Apa Itu Komunikasi Asinkron & Bagaimana Cara Menggunakannya?

Hari-hari dimana semua orang berkumpul di ruang konferensi pada jam 11 tepat pagi hari semakin cepat memudar. Tim saat ini merupakan perpaduan antara pekerja jarak jauh, pekerja awal, dan pekerja malam – semuanya berkolaborasi dari jadwal dan zona waktu yang berbeda. Di sinilah komunikasi asinkron hadir, solusi tepat Anda untuk membuat kolaborasi berhasil dalam jarak dan perbedaan waktu apa pun.

Komunikasi Asinkron

Bayangkan komunikasi asinkron sebagai percakapan yang mengalir bolak-balik sesuai kecepatan setiap orang. Ini memungkinkan anggota tim untuk bekerja secara fleksibel, lintas zona waktu yang berbeda dan jadwal, tanpa memerlukan respons segera. Jadi, tidak perlu lagi menunggu seseorang untuk online! Anda meninggalkan pesan, mereka merespons ketika mereka bisa, dan proyek terus berjalan.

💡 Pengertian Komunikasi Asinkron

Untuk sepenuhnya memahami komunikasi asinkron, penting untuk memahami prinsip-prinsip intinya. Berbeda dengan komunikasi tradisional, komunikasi jenis ini tidak mengharuskan semua peserta hadir secara bersamaan. Sebaliknya, pesan, tugas, dan pembaruan dipertukarkan pada waktu yang berbeda berdasarkan ketersediaan individu.

Metode ini menawarkan fleksibilitas, memungkinkan pekerjaan lebih fokus, dan mengakomodasi beragam gaya kerja dan zona waktu. Dengan memahami esensi komunikasi ini, Anda dapat memanfaatkan manfaatnya merampingkan alur kerja, meningkatkan produktivitas, dan membina kolaborasi yang efektif dalam tim Anda.

🆚 Sinkron vs. Asinkron: Menemukan Irama yang Tepat

Penggunaan sarana komunikasi yang tepat dapat memberikan dampak yang signifikan meningkatkan produktivitas tim Anda. Pendekatan ini memungkinkan waktu kerja terfokus dengan lebih sedikit interupsi, sehingga menghasilkan peningkatan keseimbangan kehidupan kerja. Hal ini juga mendorong inklusivitas dengan mengakomodasi gaya kerja dan zona waktu yang berbeda, sehingga menciptakan lingkungan tim yang lebih beragam dan terhubung secara global.

Komunikasi yang sinkron terjadi secara real-time, seperti panggilan telepon atau obrolan video. Komunikasi asinkron, di sisi lain, memungkinkan orang untuk bertukar informasi sesuai jadwal mereka sendiri. Email, teks, dan alat manajemen proyek seperti Trello adalah contoh yang tidak sinkron.

Komunikasi Asinkron

Meskipun komunikasi sinkron sangat bagus untuk bertukar pikiran atau mengajukan pertanyaan singkat, komunikasi asinkron menawarkan keuntungan unik, termasuk yang di bawah ini:

🌟 Fokus Kerja Mendalam

Komunikasi asinkron memungkinkan Anda fokus pada tugas-tugas yang menuntut itu yang memerlukan fokus laser, tanpa aliran notifikasi yang konstan. Bayangkan menyiapkan laporan yang bagus tanpa seseorang menyela Anda dengan pertanyaan singkat, yang bisa saja berupa email.

🌟 Alur Global

Zona waktu dulunya merupakan penghalang, namun komunikasi asinkron menyamakan kedudukan. Anggota tim di Zurich dapat berkontribusi semudah anggota tim di Michigan. Hal ini mendorong lebih banyak lagi inklusif dan beragam lingkungan kerja di mana suara semua orang didengar.

🌟 Meningkatkan Kekuatan Otak

Komunikasi asinkron memberi setiap orang waktu untuk mengumpulkan pikiran dan menyusun tanggapan yang dipertimbangkan dengan baik. Tidak perlu lagi mengutarakan hal pertama yang terlintas dalam pikiran saat rapat! Hal ini dapat menghasilkan ide-ide yang lebih kreatif dan keputusan yang matang.

Namun komunikasi seperti ini juga mempunyai kelemahan:

🔴 Waktu Respons Lebih Lambat: Mendapatkan respons bisa memakan waktu lebih lama, sehingga mungkin menunda kemajuan.

