A era da pandemia trouxe algumas mudanças permanentes nas estruturas de trabalho em todo o mundo, como o trabalho remoto, resultando na necessidade de gerir eficazmente equipes em fusos horários diferentes. No entanto, como a força de trabalho da sua organização está espalhada por vários locais com, muito provavelmente, horários de trabalho assíncronos, é difícil gerenciar tudo de maneira integrada, como você fazia ao trabalhar com uma equipe interna.
Você está envolvido no gerenciamento de equipes em fusos horários diferentes? Então, nós ajudamos você. Este blog traz para você Mais de 10 dicas testadas e comprovadas para trabalhar com equipes em diferentes fusos horários. Vamos verificá-los e traçar melhores estratégias de gerenciamento de equipe.
Principais desafios que as equipes enfrentam ao trabalhar em fusos horários diferentes
Navegar pelos fusos horários pode ser difícil para equipes remotas. No entanto, as equipes podem superar os desafios enfrentados e colaborar com sucesso se reconhecerem e gerenciarem ativamente as complexidades do trabalho em diferentes fusos horários.
Mas, primeiro, é importante saber que tipos de desafios as equipas podem enfrentar na preparação de métodos de prevenção. Alguns desafios importantes incluem:
⛔ Os horários são difíceis de coordenar
Coordenar reuniões, prazos e marcos do projeto pode ser um desafio quando os membros da equipe estão espalhados por diferentes fusos horários. Encontrar horários mutuamente convenientes para todos se encontrarem pode ser difícil, levando a conflitos de agendamento e atrasos.
⛔ Diferenças culturais entre equipes
As variações de fuso horário muitas vezes coincidem com diferenças culturais, incluindo horários de trabalho, feriados e estilos de comunicação. Podem surgir mal-entendidos devido a diferentes normas culturais, impactando a dinâmica e a produtividade da equipe. Manter um sentido de coesão da equipa e promover uma cultura de equipa forte pode ser mais desafiante quando os membros da equipa estão geograficamente dispersos. Construir confiança, camaradagem e um senso de propósito compartilhado pode exigir um esforço extra dos líderes de equipe.
⛔ Perturbações no equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Os membros da equipe que trabalham em fusos horários diferentes podem luta para manter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional. Trabalho em turnos, reuniões noturnas e horários irregulares ao tentar sincronizar com membros da equipe de outras partes do mundo podem eventualmente levar ao esgotamento e à diminuição do moral entre os membros da equipe.
⛔ Desafios técnicos para diferentes fusos horários
Questões tecnológicas, como conexões de Internet não confiáveis ou software incompatível, podem dificultar ainda mais o trabalho em diferentes fusos horários, dificultando ainda mais o fluxo de trabalho. Dificuldades técnicas podem atrapalhar a comunicação e impedir os esforços colaborativos da equipe.
⛔ Dependência de comunicação assíncrona
Em um ambiente de equipe global, métodos de comunicação assíncrona como e-mail, aplicativos de mensagens e ferramentas de gerenciamento de projetos tornam-se essenciais. No entanto, confiar apenas na comunicação assíncrona pode levar a atrasos na tomada de decisões e falta de colaboração em tempo real.
Enfrentar todos os desafios requer comunicação proativa, uso eficaz da tecnologia, flexibilidade no agendamento de reuniões e disposição para acomodar diferentes normas culturais e estilos de trabalho. E temos apenas dicas para ajudá-lo a implementar todas essas soluções e muito mais no fluxo de trabalho e na cultura da sua organização para um gerenciamento de equipe eficaz.
Mais de 10 dicas para trabalhar com equipes em fusos horários diferentes
É hora de explorar conselhos de especialistas para sua equipe que trabalha em fusos horários diferentes – independentemente de toda a organização trabalhar remotamente ou apenas alguns membros. Incluímos 13 dicas testadas e comprovadas que são simples de seguir e implementar e que certamente irão ajudar a melhorar a colaboração da equipe.
