L'ère de la pandémie a entraîné des changements permanents dans les structures de travail à travers le monde, comme le travail à distance, ce qui a entraîné la nécessité de gérer efficacement équipes dans différents fuseaux horaires. Cependant, étant donné que les effectifs de votre organisation sont répartis sur plusieurs sites avec, très probablement, des horaires de travail asynchrones, il est difficile de tout gérer de manière transparente comme vous le faisiez lorsque vous travailliez avec une équipe interne.
Êtes-vous confronté à la gestion d’équipes dans différents fuseaux horaires ? Ensuite, nous avons ce qu'il vous faut. Ce blog vous apporte 10+ conseils testés et éprouvés pour travailler avec des équipes dans différents fuseaux horaires. Vérifions-les et élaborons mieux la stratégie de gestion d'équipe.
Principaux défis auxquels les équipes sont confrontées lorsqu'elles travaillent dans différents fuseaux horaires
Naviguer dans les fuseaux horaires peut être difficile pour les équipes distantes. Cependant, les équipes peuvent surmonter les défis rencontrés et collaborer avec succès s'ils reconnaissent et gèrent activement les complexités du travail sur plusieurs fuseaux horaires.
Mais d’abord, il est important de savoir à quels types de défis les équipes peuvent être confrontées lors de la préparation de méthodes de prévention. Certains défis majeurs comprennent :
⛔ Les horaires sont difficiles à coordonner
La coordination des réunions, des délais et des jalons du projet peut s'avérer difficile lorsque les membres de l'équipe sont répartis sur différents fuseaux horaires. Trouver des moments mutuellement convenables pour que tout le monde puisse se rencontrer peut être difficile, ce qui conduit à conflits d'horaire et retards.
⛔ Différences culturelles entre les équipes
Les variations de fuseau horaire coïncident souvent avec des différences culturelles, notamment les horaires de travail, les jours fériés et les styles de communication. Des malentendus peuvent survenir en raison de normes culturelles différentes, ce qui a un impact sur la dynamique d'équipe et la productivité. Maintenir un sentiment de cohésion d’équipe et favoriser une forte culture d’équipe peut s’avérer plus difficile lorsque les membres de l’équipe sont géographiquement dispersés. Instaurer la confiance, la camaraderie et un objectif commun peut nécessiter des efforts supplémentaires de la part des chefs d’équipe.
⛔ Perturbations dans l’équilibre travail-vie personnelle
Les membres de l'équipe travaillant dans différents fuseaux horaires peuvent avoir du mal à maintenir un équilibre sain entre travail et vie privée. Le travail posté, les réunions nocturnes et les horaires irréguliers lorsque l'on essaie de se synchroniser avec des membres de l'équipe d'autres régions du monde peuvent éventuellement conduire à l'épuisement professionnel et à une baisse du moral des membres de l'équipe.
⛔ Défis techniques pour différents fuseaux horaires
Problèmes technologiques, comme des connexions Internet peu fiables ou des logiciels incompatibles, peuvent rendre le travail sur différents fuseaux horaires encore plus difficile, entravant encore plus le flux de travail. Les difficultés techniques peuvent perturber la communication et entraver les efforts de collaboration en équipe.
⛔ Dépendance à la communication asynchrone
Dans le cadre d'une équipe mondiale, méthodes de communication asynchrones tels que la messagerie électronique, les applications de messagerie et les outils de gestion de projet deviennent essentiels. Cependant, en s'appuyant uniquement sur une communication asynchrone peut entraîner des retards dans la prise de décision et un manque de collaboration en temps réel.
Relever tous les défis nécessite une communication proactive, une utilisation efficace de la technologie, une flexibilité dans la planification des réunions et une volonté de s'adapter aux différentes normes culturelles et styles de travail. Et nous avons justement les conseils pour vous aider à mettre en œuvre toutes ces solutions et bien plus encore dans le flux de travail et la culture de votre organisation pour une gestion d'équipe efficace.
10+ conseils pour travailler avec des équipes dans différents fuseaux horaires
Il est temps d'explorer les conseils d'experts pour votre équipe qui travaille dans différents fuseaux horaires, que l'ensemble de l'organisation travaille à distance ou seulement certains membres. Nous avons inclus 13 conseils testés et éprouvés, simples à suivre et à mettre en œuvre et qui ne manqueront pas de vous aider. aider à améliorer la collaboration en équipe.
