisa menjadi lebih mudah. Menurut statistik, proses preboarding yang menyeluruh bisa meningkatkan retensi karyawan baru hingga 82%. 

Jika Anda siap memulai prosedur preboarding untuk karyawan baru, Anda berada di tempat yang tepat. Hari ini, kami akan memandu Anda tentang mengapa Anda harus menerapkan proses preboarding, apa langkah-langkahnya, dan yang terpenting, manfaat apa yang akan Anda peroleh darinya. Mari selami.

Untuk membantu Anda memahami keadaan terkini dan signifikansinya, mari kita bahas statistik pra-boarding terbaru. 

👉 Organisasi kelas dunia 53% lebih cenderung menawarkan pra-boarding kegiatan. 

👉 64% rekrutan tidak memiliki pengalaman pra-boarding. 

👉 Perusahaan yang tidak memberikan pengalaman pra-boarding akan kehilangan banyak manfaat dan kemungkinan akan melihat lebih banyak rekrutmen cuti selama enam bulan pertama pekerjaan. 

👉 Tim sukses adalah 53% lebih mungkin untuk melakukan preboard pegawai baru.

Preboarding vs Onboarding: Ketahui Dasar-dasarnya

Seringkali orang mengira preboarding dan onboarding adalah hal yang sama. Tapi ternyata tidak! Ada perbedaan mencolok antara keduanya. Mari kita lihat perbedaan preboarding dan onboarding sebelum mempelajari langkah-langkah preboarding yang harus dilakukan.

Apa itu Preboarding?

Prosedur yang diterapkan perusahaan antara calon yang menandatangani kontrak kerja dan hari pertama mereka bekerja disebut preboarding. Ini berfungsi sebagai orientasi bagi karyawan baru, mendidik mereka tentang bisnis, budayanya, dan rekan kerja mereka. HR mengelola dokumen karyawan baru selama preboarding, termasuk asuransi, pajak, dan deklarasi kesehatan dan keselamatan.

Apa itu Orientasi?

Itu proses orientasi karyawan baru adalah program terstruktur yang dirancang untuk mengintegrasikan karyawan baru ke dalam perusahaan. Ini melibatkan beberapa tahapan dan kegiatan yang bertujuan membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan peran baru mereka, memahami budaya perusahaan, dan menjadi anggota organisasi yang produktif. Saat seorang karyawan memulai hari pertamanya di organisasi, dimulailah proses orientasinya.

Setelah prosedur preboarding berakhir, proses orientasi biasanya dimulai dengan langkah-langkah berikut:

1. Orientasi hari pertama dengan dokumen selamat datang, perkenalan dan pengisian.

2. Penyediaan peralatan yang diperlukan (laptop, telepon), kredensial akses (email, software), dan pengaturan ruang kerja.

3. Bagikan pengarahan terperinci tentang peran pekerjaan, ekspektasi, dan metrik kinerja.

4. Berpasangan dengan karyawan yang lebih berpengalaman untuk membantu menyesuaikan diri dan memberikan dukungan berkelanjutan.

5. Jadwalkan pertemuan dengan supervisor untuk menjawab pertanyaan apa pun dan meninjau kemajuan.

6. Partisipasi dalam pertemuan tim untuk memahami proyek yang sedang berjalan dan dinamika tim.

7. Memberikan kesempatan untuk terlibat dalam kegiatan membangun tim dan interaksi sosial untuk membangun hubungan.

Perbedaan Utama Antara Orientasi dan Pramuat

Pramuat adalah tentang mempersiapkan kedatangan karyawan baru dan memastikan bahwa semua tugas logistik dan administrasi telah diselesaikan sehingga karyawan baru dapat mulai bekerja sejak hari pertama. Di sisi lain, orientasi adalah proses yang lebih luas dan berjangka panjang yang ditujukan untuk mencapai tujuan. mengintegrasikan sepenuhnya karyawan baru ke dalam perusahaan dan menyiapkan mereka untuk sukses dalam peran mereka.

Manfaat Utama dari Karyawan Preboarding

Preboarding, proses merekrut dan mempersiapkan karyawan baru, menawarkan beberapa manfaat dan keuntungan yang signifikan bagi karyawan dan organisasi. Berikut manfaat utamanya:

Manfaat dari Perspektif Karyawan

1. Mengurangi Kecemasan & Meningkatkan Rasa Percaya Diri

Dengan menerima informasi tentang perusahaan, peran mereka, dan apa yang diharapkan, karyawan baru merasa lebih siap dan tidak terlalu cemas untuk memulai pekerjaan baru mereka. Komunikasi yang jelas dan keterlibatan awal membantu karyawan baru merasa lebih percaya diri dan diterima, sehingga transisi mereka menjadi lebih lancar.