1. Estabeleça canais de comunicação claros
Quando sua equipe trabalha em fusos horários diferentes, é comum ter horários de trabalho diferentes para partes diferentes da equipe. Para isso, você precisará canais de comunicação estabelecidos com estratégias eficazes.
Você pode usar uma variedade de ferramentas de comunicação, como e-mail, aplicativos de mensagens, videoconferênciae plataformas de gerenciamento de projetos, para facilitar a comunicação fácil e eficaz. Esses canais de comunicação devem incluir uma mistura de métodos de colaboração síncronos e assíncronos – dependendo dos requisitos da sua equipe. Discuta com sua equipe e escolha os mais adequados para sua organização.
2. Contrate o talento certo para sua equipe
Quando sua equipe trabalha remotamente, você precisará de pessoas responsáveis, compreensivas e que respeitem os outros. Só então você poderá evitar falhas na colaboração em equipe. Nesta situação, você deve tenha extremo cuidado ao contratar membros remotos da equipe.
Certifique-se de contratar membros da equipe que sejam apaixonados e qualificados em sua área de trabalho designada. Por estabelecendo um processo de integração padrão para educar novos funcionários, você construirá uma força de trabalho forte que começará a trabalhar assim que eles chegarem. Além disso, será mais fácil treinar o talento certo para os métodos de comunicação da sua equipe.
Por exemplo, se você estiver usando easy.jobs – a solução definitiva de gerenciamento de contratação, você terá um conjunto de opções para configurar um processo de integração padrão. E você pode gerenciar o processo de contratação de forma totalmente remota com sua ajuda.
3. Documente tudo no trabalho
Certifique-se de que é importante discussões, decisões e itens de ação são documentados e acessível a todos os membros da equipe, independentemente do fuso horário e da disponibilidade imediata. Isso ajuda a manter todos informados e alinhados. Portanto, para cada reunião, sua organização deve começar a praticar a redação de notas de reunião, para que todos possam ter uma ideia das discussões realizadas na reunião.
Também será ótimo se você puder conduzir a reunião por escrito. Para que as equipes em diferentes fusos horários podem participar da reunião facilmente, independentemente das diferenças de horário, ou venha mais tarde ao canal de reunião e leia os dados e informações escritas. Isso ajudará os membros da equipe a se manterem atualizados com o que está acontecendo.
Por exemplo, WordPress – a plataforma CMS de código aberto – realiza todas as suas reuniões em formato escrito no meio de comunicação Slack da equipe designada (fórmula P1). Todas as discussões são feitas em formato escrito. Antes de cada reunião, eles publicam a agenda da reunião e, após o término da reunião, publicam as notas da reunião. Todos disponíveis no momento da reunião se comunicam por meio de mensagens e respondem a tópicos específicos – facilitando o rastreamento da comunicação.
4. Defina o horário de trabalho principal
Suponha que a maioria dos seus funcionários viva no fuso horário americano ou indiano. Portanto, a diferença de tempo pode ser tão grande quanto o dia e a noite. No entanto, se você olhar com atenção, notará que há alguns períodos em que pessoas de diferentes fusos horários estão ativas simultaneamente. Você deve marcar esses intervalos de tempo sobrepostos.
Então, você terá que estabelecer horário de trabalho básico quando se espera que todos os membros da equipe estejam disponíveis para comunicação e colaboração em tempo real. Isso ajuda a minimizar atrasos na comunicação e garante que os membros da equipe possam sincronizar-se regularmente.
5. Seja flexível com os horários das reuniões
Quer sua organização funcione internamente ou remotamente, você não pode evitar reuniões! Eles são essenciais. No entanto, trabalhar em fusos horários diferentes torna difícil manter todos disponíveis ao mesmo tempo.
A melhor dica de trabalho para isso é alterne os horários das reuniões para acomodar diferentes fusos horários, permitindo que todos os membros da equipe participem em horários convenientes. Você pode considerar o uso de ferramentas como Amigo da hora mundial para encontrar horários de reunião adequados em vários fusos horários e informar toda a sua equipe adequadamente.
