Anda telah memilih kandidat Anda. Sekarang saatnya untuk meresmikannya. Templat surat penawaran mengubah momen itu menjadi langkah selanjutnya yang cepat dan profesional, bukan halaman kosong. Dengan templat surat penawaran yang tepat, Anda dapat mencakup setiap aspek. detail yang diharapkan kandidat Sambil tetap menjaga prosesnya cepat. Berikut adalah 18 format siap pakai untuk membantu Anda memulai.
Ringkasan singkat:
- Templat surat penawaran memberi Anda struktur siap pakai untuk menyampaikan tawaran pekerjaan: detail perusahaan, posisi, kompensasi, tanggal mulai kerja, dan bahasa hukum yang mencegah tawaran tersebut dianggap sebagai kontrak yang mengikat.
- Panduan ini mencakup 18 templat dan contoh surat penawaran gratis Mencakup penawaran penuh waktu, paruh waktu, magang, real estat, dan situasi khusus.
- Selain itu, artikel ini juga membahas bagian-bagian yang harus ada dalam setiap templat surat penawaran kerja dan kesalahan-kesalahan yang dapat mengubah templat surat penawaran kerja sederhana menjadi masalah hukum.
Gunakan bagian-bagian di bawah ini untuk menemukan titik awal yang tepat. Langsung saja ke templat yang sesuai dengan jenis perekrutan Anda, atau baca terlebih dahulu konteks hukum dan kesalahan umum yang mungkin terjadi. Dengan cara apa pun, Anda akan mendapatkan dokumen yang siap dikirim hari ini.
Apa Itu Surat Penawaran Kerja? (Dan Bagaimana Perbedaannya dengan Kontrak Kerja)
Surat penawaran kerja adalah tawaran pekerjaan tertulis formal. Biasanya, ini adalah dokumen pertama yang diterima kandidat yang menjelaskan judul pekerjaan, tanggal mulai kerja, kompensasi, dan struktur pelaporan secara tertulis, dan biasanya dikirim setelah wawancara dan pemeriksaan latar belakang selesai tetapi sebelum kontrak kerja formal ditandatangani.
Orang sering menggunakan istilah “surat penawaran kerja” dan “kontrak kerja” secara bergantian, tetapi templat surat penawaran kerja dan templat kontrak kerja memiliki tujuan hukum yang berbeda:
- Sebuah templat surat penawaran kerja Deskripsi ini menjelaskan peran, kompensasi, dan tunjangan yang ditawarkan. Ini adalah undangan untuk menerima posisi tersebut, bukan jaminan pekerjaan berkelanjutan.
- Sebuah kontrak kerja Perjanjian ini menjabarkan secara lengkap syarat dan kewajiban hubungan kerja, termasuk durasi, alasan pemutusan hubungan kerja, dan klausul larangan persaingan, dan merupakan dokumen yang benar-benar mengatur hubungan kerja setelah seseorang mulai bekerja.
- A templat surat penawaran Tawaran tersebut diberikan dan diterima dengan itikad baik. Di sebagian besar negara bagian AS, tawaran tersebut tetap bersifat "sesuka hati," artinya salah satu pihak dapat menarik diri tanpa konsekuensi hukum kecuali jika surat tersebut menyatakan sebaliknya.
Jika perusahaan Anda beroperasi di luar AS, perbedaan ini menjadi lebih penting. Banyak negara yang mensyaratkan dokumen tertulis formal. kontrak kerja dalam beberapa hari sebelum tanggal mulai kerja, dan surat penawaran berfungsi sebagai pendahulu dokumen yang lebih lengkap, bukan sebagai pengganti dokumen tersebut.
Apa yang Harus Ada dalam Setiap Templat Surat Penawaran
Sebelum melihat contoh-contohnya, ada baiknya mengetahui apa yang membedakan templat surat penawaran kerja yang baik dari templat yang justru menimbulkan masalah di kemudian hari. Setiap templat surat penawaran kerja, terlepas dari formatnya, harus mencakup elemen-elemen berikut:
- Informasi perusahaan dan kandidat. Nama perusahaan, alamat, tanggal, serta nama dan alamat kandidat.
- Rincian posisi. Jabatan, manajer pelapor, departemen, dan perkiraan tanggal mulai kerja.
- Kompensasi. Gaji pokok atau tarif per jam, frekuensi pembayaran, dan kelayakan untuk bonus, komisi, atau saham.
- Manfaat (berdasarkan referensi, bukan secara lengkap). Rujuklah pada ringkasan tunjangan atau buku panduan karyawan Anda daripada menyalin setiap detail rencana ke dalam surat. Menyalin seluruh ketentuan ke dalam templat surat penawaran kerja dapat menciptakan kewajiban yang tidak Anda inginkan.