2. Pastikan Transisi yang Lancar

Menyelesaikan dokumen yang diperlukan dan menyiapkan akun terlebih dahulu memungkinkan karyawan baru untuk fokus pada peran mereka sejak hari pertama daripada tugas administratif. Memahami tanggung jawab mereka dan budaya perusahaan sebelumnya membantu karyawan baru menyelaraskan harapan mereka dan mengurangi potensi kebingungan.

3. Meningkatkan Keterlibatan dalam Budaya Baru

Interaksi awal dengan tim dan perusahaan menumbuhkan rasa memiliki dan keterlibatan, membuat karyawan baru merasa dihargai bahkan sebelum mereka memulai. Merasa menjadi bagian dari organisasi sejak dini dapat meningkatkan motivasi dan antusiasme karyawan baru terhadap peran barunya.

Manfaat dari Perspektif Pengusaha

1. Meningkatkan Produktivitas Organisasi

Ketika karyawan baru mulai mengurus dokumen dan pengaturan TI telah selesai, mereka dapat segera mulai berkontribusi pada peran mereka, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Preboarding memungkinkan untuk lebih terorganisir dan fokus proses orientasi, di mana hari-hari awal dapat didedikasikan untuk pelatihan dan integrasi peran tertentu, bukan tugas administratif.

2. Meningkatkan Retensi Karyawan

Proses preboarding yang dilaksanakan dengan baik akan menciptakan kesan pertama yang positif, sehingga mengurangi kemungkinan putus sekolah sebelum mulai bekerja atau karyawan baru mengalami pemikiran ulang. Melibatkan karyawan baru sejak dini dapat meningkatkan loyalitas dan komitmen mereka terhadap perusahaan, sehingga dapat menghasilkan tingkat retensi yang lebih baik.

3. Merampingkan Proses Orientasi

Preboarding membantu menyederhanakan proses orientasi secara keseluruhan dengan memuat tugas administratif dan persiapan terlebih dahulu. Hal ini memungkinkan fase orientasi yang lebih terstruktur dan efisien. Dengan tidak adanya tugas administratif, orientasi dapat lebih fokus pada asimilasi budaya dan integrasi tim, yang sangat penting untuk kesuksesan karyawan dalam jangka panjang.

4. Bantuan dalam Penghematan Biaya

Dengan meningkatkan retensi dan mengurangi kemungkinan keberangkatan dini, preboarding dapat membantu menurunkan biaya yang terkait dengan perekrutan dan pelatihan pengganti. Preboarding yang terorganisir secara efisien dapat menghemat waktu dan sumber daya yang seharusnya dihabiskan untuk menangani masalah logistik pada hari-hari awal kerja.

5. Meningkatkan Branding & Reputasi Perusahaan

Pengalaman preboarding yang positif berkontribusi pada merek perusahaan yang kuat, menunjukkan perusahaan sebagai perusahaan yang terorganisir, ramah, dan fokus pada karyawan. Hal ini dapat menarik talenta-talenta terbaik di masa depan. Karyawan baru yang merasa puas akan lebih mungkin untuk berbicara positif tentang pengalaman mereka, menjadi pendukung perusahaan dan meningkatkan reputasinya di pasar kerja.

Panduan SDM untuk Pramuat yang Berhasil: 7 Langkah yang Harus Diikuti

Untuk memberikan rasa nyaman dan percaya diri kepada karyawan baru mengenai peran mereka dan organisasi, Anda harus membuat proses preboarding. Kami menganalisis langkah-langkah preboarding dari perusahaan-perusahaan terkemuka dan mengumpulkan semua langkah penting bersama-sama. 

Langkah-langkah berikut dapat membuat perbedaan besar dalam hal retensi karyawan ketika Anda menetapkan proses preboarding. Mari kita periksa.

1. Atur Media Komunikasi: Email Selamat Datang

Bergantung pada struktur dan budaya organisasi Anda, Anda harus memilih media komunikasi sebelum masuk. Bisa melalui email, surat, video call, dll. Media komunikasi yang paling populer dan efektif adalah email. Anda dapat memulai percakapan dengan email selamat datang. 

Karena kesan pertama melekat pada orang-orang, menyampaikan email selamat datang yang hangat ke kontak baru membantu menumbuhkan kesan yang baik dan meningkatkan retensi. Metode bagus lainnya untuk menyebarkan informasi dan mengenalkan karyawan baru dengan budaya perusahaan Anda adalah melalui email selamat datang.

