Möchten Sie Ihre Recruiting-Budgets im Jahr 2025 besser im Griff haben? Die Kenntnis Ihrer Kosten pro Einstellung hilft Ihnen, Budgets zu prognostizieren, zu messen Effizienz der Personalbeschaffung Und gewinnen Sie die Besten. Stellen Sie sich vor, Sie senken Ihre Kosten und steigern gleichzeitig die Qualität. Lassen Sie uns diese Kosteneffizienzkennzahl ermitteln, um Ihre Rekrutierungsbemühungen zu optimieren.
💲 Was sind Kosten pro Einstellung? Definition und Entwicklung
Kosten pro Einstellung ist der durchschnittliche Betrag, den ein Unternehmen für die Anwerbung, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter ausgibt. Er umfasst alle internen Ausgaben, wie z. B. Gehälter der Personalvermittler, Arbeitszeit der Personalverantwortlichen und Recruiting-Software, mit externen Gebühren wie Agenturgebühren, Stellenausschreibungen und Hintergrundüberprüfungen. Indem Sie die Summe dieser Kosten durch die Anzahl der Einstellungen in einem bestimmten Zeitraum teilen, erhalten Sie eine einzige, klare Zahl: Ihre Kosten pro Einstellung.
Diese Rekrutierungsmetrik erlangte erstmals breite Akzeptanz, als die Gesellschaft für Personalmanagement (SHRM) und die Amerikanisches Nationales Institut für Normung (ANSI) veröffentlichte 2012 eine Standardformel. Seitdem hat sie sich von einem einfachen Budgetierungstool zu einem strategischen Kompass entwickelt. HR-Leiter nutzen sie heute nicht nur, um die Personalbeschaffungskosten zu messen, sondern auch, um sie mit den durchschnittlichen Kosten pro Einstellung in ihrer Branche zu vergleichen, Prozessengpässe zu identifizieren und effizientere Strategien zur Talentgewinnung zu entwickeln.
Im Laufe der Jahre haben Unternehmen die zu berücksichtigenden Kosten verfeinert. Einige berücksichtigen nun Umzugs- oder Antrittsprämien, während andere sich ausschließlich auf die Personalbeschaffung konzentrieren. Auch wenn sich die Rekrutierungsmethoden ändern und neue Technologien aufkommen, bleibt die Definition der Kosten pro Einstellung im Prinzip der Transparenz verankert: Nur wer genau weiß, was er ausgibt, kann sinnvoll in seine Mitarbeiter investieren.
📈 Warum die Kosten pro Einstellung im Jahr 2025 wichtiger sind als je zuvor
Im heutigen Markt zählen Talentmangel und steigende Gehälter jedes Euro bei der Personalbeschaffung. Ihre Kosten pro Einstellung sind mehr als nur eine Zahl. Sie spiegeln wider, wie effektiv Sie Ihr Budget einsetzen, um die richtigen Mitarbeiter zu gewinnen.
Erstens: Angesichts der inflationsbedingten steigenden Werbe-, Agentur- und Technologiegebühren hilft Ihnen die Kenntnis Ihrer durchschnittlichen Rekrutierungskosten pro Mitarbeiter, das Budget für das nächste Jahr zuverlässig zu prognostizieren. Sie wissen dann, ob Sie mehr für spezialisierte Positionen einplanen oder in effizientere Beschaffungskanäle investieren sollten.
Zweitens erwarten Kandidaten heute schnelle und personalisierte Erfahrungen. Angenommen, Ihr Einstellungsprozess zieht sich in die Länge und erfordert wiederholte Vorstellungsgespräche oder langwierige Hintergrundprüfungen. In diesem Fall steigen Ihre Kosten, und Sie riskieren, Top-Talente zu verlieren. Die Verfolgung der Kosten pro Einstellung deckt diese Verzögerungen frühzeitig auf, sodass Sie die Schritte optimieren und unnötigen Aufwand reduzieren können.
