Tout responsable RH sait que trouver de nouvelles recrues et les intégrer rapidement est une grande réussite. Pourtant, par intégrer une stratégie de préembarquement planifiée dans le processus, cela peut être rendu encore plus facile. Selon les statistiques, un processus minutieux de préembarquement peut augmenter la rétention des nouveaux employés jusqu'à 82%.
Si vous êtes prêt à lancer une procédure de pré-embarquement pour les nouvelles recrues, vous êtes au bon endroit. Aujourd'hui, nous vous expliquerons pourquoi vous devriez mettre en œuvre des processus de pré-embarquement, quelles sont les étapes et, plus important encore, quels avantages vous en retirerez. Allons-y directement.
Pour vous aider à comprendre la situation actuelle et son importance, passons en revue les statistiques de préembarquement les plus récentes.
👉 Les organisations de classe mondiale sont 53% est plus susceptible de proposer un pré-embarquement activités.
👉 64% de recrues n'ont aucune expérience de pré-embarquement.
👉 Les entreprises qui n'offrent pas d'expérience de pré-embarquement manqueront de nombreux avantages et verront probablement plus de recrues congé pendant les six premiers mois de travail.
👉 Les équipes qui réussissent sont 53% plus susceptible d'être pré-embarqué nouveaux employés.
Pré-embarquement vs intégration : connaître les bases
Souvent, les gens pensent que le pré-embarquement et l’intégration sont la même chose. Mais ils ne le sont pas ! Il existe une distinction marquée entre les deux. Jetons un coup d'œil à la différence entre le pré-embarquement et l'intégration avant d'aborder les étapes indispensables du pré-embarquement.
Qu’est-ce que le préembarquement ?
La procédure mise en œuvre par une entreprise entre un candidat signant un contrat de travail et leur premier jour de travail s'appelle le pré-embarquement. Il sert d'orientation aux nouvelles recrues, en les informant sur l'entreprise, sa culture et leurs collègues. Les RH gèrent les documents relatifs aux nouvelles embauches lors du pré-embarquement, y compris les déclarations d'assurance, fiscales et de santé et de sécurité.
Qu’est-ce que l’intégration ?
le Processus d'ambarquement des nouveaux collaborateurs est un programme structuré destiné à intégrer les nouveaux embauchés dans une entreprise. Il comporte plusieurs étapes et activités visant à aider les nouveaux employés à s'acclimater à leurs nouveaux rôles, à comprendre la culture de l'entreprise et à devenir des membres productifs de l'organisation. Dès le moment où un employé commence sa première journée dans l’organisation, son processus d’intégration démarre.
Une fois la procédure de pré-embarquement terminée, le processus d'intégration commence généralement par les étapes suivantes :
1. Orientation du premier jour avec documents de bienvenue, d'introduction et de remplissage.
2. Fourniture de l'équipement nécessaire (ordinateur portable, téléphone), des informations d'identification (e-mail, logiciels) et configuration de l'espace de travail.
3. Partagez des briefings détaillés sur les rôles professionnels, les attentes et les mesures de performance.
4. Associez-vous à un employé plus expérimenté pour vous aider à vous acclimater et à fournir un soutien continu.
5. Planifiez des réunions avec les superviseurs pour répondre à toutes les questions et examiner les progrès.
6. Participation aux réunions d'équipe pour comprendre les projets en cours et la dynamique d'équipe.
7. Offrir des opportunités de participer à des activités de consolidation d’équipe et à des interactions sociales pour établir des relations.
Différences clés entre l'intégration et le préchargement
Le préchargement consiste à préparer l'arrivée du nouvel employé et à s'assurer que toutes les tâches logistiques et administratives sont terminées afin que le nouvel employé puisse être opérationnel dès le premier jour. L'intégration, en revanche, est un processus plus large et à plus long terme visant à intégrer pleinement le nouvel employé dans l'entreprise et le préparer à réussir dans son rôle.
🔍 Le pré-embarquement a lieu avant le premier jour de travail officiel de l'employé au bureau. D’un autre côté, l’intégration commence le premier jour et se poursuit pendant des semaines ou des mois par la suite, se terminant généralement après une certaine période probatoire.
🔍 Le pré-embarquement se concentre sur les tâches préparatoires et logistiques pour garantir que la nouvelle recrue est prête à démarrer. L'intégration englobe l'ensemble du processus d'intégration du nouvel employé dans l'entreprise, y compris la formation, l'assimilation culturelle et le soutien continu.
🔍 Le préchargement comprend l'envoi de communications de bienvenue, la configuration de l'informatique et de l'espace de travail, ainsi que la finalisation des documents initiaux. L'intégration comprend une orientation complète, une formation, un mentorat, des évaluations de performances et des activités d'intégration d'équipe.
