La era de la pandemia ha provocado algunos cambios permanentes en las estructuras de trabajo en todo el mundo, como el trabajo remoto, lo que ha resultado en la necesidad de gestionar eficazmente equipos en diferentes zonas horarias. Sin embargo, debido a que la fuerza laboral de su organización está distribuida en múltiples ubicaciones con, muy probablemente, horarios de trabajo asincrónicos, es difícil administrar todo sin problemas como lo hacía cuando trabajaba con un equipo interno.
¿Estás enredado en la gestión de equipos en diferentes zonas horarias? Entonces, lo tenemos cubierto. Este blog te trae Más de 10 consejos probados y probados para trabajar con equipos en diferentes zonas horarias. Revisémoslos y diseñemos mejores estrategias para la gestión del equipo.
Principales desafíos que enfrentan los equipos cuando trabajan en diferentes zonas horarias
Navegar por zonas horarias puede resultar difícil para los equipos remotos. Sin embargo, Los equipos pueden superar los desafíos que enfrentan. y colaborar con éxito si reconocen y gestionan activamente las complejidades de trabajar en diferentes zonas horarias.
Pero primero, es importante saber qué tipos de desafíos podrían enfrentar los equipos al preparar métodos de prevención. Algunos desafíos importantes incluyen:
⛔ Los horarios son difíciles de coordinar
Coordinar reuniones, plazos e hitos del proyecto puede ser un desafío cuando los miembros del equipo se encuentran distribuidos en diferentes zonas horarias. Encontrar momentos mutuamente convenientes para que todos se reúnan puede resultar difícil, lo que lleva a conflictos de programación y retrasos.
⛔ Diferencias culturales entre equipos
Las variaciones de zona horaria suelen coincidir con diferencias culturales, incluidos los horarios de trabajo, las vacaciones y los estilos de comunicación. Pueden surgir malentendidos debido a diferentes normas culturales, que afectan la dinámica del equipo y la productividad. Mantener un sentido de cohesión del equipo y fomentar una cultura de equipo sólida puede resultar más desafiante cuando los miembros del equipo están dispersos geográficamente. Generar confianza, camaradería y un sentido de propósito compartido puede requerir un esfuerzo adicional por parte de los líderes de equipo.
⛔ Interrupciones en el equilibrio entre la vida personal y laboral
Los miembros del equipo que trabajan en diferentes zonas horarias pueden lucha por mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. El trabajo por turnos, las reuniones nocturnas y los horarios irregulares al intentar sincronizarse con miembros del equipo de otras partes del mundo pueden eventualmente provocar agotamiento y disminución de la moral entre los miembros del equipo.
⛔ Desafíos técnicos para diferentes zonas horarias
Cuestiones tecnológicas, como conexiones a Internet poco confiables o software incompatible, pueden dificultar aún más el trabajo en diferentes zonas horarias, lo que dificulta aún más el flujo de trabajo. Las dificultades técnicas pueden interrumpir la comunicación e impedir los esfuerzos colaborativos del equipo.
⛔ Dependencia de la comunicación asincrónica
En un entorno de equipo global, métodos de comunicación asincrónica como el correo electrónico, las aplicaciones de mensajería y las herramientas de gestión de proyectos se vuelven esenciales. Sin embargo, confiar únicamente en la comunicación asincrónica puede provocar retrasos en la toma de decisiones y la falta de colaboración en tiempo real.
Abordar todos los desafíos requiere comunicación proactiva, uso eficaz de la tecnología, flexibilidad en la programación de reuniones y voluntad de adaptarse a diferentes normas culturales y estilos de trabajo. Y tenemos los consejos que le ayudarán a implementar todas estas soluciones y más en el flujo de trabajo y la cultura de su organización para una gestión eficaz del equipo.
Más de 10 consejos para trabajar con equipos en diferentes zonas horarias
Es hora de explorar el asesoramiento de expertos para su equipo que trabaja en diferentes zonas horarias, independientemente de si toda la organización trabaja de forma remota o solo algunos miembros. Hemos incluido 13 consejos probados y probados que son fáciles de seguir e implementar y que seguramente ayudar a mejorar la colaboración en equipo.
