Era pandemi telah membawa beberapa perubahan permanen dalam struktur kerja di seluruh dunia, seperti bekerja jarak jauh, sehingga memerlukan pengelolaan yang efektif. tim di zona waktu yang berbeda. Namun, karena tenaga kerja organisasi Anda tersebar di beberapa lokasi dengan, kemungkinan besar, jam kerja yang tidak sinkron, sulit untuk mengelola semuanya dengan lancar seperti yang Anda lakukan saat bekerja dengan tim internal.
Apakah Anda sibuk mengelola tim di zona waktu yang berbeda? Lalu, kami membantu Anda. Blog ini membawa Anda 10+ tip teruji dan terbukti untuk bekerja dengan tim di zona waktu yang berbeda. Mari kita periksa dan susun strategi manajemen tim dengan lebih baik.
Tantangan Utama Yang Dihadapi Tim Saat Bekerja di Zona Waktu Berbeda
Menavigasi zona waktu bisa jadi sulit bagi tim jarak jauh. Namun, tim dapat mengatasi tantangan yang dihadapi dan berkolaborasi dengan sukses jika mereka mengenali dan secara aktif mengelola kompleksitas pekerjaan lintas zona waktu.
Namun pertama-tama, penting untuk mengetahui jenis tantangan apa yang mungkin dihadapi tim dalam mempersiapkan metode pencegahan. Beberapa tantangan besar meliputi:
⛔ Jadwal Sulit Dikoordinasikan
Mengkoordinasikan rapat, tenggat waktu, dan pencapaian proyek dapat menjadi tantangan ketika anggota tim tersebar di zona waktu yang berbeda. Menemukan waktu yang nyaman bagi setiap orang untuk bertemu bisa jadi sulit, sehingga menyebabkan konflik dan penundaan penjadwalan.
⛔ Perbedaan Budaya antar Tim
Variasi zona waktu sering kali bertepatan dengan perbedaan budaya, termasuk jam kerja, hari libur, dan gaya komunikasi. Kesalahpahaman mungkin timbul karena perbedaan norma budaya, yang berdampak pada dinamika dan produktivitas tim. Mempertahankan rasa kohesi tim dan memupuk budaya tim yang kuat bisa menjadi lebih menantang ketika anggota tim tersebar secara geografis. Membangun kepercayaan, persahabatan, dan tujuan bersama mungkin memerlukan upaya ekstra dari pemimpin tim.
⛔ Gangguan pada Keseimbangan Kehidupan Kerja
Anggota tim yang bekerja di zona waktu berbeda mungkin berjuang untuk menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat. Kerja shift, rapat larut malam, dan jadwal yang tidak teratur ketika mencoba melakukan sinkronisasi dengan anggota tim dari belahan dunia lain pada akhirnya dapat menyebabkan kelelahan dan penurunan semangat kerja di antara anggota tim.
⛔ Tantangan Teknis untuk Zona Waktu Berbeda
Masalah teknologi, seperti koneksi internet yang tidak dapat diandalkan atau perangkat lunak yang tidak kompatibel, dapat mempersulit pekerjaan di zona waktu yang berbeda, sehingga menghambat alur kerja. Kesulitan teknis dapat mengganggu komunikasi dan menghambat upaya tim kolaboratif.
⛔ Ketergantungan pada Komunikasi Asinkron
Dalam pengaturan tim global, metode komunikasi asinkron seperti email, aplikasi perpesanan, dan alat manajemen proyek menjadi penting. Namun, hanya mengandalkan komunikasi asynchronous dapat menyebabkan keterlambatan pengambilan keputusan dan kurangnya kolaborasi real-time.
Untuk mengatasi semua tantangan tersebut diperlukan komunikasi yang proaktif, penggunaan teknologi yang efektif, fleksibilitas dalam menjadwalkan pertemuan, dan kemauan untuk mengakomodasi norma budaya dan gaya kerja yang berbeda. Dan kami memiliki tips untuk membantu Anda menerapkan semua solusi ini dan lebih banyak lagi ke dalam alur kerja dan budaya organisasi Anda untuk manajemen tim yang efektif.
