Het pandemische tijdperk heeft een aantal permanente veranderingen teweeggebracht in de werkstructuren over de hele wereld, zoals het werken op afstand, wat heeft geresulteerd in de noodzaak om de arbeidsomstandigheden effectief te beheren. teams in verschillende tijdzones. Omdat het personeelsbestand van uw organisatie echter verspreid is over meerdere locaties met hoogstwaarschijnlijk asynchrone werkuren, is het moeilijk om alles naadloos te beheren zoals u deed toen u met een intern team werkte.
Ben jij verstrikt in het aansturen van teams in verschillende tijdzones? Dan hebben wij jou gedekt. Deze blog brengt je 10+ geteste en bewezen tips voor het werken met teams in verschillende tijdzones. Laten we ze eens bekijken en het teammanagement beter strategiseren.
Grote uitdagingen waarmee teams worden geconfronteerd als ze in verschillende tijdzones werken
Navigeren door tijdzones kan lastig zijn voor teams op afstand. Echter, teams kunnen de uitdagingen overwinnen die ze tegenkomen en succesvol samenwerken als ze de complexiteit van het werken in verschillende tijdzones onderkennen en actief beheren.
Maar eerst is het belangrijk om te weten met welke uitdagingen teams te maken kunnen krijgen bij het opstellen van preventiemethoden. Enkele grote uitdagingen zijn onder meer:
⛔ Schema's zijn moeilijk te coördineren
Het coördineren van vergaderingen, deadlines en projectmijlpalen kan een uitdaging zijn wanneer teamleden verspreid zijn over verschillende tijdzones. Het kan moeilijk zijn om voor iedereen geschikte tijden te vinden waarop iedereen elkaar kan ontmoeten planningsconflicten en vertragingen.
â›” Culturele verschillen tussen teams
Variaties in de tijdzone vallen vaak samen met culturele verschillen, zoals werktijden, vakanties en communicatiestijlen. Er kunnen misverstanden ontstaan vanwege verschillende culturele normen, die van invloed zijn op de teamdynamiek en productiviteit. Het behouden van een gevoel van teamcohesie en het bevorderen van een sterke teamcultuur kan een grotere uitdaging zijn wanneer teamleden geografisch verspreid zijn. Het opbouwen van vertrouwen, kameraadschap en een gedeeld doel kan extra inspanning van teamleiders vergen.
⛔ Verstoringen in de balans tussen werk en privéleven
Teamleden die in verschillende tijdzones werken, kunnen dat wel doen moeite hebben om een gezond evenwicht tussen werk en privéleven te behouden. Werk in ploegendienst, vergaderingen op de late avond en onregelmatige schema's bij het synchroniseren met teamleden uit andere delen van de wereld kunnen uiteindelijk leiden tot een burn-out en een verminderd moreel onder de teamleden.
â›” Technische uitdagingen voor verschillende tijdzones
Technologische problemen, zoals onbetrouwbare internetverbindingen of incompatibele software, kunnen het werken in verschillende tijdzones nog moeilijker maken, waardoor de workflow nog verder wordt belemmerd. Technische problemen kunnen de communicatie verstoren en de inspanningen van het team belemmeren.
â›” Afhankelijkheid van asynchrone communicatie
In een mondiale teamomgeving asynchrone communicatiemethoden zoals e-mail, berichtenapps en projectmanagementtools worden essentieel. Echter, uitsluitend afhankelijk van asynchrone communicatie kan leiden tot vertraging in de besluitvorming en een gebrek aan realtime samenwerking.
Het aanpakken van alle uitdagingen vereist proactieve communicatie, effectief gebruik van technologie, flexibiliteit bij het plannen van vergaderingen en de bereidheid om tegemoet te komen aan verschillende culturele normen en werkstijlen. En wij hebben precies de tips om u te helpen al deze oplossingen en meer te implementeren in de workflow en cultuur van uw organisatie voor effectief teammanagement.
10+ tips voor het werken met teams in verschillende tijdzones
Het is tijd om deskundig advies in te winnen voor uw team dat in verschillende tijdzones werkt – ongeacht of de hele organisatie op afstand werkt of slechts enkele leden. We hebben 13 geteste en bewezen tips toegevoegd die eenvoudig te volgen en te implementeren zijn en dat zeker ook zullen doen helpen de teamsamenwerking te verbeteren.
