सौम्य कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया आपके संगठन के विकास और ब्रांडिंग को आगे बढ़ाने के लिए महत्वपूर्ण है। और यह एचआर प्रक्रिया में सबसे अधिक परेशानी वाली प्रक्रिया है। यह उल्लेख करने की आवश्यकता है कि अधिकांश संगठन इन्हें ठीक से लागू करने में विफल रहते हैं। बाद में इसके परिणामस्वरुप दीर्घकाल में दुविधा उत्पन्न होती है।
यदि आप अपनी कंपनी के लिए एक आसान ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया बनाने की योजना बना रहे हैं, तो यह पोस्ट आपका मार्गदर्शन करेगी।
कर्मचारी ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग दोनों एचआर प्रक्रिया के हिस्से हैं। लेकिन, अगर आप एचआर टीम के बारे में जान सकते हैं, तो आप पाएंगे कि उनमें से ज्यादातर कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को संभालने के बारे में हैरान हैं। वे सभी इस बात से सहमत होंगे कि निम्नलिखित कथन उनके लिए सत्य है।
'एचआर प्रक्रिया में ऑनबोर्डिंग से अधिक महत्वपूर्ण है कर्मचारी का ऑफबोर्डिंग'
कर्मचारी ऑफबोर्डिंग किस बारे में है यह देखने के लिए ब्लॉग में गोता लगाएँ और अपने कर्मचारी को ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया को आसान बनाने में आपकी मदद करने के लिए अंतिम चेकलिस्ट प्राप्त करें।
कर्मचारी ऑफबोर्डिंग क्या है?
यह ब्लॉग इस तरह से तैयार किया गया है कि नौसिखियों से लेकर एचआर टीम के विशेषज्ञ तक लाभान्वित होंगे। के साथ शुरू करते हैं कर्मचारी ऑफबोर्डिंग की परिभाषा प्रक्रिया।
किसी कर्मचारी और कंपनी के बीच अलगाव को ऑफबोर्डिंग कहा जाता है। यह वह प्रक्रिया है जो तब घटित होती है जब कोई कर्मचारी किसी संगठन को छोड़ देता है। किसी भी कर्मचारी के इस्तीफे, सेवानिवृत्ति या बर्खास्तगी के बाद कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया की आवश्यकता होती है।
कर्मचारी की समाप्ति, संक्षेप में, यह सुनिश्चित करती है कि जब कोई कर्मचारी जाता है तो सब कुछ क्रम में होता है, इसलिए आप अपने आईडी बैज के लिए दो सप्ताह बाद किसी पूर्व कर्मचारी से संपर्क नहीं करते हैं। इसके अतिरिक्त, यह कर्मचारी समाप्ति प्रक्रिया आपको यह पता लगाने का मौका देती है कि आप वर्तमान में और भविष्य में अपने कर्मचारियों के लिए क्या सुधार कर सकते हैं।
एचआर प्रक्रिया में ऑफबोर्डिंग का महत्व
अब आइए ध्यान दें कि आपको कर्मचारी समाप्ति का अभ्यास क्यों शुरू करना चाहिए और इसे अपनी एचआर प्रक्रिया का एक अनिवार्य हिस्सा बनाना चाहिए। यह आश्चर्य की बात नहीं है जब आप उतने ही मानते हैं एक तिहाई पूर्व कर्मचारियों के पास अभी भी पहुंच है कंपनी डेटा के लिए।
लगभग 20% संगठनों को नुकसान उठाना पड़ा है पूर्व कर्मचारियों द्वारा डेटा का उल्लंघन। आप यह सुनिश्चित करके इसे रोक सकते हैं कि आपकी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के भाग के रूप में लोगों के कंपनी छोड़ने के बाद कंपनी नेटवर्क या सिस्टम तक पहुंच नहीं है।
यहां कुछ कारण बताए गए हैं कि कर्मचारी का ऑफबोर्डिंग क्यों महत्वपूर्ण है:
1. बुमेरांग कर्मचारियों के लिए संचार लाइन खुली रखें
जब एचआर टीम कर्मचारी की ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया से नहीं गुजरती है, तो कर्मचारी और संगठन दोनों को मुश्किल दौर से गुजरना पड़ता है। जैसे कि कर्मचारी का भुगतान देय रखा जाता है, संगठन की महत्वपूर्ण पहुँच अभी भी पूर्व कर्मचारी के पास रहती है, और इसी तरह। इन सभी बातों से पूर्व कर्मचारी और संगठन के बीच संबंध खराब होते हैं।
इस प्रकार, यदि आप भविष्य में पूर्व कर्मचारियों को अधिक अनुभवी पदों पर नियुक्त करने की योजना बनाते हैं, तो हो सकता है कि वे पिछले बुरे अनुभव के कारण वापस न आएं। जाहिर है, यह किसी भी संगठन के लिए अच्छा नहीं है।
इस बात से इंकार नहीं किया जा सकता कि पूर्व कर्मचारियों को फिर से काम पर रखना किसी संगठन के लिए फायदेमंद हो सकता है। पुनर्नियुक्ति के रूप में पूर्व कर्मचारी उत्पादक बन जाते हैं और तेजी से संचालन, और जैसा कि हम जानते हैं कि वे हमारी कंपनी की संस्कृति में फिट बैठते हैं, यह विधि लागत प्रभावी भी है। कठिन भर्ती समय और बढ़ती प्रतिभा की कमी के कारण, आज कई कंपनियां ए को ठुकरा नहीं पाएंगी बुमेरांग कर्मचारी.