1. Établir des canaux de communication clairs
Lorsque votre équipe travaille dans des fuseaux horaires différents, il est courant d'avoir des horaires de travail différents pour différentes parties de l'équipe. Pour cela, il vous faudra canaux de communication établis avec des stratégies efficaces.
Vous pouvez utiliser divers outils de communication, tels que e-mail, applications de messagerie, vidéoconférence, et des plateformes de gestion de projet, pour faciliter une communication simple et efficace. Ces canaux de communication doivent inclure un mélange de méthodes de collaboration synchrones et asynchrones, en fonction des besoins de votre équipe. Discutez avec votre équipe et choisissez ceux qui conviennent le mieux à votre organisation.
2. Embauchez les bons talents pour votre équipe
Lorsque votre équipe travaille à distance, vous aurez besoin de personnes responsables, compréhensives et respectueuses des autres. Ce n’est qu’alors que vous pourrez éviter l’échec dans la collaboration en équipe. Dans cette situation, vous devez faire preuve d'une extrême prudence lors de l'embauche membres de l’équipe à distance.
Assurez-vous d’embaucher des membres de l’équipe passionnés et compétents dans leur domaine de travail désigné. Par établir un processus d'intégration standard en éduquant les nouveaux employés, vous constituerez une main-d’œuvre solide qui commencera à travailler dès leur arrivée. De plus, les bons talents seront plus faciles à former aux méthodes de communication de votre équipe.
Par exemple, si vous utilisez easy.jobs – la solution ultime de gestion du recrutement, vous bénéficierez alors d’un ensemble d’options pour mettre en place un processus d’intégration standard. Et vous pouvez gérer le processus de recrutement entièrement à distance grâce à son aide.
3. Documentez tout au travail
Assurez-vous que les informations importantes les discussions, les décisions et les mesures à prendre sont documentées et accessible à tous les membres de l'équipe, quel que soit leur fuseau horaire et leur disponibilité immédiate. Cela permet de garder tout le monde informé et aligné. Ainsi, pour chaque réunion, votre organisation devrait commencer à s’entraîner à rédiger des notes de réunion, afin que chacun puisse avoir une idée des discussions qui ont eu lieu lors de la réunion.
Ce serait également formidable si vous pouviez organiser la réunion sous forme écrite. Pour que les équipes en différents fuseaux horaires peuvent assister à la réunion facilement, quel que soit le décalage horaire, ou venez plus tard sur le canal de réunion et lisez les données et informations écrites. Cela aidera les membres de l’équipe à rester informés de ce qui se passe.
Par exemple, WordPress – la plateforme CMS open source – anime toutes ses réunions sous forme écrite sur le support de communication Slack de leur équipe désigné (formule P1). Toutes les discussions se font sous forme écrite. Avant chaque réunion, ils publient l'ordre du jour de la réunion et, une fois la réunion terminée, ils publient les notes de réunion. Toutes les personnes disponibles au moment de la réunion communiquent avec des messages et des réponses à des fils de discussion spécifiques, ce qui rend la communication facile à suivre.
4. Définir les heures de travail de base
Supposons que la majorité de vos employés vivent dans les fuseaux horaires américain ou indien. La différence de temps peut donc être aussi grande que le jour et la nuit. Cependant, si vous regardez attentivement, vous remarquerez qu’il y a certaines périodes pendant lesquelles des personnes de différents fuseaux horaires sont actives simultanément. Vous devez marquer ces intervalles de temps qui se chevauchent.
Ensuite, vous devrez établir les horaires de travail de base lorsque tous les membres de l’équipe doivent être disponibles pour communiquer et collaborer en temps réel. Cela permet de minimiser les retards de communication et garantit que les membres de l'équipe peuvent se synchroniser régulièrement.
5. Soyez flexible avec les horaires de réunion
Que votre organisation fonctionne en interne ou à distance, vous ne pouvez pas éviter les réunions ! Ils sont essentiels. Cependant, travailler dans des fuseaux horaires différents rend difficile la disponibilité de tout le monde en même temps.
Le meilleur conseil pour cela est de alterner les heures de réunion pour s'adapter à différents fuseaux horaires, permettant à tous les membres de l'équipe de participer à des moments opportuns. Vous pouvez envisager d'utiliser des outils comme Copain de l'heure mondiale pour trouver des heures de réunion appropriées sur plusieurs fuseaux horaires, puis informer toute votre équipe en conséquence.