1. Establecer canales de comunicación claros
Cuando su equipo trabaja en diferentes zonas horarias, es común tener diferentes horarios de trabajo para diferentes partes del equipo. Para eso necesitarás canales de comunicación establecidos con estrategias efectivas.
Puede utilizar una variedad de herramientas de comunicación, como correo electrónico, aplicaciones de mensajería, videoconferenciay plataformas de gestión de proyectos, para facilitar una comunicación fácil y eficaz. Estos canales de comunicación deben incluir una combinación de métodos de colaboración sincrónicos y asincrónicos, según los requisitos de su equipo. Discuta con su equipo y elija los más adecuados para su organización.
2. Contrata el talento adecuado para tu equipo
Cuando su equipo trabaje de forma remota, necesitará personas responsables, comprensivas y respetuosas con los demás. Sólo así podrás evitar el fracaso en la colaboración en equipo. En esta situación, debes extremar la precaución al contratar miembros del equipo remoto.
Asegúrese de contratar miembros del equipo que sean apasionados y capacitados en su campo de trabajo designado. Por establecer un proceso de incorporación estándar Para educar a los nuevos empleados, creará una fuerza laboral sólida que comenzará a trabajar tan pronto como lleguen. No solo eso, será más fácil capacitar al talento adecuado para los métodos de comunicación de su equipo.
Por ejemplo, si estás usando easy.jobs – la solución definitiva de gestión de contratación, luego obtendrá un conjunto de opciones para configurar un proceso de incorporación estándar. Y podrás gestionar el proceso de contratación de forma completamente remota con su ayuda.
3. Documente todo en el trabajo
Asegúrese de que es importante Las discusiones, decisiones y elementos de acción están documentados. y accesible para todos los miembros del equipo, independientemente de su zona horaria y disponibilidad inmediata. Esto ayuda a mantener a todos informados y alineados. Entonces, para cada reunión, su organización debe comenzar a practicar la redacción de notas de la reunión, para que todos puedan tener una idea de las discusiones celebradas en la reunión.
También sería fantástico si pudieras realizar la reunión en formato escrito. Para que los equipos en diferentes zonas horarias pueden asistir a la reunión fácilmente, independientemente de las diferencias horarias, o acérquese al canal de la reunión más tarde y lea los datos y la información escritos. Esto ayudará a los miembros del equipo a mantenerse actualizados con lo que está sucediendo.
Por ejemplo, WordPress – la plataforma CMS de código abierto – realiza todas sus reuniones en formato escrito en el medio de comunicación Slack designado por su equipo (fórmula P1). Todas las discusiones se realizan en formato escrito. Antes de cada reunión, publican la agenda de la reunión y, una vez finalizada la reunión, publican las notas de la reunión. Todos los que están disponibles en el momento de la reunión se comunican con mensajes y responden a hilos específicos, lo que facilita el seguimiento de la comunicación.
4. Definir las horas de trabajo principales
Suponga que la mayoría de sus empleados viven en la zona horaria estadounidense o india. Entonces, la diferencia horaria podría ser tan grande como el día y la noche. Sin embargo, si miras de cerca, notarás que hay algunos períodos de tiempo en los que personas de diferentes zonas horarias están activas simultáneamente. Debes marcar esos intervalos de tiempo superpuestos.
Entonces, tendrás que establecer horas de trabajo básicas cuando se espera que todos los miembros del equipo estén disponibles para comunicación y colaboración en tiempo real. Esto ayuda a minimizar los retrasos en la comunicación y garantiza que los miembros del equipo puedan sincronizarse regularmente.
5. Sea flexible con los horarios de las reuniones
Ya sea que su organización funcione internamente o de forma remota, ¡no puede evitar las reuniones! Son esenciales. Sin embargo, trabajar en diferentes zonas horarias dificulta mantener a todos disponibles al mismo tiempo.
El mejor consejo práctico para esto es rotar los horarios de las reuniones para adaptarse a diferentes zonas horarias, permitiendo que todos los miembros del equipo participen en momentos convenientes. Puedes considerar el uso de herramientas como Amigo de la hora mundial para encontrar horarios de reunión adecuados en múltiples zonas horarias y luego informar a todo su equipo en consecuencia.
