Mengasah Anda kemampuan berorganisasi sangat penting bagi siapa saja yang ingin meningkatkan produktivitas mereka. Lagi pula, ketika Anda dapat dengan mudah mendeklarasikan file Anda, Anda juga dapat dengan mudah mendeklarasikan pikiran Anda dan memfokuskan upaya Anda pada tugas yang paling mendesak. Hari ini, kami akan membagikan sepuluh keterampilan organisasi paling penting yang harus Anda miliki dan cara meningkatkannya.
Jenis Keterampilan Organisasi yang Anda Butuhkan Untuk Maju Dalam Karir Anda
Ketika kita berpikir tentang keterampilan organisasi, beberapa keterampilan dasar muncul di benak kita. Ini termasuk komunikasi, manajemen waktu, delegasi, dll.
Tapi lebih sering daripada tidak, orang cenderung mengabaikan fakta yang ada berbagai jenis keterampilan organisasi, dan masing-masing keterampilan ini dapat membantu Anda menjadi versi diri Anda yang lebih produktif dan efisien. Ini termasuk organisasi fisik keterampilan, dan keterampilan organisasi berbasis penalaran.
Menariknya, ada hubungan yang kuat antara keterampilan organisasi fisik dan penalaran. Mereka yang mampu menjaga ruang kerja tetap teratur dan rapi cenderung juga dapat memfokuskan dan mengatur proses berpikirnya dengan lebih efisien. Oleh karena itu, jika Anda ingin meningkatkan keterampilan organisasi Anda dan menjadi seorang pemimpin yang lebih mahir, stasiun kerja fisik Anda dapat menjadi tempat yang baik untuk memulai.
Keterampilan Organisasi Fisik Esensial
Berikut adalah keterampilan organisasi fisik yang paling umum dan penting. Meningkatkan keterampilan organisasi ini dapat membantu Anda bekerja lebih cepat dan lebih akurat karena Anda akan memiliki semua dokumen yang diperlukan tersedia dengan mudah. Selain itu, Anda juga akan lebih mudah mempersiapkan diri dengan cepat selama situasi krisis apa pun.
Pencatatan
Memiliki catatan yang tepat tentang tugas, interaksi, dan komunikasi Anda adalah keterampilan yang tidak boleh diremehkan. Terutama, saat Anda bekerja dalam tim besar dengan tanggung jawab lintas fungsi, pencatatan adalah suatu keharusan keterampilan organisasi yang penting yang dapat membantu Anda dengan mudah mengingat dan melacak semua proses kerja Anda, acara mendatang, tenggat waktu, dan banyak lagi dengan mudah.
Manajemen file
Sama pentingnya dengan melacak semua catatan Anda dengan benar, Anda juga harus memiliki cara sistematis yang tepat untuk mengelola dan mengatur file pekerjaan Anda. Ini termasuk file fisik dan file elektronik atau digital juga.
Memiliki sistem yang tepat untuk manajemen file akan membantu Anda dengan cepat mengakses dokumen penting bahkan selama hal-hal mendesak, dan juga menghemat waktu Anda untuk mencari informasi yang relevan. Ini juga akan membantu meningkatkan kerjasama tim dan komunikasi, karena Anda dapat dengan mudah membagikan sumber daya kepada mereka yang membutuhkannya.Â
Merapikan
Ada kalanya tanggung jawab pekerjaan Anda bisa menjadi sangat berat. Dalam situasi tersebut, dapat membersihkan file atau dokumen yang tidak perlu dan menyediakan ruang hanya untuk yang diperlukan dapat membantu Anda memiliki fokus yang jelas. Ini disebut merapikan.Â
Meningkatkan keterampilan decluttering fisik Anda dapat membantu Anda belajar bagaimana decluttering pikiran Anda juga. Setiap hari, kita dibebani dengan sejuta pikiran, kecemasan, dan kekhawatiran. Mampu merapikan pikiran kita dan hanya berfokus pada apa yang membutuhkan perhatian segera dapat membantu Anda meningkatkan keterampilan organisasi berbasis penalaran, yang akan kita selami nanti di blog ini.Â
Keterampilan Organisasi Kritis & Penalaran
Sementara keterampilan organisasi fisik fokus pada kemampuan Anda untuk mengatur dokumen, file, dan fisik item yang berhubungan dengan kantor, keterampilan organisasi yang kritis dan penalaran membantu Anda menjaga proses berpikir Anda tetap jelas saat mengerjakan banyak proyek di bawah tenggat waktu yang ketat. Di bawah ini adalah beberapa keterampilan organisasi kritis dan penalaran yang paling penting yang Anda butuhkan tingkatkan untuk meningkatkan produktivitas Anda.