🔍En général, ce processus dure dès le premier jour d'emploi et peut s'étendre jusqu'à plusieurs mois, selon la complexité du rôle et le programme d'intégration spécifique de l'organisation. Le pré-embarquement a lieu entre l'acceptation de l'offre d'emploi et le premier jour d'emploi, et s'étend généralement sur quelques jours à quelques semaines.
Principaux avantages des employés pré-embarquement
Le pré-embarquement, le processus d'engagement et de préparation des nouvelles recrues, offre plusieurs avantages et avantages importants tant pour les employés que pour l'organisation. Voici les principaux avantages :
Avantages du point de vue des employés
1. Réduisez l’anxiété et augmentez la confiance
En recevant des informations sur l'entreprise, leur rôle et ce à quoi s'attendre, les nouvelles recrues se sentent mieux préparées et moins anxieuses à l'idée de commencer leur nouvel emploi. Une communication claire et un engagement initial aident les nouvelles recrues à se sentir plus en confiance et accueillies, rendant ainsi leur transition plus fluide.
2. Assurer une transition en douceur
Remplir les documents nécessaires et ouvrir des comptes à l'avance permet aux nouveaux employés de se concentrer sur leur rôle dès le premier jour plutôt que sur les tâches administratives. Comprendre à l'avance leurs responsabilités et la culture de l'entreprise aide les nouvelles recrues à aligner leurs attentes et à réduire la confusion potentielle.
3. Augmenter l'engagement dans la nouvelle culture
Une interaction précoce avec l'équipe et l'entreprise favorise un sentiment d'appartenance et d'engagement, permettant aux nouvelles recrues de se sentir valorisées avant même de commencer. Se sentir intégré à l'organisation dès le début peut accroître la motivation et l'enthousiasme d'un nouvel employé à l'égard de son nouveau rôle.
Avantages du point de vue des employeurs
1. Améliorer la productivité de l'organisation
Lorsque les nouvelles recrues commencent à remplir leurs formalités administratives et que la configuration informatique est déjà terminée, elles peuvent immédiatement commencer à contribuer à leurs fonctions, augmentant ainsi la productivité globale. Le préembarquement permet une expérience plus organisée et ciblée Processus d'ambarquement, où les premières journées peuvent être consacrées à la formation et à l'intégration spécifiques à un rôle plutôt qu'à des tâches administratives.
2. Améliorer la rétention des employés
Un processus de pré-embarquement bien exécuté crée une première impression positive, réduisant ainsi le risque d'abandons prématurés ou de nouvelles recrues qui éprouvent des doutes. Engager rapidement les nouvelles recrues peut accroître leur fidélité et leur engagement envers l'entreprise, ce qui peut conduire à de meilleurs taux de rétention.
3. Rationalisez le processus d'intégration
Le pré-embarquement permet de rationaliser le processus d'intégration global en chargeant les tâches administratives et préparatoires en priorité. Cela permet une phase d’intégration plus structurée et plus efficace. Les tâches administratives étant supprimées, l'intégration peut se concentrer davantage sur l'assimilation culturelle et l'intégration de l'équipe, qui sont cruciales pour la réussite à long terme des employés.
4. Aide aux économies de coûts
En améliorant la rétention et en réduisant la probabilité de départs anticipés, le pré-embarquement peut contribuer à réduire les coûts associés au recrutement et à la formation des remplaçants. Un préembarquement bien organisé peut permettre d'économiser du temps et des ressources qui seraient autrement consacrés à la gestion des problèmes logistiques au cours des premiers jours d'emploi.
5. Améliorer l'image de marque et la réputation de l'employeur
Une expérience positive avant l'embarquement contribue à une marque employeur forte, présentant l'entreprise comme étant organisée, accueillante et axée sur les employés. Cela peut attirer les meilleurs talents à l’avenir. Les nouvelles recrues satisfaites sont plus susceptibles de parler positivement de leur expérience, devenant ainsi les défenseurs de l'entreprise et d'améliorer sa réputation sur le marché du travail.
Guide RH pour un préchargement réussi : 7 étapes incontournables
Pour donner aux nouvelles recrues un sentiment de confort et de confiance concernant leur rôle et l'organisation, vous devez créer un processus de pré-embarquement. Nous avons analysé les étapes de pré-embarquement des plus grandes entreprises et compilé toutes les étapes essentielles.
Les étapes suivantes peuvent faire une grande différence en matière de fidélisation des employés lorsque vous établissez un processus de pré-embarquement. Vérifions-les.