- Lokasi dan jadwal kerja. Bekerja di kantor, jarak jauh, atau hibrida, dan berstatus penuh waktu atau paruh waktu.
- Syarat dan ketentuan penawaran. Pemeriksaan latar belakang, verifikasi referensi, bukti kelayakan kerja, dan perjanjian yang telah ditandatangani diperlukan sebelum tanggal mulai kerja.
- Bahasa yang dapat digunakan sesuka hati. Pernyataan yang menegaskan bahwa kedua belah pihak dapat mengakhiri hubungan kerja kapan saja, yang mana hal inilah yang mencegah templat surat penawaran sederhana dibaca sebagai komitmen multi-tahun.
- Batas waktu penerimaan. Tetapkan tanggal yang jelas bagi kandidat untuk memberikan tanggapan, agar tawaran tidak dibiarkan terbuka tanpa batas waktu.
- Garis tanda tangan. Tersedia ruang bagi pemberi kerja dan kandidat untuk menandatangani dan mencantumkan tanggal pada surat tersebut.
Jika salah satu dari poin-poin ini terlewatkan, bahkan contoh surat penawaran yang bermaksud baik pun dapat memberi ruang bagi kandidat, atau pengadilan, untuk menafsirkannya secara berbeda dari yang Anda maksudkan.
18 Templat & Contoh Surat Penawaran Gratis
Berikut adalah 18 templat dan contoh surat penawaran kerja, yang dikelompokkan berdasarkan jenis perekrutan atau situasi yang menjadi sasaran. Masing-masing dimulai dari struktur inti di atas dan menyesuaikan detailnya untuk kasus penggunaan spesifiknya.
Templat Surat Penawaran Umum & Pekerjaan
1. Templat Surat Penawaran Pekerjaan Penuh Waktu Standar
Templat surat penawaran kerja yang paling sering dicari dan yang paling sering digunakan perusahaan. Templat ini mencakup perekrutan karyawan tetap standar: jabatan, gaji, tanggal mulai kerja, jalur pelaporan, serta klausul "sesuka hati" dan syarat-syarat penawaran yang dibutuhkan setiap templat surat penawaran kerja. Gunakan ini sebagai templat standar dan sesuaikan dengan situasi di bawah ini.
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
[Nama Kandidat] [Alamat Kandidat]
[Nama Kandidat] yang terhormat,
Dengan senang hati kami menawarkan Anda posisi [Judul Jabatan] di [Nama Perusahaan], yang melapor kepada [Nama Manajer], [Jabatan Manajer]. Kami senang mengenal Anda melalui proses wawancara dan percaya bahwa Anda akan menjadi tambahan yang berharga bagi tim kami.
Rincian Posisi Judul Jabatan: [Judul Jabatan] Departemen: [Departemen] Manajer Pelapor: [Nama Manajer] Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai] Lokasi Kerja: [Kantor / Jarak Jauh / Hybrid] Jenis Pekerjaan: Penuh Waktu
Kompensasi dan Tunjangan Gaji Pokok: $[Jumlah] per tahun, dibayar [mingguan / dua mingguan / bulanan] Bonus atau Komisi: [Detail kelayakan, jika berlaku] Tunjangan: Anda berhak atas tunjangan yang dijelaskan dalam ringkasan tunjangan karyawan kami, yang diberikan secara terpisah.
Syarat dan Ketentuan Penawaran Ini Penawaran ini bergantung pada penyelesaian pemeriksaan latar belakang yang memuaskan, verifikasi kelayakan Anda untuk bekerja di [Negara], dan [syarat tambahan lainnya].
Hubungan kerja dengan [Nama Perusahaan] bersifat sukarela, artinya Anda atau perusahaan dapat mengakhiri hubungan kerja kapan saja, dengan atau tanpa alasan atau pemberitahuan.
Mohon konfirmasikan persetujuan Anda dengan menandatangani di bawah ini dan mengembalikan surat ini paling lambat [Batas Waktu Tanggapan]. Jika Anda memiliki pertanyaan, hubungi
[Nama Kontak HR] di [Email/Telepon Kontak HR].
Sungguh-sungguh,
[Nama Pengirim] [Jabatan Pengirim], [Nama Perusahaan]
Penerimaan: Saya, [Nama Kandidat], menerima persyaratan penawaran ini.
Tanda Tangan: ______________________ Tanggal: ____________
2. Templat Surat Penawaran Kerja
Versi yang sedikit lebih formal dari surat standar, sering digunakan ketika penawaran perlu merujuk pada kontrak kerja yang menyertainya atau persyaratan hukum khusus negara. Templat surat penawaran kerja ini cocok untuk perusahaan menengah dan besar yang memiliki tim hukum atau SDM yang meninjau setiap penawaran sebelum dikirim.