2. नियोक्ता ब्रांड को बढ़ावा देने का प्रमुख स्रोत
मूल रूप से, इन-हाउस कर्मचारियों के बजाय, पूर्व कर्मचारी इसमें बड़ी भूमिका निभाते हैं नियोक्ता ब्रांड को बढ़ावा देना आपके संगठन के पूर्व कर्मचारी अन्य नई कंपनियों और नए वातावरण में चले जाते हैं। यदि आप पूर्व कर्मचारियों को सहज कर्मचारी समाप्ति की पेशकश कर सकते हैं, तो इससे सकारात्मक प्रभाव पैदा होगा।
अगर आपको वहाँ अपने आखिरी दिनों की अच्छी यादें हैं, तो आप अपने पूर्व नियोक्ता के बारे में बहुत अच्छी बातें करेंगे। अब उनके लिए काम नहीं करने के बावजूद, जब दूसरे लोग आपके वहां बिताए समय के बारे में पूछते हैं तो आपके सकारात्मक होने की संभावना है। बदले में, इसका कंपनी पर सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा नियोक्ता ब्रांड, जो बदले में उम्मीदवारों के लिए इसकी अपील को लाभान्वित करेगा।
3. संगठन डेटा को सुरक्षित रखें
एक उचित कर्मचारी समाप्ति प्रक्रिया के लिए अविश्वसनीय रूप से महत्वपूर्ण है डाटा सुरक्षा कारण. इस तथ्य के बावजूद कि अगर कोई स्वेच्छा से नहीं जा रहा है तो हम इसके बारे में सोचना पसंद नहीं करते हैं, वे द्वेष या हताशा से कार्य कर सकते हैं और संगठन को नुकसान पहुंचा सकते हैं। यह फ़ाइलों को हटाकर या कंपनी के क्लाइंट डेटाबेस को प्रकाशित करके किया जा सकता है।
4. पूर्व कर्मचारियों को ग्राहकों में बदलने का अवसर
पूर्व कर्मचारी हो सकते हैं ग्राहक माने जाते हैं जब आप कोई उत्पाद- या सेवा-आधारित व्यवसाय चलाते हैं। अस्वीकृत उम्मीदवारों को खुश रखना जरूरी है, लेकिन पूर्व कर्मचारियों को वफादार रखना आपके उम्मीदवार के अनुभव को बनाए रखने की कुंजी है। कल्पना करें कि यदि आप एक पूर्व कर्मचारी को कंपनी छोड़ने के बाद भी ग्राहक बना सकते हैं, तो यह आपके ब्रांड के लिए बहुत अच्छा विज्ञापन होगा। आप अपने ग्राहकों के साथ व्यवहार करने के तरीके के माध्यम से दिखाते हैं कि आप अपने ग्राहकों के साथ कितना अच्छा व्यवहार करते हैं।
स्टेप बाय स्टेप गाइड: आपकी कंपनी में कर्मचारी समाप्ति को कैसे लागू किया जाए
आश्चर्य है कि कर्मचारी के ऑफबोर्डिंग में कौन से कदम उठाए जाने चाहिए? यहां कर्मचारी ऑफबोर्डिंग चेकलिस्ट प्रस्तुत कर रहा है जिसे आप आसानी से अपनी एचआर प्रक्रिया में एकीकृत कर सकते हैं। आएँ शुरू करें।
चरण 1: सेवा के लिए धन्यवाद के साथ प्रारंभ करें
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, कर्मचारी समाप्ति कंपनी के अंत और कर्मचारी के अंत दोनों से हो सकती है। लेकिन जो भी कारण हो आपको कर्मचारी को ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया द्वारा शुरू करना चाहिए कर्मचारी को धन्यवाद देना उनकी लंबी सेवा, समर्पण और प्रयासों के लिए। कर्मचारी के साथ तुरंत संचार बंद करना कभी भी अच्छा अभ्यास नहीं होता है।
ठंडे ईमेल के बजाय व्यक्तिगत रूप से कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया शुरू करना अधिक सुखद है। यदि आपका संगठन पूरी तरह दूरस्थ है, तो आप कर्मचारी के लिए एक व्यक्तिगत ऑनलाइन मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं।