Berpikir Analitis
Salah satu keterampilan organisasi pertama dan terpenting yang harus dimiliki oleh setiap karyawan dan siapa pun dalam posisi kepemimpinan adalah pemikiran analitis. Keterampilan ini melibatkan kemampuan untuk memproses dan mengubah informasi atau data, dan menggunakannya untuk membuat keputusan yang rasional dan logis.
Untuk menyelesaikan masalah apa pun, Anda harus memiliki kemampuan untuk berpikir di luar kotak. Di situlah penalaran analitis berperan. Jika Anda ahli dalam mengatur proses berpikir Anda, Anda akan mampu menyelesaikan masalah di tempat kerja dan mendekati tugas Anda secara sistematis juga.
💡 Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Berpikir Analitis?
- Baca lebih lanjut untuk meningkatkan keterampilan pemahaman Anda
- Asah kemampuan matematika Anda untuk meningkatkan pemecahan masalah
- Mainkan permainan asah otak seperti Sudoku atau teka-teki silang
Keterampilan Observasi
Manusia biasa membuat kesalahan, tetapi jika ingin meningkatkan efisiensi dan produktivitas, kita harus dapat menyelesaikan tugas kita dengan kesalahan sesedikit mungkin. Untuk itu, mampu melihat detail adalah keterampilan yang penting.
Ketika Anda dapat mengidentifikasi detail terkecil sekalipun, Anda akan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik pada percobaan pertama Anda dan menghemat waktu ekstra untuk memperbaiki kesalahan. Ini juga akan membantu Anda untuk fokus pada tanggung jawab Anda yang lain dan menghemat waktu dan energi Anda untuk tugas lain.
💡 Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Pengamatan?
- Latih kekuatan ingatan Anda dengan membuat catatan
- Hati-hati memantau lingkungan di sekitar Anda
- Berlatih meditasi untuk belajar bagaimana tetap berada di masa sekarang
Analisis data
Analisis data adalah keterampilan yang agak mirip dengan pemikiran analitis, dalam arti keduanya mengharuskan Anda memiliki kemampuan penalaran logis yang sangat baik. Namun untuk analisis data, Anda harus memiliki kemampuan kognitif untuk memproses volume data yang besar dan menerjemahkannya dengan cara yang dapat dimengerti oleh pemangku kepentingan lainnya juga.Â
Perbedaan utama antara pemikiran analitis dan analisis data terletak pada pendekatan mereka. Ketika datang ke pemikiran analitis, individu melihat informasi yang tersedia untuk membuat keputusan kunci yang didukung oleh logika dan alasan. Ketika datang ke analisis data, seorang individu melihat tren masa lalu untuk meramalkan masa depan.
💡 Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Analisis Data?
- Berlatih terlibat dengan data dengan menggunakan kumpulan data tiruan
- Investasikan dalam mengambil kursus analitik data atau statistik
- Tetap di atas tren baru dan latih keterampilan analitis
Peramalan
Keterampilan peramalan juga merupakan keterampilan organisasi yang sangat penting. Bahkan bisa dikatakan bahwa itu adalah perpanjangan dari keterampilan analisis data. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, analisis data mengharuskan Anda untuk melihat data dan tren masa lalu untuk membuat keputusan penting tentang masa depan. Bagian terakhir itu dikenal sebagai peramalan, dan memiliki kemampuan untuk membuat prediksi yang akurat adalah keterampilan yang harus dimiliki oleh setiap pemimpin atau siapa pun yang berada dalam posisi manajerial.
Keterampilan Membuat Keputusan
Pengambilan keputusan adalah hal lain keterampilan organisasi kritis yang harus dimiliki oleh setiap karyawan, tetapi terutama mereka yang berada di posisi manajerial. Mampu membuat keputusan yang tepat bahkan di saat-saat krisis dan ketidakpastian adalah ciri seorang pemimpin sejati.Â
Mampu membuat keputusan yang tepat dengan cepat juga dapat membantu karyawan mengelola pekerjaan mereka secara efisien dan efektif, tanpa membuang waktu atau sumber daya.
💡 Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Pengambilan Keputusan?
- Berlatih berkomunikasi dengan jelas sehingga Anda memiliki semua informasi
- Gunakan pengalaman masa lalu sebagai panduan atau peta jalan untuk membuat keputusan
- Berpikirlah dengan logika dan nalar daripada mengambil keputusan secara emosional
Perencanaan strategis
Perencanaan strategis tidak hanya melibatkan perencanaan untuk tujuan organisasi Anda; sebaliknya, keterampilan organisasi ini juga meluas ke tugas Anda sehari-hari.
