Cualquier ejecutivo de recursos humanos sabe que encontrar nuevas contrataciones e incorporarlas rápidamente es un gran logro. Aún así, por Incorporar una estrategia de preembarque planificada. en el proceso, se puede hacer aún más fácil. Según las estadísticas, un proceso de embarque previo exhaustivo puede aumentar la retención de nuevos empleados hasta en 82%.
Si estás listo para iniciar un procedimiento de preembarque para nuevas contrataciones, estás en el lugar correcto. Hoy te guiaremos sobre por qué deberías implementar procesos de preembarque, cuáles son los pasos y, lo más importante, qué beneficios obtendrás de ello. Vamos a sumergirnos de lleno.
Para ayudarle a comprender la situación actual y su importancia, repasemos las estadísticas previas al embarque más recientes.
👉 Las organizaciones de clase mundial son El 53% tiene más probabilidades de ofrecer embarque previo actividades.
👉 64% de reclutas No tener experiencia previa al embarque.
👉 Las empresas que no brinden una experiencia previa al embarque perderán muchos beneficios y probablemente verán más contrataciones. licencia durante los primeros seis meses de trabajo.
👉 Los equipos exitosos son 53% tiene más probabilidades de realizar un embarque previo nuevas contrataciones.
Preembarque versus incorporación: conozca los conceptos básicos
Muchas veces, la gente piensa que el preembarque y la incorporación son lo mismo. ¡Pero no lo son! Hay una marcada distinción entre los dos. Echemos un vistazo a en qué se diferencian el embarque previo y la incorporación antes de profundizar en los pasos imprescindibles del embarque previo.
¿Qué es el embarque previo?
El procedimiento que implementa una empresa. entre un candidato que firma un contrato de trabajo y su primer día de trabajo se llama preembarque. Sirve como orientación para los nuevos empleados, educándolos sobre el negocio, su cultura y sus compañeros de trabajo. RR.HH. gestiona la documentación de las nuevas contrataciones durante el embarque previo, incluidas las declaraciones de seguros, impuestos y salud y seguridad.
¿Qué es la incorporación?
los Proceso de integración de nuevos empleados es un programa estructurado diseñado para integrar a los nuevos empleados en una empresa. Implica varias etapas y actividades destinadas a ayudar a los nuevos empleados a aclimatarse a sus nuevos roles, comprender la cultura de la empresa y convertirse en miembros productivos de la organización. En el momento en que un empleado inicia su primer día en la organización, inicia su proceso de incorporación.
Una vez que finaliza el procedimiento de preembarque, el proceso de incorporación generalmente comienza con los siguientes pasos:
1. Orientación del primer día con documentos de bienvenida, presentación y cumplimentación.
2. Provisión del equipo necesario (computadora portátil, teléfono), credenciales de acceso (correo electrónico, software) y configuración del espacio de trabajo.
3. Comparta informes detallados sobre roles laborales, expectativas y métricas de desempeño.
4. Únase a un empleado con más experiencia para ayudarlo a aclimatarse y brindarle apoyo continuo.
5. Programe reuniones con supervisores para abordar cualquier pregunta y revisar el progreso.
6. Participación en reuniones de equipo para comprender los proyectos en curso y la dinámica del equipo.
7. Brindar oportunidades para participar en actividades de formación de equipos e interacciones sociales para construir relaciones.
Diferencias clave entre incorporación y precarga
La precarga consiste en preparar la llegada del nuevo empleado y garantizar que se completen todas las tareas logísticas y administrativas para que el nuevo empleado pueda comenzar a trabajar desde el día 1. La incorporación, por otro lado, es un proceso más amplio y de más largo plazo destinado a integrar plenamente al nuevo empleado en la empresa y prepararlo para el éxito en su función.
🔍 El embarque previo se produce antes del primer día laboral oficial del empleado en la oficina. Por otro lado, la incorporación comienza el primer día y continúa durante semanas o meses posteriores, y generalmente finaliza después de un cierto período de prueba.
🔍 El embarque previo se centra en tareas preparatorias y logísticas para garantizar que el nuevo empleado esté listo para comenzar. El onboarding abarca todo el proceso de integración del nuevo empleado a la empresa, incluyendo formación, asimilación cultural y apoyo continuo.
🔍 La precarga incluye el envío de comunicaciones de bienvenida, la configuración de TI y el espacio de trabajo y la realización de la documentación inicial. La incorporación incluye orientación integral, capacitación, tutoría, revisiones de desempeño y actividades de integración de equipos.