चरण 2: कर्मचारी के प्रस्थान के बारे में सब कुछ स्पष्ट करें
अगला कदम कर्मचारी के साथ संवाद करना और उसके बारे में सारी जानकारी एकत्र करना है कार्यालय में अंतिम दिन या प्रस्थान का समय। जब कर्मचारी को स्वयं समाप्त किया जाता है, तो आप उस दिन के लिए पूछ सकते हैं कि वह किस दिन रोजगार समाप्त करना चाहता है और उसके बारे में आवश्यक कदम उठा सकता है।
साथ ही, यदि संगठन समाप्ति की पेशकश कर रहा है, तो संगठन पक्ष को 1 या 2 महीने का नोटिस देना चाहिए। जिससे कर्मचारी अपने सभी कार्यों को सुचारू रूप से संपन्न कर सके।
पूरी टीम को कर्मचारी प्रस्थान तिथि की घोषणा करना न भूलें!
चरण 3: ज्ञान के हस्तांतरण की व्यवस्था करें
आप सोच रहे होंगे कि जब आप नए कर्मचारियों की भर्ती कर रहे हैं तो आपको पूर्व कर्मचारियों के ज्ञान की आवश्यकता क्यों है। लेकिन इस आसान कदम का बहुत महत्व है. यह संभव है कि भावी पूर्व कर्मचारी नेतृत्व या योजना बनाने का प्रभारी था।
इसलिए, आप कर सकते हैं एक ज्ञान-हस्तांतरण सत्र निर्धारित करें कर्मचारियों को अंधेरे और सुस्ती की तरह काम करने की अनुमति देने के बजाय। इस तरह, प्रत्येक कर्मचारी एक ही पृष्ठ पर होगा, और उसके बाद आने वाले अगले व्यक्ति को खरोंच से शुरू नहीं करना पड़ेगा।
इस जानकारी के अलावा, लोगों से हैंडओवर दस्तावेज़ तैयार करने के लिए कहना हमेशा अच्छा होता है, आंतरिक दस्तावेज, या कुछ सुझावों के साथ वीडियो जो कोई भी भविष्य में अपनी भूमिका संभालेगा। प्रस्थान करने वाले कर्मचारी द्वारा कार्यों को स्वचालित या मानक संचालन प्रक्रियाओं में शामिल किया जा सकता है। ऐसा करने से आपका समय और पैसे दोनों की बचत होगी। इसके अलावा, दरवाजे खुले रखें, ताकि अगर उनके जाने के बाद आपको कुछ ज्ञान याद आ रहा हो, तो आप उनसे मदद मांग सकें, जो वे खुशी-खुशी प्रदान करेंगे।
चरण 4: पूर्व कर्मचारी के सिस्टम एक्सेस को हटा दें
अपने सिस्टम के साथ-साथ डेटा को पूर्व कर्मचारियों के अधीन रखना आपको लंबे समय में महंगा पड़ेगा। यह सीधे आपके संगठन की सुरक्षा के बारे में भी चिंता पैदा करेगा। तो आपको करना होगा सभी सिस्टम एक्सेस को रद्द करें कर्मचारी से। बेशक, इसमें ईमेल, आंतरिक प्लेटफॉर्म आदि शामिल हैं, लेकिन किसी की भूमिका के आधार पर, कई अन्य एक्सेसों को निरस्त करने की आवश्यकता हो सकती है।
चरण 5: कंपनी की संपत्ति का ध्यान रखें
जब आप किसी नए कर्मचारी को शामिल करते हैं, तो यह स्पष्ट है कि आपको लैपटॉप, माउस, वाहन, सेल फोन और अन्य जैसे कार्यालय उपकरण से संबंधित नौकरी की जिम्मेदारियां दी गई हैं। जाने वाले कर्मचारी से यह पूछना न भूलें कंपनी के प्रकार के उपकरण लौटाएं. नए ऑनबोर्ड कर्मचारी इन संपत्तियों का उपयोग कर सकते हैं और यह एक लागत प्रभावी कदम होगा।
चरण 6: एक हार्दिक विदाई पार्टी की व्यवस्था करें
यह कभी न सोचें कि किसी दिवंगत कर्मचारी के लिए विदाई की व्यवस्था करना समय और धन की बर्बादी है। विदाई का आयोजन यह दिवंगत कर्मचारी के प्रति प्रशंसा दिखाने का एक अच्छा तरीका है और इससे आपको अपने नियोक्ता के ब्रांड को बढ़ावा देने में भी मदद मिलेगी। इसके अतिरिक्त, जाने वाले कर्मचारी और वर्तमान कर्मचारी को अलविदा कहने और एक-दूसरे को धन्यवाद देने का मौका मिलेगा।
कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के भाग के रूप में, आप भी कर सकते हैं निकास साक्षात्कार आयोजित करें. आप प्रस्थान करने वाले कर्मचारी को उसकी कमियों और सुधार के क्षेत्रों के बारे में मार्गदर्शन करने के साथ-साथ निकास साक्षात्कार में कंपनी के कार्यप्रवाह पर अंतर्दृष्टि और सुझाव प्राप्त कर सकते हैं। एक आयोजित करके अपने संगठन की कमजोरियों और शक्तियों में सुधार करना सीखना संभव है निकास साक्षात्कार.
चरण 7: सभी प्रकार की वित्तीय निर्भरता को स्पष्ट करें
अपने वित्त विभाग की जांच करें कि क्या प्रस्थान करने वाले कर्मचारी की कोई निर्भरता है वहाँ। हालांकि इसके लिए पेरोल सिस्टम में अंतर्निहित कार्यक्षमता है, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि पेरोल वास्तव में अंतिम भुगतान को संभाल रहा हो।
कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप iउन्हें आवश्यक सभी जानकारी शामिल करें, जैसे समय सीमा, नोटिस की अवधि, और कोई भी आगामी अवकाश। प्रस्थान करने वाले कर्मचारियों के पेरोल को रोकना कभी भी अच्छा अभ्यास नहीं है, क्योंकि यह नियोक्ता ब्रांड को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा।
चरण 8: पूर्व कर्मचारियों के संपर्क में रहने का प्रयास करें
जब कोई कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया से गुजरता है, तो इसका मतलब यह नहीं है कि उसे हर चीज का अंत होना चाहिए। क्या ऐसा संभव है पूर्व कर्मचारियों के संपर्क में रहें विभिन्न तरीकों से। उदाहरण के लिए प्रतिभा पूल और पूर्व छात्र समूह हैं। किसी भी विकल्प का उपयोग करके, आप पूर्व कर्मचारियों को नवीनतम कंपनी समाचार और रिक्तियों को भेज सकते हैं ताकि वे अद्यतन रह सकें।
संपर्क में रहने के लाभ केवल संपर्क में रहने से कहीं अधिक हैं। यह उपयोगी हो सकता है जब आपने ज्ञान खो दिया हो जो केवल दिवंगत कर्मचारी को पता था, जैसा कि हमने पहले संक्षेप में उल्लेख किया था। आप इसका इस्तेमाल उनके उत्तराधिकारी की मदद के लिए भी कर सकते हैं।
अपनी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करें
एक सफल कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया आपके संगठन को एक लंबा सफर तय करने में मदद करेगी। यदि आप कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के इन सभी 8 चरणों को अलग कर सकते हैं, तो निश्चित रूप से यह आपके संगठन के कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित करेगा और नए अवसर पैदा करेगा।
अपनी एचआर प्रक्रिया में एक पूर्ण कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को लागू करना प्रारंभ करें। यदि आपको और मार्गदर्शन या सुझावों की आवश्यकता है, तो कृपया हमारे माध्यम से हमारी सहायता टीम या प्रबंधक से संबंधित अन्य लोगों से संपर्क करने में संकोच न करें फेसबुक समुदाय. और इस प्रकार के आश्चर्यजनक ब्लॉग, अंतर्दृष्टि, ट्यूटोरियल, और सब कुछ प्राप्त करने वाले पहले व्यक्ति बनें, हमारे ब्लॉग की सदस्यता लें.