1. Définissez le support de communication : e-mails de bienvenue
En fonction de la structure et de la culture de votre organisation, vous devez choisir le support de communication préalable à l'embarquement. Cela peut se faire par e-mail, lettres, appels vidéo, etc. Le moyen de communication le plus populaire et le plus efficace est le courrier électronique. Vous pouvez démarrer la conversation avec des e-mails de bienvenue.
Étant donné que les premières impressions restent fidèles aux gens, envoyer un e-mail de bienvenue chaleureux aux nouveaux contacts contribue à favoriser une impression favorable et à augmenter la rétention. Une autre excellente méthode pour diffuser des informations et familiariser les nouvelles recrues avec la culture de votre entreprise consiste à envoyer un e-mail de bienvenue.
Exemples de meilleures pratiques de préchargement
Que pouvez-vous envoyer dans les e-mails de bienvenue ? Nous partageons ici quelques-uns des meilleurs exemples de pratiques de pré-embarquement provenant d’autres endroits pour vous guider :
💡Créez une vidéo de bienvenue chaleureuse par les CXO du bureau et partagez-la par e-mail. Gardez un ton générique afin qu’il soit utilisable pour tous les départements.
💡Créez un modèle de carte de bienvenue en ligne par les propriétaires d'entreprise ou les PDG et envoyez-le par e-mail. Cela donnera au nouvel employé un sentiment d’appartenance.
💡Rédigez l'e-mail mentionnant les pages de destination et les vidéos qui contiennent des avantages et des bénéfices, le mode de vie quotidien de l'organisation.
2. Configurer un mentor ou un copain, présenter à l'équipe
Le fait de ne pas fournir d'informations à l'avance sur l'équipe et le superviseur avec lesquels un nouvel employé travaillera est une erreur commise par la majorité des petites organisations et des startups. Cela aiderait la nouvelle recrue à se sentir plus à l'aise et moins dépassée si vous pouviez le faire avant son premier jour de travail. Avant de commencer, de nombreuses personnes réussissent en observant les employés actuels.
Pensez donc à identifier un membre de l’équipe disposé à servir de mentor aux nouvelles recrues. C'est pourquoi la deuxième étape du pré-embarquement consiste à le présenter au superviseur, aux autres membres de l'équipe, etc. Mettre en place un mentor ou un copain et le mentionner est très apprécié.
Exemples de meilleures pratiques de préchargement
Voyons les moyens les plus populaires d'exécuter la deuxième étape du pré-embarquement dans votre organisation :
💡Mentionnez le nom, l'image, le courrier professionnel et les autres moyens de communication du mentor, du superviseur et du membre de l'équipe dans l'e-mail.
💡Vous pouvez également partager leurs gestionnaires de profil social, de cette façon, la nouvelle recrue peut facilement se connecter et jeter un œil.
💡Ou créer une vidéo est toujours une meilleure façon.
3. Partagez les documents préalables à l'emploi et les choses à apporter le premier jour
Dans toutes les organisations, il est obligatoire de soumettre les relevés de notes, les CNO, l'expérience des employés, la carte d'identité nationale, le passeport et d'autres documents. En outre, certaines entreprises fournissent des NDA et d’autres types de documents à signer. Cela devient gênant ou long pendant le processus d'intégration. Il est donc essentiel de partager les listes de documents et une liste de choses que le bureau ne fournirait pas, vous devez donc les apporter vous-même.
Exemples de meilleures pratiques de préchargement
Voici les meilleures pratiques de pré-embarquement que vous pouvez également suivre pour votre organisation.
💡Créez un document public en ligne et partagez-le avec le nouvel employé.
💡 Vous pouvez maintenir une section dans votre base de connaissances interne et celle-ci avec la nouvelle recrue.
💡 Vous pouvez fournir des infographies et des images des choses qu'il est obligatoire d'apporter le premier jour.
4. Diffusez les ressources essentielles et les lignes directrices pour l'emploi
Nous essayons d'être aussi généraux et vagues que possible lors de la publication d'une description de poste afin d'attirer le plus de candidats possible. De plus, pour les postes spécialisés, vous devez généralement avoir plus de connaissances. Vous pouvez envoyer à votre nouvel employé une liste de ressources nécessaires ainsi que de véritables responsabilités professionnelles pour l'aider à se préparer à affronter le vrai marché du travail.
Exemples de meilleures pratiques de préchargement
Découvrez comment vous pouvez également mettre en œuvre ces meilleures pratiques de pré-embarquement pour votre entreprise.
💡 Vous pouvez créer un organigramme pour présenter les responsabilités réelles du poste.
💡 Créez une liste d'outils que le nouvel employé utilisera.
💡 Suggérez aux nouvelles recrues un ensemble de livres qui les aideront à se préparer au nouveau rôle.