🔍Normalmente, este proceso dura desde el primer día de empleo y puede extenderse hasta varios meses, dependiendo de la complejidad del puesto y del programa de incorporación específico de la organización. El embarque previo se produce entre la aceptación de la oferta de trabajo y el primer día de empleo, y suele durar desde unos días hasta algunas semanas.
Beneficios clave de los empleados con embarque previo
El preembarque, el proceso de involucrar y preparar nuevos empleados, ofrece varios beneficios y ventajas importantes tanto para los empleados como para la organización. Estos son los beneficios clave:
Beneficios desde la perspectiva de los empleados
1. Reducir la ansiedad y aumentar la confianza
Al recibir información sobre la empresa, su función y qué esperar, los nuevos empleados se sienten más preparados y menos ansiosos por comenzar su nuevo trabajo. La comunicación clara y el compromiso inicial ayudan a los nuevos empleados a sentirse más seguros y bienvenidos, lo que hace que su transición sea más fluida.
2. Garantizar una transición fluida
Completar la documentación necesaria y configurar cuentas de antemano permite a los nuevos empleados concentrarse en sus funciones desde el primer día en lugar de en tareas administrativas. Comprender sus responsabilidades y la cultura de la empresa de antemano ayuda a los nuevos empleados a alinear sus expectativas y reducir la posible confusión.
3. Aumentar la participación en la nueva cultura
La interacción temprana con el equipo y la empresa fomenta un sentido de pertenencia y compromiso, lo que hace que los nuevos empleados se sientan valorados incluso antes de comenzar. Sentirse parte de la organización desde el principio puede aumentar la motivación y el entusiasmo de un nuevo empleado acerca de su nuevo rol.
Beneficios desde la perspectiva de los empleadores
1. Mejorar la productividad de la organización
Cuando los nuevos empleados comienzan con su papeleo y la configuración de TI ya está completa, pueden comenzar a contribuir con sus funciones de inmediato, lo que aumenta la productividad general. El embarque previo permite una experiencia más organizada y enfocada. Proceso de integración, donde los días iniciales pueden dedicarse a la formación e integración de funciones específicas en lugar de a tareas administrativas.
2. Mejorar la retención de empleados
Un proceso de preembarque bien ejecutado crea una primera impresión positiva, lo que reduce la probabilidad de que los abandonos previos al inicio o de que los nuevos empleados lo piensen mejor. Involucrar temprano a los nuevos empleados puede aumentar su lealtad y compromiso con la empresa, lo que puede conducir a mejores tasas de retención.
3. Agilizar el proceso de incorporación
El embarque previo ayuda a agilizar el proceso de incorporación general al anticipar las tareas administrativas y preparatorias. Esto permite una fase de incorporación más estructurada y eficiente. Una vez eliminadas las tareas administrativas, la incorporación puede centrarse más en la asimilación cultural y la integración del equipo, que son cruciales para el éxito de los empleados a largo plazo.
4. Ayuda en el ahorro de costos
Al mejorar la retención y reducir la probabilidad de salidas anticipadas, el embarque previo puede ayudar a reducir los costos asociados con la contratación y la capacitación de reemplazos. El embarque previo organizado de manera eficiente puede ahorrar tiempo y recursos que de otro modo se gastarían en manejar cuestiones logísticas durante los primeros días de empleo.
5. Mejorar la reputación y la marca del empleador
Una experiencia previa al embarque positiva contribuye a una marca de empleador sólida, mostrando a la empresa como organizada, acogedora y centrada en los empleados. Esto puede atraer a los mejores talentos en el futuro. Los nuevos empleados satisfechos tienen más probabilidades de hablar positivamente sobre su experiencia, convirtiéndose en defensores de la empresa y mejorando su reputación en el mercado laboral.
Guía de recursos humanos para una precarga exitosa: 7 pasos que debes seguir
Para brindarles a los nuevos empleados una sensación de comodidad y confianza con respecto a su función y la organización, debe crear un proceso de preembarque. Analizamos los pasos previos al embarque de las principales empresas y recopilamos todos los pasos esenciales.
Los siguientes pasos pueden marcar una gran diferencia en lo que respecta a la retención de empleados cuando se establece un proceso de preembarque. Echemos un vistazo.