🔴 Kesalahpahaman: Tanpa isyarat real-time seperti bahasa tubuh, kesalahpahaman bisa muncul.

🔴 Kurangnya Koneksi: Sifat komunikasi sinkron yang bolak-balik dapat membangun hubungan yang lebih kuat.

📌 Kesimpulannya

Strategi komunikasi terbaik sering kali memadukan metode sinkron dan asinkron. Anda dapat menggunakan komunikasi sinkron untuk hal-hal yang mendesak atau brainstorming, dan komunikasi asinkron untuk diskusi mendalam atau ketika fleksibilitas adalah kuncinya. Dengan memahami kekuatan dan kelemahan setiap pendekatan, Anda dapat memilih alat yang tepat untuk pekerjaan tersebut dan memastikan pesan Anda didengar dengan jelas dan jelas.

📝 Strategi Penerapan Komunikasi Asyn yang Efektif

Komunikasi Asinkron

Untuk berhasil menerapkan komunikasi, sangat penting untuk menetapkan pedoman dan praktik terbaik yang jelas. Dengan menerapkan strategi dan praktik terbaik, tim Anda dapat secara efektif memanfaatkan kekuatan komunikasi ini untuk meningkatkan kolaborasi dan produktivitas. Berikut beberapa strateginya:

📌 Tentukan Saluran Tertentu: Gunakan saluran komunikasi yang berbeda untuk berbagai jenis pesan guna memperlancar arus informasi dan menghindari kebingungan. Misalnya, saat menggunakan alat komunikasi bisnis seperti Slack, Anda dapat membuat dan mengelola saluran terpisah untuk setiap produk dan proyek.

📌 Tetapkan Waktu Respons yang Realistis: Tetapkan ekspektasi untuk waktu respons terhadap memastikan umpan balik tepat waktu tanpa stres yang tidak perlu. Manajer proyek dapat menetapkan tenggat waktu yang realistis ketika anggota tim dapat berbagi informasi terbaru tentang tugas mereka yang sedang berjalan. Anda juga dapat mendorong komunikasi terbuka dan umpan balik untuk meningkatkan kepercayaan dan akuntabilitas.

📌 Gunakan Alat Manajemen Proyek: Alat seperti Trello, Asana, atau Klik Atas dapat membantu melacak kemajuan dan pembaruan secara efisien. Mereka menawarkan papan terpisah untuk proyek berbeda dan memberikan opsi untuk bergabung dan berkolaborasi guna mencapai tujuan produk yang berbeda.

📌 Memanfaatkan Dokumen Bersama: Gunakan alat kolaboratif seperti Google Drive atau Dropbox untuk memastikan setiap orang memiliki akses ke file versi terbaru. Dengan alat seperti ini, Anda dapat memastikan semua orang berbagi file mereka di ruang kerja yang sama. Dengan cara ini, orang lain dapat memanfaatkan file dan menjaga proyek tetap berjalan ketika satu orang tidak dapat hadir karena alasan tertentu.

📌 Check-in Reguler: Jadwal pertemuan berkala untuk meninjau kemajuan, mengatasi hambatan apa pun, dan menyelaraskan kembali tujuan jika diperlukan. Dalam kasus tersebut, tim dapat menggunakan pendekatan komunikasi sinkron seperti panggilan telepon, pertemuan fisik, atau konferensi video.

⚒️ Alat untuk Menguasai Komunikasi Async

Alat yang tepat sangat penting untuk komunikasi yang efisien. Dengan penerapan ini, Anda bisa kelola tim jarak jauh Anda untuk alur kerja yang ditingkatkan. Bereksperimenlah dengan alat-alat ini untuk menemukan alat yang paling sesuai dengan kebutuhan tim Anda dan tingkatkan pengalaman kolaborasi Anda. Berikut beberapa rekomendasinya:

👉 Platform Perpesanan: Alat komunikasi bisnis seperti Kendur atau Tim Microsoft bagus untuk pembaruan cepat dan diskusi informal. Alat-alat ini menawarkan metode kolaborasi sempurna untuk menjaga tugas Anda tetap berjalan dan terkini ketika anggota tim Anda tidak disinkronkan dan tersedia pada saat yang bersamaan.

👉 Alat Manajemen Proyek: Anda dapat menggunakan Trello, Asana, atau alat manajemen proyek lainnya untuk melacak tugas dan tenggat waktu. Mereka menawarkan papan untuk membuat dan mengelola tugas, sehingga semua orang dapat disinkronkan bahkan ketika mereka tidak berada di sini dan terhubung secara real-time.