6. Establezca plazos y expectativas claras
Como su equipo trabaja en diferentes zonas horarias, es casi imposible recibir actualizaciones laborales en persona. Para eso, tu equipo tiene que practicar la comunicación de plazos, entregables y expectativas con datos exactos. Ayudará a garantizar que todos comprendan claramente sus responsabilidades y puedan planificar su trabajo en consecuencia, teniendo en cuenta las diferencias horarias.
7. Practique la gestión eficaz del tiempo
Debe alentar a los miembros de su equipo a priorizar las tareas, administrar su tiempo de manera eficiente y evitar demoras innecesarias. También encontrará herramientas disponibles en línea para prácticas efectivas de administración del tiempo. Herramientas como software de seguimiento del tiempo puede ayudar a monitorear el progreso e identificar posibles obstáculos.
8. Utilice sabiamente la comunicación asincrónica
deberías abrazar métodos de comunicación asincrónica para trabajo remoto. Los canales de comunicación asincrónicos populares son el correo electrónico, los documentos compartidos y las herramientas de gestión de proyectos, como Trello o ClickUp, para asuntos no urgentes. Esto permite a los miembros del equipo colaborar de forma eficaz sin la necesidad de interacción en tiempo real. Su equipo debería comenzar a usarlos según la necesidad. Pero también debes seleccionar un canal de comunicación principal para tu equipo.
9. Proporcionar formación y base de conocimientos internos
Una base de conocimientos interna es la forma más eficaz de proporcionar a todos los miembros del equipo la información que necesitan, como conocimientos del producto, procedimientos, etc. Y puede hacer maravillas cuando se trata de capacitar a nuevos miembros de sus flujos de trabajo.
Su organización debería invertir en una base de conocimiento interna. Es una de las herramientas más populares para mejorar el desempeño de los empleados y aumentar la productividad mediante el intercambio de conocimientos. Crear documentación interna para su empresa ahora solo lleva unos minutos gracias a la tecnología moderna.
También debe ofrecer capacitación y apoyo para ayudar a los miembros del equipo a adaptarse a trabajar en diferentes zonas horarias. Proporcionar orientación sobre la gestión del tiempo, las mejores prácticas de comunicación y el uso eficaz de herramientas de colaboración.
10. Respetar las diferencias culturales
Obviamente, las personas de diferentes zonas horarias o lugares pertenecen a diferentes culturas y éticas. Entonces, tu equipo tiene que ser consciente de las diferencias culturales en estilos de trabajo, vacaciones y preferencias de comunicación. Todos debemos respetar las normas culturales de cada miembro del equipo y encontrar formas de adaptarlas al flujo de trabajo del equipo. Anime a los miembros del equipo a ser considerados con las necesidades de los demás y, al mismo tiempo, sugiera formas en que pueden adaptarse para encontrar un punto medio que funcione para todos.
11. Generar confianza y camaradería
Deberá fomentar una cultura de equipo positiva fomentando la comunicación abierta, el respeto mutuo y la confianza entre los miembros del equipo. Mantendrá a todos llenos de energía y concentrados. Por lo general, los trabajos remotos tienden a aumentar la monotonía y la depresión entre los empleados. Según estadísticas recientes, 42% de trabajadores remotos afirman que se sienten agotados con frecuencia.
Para superarlo, puedes organizar actividades virtuales de formación de equipos, celebrar los éxitos y reconocer las contribuciones individuales. Impulsará los vínculos del equipo y generará confianza.
12. Inspírate para mantenerte organizado
Como todo el equipo trabaja en diferentes zonas horarias, es crucial para que todos se mantengan organizados. Debe instruir a los empleados para que realicen un seguimiento de las diferencias de zona horaria, los horarios de los miembros del equipo y los plazos importantes mediante calendarios compartidos y herramientas de programación. Esto ayuda a evitar conflictos de programación y garantiza que todos permanezcan en sintonía.