1. Configure el medio de comunicación: correos electrónicos de bienvenida
Dependiendo de la estructura y cultura de su organización, debe elegir el medio de comunicación previo al embarque. Puede ser a través de correos electrónicos, cartas, videollamadas, etc. El medio de comunicación más popular y eficaz es el correo electrónico. Puede iniciar la conversación con correos electrónicos de bienvenida.
Dado que las primeras impresiones se quedan en las personas, enviar un cordial correo electrónico de bienvenida a los nuevos contactos ayuda a fomentar una impresión favorable y aumentar la retención. Otro método excelente para difundir información y familiarizar a los nuevos empleados con la cultura de su empresa es a través de un correo electrónico de bienvenida.
Ejemplos de mejores prácticas de precarga
¿Qué puedes enviar en los correos electrónicos de bienvenida? Aquí compartimos algunos de los mejores ejemplos de prácticas de embarque previo de otros lugares para guiarlo:
💡Cree un vídeo de cálida bienvenida por parte de los CXO de la oficina y compártalo por correo electrónico. Mantenga un tono genérico para que sea utilizable para todos los departamentos.
💡Cree una plantilla de tarjeta de bienvenida en línea creada por propietarios de empresas o directores ejecutivos y envíela por correo electrónico. Le dará al nuevo empleado un sentimiento de pertenencia.
💡Elabore el correo electrónico mencionando páginas de destino y videos que contengan ventajas y beneficios, el estilo de vida diario de la organización.
2. Preparar mentor o compañero, presentar al equipo
No proporcionar información temprana sobre el equipo y el supervisor con el que trabajará un nuevo empleado es un error que cometen la mayoría de las organizaciones pequeñas y de nueva creación. Ayudaría al nuevo empleado a sentirse más cómodo y menos abrumado si pudiera hacerlo antes de su primer día de trabajo. Antes de empezar, muchas personas encuentran el éxito siguiendo a sus empleados actuales.
Por lo tanto, piense en identificar a un miembro del equipo que esté dispuesto a servir como mentor para los nuevos empleados. Es por eso que el segundo paso del embarque previo es presentarlo al supervisor, a otros miembros del equipo, etc. Se agradece mucho establecer un mentor o amigo y mencionarlo.
Ejemplos de mejores prácticas de precarga
Veamos las formas más populares de ejecutar el segundo paso de preembarque en su organización:
💡Mencione el nombre, la imagen, el correo del trabajo y otras formas de comunicación del mentor, supervisor y miembro del equipo en el correo electrónico.
💡También puedes compartir sus administradores de perfil social, de esta manera, el nuevo empleado puede conectarse fácilmente y echar un vistazo.
💡O crear un vídeo siempre es una mejor manera.
3. Comparta la documentación previa al empleo y las cosas que debe llevar el primer día
En todas las organizaciones, es obligatorio presentar expedientes académicos, NOC, experiencia de los empleados, documento de identidad nacional, pasaporte y otros documentos. Además, algunas empresas ofrecen acuerdos de confidencialidad y otros tipos de documentos para firmar. Se vuelve problemático o largo durante el proceso de incorporación. Por lo tanto, es esencial compartir las listas de documentación y una lista de cosas que la oficina no le proporcionaría, así que debe traerlas usted mismo.
Ejemplos de mejores prácticas de precarga
Estas son las mejores prácticas de embarque previo que también puede seguir para su organización.
💡Cree un documento público en línea y compártalo con el nuevo empleado.
💡 Puede mantener una sección en su base de conocimientos interna y compartirla con el nuevo empleado.
💡 Puedes aportar infografías e imágenes de cosas que es obligatorio traer el primer día.
4. Difundir recursos esenciales y pautas laborales
Intentamos ser lo más generales y vagos posible al publicar una descripción de trabajo para atraer a tantos candidatos como sea posible. Además, para puestos especializados, normalmente es necesario tener más conocimientos. Puede enviarle a su nuevo empleado una lista de los recursos necesarios junto con responsabilidades laborales reales para ayudarlo a prepararse para la fuerza laboral real.
Ejemplos de mejores prácticas de precarga
Vea cómo usted también puede implementar estas mejores prácticas de embarque previo para su empresa.
💡 Puede crear un diagrama de flujo para informar las responsabilidades laborales reales.
💡 Cree una lista de herramientas que utilizará el nuevo empleado.
💡 Sugiera a los nuevos empleados un conjunto de libros que les ayudarán a prepararse para el nuevo puesto.