10+ Tips Bekerja dengan Tim di Zona Waktu Berbeda
Inilah saatnya mencari saran ahli untuk tim Anda yang bekerja di zona waktu berbeda – terlepas dari apakah seluruh organisasi bekerja dari jarak jauh atau hanya beberapa anggota. Kami telah menyertakan 13 tip teruji dan terbukti yang mudah diikuti dan diterapkan dan pasti akan berhasil membantu meningkatkan kolaborasi tim.
1. Membangun Saluran Komunikasi yang Jelas
Ketika tim Anda bekerja di zona waktu yang berbeda, biasanya terdapat jam kerja yang berbeda untuk bagian tim yang berbeda. Untuk itu, Anda memerlukannya saluran komunikasi yang telah ditetapkan dengan strategi yang efektif.
Anda dapat menggunakan berbagai alat komunikasi, seperti email, aplikasi perpesanan, konferensi video, dan platform manajemen proyek, untuk memfasilitasi komunikasi yang mudah dan efektif. Saluran komunikasi ini harus mencakup campuran metode kolaborasi sinkron dan asinkron – bergantung pada kebutuhan tim Anda. Diskusikan dengan tim Anda dan pilih yang paling sesuai untuk organisasi Anda.
2. Pekerjakan Bakat yang Tepat untuk Tim Anda
Saat tim Anda bekerja dari jarak jauh, Anda akan membutuhkan individu yang bertanggung jawab, pengertian, dan menghormati orang lain. Hanya dengan begitu Anda dapat menghindari kegagalan dalam kolaborasi tim. Dalam situasi ini, Anda harus melakukannya berhati-hatilah saat merekrut anggota tim jarak jauh.
Pastikan untuk merekrut anggota tim yang bersemangat dan terampil di bidang pekerjaan yang ditentukan. Oleh menetapkan proses orientasi standar untuk mendidik karyawan baru, Anda akan membangun tenaga kerja yang kuat yang akan mulai bekerja segera setelah mereka tiba. Tidak hanya itu, talenta yang tepat akan lebih mudah dilatih untuk metode komunikasi tim Anda.
Misalnya saja jika Anda menggunakan pekerjaan mudah – solusi manajemen perekrutan terbaik, maka Anda akan mendapatkan serangkaian opsi untuk menyiapkan proses orientasi standar. Dan Anda dapat mengelola proses perekrutan sepenuhnya dari jarak jauh dengan bantuannya.
3. Dokumentasikan Segala Sesuatu dalam Pekerjaan
Pastikan itu penting diskusi, keputusan, dan item tindakan didokumentasikan dan dapat diakses oleh semua anggota tim, terlepas dari zona waktu dan ketersediaannya. Hal ini membantu menjaga semua orang tetap mendapat informasi dan selaras. Jadi dalam setiap rapat, organisasi Anda sebaiknya mulai berlatih menulis catatan rapat, sehingga semua orang bisa mendapatkan gambaran tentang pembahasan yang dilakukan dalam rapat tersebut.
Akan lebih bagus juga jika Anda bisa menjalankan rapat dalam format tertulis. Sehingga tim masuk zona waktu yang berbeda dapat menghadiri pertemuan tersebut dengan mudah, terlepas dari perbedaan waktu, atau datang ke saluran pertemuan nanti dan membaca data dan informasi tertulis. Ini akan membantu anggota tim tetap mengetahui apa yang terjadi.