Schließlich verlangen Vorstandsmitglieder konkrete Zahlen. Indem Sie einen klaren Cost-per-Hire-Trend für den Zeitraum 2023–2025 präsentieren, demonstrieren Sie Verantwortungsbewusstsein und strategischen Weitblick. Sie zeigen, dass Sie Qualität und Kosten in Einklang bringen können – indem Sie dort investieren, wo es darauf ankommt, und dort sparen, wo es nicht nötig ist. So kann Ihr Unternehmen auch bei einem Wandel im Recruiting-Umfeld erfolgreich sein.
🧩 Aufschlüsselung der Komponenten: Interne vs. externe Kosten
Um Ihre Kosten pro Einstellung zu verstehen, ist es hilfreich, die Ausgaben in zwei klare Kategorien zu unterteilen: interne und externe Kosten. So sehen Sie genau, welche Aktivitäten Ihre Ausgaben in die Höhe treiben und wo Optimierungsmöglichkeiten bestehen.
| Interne Kosten | Externe Kosten |
| Gehälter und Zusatzleistungen für Personalvermittler und HR-Teams | Gebühren der Personalvermittlung |
| Zeitaufwand der Personalverantwortlichen (Vorstellungsgespräche, Auswahlverfahren) | Jobbörsen- und Anzeigengebühren |
| Abonnements für Rekrutierungstechnologie (ATS, Sourcing-Tools) | Hintergrundüberprüfungen und Vorabprüfungen |
| Compliance- und Verwaltungsaufwand | Reise- und Umzugskosten des Kandidaten |
| Onboarding-Plattform oder Schulungskosten | Unterzeichnungsboni oder Empfehlungsprämien |
🏢 Interne Kosten
Jeder Cent, der in Ihrem Unternehmen investiert wird, zählt. Eine Übersicht zeigt genau, wie interne Maßnahmen Ihre Rekrutierungseffizienz beeinflussen, darunter:
- Arbeitszeit und Gehälter der Mitarbeiter: Beziehen Sie alle direkt an der Personalbeschaffung Beteiligten ein, von Ihrem internen Talentteam bis hin zu den Stunden, die der Personalmanager mit der Durchsicht von Lebensläufen verbringt.
- Technik- und Bürogemeinkosten: Dein Bewerbermanagementsystem, die Anschaffung von Softwarelizenzen und anteilige Bürokosten (z. B. ein Prozentsatz der Miete oder der Nebenkosten).
- Compliance und Verwaltung: Kosten für Rechtsprüfungen, Personalverwaltung und die Schulung Ihrer Personalbeschaffungsmitarbeiter.
💼 Externe Kosten
Externe Kosten sind die sichtbaren Investitionen, die Sie außerhalb Ihrer Unternehmensgrenzen tätigen und die sicherstellen, dass Sie alle Personalausgaben berücksichtigen. Dazu gehören außerdem:
- Agentur- und Dritthonorare: Zahlungen an Headhunter, Personalberatungsfirmen oder Outsourcing-Partner.
- Werbung und Marketing: Jobbörsen-Abonnements, gesponserte Social-Media-Beiträge und jegliches Werbematerial.
- Beurteilung und Kontrollen: Gebühren für Hintergrundüberprüfungen, Eignungstests und medizinische Untersuchungen.
- Ausgaben des Kandidaten: Reise-, Unterkunfts-, Umzugszuschüsse oder Unterzeichnungsprämien.
Indem Sie die einzelnen Positionen addieren und durch die Gesamtzahl der Einstellungen teilen, ermitteln Sie Ihre durchschnittlichen Kosten pro Einstellung. Die Aufschlüsselung der Kosten in diese beiden Säulen gibt Ihnen die nötige Klarheit, um zu entscheiden: Investieren Sie in bessere interne Technologie oder verhandeln Sie mit der Agentur über die Tarife. Mit dieser Klarheit können Sie eine effizientere, datenbasierte Rekrutierungsstrategie entwickeln.
🧮 So berechnen Sie die Kosten pro Einstellung: Schritt-für-Schritt-Formel
Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Kosten pro Einstellung in Ihrem Unternehmen berechnen. Mit diesen vier Schritten erhalten Sie eine klare Zahl, die Ihre Recruiting-Effizienz widerspiegelt.