6. Fixez des délais et des attentes clairs
Comme votre équipe travaille dans des fuseaux horaires différents, il est presque impossible de suivre les mises à jour du travail en personne. Pour cela, votre équipe doit s'entraîner à communiquer les délais, les livrables et les attentes avec des données exactes. Cela permettra de garantir que chacun comprend clairement ses responsabilités et puisse planifier son travail en conséquence, en tenant compte des différences de fuseau horaire.
7. Pratiquez une gestion efficace du temps
Vous devez encourager les membres de votre équipe à prioriser les tâches, à gérer leur temps efficacement et à éviter les retards inutiles. Vous trouverez également des outils disponibles en ligne pour des pratiques efficaces de gestion du temps. Des outils comme logiciel de suivi du temps peut aider à suivre les progrès et à identifier les goulots d’étranglement potentiels.
8. Utilisez judicieusement la communication asynchrone
Tu devrais embrasser méthodes de communication asynchrones pour le travail à distance. Les canaux de communication asynchrones les plus populaires sont le courrier électronique, les documents partagés et les outils de gestion de projet, tels que Trello ou ClickUp, pour les questions non urgentes. Cela permet aux membres de l’équipe de collaborer efficacement sans avoir besoin d’interaction en temps réel. Votre équipe devrait commencer à les utiliser en fonction des besoins. Mais vous devez également sélectionner un canal de communication principal pour votre équipe.
9. Fournir une base de connaissances et une formation internes
Une base de connaissances interne est le moyen le plus efficace de fournir à tous les membres de l’équipe les informations dont ils ont besoin, comme la connaissance des produits, des procédures, etc. Et cela peut faire des merveilles lorsqu’il s’agit de former de nouveaux membres de vos flux de travail.
Votre organisation devrait investir dans une base de connaissances interne. Il s'agit de l'un des outils les plus populaires pour améliorer les performances des employés et augmenter la productivité grâce au partage des connaissances. Créer une documentation interne pour votre entreprise ne prend désormais que quelques minutes grâce à la technologie moderne.
Vous devez également proposer une formation et un soutien pour aider les membres de l’équipe à s’adapter au travail dans différents fuseaux horaires. Fournir des conseils sur la gestion du temps, les meilleures pratiques de communication et l’utilisation efficace des outils de collaboration.
10. Respecter les différences culturelles
De toute évidence, les personnes de fuseaux horaires ou de lieux différents appartiennent à des cultures et à des éthiques différentes. Votre équipe doit donc être conscient des différences culturelles dans les styles de travail, les vacances et les préférences de communication. Nous devons tous respecter les normes culturelles de chaque membre de l'équipe et trouver des moyens de les intégrer dans le flux de travail de l'équipe. Encouragez les membres de l'équipe à être attentifs aux besoins des autres membres tout en leur suggérant des moyens de s'adapter pour trouver un terrain d'entente qui convient à tout le monde.
11. Établir la confiance et la camaraderie
Vous devrez favoriser une culture d'équipe positive en encourageant une communication ouverte, le respect mutuel et la confiance entre les membres de l'équipe. Cela gardera tout le monde énergique et concentré. Habituellement, les emplois à distance ont tendance à accroître la monotonie et la dépression chez les employés. Selon des statistiques récentes, 42% des travailleurs à distance affirment qu’ils se sentent souvent épuisés.
Pour surmonter ce problème, vous pouvez organiser des activités virtuelles de consolidation d’équipe, célébrer les réussites et reconnaître les contributions individuelles. Cela renforcera les liens d’équipe et renforcera la confiance.
12. Inspirez pour rester organisé
Comme toute l'équipe travaille dans des fuseaux horaires différents, il est crucial pour que chacun reste organisé. Vous devez demander aux employés de suivre les différences de fuseau horaire, les horaires des membres de l'équipe et les délais importants à l'aide de calendriers et d'outils de planification partagés. Cela permet d’éviter les conflits d’horaire et garantit que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
13. Maintenir des enregistrements réguliers
Lorsque l'on travaille à distance, il est difficile de deviner qui travaille ou qui prend du temps. C'est pourquoi tu devrais introduire des enregistrements réguliers pour marquer l’heure de début et l’heure de fin du travail – tout en incluant également tout temps alloué aux pauses. Vous pouvez planifier des enregistrements réguliers ou des mises à jour de statut pour tenir tout le monde informé des progrès, des défis et des tâches à venir. Ces réunions peuvent être menées par vidéoconférence ou mises à jour asynchrones, selon les préférences de l'équipe.