[Nama perusahaan] [Tanggal]
Sayang [Nama Kandidat],
Atas nama [Nama perusahaan], Dengan senang hati saya secara resmi menawarkan kepada Anda posisi [Judul pekerjaan], melapor kepada [Nama ManajerSurat ini, beserta kontrak kerja terlampir, menjelaskan ketentuan-ketentuan pekerjaan Anda.
Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai]
Gaji Pokok: $[Jumlah] per [tahun/jam], dibayar [frekuensi pembayaran]
Lokasi Kerja: [Lokasi]
Manajer Pelapor: [Nama Manajer]
Penawaran ini bergantung pada penyelesaian pemeriksaan latar belakang yang memuaskan, konfirmasi hak Anda untuk bekerja, dan tanda tangan Anda pada kontrak kerja terlampir, yang mengatur ketentuan berkelanjutan dari pekerjaan Anda.
Pekerjaan dengan [Nama perusahaan] bersifat sukarela kecuali dinyatakan sebaliknya dalam kontrak terlampir.
Mohon tanda tangani dan kembalikan kedua dokumen tersebut paling lambat [Batas Waktu Tanggapan].
Sungguh-sungguh,
[Nama Pengirim], [Judul Pengirim]
3. Templat Surat Penawaran Kerja Karyawan
Dirancang untuk penggunaan internal saat Anda memformalkan penawaran kepada seseorang yang sudah familiar dengan perusahaan: transfer internal, perekrutan kembali, atau rujukan yang sudah bertemu dengan tim. Nada yang digunakan sedikit lebih hangat karena tidak perlu banyak penjelasan tentang budaya perusahaan.
[Nama perusahaan] [Tanggal]
Sayang [Nama Kandidat],
Dengan senang hati kami mengkonfirmasi tawaran kami agar Anda bergabung [Nama perusahaan] sebagai [Judul pekerjaanMengingat rekam jejak Anda bersama tim kami, kami yakin Anda akan cepat beradaptasi dan terus melakukan pekerjaan yang hebat.
Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai] Manajer Pelaporan: [Nama ManajerGaji Pokok: $[Jumlah] per tahun Manfaat: Seperti yang tercantum dalam buku panduan karyawan kami
Penawaran ini bergantung pada [ketentuan yang berlaku, misalnya, persetujuan transfer internal]. Hubungan kerja tetap bersifat sukarela.
Mohon konfirmasikan persetujuan Anda dengan [Batas Waktu TanggapanSelamat datang kembali di tim.
Sungguh-sungguh,
[Nama Pengirim]
4. Templat Surat Penawaran Kerja Sederhana
Disederhanakan hingga ke hal-hal penting untuk bisnis kecil yang tidak membutuhkan setiap klausul yang biasanya disertakan oleh perusahaan besar. Templat surat penawaran yang sederhana tetap membutuhkan pernyataan "sesuka hati" dan syarat-syarat penawaran: "sederhana" berarti rincian manfaat yang lebih sedikit, bukan perlindungan hukum yang lebih sedikit.
[Nama perusahaan] [Tanggal]
Sayang [Nama Kandidat],
Kami ingin menawarkan Anda posisi sebagai [Judul pekerjaan] pada [Nama perusahaan], mulai [Tanggal Mulaie]. Gaji Anda akan sebesar $[Jumlah] per [jam/tahun], dibayar [frekuensi pembayaran].
Penawaran ini bergantung pada pemeriksaan latar belakang dan verifikasi hak Anda untuk bekerja. Pekerjaan Anda bersifat sukarela.
Silakan tanda tangani di bawah ini untuk menyetujui, dan kembalikan surat ini paling lambat [Batas Waktu Tanggapan].
Sungguh-sungguh,
[Nama Pengirim], [Nama perusahaan]
Tanda Tangan: ______________________ Tanggal: ____________
5. Templat Surat Penawaran Kerja Paruh Waktu
Menyesuaikan templat standar untuk peran yang dibayar per jam atau dengan jadwal kerja yang dikurangi: jam kerja per minggu, ekspektasi jadwal, dan apakah peran tersebut memenuhi syarat untuk mendapatkan tunjangan yang diterima karyawan penuh waktu.
[Nama perusahaan] [Tanggal]
Sayang [Nama Kandidat],
Kami dengan senang hati menawarkan kepada Anda posisi paruh waktu sebagai [Judul pekerjaan] pada [Nama perusahaan], melapor kepada [Nama Manajer].
Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai] Jadwal: [Hari/jam per mingguTarif Per Jam: $[Jumlah] per jam Kelayakan Manfaat: [Tidak memenuhi syarat / memenuhi syarat untuk manfaat tertentu, sebutkan manfaat tersebut.]