👉 Berbagi Dokumen: Menggunakan google Drive atau Dropbox untuk berbagi dan mengedit dokumen dengan lancar. Dengan alat ini, semua orang dapat berbagi file mereka di ruang kerja terpadu. Hal ini memungkinkan orang lain untuk mengakses dan menggunakan file, memastikan proyek terus berjalan dengan lancar meskipun satu orang tidak ada.

👉 Alat Penjadwalan: Manfaatkan Calendly atau Doodle untuk mengatur pertemuan di zona waktu berbeda. Mereka mengelola perbedaan zona waktu dengan mendeteksi waktu lokal peserta, menyesuaikan ketersediaan, dan mengintegrasikan dengan kalender untuk memfasilitasi penjadwalan yang lancar di seluruh wilayah.

🔎 Mengatasi Tantangan dalam Komunikasi Asinkron

Terlepas dari manfaatnya, pendekatan async dapat menghadirkan tantangan seperti salah tafsir pesan, respons tertunda, dan menjaga kohesi tim. Dengan tetap proaktif mengatasi tantangan-tantangan ini, tim Anda dapat menciptakan lingkungan kolaboratif yang lancar dan efisien. Untuk mengatasi kendala tersebut, pertimbangkan strategi berikut:

Protokol Komunikasi yang Jelas: Tetapkan pedoman tentang bagaimana dan kapan berkomunikasi.

Umpan Balik yang Cepat: Memberikan umpan balik secara tepat waktu agar proyek tetap berjalan.

Alat Manajemen Proyek: Gunakan alat untuk melacak kemajuan dan memastikan semua orang selaras.

Komunikasi Proaktif: Dorong anggota tim untuk mengomunikasikan pembaruan dan pertanyaan secara teratur untuk meminimalkan kesalahpahaman.

🌟 Betapa easy.jobs Membantu Memanfaatkan Komunikasi Asinkron

pekerjaan mudah, meskipun merupakan platform rekrutmen, tidak secara langsung menerapkan komunikasi asinkron di seluruh tempat kerja. Namun, hal itu bisa terjadi berkontribusi secara tidak langsung ke alur kerja yang lebih asinkron dalam beberapa cara selama proses perekrutan:

📌 Pengurangan Email Ping-Pong: Dengan mengelola pelamar dan komunikasi dalam platform, easy.jobs mengurangi kebutuhan bolak-balik email antara perekrut dan kandidat. Hal ini memungkinkan keduanya meninjau informasi dan merespons sesuai keinginan mereka.

📌 Penjadwalan Wawancara Asinkron: Beberapa fitur easy.jobs termasuk alat penjadwalan yang memungkinkan kandidat untuk memilih slot wawancara pilihan mereka dari kalender yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan pertukaran email yang panjang untuk mengoordinasikan waktu wawancara.

📌 Umpan Balik & Komunikasi Kandidat: easy.jobs menawarkan fungsionalitas seperti mengirimkan umpan balik wawancara atau pembaruan status kepada kandidat. Komunikasi ini membuat semua pihak mendapat informasi tanpa memerlukan interaksi real-time.

🧑‍💻 Komunikasi Asinkron untuk Kolaborasi yang Sukses

Menguasai komunikasi asinkron adalah kunci kolaborasi yang efisien dalam tim. Dengan mengenali dan mengatasi tantangan serta menerapkan strategi yang direkomendasikan, tim dapat mengatasi hambatan dan meningkatkan produktivitas. Protokol komunikasi yang efektif, umpan balik yang tepat waktu, dan penggunaan alat manajemen proyek sangat penting untuk kelancaran koordinasi.

Gunakan komunikasi asinkron sebagai alat berharga untuk meningkatkan kolaborasi dan mencapai tujuan tim Anda. Jika Anda merasa blog ini bermanfaat, bagikan pendapat Anda dengan kami komunitas Facebook. Kamu bisa berlangganan blog kami untuk tutorial, panduan, pengetahuan, tips, dan pembaruan perekrutan terbaru yang berharga.

Gambar Abdullah Mamun

Abdullah Makmun

Abdullah Mamun adalah seorang Pemasar Konten, yang sangat menyukai membaca dan menulis. Di luar pekerjaan, dia suka menonton film, mengambil foto, dan mendengarkan lagu-lagu Rock/Metal.

Bagikan Kisah Ini