6. Estabeleça prazos e expectativas claros
Como sua equipe trabalha em fusos horários diferentes, é quase impossível receber atualizações de trabalho pessoalmente. Para isso, sua equipe deve pratique a comunicação de prazos, resultados e expectativas com dados exatos. Ajudará a garantir que todos compreendam claramente as suas responsabilidades e possam planear o seu trabalho em conformidade, tendo em conta as diferenças de fuso horário.
7. Pratique gerenciamento eficaz do tempo
Você deve incentivar os membros da sua equipe a priorizar tarefas, administrar seu tempo com eficiência e evitar atrasos desnecessários. Você também encontrará ferramentas disponíveis online para práticas eficazes de gerenciamento de tempo. Ferramentas como software de controle de tempo pode ajudar a monitorar o progresso e identificar possíveis gargalos.
8. Use a comunicação assíncrona com sabedoria
Você deveria abraçar métodos de comunicação assíncrona para trabalho remoto. Canais de comunicação assíncronos populares são e-mail, documentos compartilhados e ferramentas de gerenciamento de projetos, como Trello ou ClickUp, para assuntos não urgentes. Isso permite que os membros da equipe colaborem de forma eficaz, sem a necessidade de interação em tempo real. Sua equipe deve começar a usá-los dependendo da necessidade. Mas você também deve selecionar um canal de comunicação principal para sua equipe.
9. Fornece base de conhecimento e treinamento interno
Uma base de conhecimento interna é a maneira mais eficaz de fornecer a todos os membros da equipe as informações de que precisam, como conhecimento do produto, procedimentos e assim por diante. E pode fazer maravilhas quando se trata de treinar novos membros em seus fluxos de trabalho.
Sua organização deve investir em base de conhecimento interna. É uma das ferramentas mais populares para melhorar o desempenho dos funcionários e aumentar a produtividade através do compartilhamento de conhecimento. A criação de documentação interna para sua empresa agora leva apenas alguns minutos graças à tecnologia moderna.
Você também deve oferecer treinamento e suporte para ajudar os membros da equipe a se adaptarem ao trabalho em diferentes fusos horários. Fornece orientação sobre gerenciamento de tempo, práticas recomendadas de comunicação e uso eficaz de ferramentas de colaboração.
10. Respeite as diferenças culturais
Obviamente, pessoas de diferentes fusos horários ou locais pertencem a diferentes culturas e éticas. Então, sua equipe precisa esteja atento às diferenças culturais em estilos de trabalho, feriados e preferências de comunicação. Todos devemos respeitar as normas culturais de cada membro da equipe e encontrar maneiras de acomodá-las no fluxo de trabalho da equipe. Incentive os membros da equipe a serem atenciosos com as necessidades dos outros membros, ao mesmo tempo que sugere maneiras de se adaptarem para encontrar um meio-termo que funcione para todos.
11. Construa confiança e camaradagem
Você precisará promover uma cultura de equipe positiva, incentivando a comunicação aberta, o respeito mútuo e a confiança entre os membros da equipe. Isso manterá todos energizados e focados. Normalmente, os trabalhos remotos tendem a aumentar a monotonia e a depressão entre os funcionários. De acordo com estatísticas recentes, 42% de trabalhadores remotos afirmam que se sentem esgotados com frequência.
Para superá-lo, você pode organizar atividades virtuais de formação de equipes, comemorar sucessos e reconhecer contribuições individuais. Isso aumentará o vínculo da equipe e construirá confiança.
12. Inspire para se manter organizado
Como toda a equipe está trabalhando em fusos horários diferentes, é crucial para que todos se mantenham organizados. Você deve instruir os funcionários a acompanhar as diferenças de fuso horário, as programações dos membros da equipe e os prazos importantes usando calendários compartilhados e ferramentas de agendamento. Isso ajuda a evitar conflitos de agendamento e garante que todos permaneçam na mesma página.
13. Mantenha check-ins regulares
Ao trabalhar remotamente, é difícil adivinhar quem está trabalhando ou quem está dando folga. É por isso que você deveria introduzir check-ins regulares para marcar o horário de início e término do trabalho - ao mesmo tempo que inclui qualquer tempo alocado para intervalos. Você pode agendar check-ins regulares ou atualizações de status para manter todos informados sobre o progresso, desafios e tarefas futuras. Essas reuniões podem ser realizadas por videoconferência ou atualizações assíncronas, dependendo da preferência da equipe.