Misalnya, WordPress – platform CMS sumber terbuka – menjalankan semua rapatnya dalam format tertulis di media komunikasi tim Slack yang ditunjuk (rumus P1). Semua diskusi dilakukan dalam format tertulis. Sebelum setiap rapat, mereka mempublikasikan agenda rapat, dan setelah rapat berakhir, mereka mempublikasikan catatan rapat. Setiap orang yang ada pada saat rapat berkomunikasi melalui pesan dan membalas rangkaian pesan tertentu – membuat komunikasi mudah dilacak.
4. Tentukan Jam Kerja Inti
Asumsikan bahwa sebagian besar karyawan Anda tinggal di zona waktu Amerika atau India. Jadi perbedaan waktunya mungkin sebesar siang dan malam. Namun, jika Anda perhatikan lebih dekat, Anda akan melihat bahwa ada periode waktu ketika orang-orang dari zona waktu berbeda aktif secara bersamaan. Anda harus menandai interval waktu yang tumpang tindih tersebut.
Maka, Anda harus melakukannya menetapkan jam kerja inti ketika semua anggota tim diharapkan tersedia untuk komunikasi dan kolaborasi waktu nyata. Ini membantu meminimalkan penundaan komunikasi dan memastikan bahwa anggota tim dapat melakukan sinkronisasi secara teratur.
5. Bersikaplah Fleksibel dengan Waktu Rapat
Baik organisasi Anda dijalankan secara internal atau jarak jauh, Anda tidak dapat menghindari rapat! Itu sangat penting. Namun, bekerja di zona waktu yang berbeda menyulitkan semua orang untuk tersedia pada waktu yang sama.
Tip kerja terbaik untuk ini adalah memutar waktu pertemuan untuk mengakomodasi zona waktu yang berbeda, memungkinkan semua anggota tim untuk berpartisipasi pada waktu yang tepat. Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan alat seperti Sobat Waktu Dunia untuk menemukan waktu pertemuan yang sesuai di berbagai zona waktu dan kemudian menginformasikannya kepada seluruh tim Anda.
6. Tetapkan Batas Waktu dan Harapan yang Jelas
Karena tim Anda bekerja di zona waktu yang berbeda, hampir tidak mungkin untuk menerima pembaruan pekerjaan secara langsung. Untuk itu, tim Anda harus melakukannya berlatih mengomunikasikan tenggat waktu, hasil, dan harapan dengan data yang tepat. Hal ini akan membantu memastikan bahwa setiap orang memahami tanggung jawab mereka dengan jelas dan dapat merencanakan pekerjaan mereka sesuai dengan itu, dengan mempertimbangkan perbedaan zona waktu.
7. Praktekkan Manajemen Waktu yang Efektif
Anda harus mendorong anggota tim Anda untuk memprioritaskan tugas, mengatur waktu mereka secara efisien, dan menghindari penundaan yang tidak perlu. Anda juga akan menemukan alat yang tersedia online untuk praktik manajemen waktu yang efektif. Alat seperti perangkat lunak pelacak waktu dapat membantu memantau kemajuan dan mengidentifikasi potensi hambatan.
8. Gunakan Komunikasi Asinkron dengan Bijak
Anda harus merangkul metode komunikasi asinkron untuk kerja jarak jauh. Saluran komunikasi asinkron yang populer adalah email, dokumen bersama, dan alat manajemen proyek, seperti Trello atau ClickUp, untuk hal-hal yang tidak mendesak. Hal ini memungkinkan anggota tim untuk berkolaborasi secara efektif tanpa memerlukan interaksi waktu nyata. Tim Anda harus mulai menggunakan ini tergantung kebutuhan. Namun Anda juga harus memilih saluran komunikasi utama untuk tim Anda.
9. Memberikan Basis Pengetahuan & Pelatihan Internal
Basis pengetahuan internal adalah cara paling efektif untuk memberikan informasi yang dibutuhkan semua anggota tim, seperti pengetahuan produk, prosedur, dan sebagainya. Dan hal ini dapat memberikan manfaat yang luar biasa dalam hal melatih anggota baru dalam alur kerja Anda.