Contoh Praktik Pramuat Terbaik

Apa yang bisa Anda kirimkan dalam email selamat datang? Di sini, kami membagikan beberapa contoh praktik preboarding terbaik dari tempat lain untuk memandu Anda: 

💡Buat video sambutan hangat dari CXO kantor dan bagikan melalui email. Pertahankan nada yang umum sehingga dapat digunakan untuk semua departemen.

💡Buat templat kartu selamat datang online oleh pemilik perusahaan atau CEO dan kirimkan melalui email. Hal ini akan memberikan rasa memiliki pada karyawan baru. 

💡Buat email yang menyebutkan halaman arahan dan video yang berisi fasilitas dan manfaat, gaya hidup sehari-hari organisasi.

2. Setup Mentor atau Sobat, Perkenalkan ke Tim

Kegagalan untuk memberikan pengarahan awal tentang tim dan supervisor yang akan diajak bekerja sama oleh karyawan baru adalah kesalahan yang dilakukan oleh sebagian besar organisasi kecil dan startup. Ini akan membantu karyawan baru merasa lebih nyaman dan tidak terlalu kewalahan jika Anda bisa melakukannya sebelum hari pertama mereka bekerja. Sebelum memulai, banyak orang meraih kesuksesan dengan membayangi karyawan saat ini. 

Oleh karena itu, pikirkan tentang mengidentifikasi anggota tim yang bersedia menjadi mentor bagi karyawan baru. Itu sebabnya langkah kedua dalam preboarding adalah memperkenalkannya kepada supervisor, anggota tim lainnya, dll. Menyiapkan mentor atau teman dan menyebut dia sangat dihargai.

Contoh Praktik Pramuat Terbaik

Mari kita lihat cara paling populer untuk menjalankan langkah kedua preboarding di organisasi Anda: 

💡Sebutkan nama mentor, supervisor dan anggota tim, gambar, surat kerja, dan cara komunikasi lainnya dalam email.

💡Anda juga dapat membagikan penangan profil sosial mereka, dengan cara ini, karyawan baru dapat dengan mudah terhubung dan melihat-lihat.

💡Atau membuat video selalu merupakan cara yang lebih baik.

3. Berbagi Dokumen Prakerja & Hal-hal yang Harus Dibawa di Hari Pertama

Di semua organisasi, wajib menyerahkan transkrip pendidikan, NOC, pengalaman karyawan, kartu identitas nasional, paspor, dan dokumen lainnya. Selain itu, beberapa perusahaan menyediakan NDA dan jenis surat lainnya untuk ditandatangani. Ini menjadi merepotkan atau memakan waktu lama selama proses orientasi. Jadi, penting untuk membagikan daftar dokumen dan daftar hal-hal yang tidak disediakan kantor, jadi harus membawanya sendiri.

Contoh Praktik Pramuat Terbaik

Berikut adalah praktik preboarding terbaik yang dapat Anda ikuti untuk organisasi Anda juga.

💡Buat dokumen online publik dan bagikan dengan karyawan baru.

💡 Anda dapat mempertahankan bagian di basis pengetahuan internal Anda dan bagian itu dengan karyawan baru. 

💡 Anda bisa memberikan infografis dan gambar barang-barang yang wajib dibawa pada hari pertama.

4. Menyebarluaskan Sumber Daya Penting & Pedoman Kerja

Kami berupaya seumum dan sejelas mungkin saat memposting deskripsi pekerjaan untuk menarik kandidat sebanyak mungkin. Selain itu, untuk postingan khusus, Anda biasanya perlu memiliki lebih banyak pengetahuan. Anda dapat mengirimkan karyawan baru Anda daftar sumber daya yang diperlukan bersama dengan tanggung jawab pekerjaan nyata untuk membantu mereka bersiap menghadapi dunia kerja yang sebenarnya.

Contoh Praktik Pramuat Terbaik

Lihat bagaimana Anda juga dapat menerapkan praktik preboarding terbaik ini untuk perusahaan Anda.

💡 Anda dapat membuat diagram alur untuk menjelaskan tanggung jawab pekerjaan sebenarnya. 

💡 Buat daftar alat yang akan digunakan oleh karyawan baru.

💡 Sarankan kepada karyawan baru satu set buku yang akan membantu mereka mempersiapkan peran barunya.

5. Draf Agenda Orientasi Hari Pertama

Hari pertama seorang karyawan baru selalu penting namun tepat. Untuk melaksanakan agenda dengan tepat pada waktunya, Anda dapat mendokumentasikan aktivitas sepanjang hari dan membaginya dengan karyawan baru. Mayoritas Perencanaan sebelumnya sangat penting untuk memastikan kelancaran proses orientasi untuk karyawan baru, karena melibatkan partisipasi aktif dari beberapa anggota perusahaan. Ini adalah kunci untuk menciptakan hari pertama yang lancar dan orientasi berikutnya bagi karyawan baru.