💡 Bônus: melhores ferramentas de colaboração em equipe para trabalho remoto
As dicas mencionadas acima são as melhores a seguir para trabalhar com equipes em fusos horários diferentes. Para executar essas dicas corretamente, você precisará de ferramentas de colaboração em equipe. Para ajudá-lo, aqui estamos mencionando os melhores ferramentas de colaboração remota em equipe.
⚡ Folga para comunicação
folga permite que você se comunique de forma segura e confiável com sua equipe remota, parceiros externos e clientes. Seu sistema de mensagens diretas é ideal para acompanhar projetos ou realizar tarefas urgentes, com recursos úteis que auxiliam no agendamento de mensagens e na realização de videoconferências. O Slack permite criar diferentes canais para diferentes tópicos ou tarefas, facilitando a localização de conversas relevantes.
No entanto, quando há muita coisa acontecendo, vários tópicos podem ficar confusos, desviando sua atenção de trabalhos importantes. Conecte o Slack a outras ferramentas de colaboração ou software de gerenciamento de tarefas para maximizar seu potencial. Isso garantirá que todos estejam atualizados com as atualizações mais recentes da equipe!
⚡ Trello para gerenciamento de projetos
Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que pode substituir o quadro branco do seu escritório e aquelas pesadas planilhas do Excel. Trello transforma o método Kanban japonês em um conjunto de cartões digitais de alerta. Cada cartão pode representar um único projeto. Ele pode ser preenchido com subprojetos ou resultados relacionados, listas de verificação e comunicação contínua. Você também pode enviar tarefas e configurar tarefas e lembretes automatizados. Trello integra-se com outras ferramentas colaborativas, como Slack e Google Drive, para que você sempre saiba no que trabalhar em seguida e onde seus colegas estão em cada projeto.
⚡ Modelo para colaboração em design
Modelo é mais conhecido como o centro de modelos do WordPress para a criação de sites em menos de um minuto, mas também possui alguns recursos exclusivos que facilitam a colaboração no design. Por exemplo, você pode salvar todos os modelos no Templately e armazená-los em sua nuvem pessoal, MyCloud.
Você vai ter equipe WorkSpace onde você pode adicionar membros da equipe, armazenar trabalhos salvos em um local armazenado, começar a trabalhar de onde outros pararam, etc. Para realizar tarefas de colaboração de design remoto, você definitivamente deve usar o Templately.
⚡ Zoom para reuniões virtuais
Ampliação é uma ferramenta de colaboração remota dedicada que permite que indivíduos e equipes se conectem e se comuniquem de qualquer lugar do mundo. Ele fornece várias ferramentas de colaboração, incluindo videoconferência, compartilhamento de arquivos, mensagens e uso de quadros brancos.
A ferramenta inclui vários recursos avançados, incluindo salas de descanso e compartilhamento de tela, que ajudam as pessoas a colaborar de forma mais eficaz nos projetos. A plataforma amigável do Zoom o torna uma ferramenta popular para equipes de todos os tamanhos se conectarem pessoalmente!
Facilite a colaboração remota da equipe ao trabalhar em diferentes fusos horários
Existem vários outros fatores a serem considerados ao gerenciar uma equipe em vários fusos horários. No entanto, tudo se resume a aproveitar as relações virtuais dentro da equipa, bem como a investir em reuniões presenciais para melhorar a coesão. Você também deve ser justo com todos os membros da equipe, equilibrando suas agendas e limitando suas viagens a áreas específicas. Você não precisa ficar acordado a noite toda gerenciando sua equipe virtual; tudo que você precisa é de um bom plano isso manterá todos felizes e produtivos, inclusive você. Você gostou deste blog? Então não se esqueça de compartilhar com outras pessoas. Além disso, para obter esses tipos de dicas interessantes de gerenciamento de equipe, assine nosso blog agora.