Penawaran ini bergantung pada pemeriksaan latar belakang dan verifikasi hak Anda untuk bekerja. Hubungan kerja bersifat sukarela.
Mohon konfirmasikan persetujuan Anda dengan [Batas Waktu Tanggapan].
Sungguh-sungguh,
[Nama Pengirim]
6. Templat Surat Penawaran Kerja Per Jam/Non-Exempt
Secara spesifik, surat penawaran kerja ini menyoroti status non-exempt FLSA, kelayakan lembur, dan tarif upah per jam, bukan angka gaji tahunan, sebuah perbedaan penting yang mudah terlewatkan jika Anda hanya menggunakan kembali templat surat penawaran kerja bergaji tetap untuk keperluan pekerjaan.
[Nama Perusahaan] [Tanggal]
[Nama Kandidat] yang terhormat,
Dengan senang hati kami menawarkan Anda posisi [Judul Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Posisi ini diklasifikasikan sebagai non-exempt berdasarkan Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil, yang berarti Anda berhak atas pembayaran lembur untuk jam kerja di atas 40 jam dalam seminggu.
Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai] Tarif Per Jam: $[Jumlah] per jam Tarif Lembur: $[Jumlah] per jam (1,5x tarif dasar) Jadwal: [Perkiraan jam per minggu]
Penawaran ini bergantung pada pemeriksaan latar belakang dan verifikasi hak Anda untuk bekerja. Hubungan kerja bersifat sukarela.
Mohon konfirmasikan persetujuan Anda paling lambat [Batas Waktu Tanggapan].
Sungguh-sungguh,
[Nama pengirim]
Templat Gratis & Templat Khusus Format
7. Gratis Templat Surat Penawaran (Kata)
Templat surat penawaran kerja gratis dalam format dokumen Word yang dapat Anda buka langsung di Microsoft Word, format dengan kop surat Anda sendiri, dan gunakan kembali untuk setiap perekrutan. Ini adalah format yang paling banyak diminta oleh tim HR yang ingin mengedit secara lokal dan daring. alat perekrutan.
8. Templat Surat Penawaran Kerja (PDF)
Templat surat penawaran kerja dalam format PDF sangat berguna setelah penawaran diselesaikan dan siap dikirim; templat ini mengunci format dan memudahkan kandidat untuk menandatangani secara elektronik atau mencetak dan mengembalikannya.
9. Templat Email Surat Penawaran
Tidak setiap penawaran memerlukan kop surat formal. Templat email surat penawaran ini dirancang untuk langsung dimasukkan ke dalam isi email, dengan pembukaan yang lebih singkat dan lebih komunikatif namun tetap mencakup semua bagian yang diperlukan.
Subjek: Penawaran Anda dari [Nama Perusahaan]
Hai [Nama Kandidat],
Kami dengan senang hati menawarkan Anda posisi [Judul Pekerjaan] di [Nama Perusahaan]! Berikut detailnya:
Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai]
Manajer Pelapor: [Nama Manajer]
Kompensasi: $[Jumlah] per [tahun/jam], dibayar [frekuensi pembayaran]
Lokasi Kerja: [Kantor / Jarak Jauh / Hybrid]
Manfaat: Dijelaskan dalam ringkasan manfaat terlampir.
Penawaran ini bergantung pada pemeriksaan latar belakang dan verifikasi hak Anda untuk bekerja. Pekerjaan di [Nama Perusahaan] bersifat sukarela.
Mohon balas untuk mengkonfirmasi penerimaan Anda sebelum [Batas Waktu Balasan]. Hubungi kami kapan saja jika ada pertanyaan.
Terbaik,
[Nama pengirim]
Templat Surat Penawaran Magang & Posisi Tingkat Awal
10. Templat Surat Penawaran Magang
Menambahkan detail spesifik untuk peran dengan durasi tetap: durasi program, apakah magang dibayar atau tidak dibayar, jam kerja yang diharapkan, dan kontak supervisor atau mentor. Templat surat penawaran magang juga harus menjelaskan dengan jelas bahwa posisi tersebut tidak menjamin pekerjaan penuh waktu di masa depan.
[Nama Perusahaan] [Tanggal]
[Nama Kandidat] yang terhormat,
Dengan senang hati kami menawarkan Anda posisi magang sebagai [Judul Magang] di [Nama Perusahaan], di bawah pengawasan [Nama Supervisor].
Tanggal Program: [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Akhir]
Jadwal: [Jam per minggu]
Kompensasi: [Tidak dibayar / Jumlah $A per jam atau tunjangan]
Atasan: [Nama Atasan], [Jabatan]
Program magang ini tidak menjamin pekerjaan penuh waktu di [Nama Perusahaan] di masa mendatang. Tawaran ini bergantung pada pemeriksaan latar belakang dan verifikasi hak Anda untuk bekerja, jika berlaku.