„Formel für die Kosten pro Einstellung
Kosten pro Einstellung = (Gesamtkosten für interne Mitarbeiter + Gesamtkosten für externe Mitarbeiter) / Gesamtzahl der Einstellungen“
Schritt 1: Sammeln Sie Ihre Kostendaten
Arbeiten Sie mit der Finanz- und Personalabteilung zusammen, um alle Personalbeschaffungskosten für den von Ihnen gewählten Zeitraum (Monat, Quartal oder Jahr) zu erfassen. Dazu gehören Gehälter für Personalvermittler und Personalmanager, Softwarelizenzen, Agenturrechnungen, Rechnungen von Jobbörsen, Bewertungsgebühren sowie Reisekosten- oder Umzugskosten für Kandidaten.
Schritt 2: Kategorisieren Sie interne und externe Kosten
– Intern: Gehälter interner Personalvermittler, Zeit des Personalmanagers (Stunden × Stundensatz), ATS-Abonnements und Verwaltungsaufwand.
– Extern: Agenturhonorare, Stellenanzeigen, Hintergrundüberprüfungen, Unterzeichnungsprämien.
Notieren Sie diese in separaten Spalten einer Tabelle, damit Sie die volle Übersicht behalten.
Schritt 3: Gesamtzahl der Einstellungen ermitteln
Entscheiden Sie, welche Einstellungen Sie berücksichtigen möchten: Vollzeit, Teilzeit, befristet oder befristet. Schließen Sie interne Versetzungen oder Vertragspartner aus, wenn Sie möchten. Zählen Sie nur diejenigen, die im Berichtszeitraum neu eingestellt wurden.
Schritt 4: Wenden Sie die Formel an
- Summieren Sie alle internen Kosten und alle externen Kosten, um eine Gesamtausgaben für die Personalbeschaffung.
- Teilen Sie diese Summe durch die Gesamtzahl der Einstellungen.
Wenn Sie beispielsweise insgesamt $80.000 ausgegeben und 20 Einstellungen vorgenommen haben, betragen Ihre Kosten pro Einstellung $4.000.
Durch die Beherrschung Berechnung der Rekrutierungskostenerhalten Sie eine aussagekräftige Messgröße für das Benchmarking der Leistung, die Begründung von Budgetanfragen und die Aufdeckung von Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Rekrutierungsprozesses.
📊 Benchmark für den ROI bei der Personalbeschaffung
Um zu wissen, ob Ihr Kosten pro Einstellung gesund ist, vergleichen Sie es mit aktuellen Branchen-Benchmarks – sowohl für die Kosten pro Einstellung als auch für Ihre breitere ROI der Personalbeschaffung. Im Jahr 2025 durchschnittliche Kosten pro Einstellung in den Vereinigten Staaten liegt bei etwa $4.800, ein leichter Anstieg gegenüber $4.425 im Jahr 2021. Weltweit berichten viele Organisationen von einem durchschnittliche Rekrutierungskosten pro Einstellung von etwa $3.500, obwohl dies je nach Region und Rolle variiert.
Laut dem SHRM Talent Acquisition Benchmarking Report 2025 gibt es hier eine kurze Branchenübersicht für 2025:
- Technologie & Ingenieurwesen: $6.200 pro Miete
- Gesundheitswesen und Biowissenschaften: $5.000 pro Miete
- Einzelhandel & Gastgewerbe: $2.700 pro Miete
- Finanzen & Versicherungen: $4.300 pro Miete
Diese Zahlen bieten einen guten Ausgangspunkt. Wenn Ihre Kosten pro Einstellung deutlich unter diesen Durchschnittswerten liegen, fragen Sie sich, ob Sie zu wenig in die Qualität der Kandidaten investieren, was Ihrem ROI der Personalbeschaffung im Laufe der Zeit. Wenn Sie deutlich darüber liegen, prüfen Sie, welche Kosten Agenturgebühren, langwierige Bewerbungsprozesse oder großzügige Umzugspakete Sie nach oben treiben.