💡 Bonus : meilleurs outils de collaboration d'équipe pour le travail à distance
Les conseils mentionnés ci-dessus sont les meilleurs à suivre pour travailler avec des équipes dans différents fuseaux horaires. Pour exécuter correctement ces conseils, vous aurez besoin d’outils de collaboration en équipe. Pour vous aider, nous mentionnons ici les meilleurs outils de collaboration d'équipe à distance.
⚡ Slack pour la communication
Mou vous permet de communiquer de manière sécurisée et fiable avec votre équipe distante, vos partenaires externes et vos clients. Son système de messagerie directe est idéal pour suivre des projets ou effectuer des tâches urgentes, avec des fonctionnalités utiles qui facilitent la planification des messages et la conduite de vidéoconférences. Slack vous permet de créer différents canaux pour différents sujets ou tâches, facilitant ainsi la recherche de conversations pertinentes.
Cependant, lorsqu'il se passe trop de choses, plusieurs fils de discussion peuvent devenir confus, détournant votre attention d'un travail important. Connectez Slack à d’autres outils de collaboration ou logiciels de gestion de tâches pour maximiser son potentiel. Cela garantira que tout le monde est au courant de la mise à jour la plus récente de l’équipe !
⚡ Trello pour la gestion de projet
Trello est un outil de gestion de projet qui peut remplacer votre tableau blanc de bureau et ces encombrantes feuilles de calcul Excel. Trello transforme la méthode Kanban japonaise en un ensemble de cartes d'invite numériques. Chaque carte pourrait représenter un seul projet. Il peut être rempli de sous-projets ou de livrables associés, de listes de contrôle et de communications continues. Vous pouvez également envoyer des devoirs et configurer des tâches et des rappels automatisés. Trello s'intègre à d'autres outils collaboratifs tels que Slack et Google Drive, vous saurez ainsi toujours sur quoi travailler ensuite et où se trouvent vos collègues dans chaque projet.
⚡ Modèle pour la collaboration en matière de conception
modèlement est surtout connu comme le centre de modèles WordPress permettant de créer des sites Web en moins d'une minute, mais il possède également des fonctionnalités uniques qui facilitent la collaboration en matière de conception. Par exemple, vous pouvez enregistrer tous les modèles sur Templately et les stocker dans votre cloud personnel, MonCloud.
Tu auras espace de travail d'équipe où vous pouvez ajouter des membres de l'équipe, stocker des travaux enregistrés dans un emplacement stocké, commencer à travailler là où d'autres se sont arrêtés, etc. Pour effectuer des tâches de collaboration de conception à distance, vous devez absolument utiliser Templately.
⚡ Zoom pour les réunions virtuelles
Zoom est un outil de collaboration à distance dédié qui permet aux individus et aux équipes de se connecter et de communiquer entre eux depuis n'importe où dans le monde. Il fournit plusieurs outils de collaboration, notamment la vidéoconférence, le partage de fichiers, la messagerie et l'utilisation de tableaux blancs.
L'outil comprend plusieurs fonctionnalités avancées, notamment les salles de sous-commission et le partage d'écran, qui aident les utilisateurs à collaborer plus efficacement sur des projets. La plateforme conviviale de Zoom en fait un outil populaire permettant aux équipes de toutes tailles de se connecter en personne !
Rendre la collaboration des équipes à distance fluide tout en travaillant dans différents fuseaux horaires
Il existe de nombreux autres facteurs à prendre en compte lors de la gestion d’une équipe dans plusieurs fuseaux horaires. Cependant, tout se résume à tirer parti des relations virtuelles au sein de l’équipe et à investir dans des réunions en face à face pour améliorer la cohésion. Vous devez également être équitable envers tous les membres de l’équipe en équilibrant leurs horaires et en limitant leurs déplacements dans des zones spécifiques. Vous n'êtes pas obligé de rester éveillé toute la nuit à gérer votre équipe virtuelle ; tout ce dont tu as besoin c'est d'un bon plan cela rendra tout le monde heureux et productif, y compris vous-même. Avez-vous apprécié ce blog ? Alors n'oubliez pas de partager avec les autres. De plus, pour obtenir ce genre de conseils utiles en matière de gestion d'équipe, abonnez-vous à notre blog maintenant.