5. Projet d'ordre du jour d'intégration du premier jour
Le premier jour d'un nouvel employé est toujours crucial mais précis. Pour exécuter correctement l'ordre du jour à temps, vous pouvez documenter l'activité de toute la journée et la partager avec le nouvel employé. La majorité de la planification à l'avance est essentielle pour garantir un fonctionnement fluide. Processus d'ambarquement pour le nouvel embauché, car cela implique la participation active de plusieurs membres de l'entreprise. Ceci est essentiel pour créer un premier jour et une intégration ultérieure fluides pour le nouvel employé.
Exemples de meilleures pratiques de préchargement
Voyons comment vous pouvez rendre cette étape de pré-embarquement plus efficace avec les meilleurs exemples.
💡Élaborer une cartographie des processus d'intégration des nouvelles recrues, en commençant par les composantes RH universelles. Assurez-vous également de prévoir des plages horaires pour les managers et les autres personnes impliquées.
💡 Énumérez chaque personne engagée dans le processus d'intégration des nouveaux employés et leur niveau de participation. Convoquez une réunion pour assurer l’alignement avec toutes les parties impliquées.
💡Demandez aux superviseurs et aux autres parties concernées de sélectionner leurs plages horaires et de contribuer au processus d'intégration.
6. Aider à créer un plan de 30-60-90 jours
Un forfait de 3 mois, ou un Forfait 30-60-90 jours, peut aider les nouvelles recrues à s'adapter à leur nouveau rôle et à leur nouveau lieu de travail. Il offre une structure et des conseils concernant les attentes, les procédures et la culture d'entreprise. Les RH jouent un rôle clé en facilitant ce processus 30-60-90. En tant que responsable RH, vous pouvez offrir l'assistance cruciale nécessaire à une nouvelle recrue pour rédiger ses propres plans et les présenter au manager. De cette façon, les nouvelles recrues peuvent commencer à avoir un impact avant de rejoindre l’entreprise.
Exemples de meilleures pratiques de préchargement
Voici quelques exemples populaires de plans de 30 à 60 à 90 jours que vous pouvez suivre comme pratiques de pré-embarquement.
💡Partagez des modèles pré-utilisés de plan de 30 à 60 à 90 jours avec la nouvelle recrue.
💡Dites à la nouvelle recrue de créer le plan par elle-même, puis de fournir des informations.
💡Dans le cadre du processus de pré-embarquement, rappelez aux managers de partager leur plan sur 30, 60 ou 90 jours avec les nouvelles recrues et de le préparer conformément au calendrier de pré-embarquement.
7. Recueillez les commentaires sur le recrutement et restez en contact
Vous pouvez améliorer votre processus de recrutement en obtenant de nouvelles informations en demandant leur avis aux membres du personnel. En exprimant ses idées et en se sentant apprécié, le nouvel employé peut établir des relations plus solides et un sentiment de communauté. Pour obtenir des informations utiles, créez un bref questionnaire sur l'expérience du candidat avec des questions pertinentes.
Le pré-embarquement a pour objectif principal de garder les nouvelles recrues enthousiastes et engagées, comme nous l'avons déjà évoqué. Pour cette raison, il est essentiel que vous restiez en contact avec eux pendant la phase de pré-embarquement et que vous soyez disponible si une nouvelle recrue a des questions ou des préoccupations.
Exemples de meilleures pratiques de préchargement
Voici quelques exemples populaires que vous pouvez suivre en tant que pratiques de pré-embarquement.
💡Établissez un calendrier détaillant les étapes à suivre pour terminer le processus de préembarquement.
💡Pendant ce processus, prévoyez délibérément du temps pour que les RH ou le responsable de la nouvelle recrue prennent contact avec eux.
💡Fournir un accès facile aux RH et à la personne qui sera leur manager pour les nouvelles recrues.
Facilitez l'intégration grâce à un processus de pré-embarquement efficace
Commencer un nouvel emploi peut être assez stressant pour la plupart des gens, car cela implique de s'adapter à un nouvel environnement, de remettre en question sa décision, de rencontrer de nouvelles personnes, etc. En fait, les recherches suggèrent que changer d’emploi est plus stressant que déménager ou saisir une hypothèque ou un prêt !
Cependant, avec une stratégie de pré-embarquement appropriée, vous pouvez rendre cette période de transition beaucoup plus facile pour vos nouveaux employés. Et, plus important encore, vous augmenterez dès le départ l’engagement, la fidélité et la productivité des recrues. À long terme, votre processus de pré-embarquement peut inciter les recrues à rester plus longtemps avec vous.
Partagez les étapes que vous suivez pour le pré-embarquement de vos employés. Aussi, pour continuer à recevoir des tendances et des tutoriels RH, abonnez-vous à nous.