Denken Sie daran, dass Durchschnittswerte lediglich als Orientierungspunkte dienen. Die Größe Ihres Unternehmens, der Standort und die Komplexität der Rollen, die Sie besetzen, werden Ihre eigene durchschnittliche Kosten pro Einstellung. Verwenden Sie diese Benchmarks, um Ihre Ziele zu kalibrieren: Versuchen Sie, innerhalb von 10% der Norm Ihrer Branche zu bleiben, und verfeinern Sie dann Ihren Prozess, um echten Mehrwert zu erzielen, nicht nur Kosteneinsparungen.
🔍 Schlüsselfaktoren, die Ihre Einstellungsausgaben nach oben oder unten treiben
Verschiedene Faktoren können Ihre durchschnittlichen Personalausgaben erhöhen oder senken. Wenn Sie diese Faktoren verstehen, können Sie Ihr Personalbudget gezielter steuern.
- Time-to-Fill und Prozesslänge
Lange Stellenbesetzungszyklen bedeuten einen höheren Personaleinsatz für Recruiter und Manager. Je schneller Sie eine Stelle besetzen, ohne die Qualität zu überstürzen, desto geringer sind Ihre Gesamtkosten. - Stärke der Arbeitgebermarke
Ein guter Ruf zieht Kandidaten automatisch an und reduziert so Werbe- und Agenturgebühren. Investitionen in das Image Ihres Unternehmens können sich durch niedrigere Beschaffungskosten auszahlen. - Einsatz von Technologie und Automatisierung
Tools wie Bewerbermanagementsysteme, KI-Lebenslauf-Screener oder Chatbots beschleunigen das Screening und die Terminplanung. Zwar fallen anfängliche Lizenzkosten an, doch reduzieren diese Systeme im Laufe der Zeit oft den manuellen Aufwand und die Abhängigkeit von Agenturen. - Kandidatenerfahrung
Ein reibungsloser und respektvoller Umgang mit schnellem Feedback und klaren Zeitvorgaben motiviert Bewerber, engagiert zu bleiben und Angebote schneller anzunehmen. Weniger Abbrüche bedeuten weniger vergeudete Vorstellungsgespräche und weniger Kosten für erneute Ausschreibungen. - Rollenkomplexität und Spezialisierung
Schwer zu besetzende oder hochspezialisierte Positionen kosten naturgemäß mehr, sei es aufgrund von Nischenwerbekanälen oder höheren Agenturprämien. Erkennen Sie, wann eine Prämienausgabe eine notwendige Investition in seltene Fähigkeiten ist. - Empfehlungs- und interne Pipelines
Durch die Nutzung von Mitarbeiterempfehlungen und internen Talentpools lassen sich die Kosten externer Agenturen in der Regel deutlich senken. Fördern Sie Programme, die erfolgreiche Empfehlungen belohnen, um kontinuierliche Einsparungen zu erzielen.
Indem Sie verfolgen, wie sich jeder dieser Faktoren auf Ihre Personalausgaben auswirkt, können Sie sich auf die Bereiche konzentrieren, die die größte Effizienz erzielen, und sicherstellen, dass Sie dort investieren, wo es wirklich zählt.
🚀 6 Strategien zur Optimierung und Reduzierung der Kosten pro Einstellung
Reduzieren Sie Ihre Kosten pro Einstellung Das bedeutet nicht, Abstriche zu machen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf intelligentere Investitionen und kontinuierliche Weiterentwicklung:
1. Nutzen Sie Mitarbeiterempfehlungen
Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, Kandidaten zu empfehlen. Empfehlungen führen oft zu schnelleren Einstellungen und niedrigeren Vermittlungsgebühren.
2. Stärkung der Arbeitgebermarke
Präsentieren Sie Ihre Kultur über soziale Medien, Karriereseiten und Veranstaltungen. Eine starke Arbeitgebermarke zieht auf natürliche Weise qualifizierte Bewerber an und reduziert so die Werbeausgaben.
3. Optimieren Sie Ihren Technologie-Stack
Investieren Sie in ein ATS mit integrierten Sourcing-Tools und automatisierter Interviewplanung. Gute Technologie beschleunigt Arbeitsabläufe und reduziert den Verwaltungsaufwand.