13. Mantenga controles regulares
Cuando se trabaja de forma remota, es difícil adivinar quién está trabajando o quién se está relajando. Por eso deberías introducir controles regulares para marcar la hora de inicio y finalización del trabajo, incluyendo también el tiempo asignado para los descansos. Puede programar controles periódicos o actualizaciones de estado para mantener a todos informados sobre el progreso, los desafíos y las próximas tareas. Estas reuniones se pueden realizar mediante videoconferencia o actualizaciones asincrónicas, según las preferencias del equipo.
💡 Bonificación: las mejores herramientas de colaboración en equipo para el trabajo remoto
Los consejos mencionados anteriormente son los mejores a seguir para trabajar con equipos en diferentes zonas horarias. Para ejecutar estos consejos correctamente, necesitará herramientas de colaboración en equipo. Para ayudarte, aquí mencionamos los mejores. herramientas de colaboración en equipo remoto.
⚡ Holgura para la comunicación
Flojo le permite comunicarse de forma segura y confiable con su equipo remoto, socios externos y clientes. Su sistema de mensajería directa es ideal para realizar un seguimiento de proyectos o completar tareas urgentes, con funciones útiles que ayudan a programar mensajes y realizar videoconferencias. Slack te permite crear diferentes canales para diferentes temas o tareas, lo que facilita la búsqueda de conversaciones relevantes.
Sin embargo, cuando suceden demasiadas cosas, varios hilos pueden volverse confusos y desviar la atención del trabajo importante. Conecte Slack a otras herramientas de colaboración o software de gestión de tareas para maximizar su potencial. ¡Esto asegurará que todos estén actualizados con la actualización más reciente del equipo!
⚡ Trello para la gestión de proyectos
Trelo es una herramienta de gestión de proyectos que puede reemplazar la pizarra de su oficina y esas engorrosas hojas de cálculo de Excel. Trello convierte el método Kanban japonés en un conjunto de tarjetas digitales. Cada tarjeta podría representar un único proyecto. Puede llenarse con subproyectos o entregables relacionados, listas de verificación y comunicación continua. También puede enviar tareas y configurar recordatorios y tareas automatizadas. Trello se integra con otras herramientas colaborativas como Slack y Google Drive, para que siempre sepas en qué trabajar a continuación y dónde están tus compañeros en cada proyecto.
⚡ Plantilla para colaboración en diseño
Plantilla es mejor conocido como el centro de plantillas de WordPress para crear sitios web en menos de un minuto, pero también tiene algunas características únicas que facilitan la colaboración en el diseño. Por ejemplo, puedes guardar todas las plantillas en Templately y almacenarlas en tu nube personal. Mi nube.
Conseguirás espacio de trabajo del equipo donde puedes agregar miembros del equipo, almacenar trabajos guardados en un lugar almacenado, comenzar a trabajar desde donde otros lo dejaron, etc. Para realizar tareas de colaboración de diseño remotas, definitivamente deberías usar Templately.
⚡ Zoom para reuniones virtuales
Enfocar es una herramienta de colaboración remota dedicada que permite a personas y equipos conectarse y comunicarse entre sí desde cualquier parte del mundo. Proporciona varias herramientas de colaboración, que incluyen videoconferencias, intercambio de archivos, mensajería y uso de pizarras.
La herramienta incluye varias funciones avanzadas, incluidas salas de trabajo y pantalla compartida, que ayudan a las personas a colaborar de forma más eficaz en los proyectos. ¡La plataforma fácil de usar de Zoom la convierte en una herramienta popular para que equipos de todos los tamaños se conecten en persona!
Haga que la colaboración remota en equipo sea fluida mientras trabaja en diferentes zonas horarias
Hay muchos otros factores a considerar al administrar un equipo en múltiples zonas horarias. Sin embargo, todo se reduce a aprovechar las relaciones virtuales dentro del equipo, así como a invertir en reuniones cara a cara para mejorar la cohesión. También debes ser justo con todos los miembros del equipo equilibrando sus horarios y limitando sus viajes a áreas específicas. No tienes que quedarte despierto toda la noche administrando tu equipo virtual; todo lo que necesitas es un buen plan eso mantendrá a todos felices y productivos, incluido usted mismo. ¿Has disfrutado este blog? Entonces no olvides compartir con los demás. Además, para obtener este tipo de consejos interesantes sobre gestión de equipos, suscríbete a nuestro blog ahora.