1. Zorg voor duidelijke communicatiekanalen
Wanneer uw team in verschillende tijdzones werkt, is het gebruikelijk dat verschillende werktijden voor verschillende delen van het team verschillen. Daarvoor heb je nodig gevestigde communicatiekanalen met effectieve strategieën.
U kunt verschillende communicatiemiddelen gebruiken, zoals e-mail, berichtenapps, videoconferentiesen projectmanagementplatforms, om eenvoudige en effectieve communicatie te vergemakkelijken. Deze communicatiekanalen moeten een mix van synchrone en asynchrone samenwerkingsmethoden omvatten, afhankelijk van de vereisten van uw team. Bespreek met uw team en kies de meest geschikte voor uw organisatie.
2. Huur het juiste talent in voor uw team
Wanneer uw team op afstand werkt, heeft u mensen nodig die verantwoordelijk, begripvol en respectvol zijn voor anderen. Alleen dan kun je mislukkingen in de teamsamenwerking voorkomen. In deze situatie moet u dat wel doen wees uiterst voorzichtig bij het aannemen van personeel teamleden op afstand.
Zorg ervoor dat u teamleden inhuurt die gepassioneerd en bekwaam zijn in hun vakgebied. Door het opzetten van een standaard onboardingproces Voor het opleiden van nieuwe werknemers bouwt u een sterk personeelsbestand op dat zal beginnen te werken zodra ze arriveren. Niet alleen dat: het juiste talent zal gemakkelijker te trainen zijn voor de communicatiemethoden van uw team.
Als u bijvoorbeeld gebruikt easy.jobs – de ultieme oplossing voor rekruteringsbeheer, dan krijgt u een reeks opties om een standaard onboardingproces op te zetten. En met behulp hiervan kunt u het wervingsproces volledig op afstand beheren.
3. Documenteer alles in Work
Zorg ervoor dat dit belangrijk is discussies, beslissingen en actiepunten worden gedocumenteerd en toegankelijk voor alle teamleden, ongeacht hun tijdzone en onmiddellijke beschikbaarheid. Hierdoor blijft iedereen op de hoogte en op één lijn. Daarom zou uw organisatie voor elke vergadering moeten oefenen met het schrijven van vergadernotulen, zodat iedereen een idee kan krijgen van de discussies die tijdens de vergadering worden gevoerd.
Het zal ook geweldig zijn als u de vergadering schriftelijk kunt houden. Dus dat teams binnen verschillende tijdzones kunnen de vergadering bijwonen gemakkelijk, ongeacht tijdsverschillen, of kom later naar het vergaderkanaal en lees de geschreven gegevens en informatie. Hierdoor blijven teamleden op de hoogte van wat er gebeurt.
Bijvoorbeeld, WordPress – het open-source CMS-platform – voert al zijn vergaderingen in schriftelijk formaat uit op hun aangewezen team Slack-communicatiemedium (P1-formule). Alle discussies vinden in schriftelijke vorm plaats. Vóór elke vergadering publiceren ze de agenda van de vergadering, en na afloop van de vergadering publiceren ze de notulen. Iedereen die beschikbaar is op het moment van de vergadering communiceert met berichten en antwoordt op specifieke discussies, waardoor de communicatie gemakkelijk te volgen is.
4. Definieer de kernwerkuren
Stel dat de meerderheid van uw werknemers in de Amerikaanse of Indiase tijdzone woont. Het tijdsverschil kan dus zo groot zijn als dag en nacht. Als je echter goed kijkt, zul je merken dat er bepaalde tijdsperioden zijn waarin mensen uit verschillende tijdzones tegelijkertijd actief zijn. U moet die overlappende tijdsintervallen markeren.
Dan zul je wel moeten kernwerktijden vaststellen wanneer van alle teamleden wordt verwacht dat ze beschikbaar zijn voor realtime communicatie en samenwerking. Dit helpt communicatievertragingen te minimaliseren en zorgt ervoor dat teamleden regelmatig kunnen synchroniseren.
5. Wees flexibel met vergadertijden
Of uw organisatie nu in-house of op afstand draait, vergaderingen ontkom je niet! Ze zijn essentieel. Het werken in verschillende tijdzones maakt het echter lastig om iedereen tegelijkertijd beschikbaar te houden.
De beste werktip hiervoor is om Roteer vergadertijden om tegemoet te komen aan verschillende tijdzones, zodat alle teamleden op geschikte tijdstippen kunnen deelnemen. U kunt overwegen om hulpmiddelen te gebruiken zoals Wereldtijd maatje om geschikte vergadertijden in meerdere tijdzones te vinden en uw hele team dienovereenkomstig te informeren.