Organisasi Anda harus melakukannya berinvestasi dalam basis pengetahuan internal. Ini adalah salah satu alat paling populer untuk meningkatkan kinerja karyawan dan meningkatkan produktivitas melalui berbagi pengetahuan. Membuat dokumentasi internal untuk perusahaan Anda kini hanya membutuhkan beberapa menit berkat teknologi modern.
Anda juga harus menawarkan pelatihan dan dukungan untuk membantu anggota tim beradaptasi untuk bekerja di zona waktu yang berbeda. Memberikan panduan tentang manajemen waktu, praktik terbaik komunikasi, dan penggunaan alat kolaborasi secara efektif.
10. Hormati Perbedaan Budaya
Tentu saja, orang-orang dari zona waktu atau lokasi berbeda memiliki budaya dan etika yang berbeda. Jadi, tim Anda harus melakukannya memperhatikan perbedaan budaya dalam gaya kerja, liburan, dan preferensi komunikasi. Kita semua harus menghormati norma budaya setiap anggota tim dan mencari cara untuk mengakomodasinya dalam alur kerja tim. Dorong anggota tim untuk mempertimbangkan kebutuhan anggota lain sambil juga menyarankan cara mereka beradaptasi untuk menemukan jalan tengah yang cocok untuk semua orang.
11. Bangun Kepercayaan dan Persahabatan
Anda perlu memupuk budaya tim yang positif dengan mendorong komunikasi terbuka, saling menghormati, dan kepercayaan di antara anggota tim. Ini akan membuat semua orang tetap bersemangat dan fokus. Biasanya, pekerjaan jarak jauh cenderung meningkatkan monoton dan depresi di kalangan karyawan. Menurut statistik terbaru, 42% pekerja jarak jauh mengklaim mereka sering merasa kelelahan.
Untuk mengatasinya, Anda dapat mengatur aktivitas membangun tim secara virtual, merayakan keberhasilan, dan mengakui kontribusi individu. Ini akan meningkatkan ikatan tim dan membangun kepercayaan.
12. Menginspirasi untuk Tetap Terorganisir
Karena seluruh tim bekerja di zona waktu yang berbeda, itulah masalahnya penting bagi semua orang untuk tetap terorganisir. Anda harus menginstruksikan karyawan untuk melacak perbedaan zona waktu, jadwal anggota tim, dan tenggat waktu penting menggunakan kalender bersama dan alat penjadwalan. Hal ini membantu mencegah konflik penjadwalan dan memastikan bahwa semua orang tetap mempunyai pemahaman yang sama.
13. Pertahankan Check-in Reguler
Saat bekerja jarak jauh, sulit menebak siapa yang bekerja atau siapa yang bermalas-malasan. Itu sebabnya Anda harus melakukannya memperkenalkan check-in reguler untuk menandai waktu mulai dan waktu selesai pekerjaan – sekaligus mencantumkan waktu istirahat yang dialokasikan. Anda dapat menjadwalkan check-in rutin atau pembaruan status agar semua orang mendapat informasi tentang kemajuan, tantangan, dan tugas mendatang. Rapat ini dapat dilakukan melalui konferensi video atau pembaruan asinkron, bergantung pada preferensi tim.
💡 Bonus: Alat Kolaborasi Tim Terbaik untuk Kerja Jarak Jauh
Kiat-kiat yang disebutkan di atas adalah yang terbaik untuk diikuti ketika bekerja dengan tim di zona waktu berbeda. Untuk menjalankan tip ini dengan benar, Anda memerlukan alat kolaborasi tim. Untuk membantu Anda, berikut kami sebutkan yang terbaik alat kolaborasi tim jarak jauh.