Contoh Praktik Pramuat Terbaik

Mari kita lihat bagaimana Anda dapat membuat langkah preboarding ini lebih efisien dengan contoh-contoh terbaik. 

💡Kembangkan peta proses penerimaan karyawan baru, dimulai dengan komponen SDM yang bersifat universal. Pastikan juga untuk memberikan slot waktu bagi manajer dan orang lain yang terlibat.

💡 Hitung setiap individu yang terlibat dalam proses penerimaan karyawan baru dan tingkat partisipasi mereka. Adakan pertemuan untuk memastikan keselarasan dengan semua pihak yang terlibat.

💡Minta supervisor dan pihak terkait lainnya untuk memilih slot waktu mereka dan berkontribusi pada proses orientasi.

6. Membantu Membuat Rencana 30-60-90 Hari

Paket 3 bulan, atau a Paket 30-60-90 hari, dapat membantu karyawan baru dalam menyesuaikan diri dengan peran dan tempat kerja baru mereka. Ini menawarkan struktur dan panduan mengenai harapan, prosedur, dan budaya perusahaan. SDM memainkan peran kunci dalam memfasilitasi proses 30-60-90 ini. Sebagai manajer SDM, Anda dapat menawarkan bantuan penting yang dibutuhkan karyawan baru untuk menyusun rencana mereka sendiri dan menyajikannya kepada manajer. Dengan cara ini, karyawan baru dapat mulai memberikan pengaruh sebelum bergabung.

Contoh Praktik Pramuat Terbaik

Berikut adalah beberapa contoh rencana populer 30-60-90 hari yang dapat Anda ikuti sebagai praktik pra-boarding.

💡Bagikan templat paket 30-60-90 hari yang sudah digunakan sebelumnya dengan karyawan baru. 

💡Beri tahu karyawan baru untuk membuat rencana sendiri dan kemudian berikan masukan. 

💡Sebagai bagian dari proses preboarding, ingatkan manajer untuk membagikan rencana 30, 60, atau 90 hari mereka kepada karyawan baru dan menyiapkannya sesuai dengan jadwal preboarding.

7. Kumpulkan Umpan Balik Perekrutan & Tetap Terhubung

Anda dapat meningkatkan proses perekrutan Anda dengan mendapatkan wawasan baru dengan meminta pendapat anggota staf. Dengan mengungkapkan ide-ide mereka dan merasa dihargai, karyawan baru dapat membangun hubungan lebih baik dan rasa kebersamaan. Untuk memperoleh informasi bermanfaat, buatlah kuesioner singkat tentang pengalaman kandidat dengan pertanyaan terkait. 

Preboarding memiliki tujuan utama untuk menjaga karyawan baru tetap antusias dan terlibat, seperti yang telah kita bahas. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk tetap berhubungan dengan mereka selama tahap persiapan dan siap sedia jika karyawan baru memiliki pertanyaan atau kekhawatiran.

Contoh Praktik Pramuat Terbaik

Berikut beberapa contoh populer yang dapat Anda ikuti sebagai praktik pra-boarding.

💡Buat garis waktu yang merinci langkah-langkah yang harus diambil untuk menyelesaikan proses preboarding.

💡Selama proses tersebut, dengan sengaja jadwalkan waktu bagi HR atau manajer karyawan baru untuk menghubungi mereka.

💡Memberikan akses mudah ke HR dan orang yang akan menjadi manajer mereka untuk karyawan baru. 

Jadikan Orientasi Lebih Lancar dengan Proses Preboarding yang Efektif

Memulai pekerjaan baru mungkin cukup membuat stres bagi sebagian besar orang karena melibatkan penyesuaian diri dengan lingkungan baru, mempertanyakan keputusan, bertemu orang baru, dan lain sebagainya. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa berganti pekerjaan lebih menimbulkan stres dibandingkan pindah atau menyita hipotek atau pinjaman!

Namun, dengan strategi preboarding yang tepat, Anda dapat membuat masa transisi ini lebih mudah bagi karyawan baru Anda. Dan, yang lebih penting, Anda akan meningkatkan keterlibatan, loyalitas, dan produktivitas rekrutmen sejak awal. Dalam jangka panjang, proses pra-boarding Anda dapat menginspirasi rekrutan untuk tinggal bersama Anda lebih lama. 

Bagikan langkah-langkah yang Anda ikuti untuk preboarding karyawan Anda. Selain itu, untuk terus mendapatkan tren dan tutorial HR, berlangganan kami.