6. Stel duidelijke deadlines en verwachtingen
Omdat uw team in verschillende tijdzones werkt, is het bijna onmogelijk om persoonlijk werkupdates te ontvangen. Daarvoor moet je team wel oefen met het communiceren van deadlines, deliverables en verwachtingen met exacte gegevens. Het zal helpen ervoor te zorgen dat iedereen zijn verantwoordelijkheden duidelijk begrijpt en zijn werk dienovereenkomstig kan plannen, rekening houdend met tijdzoneverschillen.
7. Oefen effectief tijdmanagement
U moet uw teamleden aanmoedigen om taken te prioriteren, hun tijd efficiënt te beheren en onnodige vertragingen te voorkomen. Er zijn ook online tools beschikbaar voor effectieve timemanagementpraktijken. Gereedschappen zoals tijdregistratiesoftware kan helpen de voortgang te monitoren en potentiële knelpunten te identificeren.
8. Maak verstandig gebruik van asynchrone communicatie
Je zou moeten omarmen asynchrone communicatiemethoden voor werken op afstand. Populaire asynchrone communicatiekanalen zijn e-mail, gedeelde documenten en projectmanagementtools, zoals Trello of ClickUp, voor niet-dringende zaken. Hierdoor kunnen teamleden effectief samenwerken zonder de noodzaak van realtime interactie. Afhankelijk van de behoefte zou uw team deze moeten gaan gebruiken. Maar u moet ook een primair communicatiekanaal voor uw team selecteren.
9. Zorg voor een interne kennisbank en training
Een interne kennisbank is de meest effectieve manier om alle teamleden te voorzien van de informatie die ze nodig hebben, zoals productkennis, procedures, enzovoort. En het kan wonderen doen als het gaat om het trainen van nieuwe leden van uw workflows.
Uw organisatie zou dat moeten doen Investeer in de interne kennisbasis. Het is een van de meest populaire tools om de prestaties van medewerkers te verbeteren en de productiviteit te verhogen door middel van het delen van kennis. Dankzij de moderne technologie duurt het maken van interne documentatie voor uw bedrijf nu slechts enkele minuten.
U moet ook training en ondersteuning aanbieden om teamleden te helpen zich aan te passen aan het werken in verschillende tijdzones. Bied begeleiding op het gebied van tijdmanagement, best practices op het gebied van communicatie en het effectief gebruiken van samenwerkingstools.
10. Respecteer culturele verschillen
Het is duidelijk dat mensen uit verschillende tijdzones of locaties tot verschillende culturen en ethiek behoren. Je team moet dus wel houd rekening met culturele verschillen in werkstijlen, vakanties en communicatievoorkeuren. We moeten allemaal de culturele normen van elk teamlid respecteren en manieren vinden om deze binnen de workflow van het team te integreren. Moedig teamleden aan om rekening te houden met de behoeften van andere leden en geef tegelijkertijd manieren aan waarop zij zich kunnen aanpassen om een middenweg te vinden die voor iedereen werkt.
11. Bouw vertrouwen en kameraadschap op
U moet een positieve teamcultuur bevorderen door open communicatie, wederzijds respect en vertrouwen tussen de teamleden aan te moedigen. Het zal iedereen energiek en gefocust houden. Meestal hebben banen op afstand de neiging om de eentonigheid en depressie onder werknemers te vergroten. Volgens recente statistieken is 42% van externe werknemers beweren dat ze zich vaak opgebrand voelen.Â
Om dit te overwinnen, kunt u virtuele teambuildingactiviteiten organiseren, successen vieren en individuele bijdragen erkennen. Het zal de teambinding vergroten en vertrouwen opbouwen.
12. Inspireer om georganiseerd te blijven
Omdat het hele team in verschillende tijdzones werkt, is dat zo cruciaal voor iedereen om georganiseerd te blijven. U moet werknemers instrueren om tijdzoneverschillen, de planningen van teamleden en belangrijke deadlines bij te houden met behulp van gedeelde agenda's en planningstools. Dit helpt planningsconflicten te voorkomen en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina blijft.
13. Zorg voor regelmatige check-ins
Als je op afstand werkt, is het moeilijk te raden wie er aan het werk is of wie het rustig aan doet. Dat is waarom je dat zou moeten doen regelmatige check-ins introduceren om de begin- en eindtijd van het werk te markeren – en ook de tijd die voor pauzes is gereserveerd. U kunt regelmatige check-ins of statusupdates plannen om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang, uitdagingen en komende taken. Deze vergaderingen kunnen plaatsvinden via videoconferenties of asynchrone updates, afhankelijk van de voorkeuren van het team.