5. Borrador de la agenda de incorporación del primer día
El primer día de un nuevo empleado es siempre crucial pero preciso. Para ejecutar la agenda correctamente a tiempo, puede documentar la actividad de todo el día y compartirla con el nuevo empleado. La mayor parte de la planificación con antelación es esencial para garantizar una perfecta Proceso de integración para el nuevo empleado, ya que implica la participación activa de varios miembros de la empresa. Esto es clave para crear un primer día sin problemas y la posterior incorporación del nuevo empleado.
Ejemplos de mejores prácticas de precarga
Echemos un vistazo a cómo puede hacer que este paso previo al embarque sea más eficiente con los mejores ejemplos.
💡Desarrollar un mapa de procesos para la incorporación de nuevas contrataciones, comenzando por los componentes de RRHH que son universales. Asegúrese también de reservar franjas horarias para los gerentes y otras personas involucradas.
💡 Enumere a todas las personas involucradas en el proceso de incorporación de nuevos empleados y su nivel de participación. Convocar una reunión para asegurar la alineación con todas las partes involucradas.
💡Solicite a los supervisores y otras partes pertinentes que seleccionen sus franjas horarias y contribuyan al proceso de incorporación.
6. Ayudar a crear un plan de 30-60-90 días
Un plan de 3 meses, o un Plan de 30-60-90 días, puede ayudar a los nuevos empleados a adaptarse a su nuevo rol y lugar de trabajo. Ofrece estructura y orientación respecto de las expectativas, procedimientos y cultura corporativa. RR.HH. desempeña un papel clave a la hora de facilitar este proceso 30-60-90. Como gerente de recursos humanos, puede ofrecer la asistencia crucial que necesita un nuevo empleado para redactar sus propios planes y presentárselos al gerente. De esta manera, los nuevos empleados pueden empezar a generar impacto antes de unirse.
Ejemplos de mejores prácticas de precarga
A continuación se muestran algunos ejemplos populares de planes de 30, 60 y 90 días que puede seguir como prácticas previas al embarque.
💡Comparta plantillas usadas del plan de 30-60-90 días con el nuevo empleado.
💡Dígale al nuevo empleado que cree el plan él solo y luego brinde sus comentarios.
💡Como parte del proceso de preembarque, recuerde a los gerentes que compartan su plan de 30, 60 o 90 días con los nuevos empleados y que lo tengan listo de acuerdo con el cronograma de preembarque.
7. Recopile comentarios sobre la contratación y manténgase en contacto
Puede mejorar su proceso de contratación obteniendo nuevos conocimientos sobre él pidiendo la opinión de los miembros del personal. Al expresar sus ideas y sentirse apreciado, el nuevo empleado puede establecer una mayor relación y un sentido de comunidad. Para obtener información útil, cree un breve cuestionario sobre la experiencia del candidato con preguntas pertinentes.
El embarque previo tiene el propósito principal de mantener a los nuevos empleados entusiasmados y comprometidos, como ya hemos cubierto. Debido a esto, es esencial que se mantenga en contacto con ellos durante la etapa previa al embarque y que esté disponible en caso de que un nuevo empleado tenga alguna pregunta o inquietud.
Ejemplos de mejores prácticas de precarga
A continuación se muestran algunos ejemplos populares que puede seguir como prácticas de embarque previo.
💡 Elabora un cronograma que detalle los pasos que se deben seguir para completar el proceso de preembarque.
💡Durante ese proceso, programe deliberadamente un tiempo para que RR.HH. o el gerente del nuevo empleado se comuniquen con ellos.
💡Proporcione fácil acceso a RR.HH. y a la persona que será su gerente para las nuevas contrataciones.
Haga que la incorporación sea más fluida con un proceso de incorporación previa eficaz
Comenzar un nuevo trabajo puede resultar bastante estresante para la mayoría de las personas porque implica adaptarse a un nuevo entorno, cuestionar la propia decisión, conocer gente nueva, etc. De hecho, las investigaciones sugieren que cambiar de trabajo es más estresante que mudarse o ejecutar una hipoteca o un préstamo.
Sin embargo, con la estrategia de preembarque correcta, puede hacer que este período de transición sea mucho más fácil para sus nuevos empleados. Y, lo que es más importante, aumentará el compromiso, la lealtad y la productividad de los reclutas desde el principio. A largo plazo, su proceso previo al embarque puede inspirar a los reclutas a permanecer con usted por más tiempo.
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