⚡ Kelonggaran Komunikasi
Kendur memungkinkan Anda berkomunikasi secara aman dan andal dengan tim jarak jauh, mitra eksternal, dan pelanggan. Sistem pesan langsungnya ideal untuk melacak proyek atau menyelesaikan tugas mendesak, dengan fitur bermanfaat yang membantu menjadwalkan pesan dan melakukan konferensi video. Slack memungkinkan Anda membuat saluran berbeda untuk berbagai topik atau tugas, sehingga memudahkan untuk menemukan percakapan yang relevan.
Namun, jika ada terlalu banyak hal yang terjadi, banyak topik dapat membingungkan, sehingga mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan penting. Hubungkan Slack ke alat kolaborasi lain atau perangkat lunak manajemen tugas untuk memaksimalkan potensinya. Ini akan memastikan bahwa semua orang mendapatkan informasi terbaru tentang pembaruan tim!
⚡ Trello untuk Manajemen Proyek
Trello adalah alat manajemen proyek yang dapat menggantikan papan tulis kantor Anda dan spreadsheet Excel yang rumit. Trello mengubah metode Kanban Jepang menjadi satu set kartu cepat digital. Setiap kartu dapat mewakili satu proyek. Ini dapat diisi dengan sub-proyek atau hasil yang terkait, daftar periksa, dan komunikasi yang berkelanjutan. Anda juga dapat mengirim tugas dan mengatur tugas dan pengingat otomatis. Trello terintegrasi dengan alat kolaboratif lainnya seperti Kendur dan Google Drive, sehingga Anda akan selalu tahu apa yang harus dikerjakan selanjutnya dan di mana rekan-rekan Anda berada di setiap proyek.
⚡ Templat untuk Kolaborasi Desain
Templat paling dikenal sebagai pusat templat WordPress untuk membuat situs web dalam waktu kurang dari satu menit, namun juga memiliki beberapa fitur unik yang membuat kolaborasi desain lebih mudah. Misalnya, Anda dapat menyimpan semua templat di Templately dan menyimpannya di cloud pribadi Anda, Cloud Saya.
Kamu akan mendapatkan tim Ruang Kerja di mana Anda dapat menambahkan anggota tim, menyimpan karya tersimpan di tempat tersimpan, mulai bekerja dari bagian terakhir yang ditinggalkan orang lain, dll. Untuk melakukan tugas kolaborasi desain jarak jauh, Anda sebaiknya menggunakan Templately.
⚡ Zoom untuk Rapat Virtual
Perbesar adalah alat kolaborasi jarak jauh khusus yang memungkinkan individu dan tim terhubung dan berkomunikasi satu sama lain dari mana saja di dunia. Ini menyediakan beberapa alat kolaborasi, termasuk konferensi video, berbagi file, pengiriman pesan, dan penggunaan papan tulis.
Alat ini mencakup beberapa fitur lanjutan, termasuk ruang kerja kelompok dan berbagi layar, yang membantu orang berkolaborasi secara lebih efektif dalam proyek. Platform Zoom yang mudah digunakan menjadikannya alat yang populer bagi tim dari semua ukuran untuk terhubung secara langsung!
Jadikan Kolaborasi Tim Jarak Jauh Lancar Saat Bekerja di Zona Waktu Berbeda
Ada banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan ketika mengelola tim di beberapa zona waktu. Namun, semuanya bergantung pada pemanfaatan hubungan virtual dalam tim serta investasi dalam pertemuan tatap muka untuk meningkatkan kohesi. Anda juga harus bersikap adil kepada semua anggota tim dengan menyeimbangkan jadwal mereka dan membatasi perjalanan mereka ke area tertentu. Anda tidak perlu begadang semalaman untuk mengelola tim virtual Anda; yang Anda butuhkan hanyalah rencana yang bagus yang akan membuat semua orang bahagia dan produktif, termasuk Anda sendiri. Apakah Anda menikmati blog ini? Lalu jangan lupa untuk berbagi dengan yang lain. Selain itu, untuk mendapatkan tip manajemen tim yang berwawasan luas ini, berlangganan blog kami Sekarang.