💡 Bonus: de beste tools voor teamsamenwerking voor werken op afstand
Bovenstaande tips zijn de beste om te volgen als u met teams in verschillende tijdzones werkt. Om deze tips goed uit te voeren, heb je tools voor teamsamenwerking nodig. Om je te helpen, noemen we hier de beste tools voor teamsamenwerking op afstand.
âš¡ Slak voor communicatie
slap Hiermee kunt u veilig en betrouwbaar communiceren met uw externe team, externe partners en klanten. Het directe berichtensysteem is ideaal voor het bijhouden van projecten of het voltooien van urgente taken, met handige functies die helpen bij het plannen van berichten en het houden van videoconferenties. Met Slack kun je verschillende kanalen creëren voor verschillende onderwerpen of taken, waardoor je gemakkelijk relevante gesprekken kunt vinden.
Als er echter te veel aan de hand is, kunnen meerdere discussies verwarrend worden, waardoor uw aandacht wordt afgeleid van belangrijk werk. Verbind Slack met andere samenwerkingstools of taakbeheersoftware om het potentieel ervan te maximaliseren. Zo weet je zeker dat iedereen op de hoogte is van de meest recente teamupdate!
âš¡ Trello voor projectmanagement
Trello is een projectmanagementtool die de plaats kan innemen van uw whiteboard op kantoor en die omslachtige Excel-spreadsheets. Trello verandert de Japanse Kanban-methode in een set digitale promptkaarten. Elke kaart kan één project vertegenwoordigen. Het kan worden gevuld met gerelateerde subprojecten of deliverables, checklists en voortdurende communicatie. Ook kun je opdrachten versturen en geautomatiseerde taken en herinneringen instellen. Trello kan worden geïntegreerd met andere samenwerkingstools, zoals Slack en Google Drive, zodat u altijd weet waar u aan moet werken en waar uw collega's zich in elk project bevinden.
âš¡ Sjabloon voor ontwerpsamenwerking
sjabloon is vooral bekend als de WordPress-sjabloonhub waarmee u in minder dan een minuut websites kunt maken, maar het heeft ook enkele unieke functies die samenwerking bij ontwerpen eenvoudiger maken. U kunt bijvoorbeeld alle sjablonen op Templately opslaan en in uw persoonlijke cloud opslaan, MijnCloud.
Je zult krijgen team Werkruimte waar u teamleden kunt toevoegen, opgeslagen werken op een opgeslagen plaats kunt opslaan, kunt beginnen te werken waar anderen waren gebleven, enz. Voor het op afstand uitvoeren van samenwerkingstaken bij het ontwerpen, moet u zeker Templately gebruiken.
âš¡ Zoom voor virtuele vergaderingen
Zoom is een speciale tool voor samenwerking op afstand waarmee individuen en teams overal ter wereld verbinding kunnen maken en met elkaar kunnen communiceren. Het biedt verschillende samenwerkingstools, waaronder videoconferenties, het delen van bestanden, berichtenuitwisseling en het gebruik van whiteboards.
De tool bevat verschillende geavanceerde functies, waaronder breakoutruimtes en het delen van schermen, waardoor mensen effectiever aan projecten kunnen samenwerken. Het gebruiksvriendelijke platform van Zoom maakt het een populaire tool voor teams van elke omvang om persoonlijk contact te maken!
Maak teamsamenwerking op afstand naadloos terwijl u in verschillende tijdzones werkt
Er zijn nog tal van andere factoren waarmee u rekening moet houden bij het beheren van een team in meerdere tijdzones. Het komt echter allemaal neer op het benutten van virtuele relaties binnen het team en het investeren in persoonlijke ontmoetingen om de cohesie te verbeteren. Je moet ook eerlijk zijn tegenover alle teamleden door hun schema's in evenwicht te brengen en hun reizen tot specifieke gebieden te beperken. U hoeft niet de hele nacht op te blijven om uw virtuele team te beheren; het enige wat je nodig hebt is een goed plan dat zal iedereen gelukkig en productief houden, inclusief jezelf. Heb je genoten van deze blog? Vergeet dan niet te delen met anderen. Om dit soort inzichtelijke tips voor teammanagement te krijgen, abonneer je op onze blog nu.