Mohon konfirmasikan persetujuan Anda paling lambat [Batas Waktu Tanggapan].
Sungguh-sungguh,
[Nama pengirim]
11. Templat Surat Penawaran Magang Berbayar
Variasi yang mirip dengan templat magang di atas, yang dibuat khusus untuk program magang berbayar: templat ini mencakup detail pembayaran per jam atau uang saku yang tidak dibutuhkan oleh templat surat penawaran magang tanpa bayaran.
[Nama Perusahaan] [Tanggal]
[Nama Kandidat] yang terhormat,
Dengan senang hati kami menawarkan Anda posisi magang berbayar sebagai [Judul Magang] di [Nama Perusahaan].
Tanggal Program: [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Akhir]
Jadwal: [Jam per minggu]
Gaji: $[Jumlah] per jam, dibayar [frekuensi pembayaran]
Atasan: [Nama Atasan]
Program magang ini tidak menjamin pekerjaan penuh waktu di masa mendatang. Tawaran ini bergantung pada verifikasi hak Anda untuk bekerja, jika berlaku.
Mohon konfirmasikan persetujuan Anda paling lambat [Batas Waktu Tanggapan].
Sungguh-sungguh,
[Nama pengirim]
Templat Surat Penawaran Properti
12. Templat Surat Penawaran Rumah/Hunian
Ada satu kegunaan berbeda yang perlu diketahui jika Anda mencari "template surat penawaran" untuk pembelian rumah, bukan untuk pekerjaan: template surat penawaran rumah menjabarkan harga yang diusulkan pembeli, persyaratan pembiayaan, dan segala kemungkinan yang ada, yang ditujukan langsung kepada penjual atau agen mereka.
[Nama Pembeli] [Alamat Pembeli] [Tanggal]
Kepada [Nama Penjual],
Nama saya [Nama Pembeli], dan saya ingin mengajukan penawaran untuk rumah Anda di [Alamat Properti]. [Opsional: satu atau dua kalimat tentang apa yang Anda sukai dari rumah tersebut.]
Harga Penawaran: $[Jumlah] Pembiayaan: [Tunai / Hipotek yang telah disetujui sebelumnya, nama pemberi pinjaman] Uang Muka: $[Jumlah] Tanggal Penutupan yang Diusulkan: [Tanggal] Persyaratan: [Inspeksi, pembiayaan, penilaian, atau tidak ada]
Penawaran ini berlaku hingga [Tanggal]. Saya telah melampirkan surat persetujuan awal saya untuk referensi Anda. Terima kasih atas pertimbangan Anda terhadap penawaran saya.
Hormat saya, [Nama Pembeli] [Telepon / Email]
13. Templat Surat Penawaran Pembelian Properti
Mirip dengan surat penawaran rumah di atas, tetapi dirancang untuk transaksi yang lebih formal, biasanya digunakan bersamaan dengan perjanjian pembelian standar dari agen properti, bukan sebagai surat pribadi dan informal kepada penjual.
[Nama Pembeli], atas nama [Agen/Perusahaan Pialang Pembeli, jika ada] [Tanggal]
Perihal: Penawaran Pembelian [Alamat Properti]
Kepada [Nama Penjual] / [Nama Agen Penjual],
Mohon terima surat ini sebagai penawaran resmi untuk membeli properti yang berlokasi di [Alamat Properti], yang diajukan bersamaan dengan perjanjian pembelian terlampir.
Harga Pembelian: $[Jumlah] Uang Muka: $[Jumlah] Persyaratan Pembiayaan: [Ya/Tidak, syarat] Persyaratan Inspeksi: [Ya/Tidak, jangka waktu] Tanggal Penutupan: [Tanggal]
Penawaran ini diajukan melalui [Nama Agen Pembeli], [Nama Perusahaan Pialang], dan tetap berlaku hingga [Tanggal/Waktu]. Silakan sampaikan pertanyaan atau penawaran balasan apa pun kepada kontak yang tertera di atas.
Hormat saya, [Nama Pembeli]
(Jika penawaran properti yang membawa Anda ke sini, kami membahas formatnya secara lebih mendalam di [panduan surat penawaran properti] khusus kami.)
Templat Surat Penawaran Situasi Khusus
14. Templat Surat Penawaran Balik
Digunakan oleh kandidat, atau oleh pemberi kerja yang menanggapi tawaran balasan kandidat, untuk mengusulkan persyaratan yang direvisi sebelum tawaran difinalisasi. Templat surat tawaran balasan biasanya merujuk langsung pada tawaran asli dan hanya menguraikan apa yang berubah, daripada mengulang seluruh isi surat tersebut.