4. Verhandeln Sie die Tarife von Agenturen und Jobbörsen
Überprüfen Sie die Verträge jährlich. Durch Masseninserate oder exklusive Partnerschaften können Sie niedrigere Gebühren pro Einstellung erzielen.
5. Optimieren Sie Ihren Prozess
Planen Sie jede Phase der Personalbeschaffung. Eliminieren Sie unnötige Schritte. Kombinieren Sie beispielsweise die Erstauswahl mit einer Kompetenzbewertung, um die Einstellungszeit zu verkürzen und die Abwanderung von Kandidaten zu reduzieren.
6. Daten zur Entscheidungsfindung nutzen
Verfolgen Sie die Kosten pro Einstellung nach Abteilung oder Rolle. Identifizieren Sie Ausreißer und beheben Sie die Ursachen, anstatt pauschale Kürzungen vorzunehmen.
Durch die Kombination von Mitarbeiterempfehlungen, einer starken Arbeitgebermarke, effizienter Technologie, geschickten Lieferantenverhandlungen und optimierten Prozessen können Sie Ihre Rekrutierungskosten senken und die Qualität steigern. Kontinuierliche Messung und datenbasierte Optimierungen sorgen für nachhaltige Verbesserungen ohne Ergebniseinbußen.
💬 Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu CPH
Was sollte in den Kosten pro Einstellung enthalten sein?
Berücksichtigen Sie alle Kosten, die direkt mit der Personalbeschaffung verbunden sind: interne Kosten wie Gehälter für Personalvermittler und Personalmanager, Pläne für KI-Personalbeschaffungssoftware, Bürogemeinkosten und Compliance sowie externe Kosten wie Agenturgebühren, Werbung auf Jobbörsen, Hintergrundüberprüfungen, Beurteilungen, Reisen oder Umzüge der Kandidaten sowie etwaige Unterzeichnungs- oder Empfehlungsprämien.
Wie oft sollte ich es neu berechnen?
Berechnen Sie Ihre Kennzahlen mindestens vierteljährlich neu, um Trends zu erkennen, Prozessänderungen zu validieren und Budgets anzupassen. In Unternehmen mit hohem Personalaufkommen bieten monatliche Überprüfungen detailliertere Einblicke. Bei langsameren Einstellungszyklen kann eine jährliche Berechnung ausreichen, vorausgesetzt, Sie vergleichen die Kennzahlen anhand von Zwischenindikatoren, um sicherzustellen, dass keine unerwarteten Kostenverschiebungen auftreten.
Ist ein hoher CPH immer schlecht?
Nicht unbedingt. Ein höherer Betrag kann strategische Investitionen in spezialisierte Positionen oder eine verbesserte Kandidatenerfahrung widerspiegeln und so zu einer besseren langfristigen Bindung führen. Bewerten Sie stets die Kennzahlen zur Einstellungsqualität, zur Besetzungszeit und zum ROI, um festzustellen, ob höhere Ausgaben einen echten Geschäftswert oder Ineffizienz bedeuten.
🎯 Verbessern Sie Ihre Einstellungsstrategie, damit jede Einstellung zählt
Im Jahr 2025 ist die Beherrschung der Kosten pro Einstellung entscheidend, um qualifizierte Talente mit soliden Budgets in Einklang zu bringen. Sie stellen sicher, dass jede Einstellung den maximalen Nutzen bringt, indem Sie alle internen und externen Ausgaben prüfen, Branchendurchschnitte vergleichen und datenbasierte Optimierungen anwenden.
Nutzen Sie anschließend eine spezielle Rechnervorlage, um diesen Prozess jedes Quartal schnell und präzise durchzuführen und Ihre Daten stets übersichtlich und zugänglich zu halten. Abonnieren Sie außerdem unseren Newsletter „HR Insights“ mit Expertenanalysen zu aktuellen Einstellungstrends, um Ihre Strategie zu optimieren und sich im wettbewerbsintensiven Talentmarkt die Nase vorn zu sichern.
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