Saat Anda mulai bekerja, Anda harus memiliki sikap "bisa melakukan" dan rencana permainan untuk memaksimalkan hari Anda. Bagian penting dari ini melibatkan perencanaan strategis bagaimana Anda ingin menggunakan waktu dan sumber daya Anda untuk menyelesaikan tugas harian Anda.Â
Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan daftar periksa, kalender terperinci, dan pengatur waktu fokus sehingga Anda dapat memanfaatkan waktu Anda sebaik mungkin. Merencanakan hari kerja Anda di pagi hari adalah pendekatan yang baik, dan menjadwalkan tugas kompleks beberapa hari atau minggu ke depan dapat lebih membantu Anda.
💡 Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Perencanaan Strategis?
- Kembangkan proses atau rutinitas yang meningkatkan produktivitas Anda
- Pertimbangkan tujuan Anda dan rencanakan langkah-langkah kecil untuk mencapainya
- Tetapkan jangka waktu untuk mencapai tujuan Anda
Keterampilan Organisasi Penting Lainnya yang Harus Dimiliki Setiap Pemimpin
Dalam hal menjadi individu yang lebih produktif dan fleksibel yang dapat beradaptasi dengan perubahan apa pun, ada banyak keterampilan organisasi penting lainnya yang harus dimiliki setiap pemimpin.
Manajemen waktu
Mampu mengatur waktu Anda bahkan di lingkungan bertekanan tinggi adalah suatu keterampilan organisasi yang penting bagi siapa saja yang berperan sebagai pemimpin. Manajemen waktu tidak hanya melibatkan menyelesaikan tugas Anda tepat waktu, tetapi juga mampu memiliki keseimbangan kehidupan kerja. Mampu mengatur waktu Anda penting karena membantu Anda untuk tetap tenang di lingkungan yang serba cepat dan merupakan elemen mendasar dari organisasi tempat kerja.
💡 Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu?
- Prioritaskan tugas harian Anda di pagi hariÂ
- Hindari multitasking; alih-alih, alokasikan jam kerja Anda untuk setiap tugas
- Gunakan pengatur waktu fokus agar Anda tetap bekerja dalam jangka waktu yang ditetapkan
Penetapan tujuan
Pemimpin yang terorganisir adalah individu yang mampu menetapkan tujuan realistis yang dapat dicapai untuk anggota tim. Karyawan yang terorganisir adalah individu yang mampu mencapai tujuan dalam tenggat waktu yang diberikan. Selain itu, kemampuan untuk menetapkan tujuan yang realistis secara langsung bergantung pada kemampuan Anda untuk memprioritaskan tugas Anda. Oleh karena itu, menyempurnakan seni penetapan tujuan adalah keterampilan organisasi yang tidak boleh Anda abaikan.
💡 Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Penetapan Sasaran?
- Tentukan tujuan mana yang paling mendesak dan bermanfaat
- Periksa sumber daya yang tersedia untuk memenuhi tujuan
- Tetapkan garis waktu yang realistis untuk mencapai tujuan dan delegasikan sesuai dengan itu.
Delegasi
Dalam karir profesional Anda, Anda mungkin mendapati diri Anda mengenakan banyak topi berbeda, tetapi tidak ada tim yang terdiri dari satu orang tentara. Oleh karena itu, Anda tidak boleh mengatur mikro tim Anda dan mengambil lebih banyak tanggung jawab daripada yang dapat Anda tangani. Sebaliknya, Anda harus mengetahui batasan Anda dan mendelegasikan tugas dengan cerdas kepada setiap anggota tim Anda. Delegasi adalah keterampilan organisasi penting yang tidak hanya akan membantu Anda meningkatkan produktivitas tim Anda, tetapi juga membantu Anda mencapai tujuan dan memenuhi tenggat waktu tepat waktu.
Motivasi diri
Aspek penting dari keterampilan organisasi adalah kemampuan untuk mengambil inisiatif. Sebagai seorang pemimpin, Anda harus menyadari tugas-tugas yang perlu Anda selesaikan dan mengerjakannya tanpa pengawasan atau bantuan. Anda harus memotivasi diri sendiri, dan jika Anda bisa mendapatkan reputasi sebagai orang yang terorganisir dan mandiri di tempat kerja Anda, kemungkinan besar Anda akan diberi lebih banyak kesempatan untuk menggunakan keterampilan Anda dan berkembang secara profesional.
Bonus: Keahlian Digital Teratas yang Akan Membuat Anda Langsung Dapat Dipekerjakan
Sementara keterampilan organisasi sangat penting untuk meningkatkan produktivitas Anda dan mendapatkan reputasi sebagai aset yang berharga dan andal, ada beberapa keterampilan digital yang sangat penting yang harus Anda asah untuk meningkatkan peluang Anda mendapatkan pekerjaan impian itu. Lihat ini keterampilan digital teratas di sini.
Suka dengan postingan ini? Pastikan untuk berlangganan blog kami untuk tips dan trik lainnya, atau bergabunglah dengan kami komunitas Facebook yang ramah.