[Tanggal]
Kepada [Nama Penerima],
Terima kasih atas tawaran untuk posisi [Judul Jabatan], tertanggal [Tanggal Penawaran Awal]. Saya sangat antusias dengan kesempatan ini dan ingin mengajukan beberapa penyesuaian berikut sebelum menerimanya:
Gaji Pokok yang Diminta: $[Jumlah] (ditawarkan: $[Jumlah]) [Item tambahan, misalnya, tanggal mulai, bonus penandatanganan, hari kerja jarak jauh]
Perubahan ini mencerminkan [alasan singkat dan faktual, misalnya, harga pasar, tawaran pesaing, biaya relokasi]. Saya tetap sangat tertarik untuk bergabung dengan [Nama Perusahaan] dan dengan senang hati akan membahasnya lebih lanjut.
Hormat saya, [Nama Kandidat]
15. Templat Surat Penolakan/Penolakan Penawaran
Untuk kandidat yang telah menerima tawaran dan perlu menolaknya secara resmi. Templat surat penolakan tawaran yang singkat dan profesional akan menjaga hubungan baik jika ada peluang di masa mendatang, tanpa perlu menjelaskan secara berlebihan alasan di balik keputusan tersebut.
[Tanggal]
Kepada [Nama Manajer Rekrutmen],
Terima kasih atas tawaran posisi [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Setelah mempertimbangkan dengan saksama, saya memutuskan untuk menolak tawaran tersebut.
Saya menghargai waktu yang Anda dan tim investasikan dalam proses wawancara, dan saya berharap kita akan bertemu lagi di masa mendatang.
Salam hormat, [Nama Kandidat]
16. Templat Surat Pembatalan Penawaran
Bagi pemberi kerja yang perlu menarik kembali tawaran setelah diberikan, yang paling sering disebabkan oleh kegagalan pemeriksaan latar belakang atau tidak terpenuhinya salah satu syarat tawaran. Templat surat pembatalan tawaran harus merujuk pada syarat spesifik yang tidak terpenuhi dan menghindari bahasa apa pun yang dapat diartikan sebagai hukuman terhadap kandidat.
[Nama Perusahaan] [Tanggal]
[Nama Kandidat] yang terhormat,
Kami menulis surat ini untuk memberitahukan bahwa [Nama Perusahaan] menarik kembali tawaran pekerjaan untuk posisi [Judul Pekerjaan], yang diberikan pada [Tanggal Penawaran Awal].
Keputusan ini disebabkan oleh [kondisi spesifik yang tidak terpenuhi, misalnya, hasil pemeriksaan latar belakang / kegagalan memberikan bukti kelayakan kerja]. Kami berharap yang terbaik untuk pencarian pekerjaan Anda.
Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai keputusan ini, silakan hubungi [Nama Kontak HR] di [Email/Telepon Kontak HR].
Hormat saya, [Nama Pengirim], [Nama Perusahaan]
17. Templat Surat Penawaran Kerja Jarak Jauh/Hibrida
Mengubah bagian lokasi kerja untuk menjelaskan status kerja sepenuhnya jarak jauh atau jadwal hibrida, termasuk perkiraan hari kerja di kantor dan detail peralatan atau tunjangan yang terkait dengan kerja jarak jauh.
18. Templat Surat Penawaran Kerja Eksekutif/Karyawan
Dirancang untuk perekrutan tingkat senior di mana penawaran seringkali mencakup saham, bonus penandatanganan kontrak, atau riwayat negosiasi yang lebih rinci. Templat surat penawaran eksekutif biasanya memerlukan tinjauan hukum yang lebih cermat daripada perekrutan standar, karena bahasa yang berkaitan dengan saham dan bonus membawa risiko lebih besar jika dirumuskan secara tidak tepat.
[Nama Perusahaan] [Tanggal]
[Nama Kandidat] yang terhormat,
Atas nama [Nama Perusahaan], saya dengan senang hati menawarkan Anda posisi [Jabatan], yang melapor kepada [Nama Manajer/Dewan Direksi].
Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai] Gaji Pokok: $[Jumlah] per tahun, dibayar [frekuensi pembayaran] Bonus Penandatanganan: $[Jumlah], dibayarkan [syarat, misalnya, dalam 30 hari sejak tanggal mulai, wajib dikembalikan jika masa kerja berakhir dalam 12 bulan] Ekuitas: [Jumlah] saham/opsi, tunduk pada ketentuan rencana insentif ekuitas perusahaan dan jadwal vesting [X] tahun dengan masa tunggu satu tahun Manfaat: Sebagaimana diuraikan dalam ringkasan manfaat eksekutif kami
Penawaran ini bergantung pada pemeriksaan latar belakang, verifikasi hak Anda untuk bekerja, dan penandatanganan perjanjian kerahasiaan dan pengalihan penemuan standar perusahaan.
Hubungan kerja di [Nama Perusahaan] bersifat sukarela.
Mohon agar penasihat hukum Anda meninjau tawaran ini dan mengkonfirmasi penerimaan Anda paling lambat [Batas Waktu Tanggapan].
Hormat saya, [Nama Pengirim], [Jabatan]
Cara Menulis Surat Penawaran Kerja Langkah demi Langkah
Jika tidak ada satu pun dari 18 templat di atas yang sesuai, berikut cara membuatnya dari awal:
- Mulailah dengan salam yang dipersonalisasi. Sapa kandidat dengan namanya dan mulailah dengan antusiasme yang tulus dalam memberikan tawaran tersebut. Ini adalah satu-satunya bagian dalam surat di mana nada sama pentingnya dengan isi.
- Nyatakan posisi Anda dengan jelas. Judul pekerjaan, manajer pelapor, departemen, dan tanggal mulai, dengan status penuh waktu/paruh waktu dan dikecualikan/tidak dikecualikan secara rinci.
- Uraikan kompensasi dan tunjangan berdasarkan referensi. Gaji pokok, bonus atau komisi, dan tautan ke ringkasan tunjangan Anda, bukan detail lengkap rencana tersebut.
- Sertakan syarat dan ketentuan penawaran. Pemeriksaan latar belakang, verifikasi kelayakan kerja, dan perjanjian apa pun yang perlu ditandatangani kandidat sebelum mulai bekerja.
- Tambahkan pernyataan "sesuka hati". Klausul tunggal ini memiliki fungsi hukum yang lebih penting daripada paragraf lain mana pun dalam surat tersebut: jangan melewatkannya dan jangan memperhalusnya dengan bahasa yang menyiratkan jaminan masa jabatan.
- Tetapkan batas waktu penerimaan dan akhiri dengan baik. Cantumkan tanggal spesifik, sertakan informasi kontak untuk pertanyaan, dan sediakan kolom tanda tangan untuk kedua belah pihak.
Untuk panduan yang lebih detail, bagian demi bagian, lihat [panduan lengkap kami tentang cara menulis surat penawaran].
Kesalahan Umum dalam Surat Penawaran yang Harus Dihindari
Kesalahan yang sama terus muncul berulang kali, bahkan dalam surat penawaran yang didasarkan pada templat yang sudah bagus:
- Janji jangka panjang tersirat. Frasa seperti "kami berharap dapat menjalani karier yang panjang bersama" dapat melemahkan bahasa "sesuka hati" yang terdapat di bagian lain surat tersebut.
- Bonus yang terdengar seperti jaminan. Menggambarkan bonus sebagai sesuatu yang pasti, alih-alih "memenuhi syarat, tergantung pada ketentuan rencana," mengubah pembayaran diskresioner menjadi sebuah harapan yang mungkin secara hukum akan membuat Anda bertanggung jawab.
- Menyalin rincian lengkap rencana manfaat ke dalam surat tersebut. Hal ini menciptakan kewajiban kontraktual yang terkait secara spesifik dengan penawaran, sehingga menyulitkan perubahan rencana di masa mendatang. Sebaiknya rujuklah dokumen rencana tersebut.
- Mengabaikan syarat dan ketentuan penawaran. Lupa menyebutkan bahwa tawaran tersebut bergantung pada pemeriksaan latar belakang atau verifikasi kelayakan kerja, kemudian mencoba menambahkan persyaratan tersebut setelah kandidat sudah menerimanya.
- Tidak ada batas waktu penerimaan. Penawaran kontrak tanpa batas waktu dapat membuat Anda tetap menghormati ketentuan yang sudah usang berbulan-bulan kemudian jika kondisi pasar atau rentang gaji internal berubah.
- Mengirim PDF tanpa alur tanda tangan. Hal ini membuat penerimaan menjadi ambigu dan menciptakan bolak-balik yang tidak perlu tentang cara mengembalikan salinan yang telah ditandatangani.
Templat yang telah ditinjau dan dapat digunakan kembali, diperiksa sekali oleh bagian hukum atau penasihat eksternal, dan kemudian digunakan secara konsisten, dapat mencegah hampir semua masalah ini.
Referensi Cepat: Tujuan Bagian demi Bagian
| Bagian | Tujuan | Jebakan Umum |
| Posisi & jabatan | Mengkonfirmasi peran, manajer, dan tanggal mulai kerja. | Judul yang tidak jelas atau baris pelaporan yang hilang |
| Kompensasi | Dokumen gaji pokok, bonus, komisi | Susunan kalimat yang menyiratkan bonus yang dijamin |
| Manfaat | Poin-poin dalam dokumen rencana | Menyalin seluruh ketentuan manfaat ke dalam surat. |
| Lokasi kerja | Menentukan status kerja di kantor, jarak jauh, atau hibrida. | Tidak ada penyebutan tentang harapan jarak jauh. |
| Syarat dan ketentuan penawaran | Pemeriksaan latar belakang, kelayakan kerja, perjanjian yang ditandatangani | Awalnya hilang sama sekali, kemudian ditambahkan setelah diterima. |
| Bahasa yang dapat digunakan sesuka hati | Mempertahankan status pekerjaan atas dasar kesepakatan bersama | Hilang, atau terbantahkan oleh kata-kata lain |
| Batas waktu penerimaan | Membatasi berapa lama penawaran tetap berlaku | Tidak ada tenggat waktu yang ditetapkan sama sekali. |
| Tanda tangan | Mengkonfirmasi penerimaan formal | Persetujuan lisan saja tanpa salinan yang ditandatangani. |
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) tentang Surat Penawaran Kerja
Apakah surat penawaran kerja mengikat secara hukum?
Setelah ditandatangani, surat penawaran dapat menciptakan kewajiban yang mengikat seputar ketentuan yang tercantum di dalamnya, meskipun bukan merupakan kontrak kerja penuh. Itulah mengapa pernyataan "sesuka hati" dan syarat-syarat penawaran penting: hal tersebut mendefinisikan batasan dari apa yang sebenarnya dijanjikan.
Apa perbedaan antara surat penawaran kerja dan kontrak kerja?
Surat penawaran kerja memberikan dan mengkonfirmasi tawaran pekerjaan; kontrak kerja menjabarkan syarat, durasi, dan kewajiban yang berkelanjutan dari hubungan kerja. Di AS, banyak perusahaan hanya menggunakan surat penawaran kerja. Di negara-negara dengan persyaratan kontrak kerja berdasarkan undang-undang, surat penawaran kerja biasanya merupakan pendahulu dari perjanjian tertulis yang lebih lengkap.
Apakah perusahaan dapat membatalkan tawaran pekerjaan?
Ya, terutama jika syarat yang tercantum dalam penawaran, seperti pemeriksaan latar belakang atau verifikasi kelayakan kerja, tidak terpenuhi. Templat surat pembatalan penawaran harus merujuk langsung pada syarat yang tidak terpenuhi tersebut.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan kandidat untuk menanggapi tawaran tersebut?
Sebagian besar perusahaan memberi kandidat waktu lima hingga sepuluh hari kerja. Menetapkan tenggat waktu yang jelas dalam surat penawaran mencegah penawaran tersebut terbuka tanpa batas waktu, sekaligus memberi kandidat waktu yang wajar untuk memutuskan.
Apakah surat penawaran kerja perlu ditandatangani?
Ya, surat penawaran yang ditandatangani bersama adalah bukti paling jelas bahwa kedua belah pihak menyetujui persyaratan yang sama. Mengirim PDF tanpa opsi tanda tangan elektronik seringkali menimbulkan ambiguitas tentang apakah penawaran tersebut benar-benar diterima.
Pilih Templat Surat Penawaran yang Tepat
Templat surat penawaran kerja yang kuat lebih dari sekadar mengisi bagian yang kosong. Templat ini melindungi perusahaan Anda, menetapkan ekspektasi yang jelas bagi kandidat, dan mempercepat proses perekrutan tanpa penundaan yang tidak perlu. Baik Anda membutuhkan templat surat penawaran kerja yang sederhana untuk perekrutan penuh waktu atau sesuatu yang dirancang untuk situasi yang lebih spesifik, 18 format di atas mencakup berbagai penawaran yang paling sering dikirim oleh tim dalam setahun.
Pilih templat yang sesuai dengan calon karyawan Anda berikutnya, sesuaikan detailnya agar sesuai dengan perusahaan Anda, dan konsultasikan dengan bagian hukum atau penasihat eksternal sebelum menjadi standar Anda. Setelah Anda memiliki versi yang berfungsi, terus gunakan. Templat surat penawaran yang telah diuji dan ditinjau akan menghemat waktu pada setiap perekrutan di masa mendatang dan menjaga setiap penawaran yang Anda kirim tetap konsisten, profesional, dan sesuai dengan peraturan.
Jika Anda merasa panduan ini bermanfaat, berlangganan blog kami Dapatkan lebih banyak template SDM dan panduan perekrutan yang dikirim langsung ke kotak masuk Anda. Bergabunglah dengan kami. Komunitas Facebook untuk terhubung dengan para profesional SDM lainnya, bagikan templat surat penawaran Anda sendiri dan dapatkan umpan balik dari rekan-rekan yang mengelola proses perekrutan setiap hari.
